最新房地产企业档案管理办法
房地产工程档案管理制度
第一章总则第一条为了加强房地产工程档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等相关法律法规，结合我国房地产工程管理的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于房地产工程全过程中的档案管理，包括勘察、设计、施工、监理、验收等各个阶段。
第三条房地产工程档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案内容的完整性，不得遗漏、损坏、伪造、篡改档案。
2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确、可靠，反映工程的真实面貌。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息安全。
4. 利用性原则：便于档案的查询、利用和交流。
5. 保密性原则：严格执行国家有关档案保密的规定，确保档案信息安全。
第二章档案管理职责第四条房地产开发企业应设立档案管理部门，负责房地产工程档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 负责制定房地产工程档案管理制度，并组织实施。
2. 负责房地产工程档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
3. 负责房地产工程档案的鉴定、整理、归档、保管、利用等工作。
4. 负责房地产工程档案的保密工作。
5. 负责房地产工程档案的培训、宣传和咨询工作。
第六条各级项目负责人应按照职责分工，负责所负责房地产工程档案的管理工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集应遵循以下要求：1. 按照工程进度，及时收集各类档案资料。
2. 收集的档案资料应真实、准确、完整。
3. 收集的档案资料应符合国家有关档案管理的规范和标准。
第八条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案分类、编目、归档等规范进行整理。
2. 档案整理应保证档案的系统性、完整性和连续性。
3. 档案整理应便于查询、利用和保管。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 选择适宜的档案保管场所，确保档案的安全。
2. 档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等设施。
房地产开发企业公司档案管理办法全
房地产开发企业公司档案管理办法第一章总则第一条为规范公司地产档案管理，建立、健全公司档案管理体系，全面提升档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》等法律法规，结合公司《企业档案管理规定》、《企业保密管理规定》、《电子文件管理暂行办法》、《电子档案管理暂行办法》等公司规章制度，特制订本管理办法。
第二条凡公司各部门、各项目在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向公司档案管理职能部门移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已有。
第三条公司应当加强地产档案管理工作，建立和完善档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证档案的真实、完整、可用、安全。
客户档案管理按《客户（业主）档案管理办法》执行。
第四条公司地产档案管理工作遵循内容准确完整，分类科学统一；立卷归档及时，查阅使用方便；制度措施健全，管理手续严密;设施配套完整，存放保管安全的原则。
第二章管理职责第五条档案管理职能部门职责（一）认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、规定和办法。
（二）制定和不断完善公司各项档案管理制度，创造良好的档案工作环境，逐步实现档案管理的制度化、规范化、科学化。
（三）检杳、指导公司、各职能部门的档案管理。
（四）承担公司以及各子公司、各职能部门必须移交公司的各类档案的保管，切实做好档案库室的保密、安全防患管理。
（五）及时为公司各项工作提供档案服务，为领导决策提供可靠的数据。
（六）积极开展档案的编研工作，编写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数字汇编和专题文件汇编等编研材料。
（七）组织对t当案定期进行统计、鉴定、销毁和移交工作。
