红头文(平行文+下行文)
公司发文流程及规范
公司发文规范及流程一、发文规范发文是指以公司总部及各部门、分公司的名义行文并发至相关部门或单位的公文。
（一）、公文种类：1、按行文关系分：上行文：请示、报告；下行文：决定、公告、通告、通知、通报、批复；平行文：函、平行性通知、会议纪要（下行文、平行文皆可）2、以时间限制为标准：特急件；急件；平件3、以秘密等级为标准：普通件、秘密件、机密件、绝密件4、以特性作用为标准：指挥性公文：决议、决定、批复规范性公文：条例、规定、办法、细则报请性公文：报告、请示、意见、议案知照性公文：公告、通告、通报、通知、函会议性公文：会议纪要、会议提案、领导讲话筹划性公文：计划、规划、工作方案、工作要点信息性公文：简讯、工作总结、调查报告（二）、各级文件发文权限：1.代表公司立场的各类公文由综合发展部行文发布。
其中涉及重大决策、机构调整、重要奖惩、传达重要精神等文件，以红头文件形式发布。
2.代表各部门、分公司立场的重要普发性决定、通知、通报、会议纪要等由各部门、分公司以普通文件形式行文，总经理审批发布。
3.代表各部门、分公司立场的普通通知、请示、报告、函、会议纪要等由各部门自行行文发布。
4.人事任免等人事类公文由综合发展部行文，总经理审核发布。
5.红头文件严格执行公文书写格式，请注意区分上行文、下行文、平行文的抄报、抄送对象；同时，对标题、主题词力求规范、恰当、完整。
二、发文流程（流程图见附件1）：1、公司级公文：综合发展部根据公司经理级会议精神拟定文件初稿或由各部门提交需公司行文的文件初稿，由综合发展部报总经理审批，签发后发送相关部门和人员。
2、部门重要公文：各部门提交文件初稿，综合发展部根据拟办意见履行审批手续，经各级审批后，签发后发送相关部门和人员（部门简称表见附件2）。
3、部门普通公文：各部门自行拟制、审核、发布。
附件1：发文流程图附件2：部门简称表部门简称总经办办综合发展部综财务部财销售管理部销市场部市物流部物质控部质生产部生研发部研策划推广部策。
编制红头文件格式
编制红头⽂件格式编制红头⽂件格式1、作业⽬的红头⽂件是以其⽂件⾸页主题为红⾊⽽得名，表明它的严肃性和重要性。
红头⽂件是公司为了管理的需要，制定的针对⼀时或⼀事或者执⾏有关政策的具体措施、⽅法、决定、意见等。
关于⽂件以红头⽂件还是普通通知下发，主要根据⽂件的重要性和发⽂主体⽽定。
2、红头⽂件分类2.1、发布性红头⽂件：⽤于发布公司⽣产经营、⾏政管理等⽅⾯的规章制度；重⼤经营、⽣产、技术、管理等⼯作的决定；发布有关奖惩决定和通报。
2.2、任免性红头⽂件：⽤于公司内部⼈事任免和聘⽤等事项。
2.3、批复性红头⽂件：⽤于对下属企业上报⽂件的批复。
2.4、请⽰性红头⽂件：⽤于对政府部门请⽰上报或协调性⽂件。
3、红头⽂件格式3.1、组成红头⽂件的各要素组成红头⽂件的各要素划分为眉⾸、主体、版记三部分。
红头⽂件⾸页红线以上部分为眉⾸，红线（不含）以下⾄主题词（不含）之间部分称为主体，主题词以下部分称为版记。
3.2、眉⾸部分格式3.2.1发⽂单位：公司公⽂的发⽂单位《*****有限公司》，由红⾊字体标⽰。
使⽤时由集团⾏政办或分公司综合办统⼀印制，宋体，定号不限。
需要注意的是请⽰性红头⽂件为上⾏⽂，发⽂单位⽐普通红头⽂件低55mm 左右，⼀⽅⾯⽅便政府部门批⽰，另⼀⽅⾯也表⽰尊敬。
上⾏⽂应注明签发⼈、会签⼈姓名，其中“请⽰”应当在附注处注明联系⼈的姓名和电话。
3.2.2发⽂字号：与发⽂单位标识下空1⾏，发⽂字号由发⽂单位代字（如太原市阳光实业有限公司对内下发管理制度，代字“并阳办字”）、年份和序号组成，⽤仿宋三号字，居中排布；年份、序号⽤阿拉伯数字标识；年份应标全称，⽤﹝﹞括⼊；序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字（如太原市阳光实业有限公司3号⽂件编为—“并阳办字﹝2014﹞3号”）。
3.2.3下划线：由红⾊下划线划出。
3.3、主体部分格式主体部分包括标题、主送单位、正⽂、附件、发⽂单位、成⽂时间、印章等组成。
(党的机关公文文种、格式)-夏红
版头部分 位于公文首页上半部，
约占整个页面的1/3，与公文主体部 分用一条红色星线相隔，一般包括 包括版头、份号、密级、紧急程度、 发文字号、签发人等6项。
主体部分
臵于红线以下至印发传达
范围(不含)之间的各要素统称主体。一般 包括标题、主送机关、正文、附件、发 文机关署名、成文日期、印章等7项。
●上行文。上报会议情况的“会议纪要”
,
同报告或请示相搭配。
●下行文
向下传达会议情况的“会议纪 要”，同通知相搭配。
(三)文种使用中有哪些常见的 问题？
1.自造文种。
“汇报材料” 、 “答复” 、“补充说明”、 “规划”、“安排”、“制度”
如： （1）•关于进一步加强统战工作的汇报材料‣
（应为“报告”） （2）•关于张某某等同志上访问题的答复‣ （应为“报告”或“通报”）
“函”和“请示”或“报告”； “请示”和“报告”；“通报”和“通知”； “决定”和“意见” 如：（1）•××关于拨付×××经费的请示‣ （主送×财政局，应为“函”） （2）•中共××市委关于加强党风廉政建 设的有关规定‣ （应为“意见”或“决定”）
