广州市执行《归档文件整理规则》实施细则
《归档文件整理规则》实施办法
《归档文件整理规则》实施办法第一条为适应档案现代化管理的需要，规范、简化本校文件整理方法及程序，提高工作效率，依据《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000）及省档案局《实施细则》, 同时参考教育部制定的《高等本单位档案管理办法》，结合本单位实际，特制定本《办法》。
第二条本《办法》规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列具体整理办法，适用于本单位各部门形成的所有归档文件材料。
第三条本《办法》中的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
第四条归档程序：按照归档时间要求，各文件处理部门将处理完毕的文件材料，在档案馆指导下，进行分类排列，并编制归档文件目录，然后移交档案馆进一步整理和保存。
第五条归档时间：教学类档案须在当年12月以前归档，党群行政等其他各类档案须在次年6月以前归档。
第六条归档文件应以件为单位进行整理。
（一）“件”的确定1.一般以一份文件为一件；2.文件正本与定稿合为一件；3.正文与附件合为一件；4.原件与复制件（包括复印件以及抄件等）合为一件；5.转发文与被转发文合为一件；6.同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件(报告与批示、函与复函等同此处理）；7.正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）合为一件；8.报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。
（二）件内文件排序方法1.正本在前，定稿在后；2.正文在前，附件在后；3.原件在前，复制件在后；4.转发件在前，被转发件在后；5.请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后；6.不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；汉文文本在前，少数民族文字文本在后；原文在前，译文在后；7.文书处理单置于相关文件正文之后。
（三）件与件之间的排序方法1.一般按照文件事由的重要程度排列。
将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面；将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面。
《归档文件整理规则》实施细则
河南省档案局《归档文件整理规则》实施细则（豫档发 [2001] 9 号）第一章总则第一条为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《<归档文件整理规则>（DA/T22—2000）》（以下简称《规则》），结合我省实际，制定本实施细则。
第二条本细则所指的归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的有保存价值的各种纸质文件材料。
第三条归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第四条根据《规则》规定和我省的实际情况，从2001年1月1日起，立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。
取消“卷”级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。
第二章实施范围第五条本细则适用于我省各级党政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料的整理工作。
第六条企业事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作，可参照执行本细则。
第七条科技、会计等专业（专门）文件和音像、电子等特殊载体文件材料的整理不适用本细则。
第三章归档文件整理的组织工作第八条根据国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）第七章和中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定：凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门和业务部门进行整理，定期向档案部门归档。
整理环节一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应，可采取分教式、集中式或集中与分教相结合的形式。
第九条立档单位必须制定本单位的《文书材料整理及归档办法》、《文件材料归档范围和档案保管期限表》，将其纳入有关部门和人员的岗位责任制监督实施。
第十条承担归档文件整理工作的部门和人员应做好文件材料的平时积累工作，要及时收集，严格登记，严格检查，随办随归，妥善管理。
实施《归档文件整理规则》的思考
中 ， 们 认 为 ， 档 章 中还 应 该 增设 页数 项 和 盒 号项 。 我 归 因 为 归 档 文 件 目 录 中 有 页 数 项 ， 《 则 》 档 章 中 却 而 规 归 没 有 ， 者 不 统 一 。 借 阅 归 还 档 案 ， 点 归 还 档 案 是 否 二 清 齐 全 时 ， 页 一 页 查 ， 麻 烦 ； 看 归 档 文 件 目 录 页 数 一 太 先 项 ， 查档 案 的完 整性 也不 方 便 。若 归档 章有 页 数项 ， 再 则 核 对 起 来 比 较 方 便 。 档 章 中 增 设 盒 号 项 ， 于 进 馆 归 对 （ ） 案 ， 借 阅归 还 时 ， 分有 利 于 提取 和归 位 ， 室 档 在 十 且 方 便迅 速 ， 省 时间 。 实践证 明 ， 档章 中增 加 “ 数 、 节 归 页 盒号项 ”便 于档 案的 管理 和借 阅 ， 图所示 。 ， 如
一
（号 全 ） 宗
，
（） 年 度
（ 件） 页） ｉ 室 号 数 编 （
４ｘ１５ 、
萱
机（题 （期） （件）（ ） ｌ 构 问） 保 限 馆 号 盒 ｆ 或 管 编 号 ｛
：
位
毫
米
、
关 于 装 盒 问 题
填 写 归 档 章 时 ， 们 认 为 ， 把 握 的 项 目 ， 全 宗 我 有 如
广州市档案规章制度