第六条档案管理职能机构管理员职责（一）负责公司各类档案的归档管理、编目、电脑著录工作；（二）负责公司档案室日常各项管理事务，包括各类档案的接收、排列、标识、保管、保密、借阅、统计、销毁、移交以及档案库房的七防（防盗、防火、防潮、防虫、防尘和防有害微生物）等工作；（三）负责检直、指导和监督各职能部门兼职档案员的档案业务；（四）协助公司本部档案室拟写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数据汇编和专题文件汇编等编研材料；（五）按时完成布置的工作任务和档案管理工作任务。
房地产公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产公司档案管理工作，规范项目档案的收集、归档、借阅、使用等工作流程，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有房地产项目档案的管理，包括但不限于土地、开发、销售、物业管理等环节形成的各类档案资料。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 统一领导，分级管理：公司设立档案管理部门，负责公司档案的统一管理和监督；各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的日常管理。
2. 依法管理，规范操作：严格按照国家档案法律法规和公司规章制度进行档案管理，确保档案的合法性和规范性。
3. 安全保密，确保完整：采取有效措施，确保档案安全，防止档案丢失、损坏、泄露。
4. 方便利用，服务发展：提高档案利用率，为公司发展提供有力支持。
第二章档案管理机构与职责第四条公司设立档案管理部门，负责以下工作：1. 制定公司档案管理制度，并组织实施。
2. 指导、监督各部门档案管理工作。
3. 负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
4. 定期检查、评估公司档案管理工作。
第五条各部门设立兼职档案员，负责以下工作：1. 负责本部门档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 定期向档案管理部门汇报档案管理工作情况。
3. 协助档案管理部门进行档案的检查、评估等工作。
第三章档案收集与归档第六条档案收集范围：1. 公司内部文件、会议记录、合同、协议、图纸、照片、声像资料等。
2. 项目开发、销售、物业管理等环节形成的各类资料。
3. 其他具有保存价值的文件、资料。
第七条档案归档要求：1. 按照档案分类标准进行分类，确保档案的完整性和系统性。
2. 档案卷内文件材料要按照顺序排列，编制目录。
3. 档案卷宗要整齐、牢固，封面、脊背等标识清晰。
4. 档案归档后，要及时进行编号、登记。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 严格按照档案保管期限进行分类存放，确保档案安全。
2. 定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
房地产企业档案管理制度
第一章总则第一条为加强本公司的档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、系统，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司内部所有涉及项目开发、经营、管理等方面的档案资料的管理。
第三条本公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格按照国家档案法律法规和标准执行，确保档案管理工作的合法性和规范性。
（二）集中统一：档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。
（三）便于利用：确保档案资料便于查阅和利用，提高档案利用效率。
（四）安全保密：确保档案资料的安全，防止档案资料的丢失、损坏和泄密。
第二章档案管理职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、归档、保管、借阅、鉴定、销毁等工作。
第五条各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理部门移交。
第六条档案管理部门职责：（一）制定公司档案管理制度和档案工作计划；（二）组织实施档案收集、整理、归档、保管、借阅、鉴定、销毁等工作；（三）负责档案资料的数字化、信息化管理；（四）组织开展档案工作的培训和宣传教育；（五）对各部门档案工作进行监督、检查和指导。
第三章档案收集与归档第七条档案收集范围：（一）项目开发、经营、管理过程中形成的各类文件、资料、图纸、照片等；（二）项目验收、评估、审计、整改等过程中形成的文件、资料；（三）公司内部会议、活动、培训等形成的文件、资料；（四）公司对外合作、交流、宣传等过程中形成的文件、资料。