(四) 正确使用文种的原则和 方法是什么？ 1 .必须遵照•条例‣的规定，使用统 一规范的文种名； 2 .必须符合制发机关的身份和权限； 3 .必须依据公文的内容选定和使用合 适的文种；“量体穿衣” 4 .必须符合行文关系的原则和要求。
5.“通知”的适用范围是什么？
用于发布党内法规、任免干部、 传达上级机关的指示、转发上级 机关和不相隶属机关的公文、发 布要求下级机关办理和有关单位 共同执行或者周知的事项。
“通知”的特点
●平行文、下行文。 ●通知是公文文种中平常使用最多的
企业红头文件标准格式(公文必备)
×××××公司公文格式说明：本纸质公文格式样本共8 页，按照国家标准GB/T9704 －1999 并结合公司实际情况制定。
该页为下行文及平行文首页发文机构：宋体，字号不限，可适当调整，置于同一行密级、紧急程度：三号黑体公司B 密★一年特急格式×××××管理有限公司文件发文字号、签发人：三号仿宋物业××字〔2004 〕××号签发人：×××关于×××××的通(批知复、函)标题：小二宋体加粗××公司：主送单位：小三黑体×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××正×文：×小×三仿×宋×××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
红头文件格式要求及说明
红头文件格式要求及说明红头文件通常有三种格式说明三种格式分别为：（1.报；2.函；3.发。
）对应的是上行文、平行文、下行文。
三种格式的用法：“报”：指的是给上级报告情况用的；“函”：指的是对平级别的单位请求、答复、协商等情况下用的；“发”：指的是对下级布置工作、提出要求等等用的。
值得说明：“字”：指的是决定、公告等等用。
党委的直接用单位简称，政府的要加上“政”字。
红头文件注意事项：1、装订：两页以上装订至纸张的四分之一和四分之三处2、平行文：上空九格（仿宋三号字体、行距单倍行距加固定值5磅）上行文：上空13格+固定值20磅标题：宋体加粗小二文号与标题空2格标题与正文空1格文头用仿宋三号正文用仿宋三号主题词：用黑体三号内容用仿宋三号抄送报：仿宋三号3、页边距：上下2.54 左右2.5 （横28字，竖22行）带文件头的用世林化发（世林化发…2011?号）不带文件头的用世林化字（世林字…2011?号签发人：）公司内部发文用平行文公司外部发文用上行文红头文件格式要求眉首：(文头，红色反线以上部分）印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人1.公文份数顺序号7位数（版心左上角顶格第1行，机密、绝密件才标注）2.密级和保密期限（秘密、机密、绝密*30年）秘密件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。
机密件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。
绝密件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。
3.紧急程度急件、特急；电报：特提、特急、加急、平急（3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字间空1字；如同时标识密级和紧急程度，密级在第1行，紧急程序在第2行）4.发文机关标识（小标宋体字，红色）《XXX人民政府文件》——主要用于向上级机关报告工作，颁布行政规章，发布政府的决定或通知、印发重要会议纪要和政府领导讲话，转发上级或批转下级重要文件等）《XXX人民政府》——主要用于印发函件及处理一般事项的通知、批复等下行文。
党的机关公文文种、格式-夏红
“通知”
如：《中共云南省委关于组织举办改 革开放30周年纪念活动的通知》
《中共云南省委办公厅转发〈省精 神文明建设指导委员会关于在全省深 入学习实践社会主义荣辱观大力加强 社会主义思想道德建设的意见〉的通 知》
6.“通报”的适用范围是什么？
用于表彰先进、批评错误、 传达重要精神、交流重要情 况。
“规定”
●下行文。
●大体可以分为三种：工作规定、事务规 定、事项规定。 ●党的省、部以上领导机关制发的规定可 列为党内法规；以下的各级党组织和机 关制发的规定可列为规章制度类公文。
13.“函”的适用范围是什么？
用于机关之间商洽工作、询问和 答复问题，向无隶属关系的有关 主管部门请求批准等 。
如：《关于建议将省电子政务网络管理中心 移交省委办公厅管理的函》 《中共云南省委对中共财政部党组关于 在深入学习实践科学发展观活动中征求意 见的复函》
“函”和“请示”或“报告”； “请示”和“报告”；“通报”和“通知”； “决定”和“意见” 如：（1）《××关于拨付×××经费的请示》 （主送×财政局，应为“函”） （2）《中共××市委关于加强党风廉政建 设的有关规定》 （应为“意见”或“决定”）
(四) 正确使用文种的原则和 方法是什么？ 1 .必须遵照《条例》的规定，使用统 一规范的文种名； 2 .必须符合制发机关的身份和权限； 3 .必须依据公文的内容选定和使用合 适的文种；“量体穿衣” 4 .必须符合行文关系的原则和要求。