广州市档案规章制度第一章总则第一条为了加强档案管理工作，保障档案安全，完善档案管理制度，依据相关法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于广州市各级各类档案机构，包括档案馆、档案室、档案库等。
第三条档案管理工作应当依法、科学、规范、合理进行，加强对档案的收集、整理、保管、利用和处置，确保档案的完整性和可用性。
第四条档案管理工作应当遵循依法管理、服务为本、便民利民、信息共享的原则。
第五条档案管理工作应当充分利用现代技术手段，提高档案管理水平和效率。
第六条各级档案机构应当建立健全档案管理制度，明确工作职责，加强对档案工作的指导和监督。
第七条各级档案机构应当加强人员培训，提高工作人员的素质和能力。
第八条各级档案机构应当加强对档案安全保密工作的管理，严格保护档案的机密性和完整性。
第九条各级档案机构应当建立健全档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。
第十条广州市档案管理部门负责本市档案管理工作的指导和协调。
第二章档案收集第十一条各级档案机构应当依据规定，及时收集有关的档案资料。
第十二条档案收集应当依法进行，保证档案的完整性和真实性。
第十三条各级档案机构应当及时对收集的档案资料进行整理、分类、编目。
第十四条档案收集工作应当加强与相关单位的联系与合作，共同推动档案资源整合共享。
第十五条档案收集工作应当加强对档案资源的开发和利用，促进档案工作的发展。
第三章档案保管第十六条各级档案机构应当建立健全档案的安全保管制度，严格保护档案的完整性和机密性。
第十七条档案保管工作应当依据规定，采取有效措施确保档案的安全。
第十八条档案保管工作应当加强对档案载体的保护和维护，防止损坏和丢失。
第十九条档案保管工作应当加强防火、防水、防盗等安全工作，确保档案的安全。
第二十条档案保管工作应当加强保密管理，防止档案泄露。
第四章档案利用第二十一条各级档案机构应当依法为社会公众、研究单位、学术界等提供档案信息服务。
第二十二条档案利用工作应当依法进行，加强对档案信息的整理和提炼，促进档案资源的合理利用。
《归档文件整理规则》实施细则
归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。
本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。
2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。
3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。
3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。
3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。
3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。
4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。
4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。
4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。
4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。
5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。
5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。
5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。
5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。
6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。
6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。
6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。
《归档文件整理规则》实施中难点问题探讨
从目 前办公 自 动化发展的情况结合各地经济 实 、 、 ， 美观 耐用 档案损坏程度低。 规则》 而《 规
纸张有厚有薄 ， 装订的难度显然增 理， 现在乃至将来很长一段时间内， 将仍是 以 有多有少 ，
案延伸 到声像 档案 、 档案 、 基建 科技档案 等 问题 ， 出在对该“ ” 案进 行编 目时 ， 价值往 往大 于 “ 问题 件 档 正件 ”就拿第 一份 《 ， 报告 》
等。以“ 为单位整理档案有许多 的好处 ， 所标识 的信 息 只是 “ 件 ” 件” 正 的题 名《 于推 关 来说 ，它是根据 “ 附件” 中的 “ 教科研 桂
然而在编 目的过程 当中，人 们注重 的是 对 荐生物技术与亚热带生 物资源 的开发利用
［ ０１ ２ 文件精神 ， ２ １ ８ 号” ０ ５ 结合学校的实际情
“ 正件 ” 名 的揭 示 ，附件 ” 题 “ 内容却往 往 被 等 ３ 个学 科（ １ 实验 室 ） 申报 广西 高校重点 况 ，向上一级 主管部 门提 出建 立重 点学 科 忽视 ， 从而造成档案利用 的质量下 降 ， 档案 学科（ 点实验室 ） 重 的报告》 关 于 １９人 和重点实验室 的 申请 报告 ，可 以看 出 “ 和《 ２ 附 的现行价值和历史价值被 削弱 ，本 文就 这 取得高级专业技术 资格 的通知》而 “ ， 附件” 件 ” 正件 ” 是“ 的依据 ，附件 ” “ 中的申报 表则 个问题谈谈 自己的一些感触 ， 与大家探讨 ： 的题名和 “ 通知” 中的名 单并没有在 目录中 是《 报告》 所要 达到的真正 目的。又如第 二 “ 附件” 我们归档 的材料 当中并不 少 反 映 ， 在 如果 利用者 只知道 “ 附件” 内容和 份《 的 通知》其 “ 件”只是一份 向社 会发布 ， 正 ， 见， 有指导性 文件 、 统计报 表 、 上报 材料 、 某个 人 的名字 ， 转 并不 知道 “ 件 ” 正 的题 名的 １９人获得高级专业技 术职务 资格 的消息 ２
广州市归档电子文件整理规范