第八条档案归档要求：（一）档案资料应真实、完整、准确，符合国家档案标准；（二）档案资料应分类、编号、装订，确保档案的有序性；（三）档案资料归档前，应由档案管理人员进行审核，确保档案质量。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：（一）档案资料应存放在安全、干燥、通风的档案库房；（二）档案资料应按照档案类别、年代、项目等进行分类存放；（三）档案资料应定期检查、维护，确保档案资料的安全和完整。
房地产公司档案管理制度
版次：1******房地产开发有限公司档案管理制度第一章总则第一条目的：为了加强公司档案管理，维护档案的完整性、统一性和安全性，有效地为公司的决策、发展及各项工作的需要提供信息，特制定本制度。
第二章公司文件、材料归档管理第二条公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
1、综合类：主要包括政府企业、行政管理部门在工作中形成的文件材料。
2、房产档案：主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、证件等文件材料。
3、工程档案：主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形成的图纸、函件、联络单、招（投）标文件、合同等文件材料。
4、经营档案：主要包括物资采购、房屋销售及其他经济活动中形成的档案材料。
5、财务档案和人事档案由财务部和人力资源部单独归档。
6、归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第三条文件材料的归档要求：1、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
2、归档文件材料必须齐全、完整、准确。
3、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
4、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
5、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
6、归档的文件材料必须为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归档的合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版。
7、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
9、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
10、为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。
房地产开发有限公司档案管理办法
房地产开发有限公司档案管理办法XX房地产开发有限公司档案管理办法房地产公司档案管理办法，非常实用，对房地产企业档案管理有很大帮助！XX房地产开发有限公司档案管理办法第一章总则第一条为了加强档案管理、收集和整理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合我公司实际情况，特制定本办法。
第二条本办法所称档案指我公司成立以来在工程建设、质量管理、营销策划、设备仪器、物资采购、人事工资、财务审计、培训教育及党政工作等活动中形成的对公司有保存价值的底图、图表、文字材料、图片、声像资料等不同形式的历史记录。
第三条我公司各类档案是公司发展过程中各项活动的真实记录和反映，是全体员工的智慧结晶，全公司各部室和员工都有保护义务。
第四条为了维护档案的完整与安全，充分发挥其作用，由公司总经理办公室对各部室的档案资料进行统一收集和集中管理，其它任何部门和个人不得以任何理由分散保管，据为己有。
第二章公司档案管理机构及职责第五条总经理办公室负责公司的档案统一管理工作，对公司各种档案进行收集、整理、登记、编码、立卷、归档管理。
第六条公司各部门、个人根据管理办法定期或不定期将需归档文件交总经理办公室统一立卷归档，任何部门和个人不得自行留存。
第七条档案管理的职责1、负责公司文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
2、坚持平时整理。
根据公司不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4、保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。
第三章归档范围第八条公司资料归档范围是指本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门下发的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等)。
房地产开发公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高公司管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门、项目及个人形成的各类档案资料。