用于对下级机关布置工作，提出 开展工作的原则和要求。
●下行文
●多用于较为高层的党的领导机关或组织， 基层党的机关一般不用 如：《中共中央、国务院关于防御特大 洪水的紧急指示》
4.“意见”的适用范围是什么？
红头文件的制作标准和排版
红头文件的制作标准和排版一、红头文件的制作标准1、进行页面设置选择文件”一一页面设置”选择页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。
选择版式”附签，将页眉和页脚”设置成奇偶页不同”，在该选项前打“七”选择文档网格”附签，字体设置”，中文字体”设置为仿宋”；字号”设置成三号”，单击确定”按钮，选中指定行网格和字符网格”; 将每行”设置成28”个字符；每页”设置成22 ”行。
然后单击确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2、插入页号选择插入”一一页码”，位置”设置为页面底端（页脚）”，对齐方式”设置为外侧”。
然后单击格式”按钮，数字格式”设置为全角的显示格式，单击确定”按钮，再次单击确定”按钮完成页码设置。
双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
3、发文机关标识制作选择插入”一一文本框”一一横排”菜单项，鼠标将会变成“七”在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键一一设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。
选择颜色和线条”附签，颜色”设置成无填充颜色”。
选择大小”附签，高度”设置成2cm”；宽度设置成15.5cm”。
注：用户可根据实际情况调节尺寸。
选择版式”附签，单击高级”按钮，水平对齐：对齐方式”设置成居中”，度量依据”设置成页面”；垂直对齐：绝对位置”设置成页边距”，下侧”设置成2.5cm” 一-行文标准，8.0cm；行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。
然后单击确定”选择文本框”附签，左、右、上、下都设置成0cm”单击确定”完成。
文本框属性全部设置完成，单击确定”按钮。
选中文本框内的全部文字，将颜色设置成红色”，字体设置成小标宋简体”字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm高为20mm距上25mn!勺红头制作完成。
编制红头文件格式
编制红头文件格式1、作业目的红头文件是以其文件首页主题为红色而得名，表明它的严肃性和重要性。
红头文件是公司为了管理的需要，制定的针对一时或一事或者执行有关政策的具体措施、方法、决定、意见等。
关于文件以红头文件还是普通通知下发，主要根据文件的重要性和发文主体而定。
2、红头文件分类2.1、发布性红头文件：用于发布公司生产经营、行政管理等方面的规章制度；重大经营、生产、技术、管理等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报。
2.2、任免性红头文件：用于公司内部人事任免和聘用等事项。
2.3、批复性红头文件：用于对下属企业上报文件的批复。
2.4、请示性红头文件：用于对政府部门请示上报或协调性文件。
3、红头文件格式3.1、组成红头文件的各要素组成红头文件的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
红头文件首页红线以上部分为眉首，红线（不含）以下至主题词（不含）之间部分称为主体，主题词以下部分称为版记。
3.2 、眉首部分格式3.2.1发文单位：公司公文的发文单位《***** 有限公司》，由红色字体标示。
使用时由集团行政办或分公司综合办统一印制，宋体，定号不限。
需要注意的是请示性红头文件为上行文，发文单位比普通红头文件低55mm 左右，一方面方便政府部门批示，另一方面也表示尊敬。
上行文应注明签发人、会签人姓名，其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
3.2.2发文字号：与发文单位标识下空1 行，发文字号由发文单位代字（如太原市阳光实业有限公司对内下发管理制度，代字“并阳办字” ）、年份和序号组成，用仿宋三号字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用〔〕括入；序号不编虚位（即1不编为01）,不加“第”字（如太原市阳光实业有限公司3号文件编为一“并阳办字〔2014〕3号”）。
3.2.3下划线：由红色下划线划出。
3.3、主体部分格式主体部分包括标题、主送单位、正文、附件、发文单位、成文时间、印章等组成。
3.3.1 标题位于红色下划线下空1 行，用宋体二号组成，可分为一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。