广州市归档电子文件整理规范根据《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2002)，结合我市机关、企事业单位档案综合管理分类方案，制定广州市归档电子文件整理规范。
一、概念电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
二、归档电子文件的整理（一）分类归档电子文件的分类与机关、企事业单位档案综合管理分类方案的类目相同。
分类可根据具体情况选用到一级类目、二级类目、三级类目。
归档电子文件以件为单位整理。
同一全宗内的电子文件在大类类目下按照年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题)等进行分类。
（二）排列归档电子文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
（三）编号（1）归档电子文件编号归档电子文件编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补“0”或在捕获前将设备设置为“0001”的原文件名流水号。
（2）归档电子文件夹编号归档电子文件夹编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补“0”。
（3）归档电子文件光盘编号归档电子文件光盘编号：由档案大类类目号、属类（项目）类目号、电子文件类别代码、光盘序号、套别组成。
即在分类方案的最低一级类目后加上电子文件类别代码。
其形式以及填写方法如下：套别（归档电子文件第几套光盘）案卷顺序号（光盘的序号）电子文件类别代码一级类目号（档案或项目的属类）档案大类类目号电子文件类别代码用字母表示： T—文本文件；I—图像文件； G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；P—程序文件；D--数据文件。
把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至一次性只读光盘上，存储二种以上类目或类别的电子文件时应将所包含的类目编号或类别都写上。
文本文件：用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等；图像文件：用扫描仪、数码设备等获得的图像文件；图形文件：用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件；影像文件：用视频设备获得的视频文件；声音文件：用音频设备获得的声音文件；超媒体链结文件：多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件；程序文件：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序；数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。
《归档文件整理规则》操作指南(新)
《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。
2、《归档文件整理规则》的适用范围：《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。
各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。
3、归档文件整理的基本步骤：（1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。
（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。
强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。
（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。
文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。
如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。
（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。
保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。
（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。
责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
广州市执行《归档文件整理规则》实施细则
【法规类别】机关工作综合规定
【发布部门】广州市档案局
【发布日期】2002.02.27
【实施日期】2002.02.27
【时效性】现行有效
【效力级别】地方规范性文件
广州市执行《归档文件整理规则》实施细则
（广州市档案局2002年2月27日发布）
1.1 为适应档案管理现代化的需要，加强我市各单位文书档案的规范管理，促进我市文书档案整理改革的顺利进行，根据《归档文件整理规则》（DA／T22--2000）和《广东省文件材料归档方法改革方案》，制定本实施细则。
1.2 归档文件整理实施的前提是要应用计算机和优秀档案管理软件管理档案。
市直属单位必须使用广东省档案局《关于增加推广优秀档案管理软件的通知》（粤档发【2001】18号）文件推广的软件。
我市首选l996年省档案局发文推广的《DARMS文件档案资料综合管理系统》。
归档文件整理实施细则的实施范围，包括全市各级机关、企业、事业单位和其他社会组织的文书档案的整理工作。
3.1 归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
3.2 归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3.3 件
归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则，当年请示作一件。
次年有批复的，批复作一件，但要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
5.1 归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。