第三条公司档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案资料的全面性、连续性和系统性。
2. 准确性原则：确保档案资料的真实性、准确性和可靠性。
3. 安全性原则：确保档案资料的安全，防止丢失、损坏和泄露。
4. 有效性原则：确保档案资料的有效利用，服务于公司各项工作。
第二章档案管理机构与职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定公司档案管理制度，并组织实施。
2. 指导各部门做好档案管理工作。
3. 收集、整理、保管公司各类档案资料。
4. 提供档案查询服务。
5. 定期对档案进行鉴定、整理和销毁。
第六条各部门应设立档案员，负责本部门档案的收集、整理、保管和利用工作。
第三章档案收集与归档第七条公司档案的收集范围包括：1. 公司的规章制度、发展规划、重大决策等文件。
2. 项目开发过程中的合同、协议、设计文件、施工图、验收报告等。
3. 财务、人事、行政等部门的各类文件。
4. 有关法律法规、行业标准、技术规范等。
第八条档案收集应遵循以下要求：1. 及时收集，确保档案资料的完整性。
2. 严格按照档案分类标准进行分类，方便查询和管理。
3. 确保档案资料的准确性和可靠性。
第九条档案归档应遵循以下程序：1. 各部门将收集到的档案资料按照档案分类标准进行分类。
2. 档案员对档案资料进行整理、立卷、编制目录。
3. 档案管理部门对归档的档案资料进行审核、验收。
4. 档案管理部门将归档的档案资料入库保管。
第四章档案保管与利用第十条档案保管应遵循以下要求：1. 按照档案分类标准进行分类存放，确保档案资料的安全。
2. 定期对档案进行检查、清理，防止档案损坏。
房地产公司的档案管理制度
一、总则为加强公司档案管理工作，规范档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作流程，提高档案管理效率，确保档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司各部门、各项目、各子公司及全体员工。
三、档案管理原则1. 集中统一管理：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全。
2. 分类管理：根据档案的性质、内容、用途等，对档案进行分类管理。
3. 完善制度：建立健全档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、制度化。
4. 保密原则：严格按照国家保密法律法规，做好档案的保密工作。
四、档案管理机构及职责1. 公司档案管理部门负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 各部门、各项目、各子公司应指定专人负责档案管理工作，负责本部门、本项目、本子公司档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
3. 公司档案管理部门对各部门、各项目、各子公司档案管理工作进行监督、检查和指导。
五、档案收集与整理1. 档案收集：各部门、各项目、各子公司应按照档案管理要求，及时收集各类档案资料。
2. 档案整理：对收集到的档案资料进行分类、编号、编制目录等工作。
3. 档案归档：按照档案分类、编号、目录等要求，将整理好的档案资料归档。
六、档案保管与利用1. 档案保管：按照档案保管要求，做好档案的防潮、防霉、防火、防盗等工作。
2. 档案利用：根据工作需要，办理档案查阅、复制、借阅等手续。
3. 档案销毁：对失去保存价值的档案，按照国家有关规定进行销毁。
七、档案信息化管理1. 公司应积极推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化。
2. 各部门、各项目、各子公司应按照档案信息化要求，做好档案的数字化、电子化工作。
八、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的个人和集体给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理规定的个人和集体，给予批评教育或纪律处分。
本制度自发布之日起实施，由公司档案管理部门负责解释。
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档案管理办法第一章档案管理机构与职责第一条年度组织结构图下发后5日内,公司组织成立档案管理小组,总经理任组长,分管领导任副组长,明确公司档案员和部门档案员,形成档案管理网络图。
第三条更换部门档案员的,应通知公司档案员,并由公司档案员向组长、副组长报备；由部门负责人组织、公司档案员监督新老部门档案员档案交接工作。
第四条更换公司档案员的,由直接上级向组长、副组长报告审批；直接上级监督新老公司档案员档案交接工作。
第五条档案管理小组成员职责(一)组长对公司档案工作负全面责任,负责档案管理督导工作,审核批准档案管理网络图。
(二)副组长负责档案管理具体指导工作。
(三)公司档案员职责:1、负责档案管理制度及办法的宣贯工作。
2、根据公司业务开展和人员变更情况完善档案管理网络图。
3、制定年度档案管理工作计划并实施。
4、拟定年度档案归档通知,明确归档范围、要求、责任分工及时间安排,并负责监督实施。
5、接收、检查部门档案员归档的档案文件并正式立卷归档。
6、负责公司档案的保管和查询、借阅。
7、负责公司大事记汇总整理工作。
(四)部门档案员职责1、负责本部门文件材料的收集、鉴别、整理和归档工作。
2、对本部门所属的文件材料进行预立卷,并按规定移交档案室。
3、负责本部门档案资料的日常保管和利用工作。
4、负责编写本部门业务范围内大事记。
第二章档案分类、归档范围和时间第一条结合公司实际情况,将档案统一划分为以下十一大类:经营及开发类证书档案、合同档案、基建类档案、行政文书档案、销售文书档案、设备(仪器)档案、财务档案、人事档案、声像档案、实物档案、电子档案。
第二条部门档案员按本章规定的归档范围、分类标准和时间要求,对本部门档案进行收集、整理、预立卷和归档；部门档案员和公司档案员应加强沟通,结合实际情况,优化分类标准。
第三条经营及开发类证书档案(一)范围或分类1、资质证书:主要包括与企业经营管理有关的各类证书,如营业执照、房地产开发企业资质证书、开户许可证等。
2、基建证书:主要指与项目开发建设有关的各类证书及批文,如土地证、建设用地规划许可证、立项批复、建筑工程规划许可证、绿化规划许可证、建筑工程施工许可证、质量监督证书、结建人防工程施工许可证、商品房预售许可证等。
(二)归档时间和要求:形成后5日内,由部门档案员负责收集、移交档案室。
第四条合同类档案(一)范围或分类:指业务往来合同及审批附件。
(二)归档时间和要求:1、合同盖章后,发起部门档案员将1份合同移交公司档案员,公司档案员在每页页眉处加盖“归档章”后归档,该份存档合同只接受查询校阅,不可借出；可分设计与工程、材料(设备)采购、营销推广、行政及其他等类别。
部门档案员负责将合同及审批附件按年度归档。
第五条基建类档案(一)范围或分类:指项目提出、立项、审批、勘察设计、施工、材料(设备)采购、监理、验收等工程建设及管理过程中形成的文件资料,主要包括勘察测绘及设计文件(图纸)、招标(议标)资料、设计变更、签证及批价资料、结算资料、施工管理文件、报批报建资料、施工文件、监理文件、验收资料、竣工资料等。
(二)归档时间和要求1、勘察测绘及设计文件:主要包括规划方案、单体设计方案、请照图、施工图、勘察或测绘报告等；形成成果性资料后5日内归档,报审过程中形成的有明确修改意见的批复文件及过程稿资料一并存档。
2、招标(议标)资料:主要包括招标申请、招标公告、招标控制价、工程量清单、招标文件、考察报告、签收文件、招标答疑、开标签到表、中标单位投标文件正本、唱标表、清标对比表、评标表、谈判记录、定标审批表、中标通知书等招标过程资料文件及未中标单位投标文件；由部门档案员负责收集、预立卷,于签订合同后10日内归档。
未中标单位投标资料(正本)单独存放。
3、设计变更:以单位工程为主线进行分类(文件较少时可合并)、按年度归档。
4、签证及批价资料:以合同为主线进行分类,次月5日前归档,并与往月已归档文件合并。
5、隐蔽工程检查资料:由部门档案员负责收集、洗印、编制照片说明后,按分部工程分类,于次月5日前归档。
6、工程结算书:以合同为主线进行分类、立卷,于结算完成后15日内归档。
7、成本控制资料:包括项目目标成本及审批文件,审批完成后5日内归档,动态调整资料随时归档,并与已归档文件合并。
8、施工管理文件:联络文、函件按接收单位分类,文件较少的可合并,按年度归档；会议纪要分为内部会议纪要、与外部单位会议纪要(文件较少时可合并),按年度归档；施工日志于次月5日前归档。
9、报批报建资料:包括申报资料、过程成果资料和最终成果资料。
申报资料指根据行政审批规定提交的资料和表格；过程成果资料指报批过程中行政审批部门批复的、作为后续审批流程必备材料的文件；最终成果资料指单项报批流程结束后取得的批复文件。
对于重要节点报批过程中的申报资料(主要包括申报所需资料目录及申报表格或文件,提交的已另行存档的证书、图纸等资料不包括在内),应扫描作为电子档案、于报批流程结束后5日内归档,以备日后参考用；不能留存过程成果资料原件的,需留存复印件并注明原因,与最终成果资料一同归档；最终成果资料形成后5日内归档。
报批过程中形成的批复类成果资料单独立卷保存,以便查询利用。
10、施工文件:主要包括由施工单位主导的施工过程中形成的、竣工验收(备案)所需的资料,由部门档案员督促施工单位每半年归档一次。
11、监理文件:包括监理规划、工作总结、会议纪要等,按年度归档。
12、竣工资料:包括总包工程、分包工程和监理竣工资料,由部门档案员督促施工(监理单位)于竣工验收后30日归档。
第六条行政文书档案(一)范围或分类:包括通知、通报、联络文、会议纪要、申请批示、考勤、考核、资产处置文件及各种外来文件等所有日常经营管理工作中形成的具有保存价值的文件；按文件类型分类,某类文件较少时可与相近类别文件合并归档。
(二)归档时间和要求:按年度归档。
第七条销售文书档案商品房销售合同、公共维修基金缴费单、车位销售协议以楼栋分类、按年度归档,并与以往年度已归档文件合并,销售结束后正式立卷。
申请批示可分为销售政策申请、价格审批、特例审批等,按年度归档。
第八条设备仪器档案(一)范围或分类:包括电梯、消防设施(控制室设备、水泵、巡检柜、水箱)、无负压供水设备、变电站设备、IT设备、车辆等。
(二)归档时间和要求:部门档案员现场收集相关资料(合格证、出厂保修单、使用说明书、保养手册、零件图册等随机文件),于7日内预立卷后归档；设备运行过程中形成的文件资料,按年度归档。
第九条财务档案会计年度终了后由财务部门保管1年,于次年按年度归档通知要求归档。
第十条人事档案(一)范围或分类:包括员工档案卡、求职登记表、员工录用申请、身份证复印件、毕业证及学历证复印件、职称及职业资格证书复印件、体检表、员工转正评定资料、劳动合同档案、招用人员登记表、聘用合同、职称证书、员工新取得证书、人事异动资料等。
(二)归档时间和要求:由人力资源管理人员收集、预立卷,于人员入职后7日内归档,新产生的资料随时补充归档。
第十一条声像档案包括奠基、重大庆典、重要会议和具有重要价值的社会活动及关键营销推广活动形成的照片、影像等资料；于活动结束后15日内归档。
第十二条实物档案(一)范围或分类:主要包括工法、专利、荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、牌匾等实物。
(二)归档时间和要求:形成后3日内归档。
第十三条电子档案(一)范围或分类:包括反映公司主要职能活动、存有重要数据信息的U盘、硬盘、光盘。
(二)归档时间和要求:由部门档案员收集,确保载体清洁、无划痕、无病毒,按年度档案归档通知要求归档,同时留存一套供日常利用。
第十四条大事记部门档案员负责本部门业务范围内大事记编写工作,每季度结束后5日内提交给公司档案员。
第三章归档程序和要求第一条档案立卷以部门为主,在此基础上按业务内容分类；多个部门参与业务形成的档案,由首先发起部门或业务联系最密切部门主导、其他部门配合完成文件资料收集、整理和归档工作,公司档案员按照业务联系紧密、便于查找原则决定正式立卷归档所属部门；经营及开发证书档案、电子档案、声像档案、人事档案、实物档案和设备仪器档案分别单独立卷。
第二条部门档案员负责本部门档案的预立卷工作,主要工作内容为:收集资料；确定资料符合归档要求；分类；整理(更换钢钉装订)；编制目录；标注件号和页码；明确盒脊内容(档案内容、类别、盒号)；入盒。
第三条部门档案员根据档案归档范围和时间要求,按年度或随时将预立卷档案移交公司档案员,双方当面清点、确定是否符合归档要求并签署移交清单或互相在收发文本上签字确认。
第四条公司档案员每年5月底完成上年度档案正式归档工作,主要工作内容有:检查各部门移交的预立卷档案完整程度；检查目录与内容是否一致；合理排列各部门档案并确定总盒数；粘贴盒脊,确保盒号连续统一；编制年度档案检索目录；进行年度档案统计。
第五条文件归档应遵守以下要求:(一)归档的文件材料应完整、准确、系统,签署齐全。
(二)归档的文件资料应质地优良、字迹线条清晰、工整、耐久,符合档案保管要求。
(三)不符合要求的档案材料,公司档案员应退还部门档案员要求限期整改。
(四)归档文件材料应是原件,有盖电子章归档的,应注明原因。
(五)归档的电子文件,应有相应的纸质文件目录一并归档。
(六)归档纸质文件材料中,有重要修改意见、批示的修改稿、行文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
(七)不同年度的文件一般不得放在一起归档,跨年度的请示与批复放在批复年度归档,没有复文的放在请示年度归档。
第四章档案借阅与利用第一条公司档案员负责建立公司档案电子目录,确保目录内容合理、完整、准确,便于查询。
第二条只允许公司内部人员借阅档案,借阅者须如实填写《借阅档案申请单》,报请部门负责人、分管领导、总经理批准后方可借阅；财务档案只能由财务人员方能借阅。
第三条借阅者须填写《借阅档案登记簿》,负责维护档案的完整与安全,不得遗失,并按时归还；公司档案员应每月至少三次清查登记簿情况,督促档案借阅人按时归还档案；归还时当面认真清点和检查,并在借阅登记簿上注销。
第四条各类档案原则上均应在指定地点查阅,确因工作需要借出使用的,可办理借阅手续,期限不得超过1周,若继续使用,须办理续借手续,但最多不得超过三次,连续累计借阅时间不得超过1个月。
借阅的档案不准再转借他人,借用者须爱护档案,不准在文件上勾划、圈点、批注、涂改,不准折卷、抽页和玷污档案。
第五章档案保管及库房管理第一条各类档案按纸质、电子、声像、实物分类存放。
档案放置必须有满足需要的档案橱柜、装具,档案柜架摆放合理；要有专用的档案室。
第二条公司档案员对案卷保存情况应定期检查,定期更换防虫药物,发现霉变、破损等情况,应及时采取抢救措施。