发文管理制度.docx

发文管理制度

【变更记录】

版本变更类型修订日期部门修订人简要说明执行日期1.0创建2017.6.13新建制度2017.6.14 1.1修订2018.1.12完善制度2018.4.1

【审批人员】

姓名部门职务审批意见审批日期

【分发情况】

1 、本制度以邮件形式分发至全体员工。

第一章目的

第1 条为了进一步规范公司管理制度、严肃发文工作，保证发文质量，统一规范文件的发放流程，特制定本制度。

第二章适用范围

第1 条本规定适用于本公司内所有公文。

第三章管理职责与分工

第1 条行政部作为公文归口管理部门

1负责公司发文流程、内容的优化、监督工作。

2行政部负责公文的登记编号、存档、管理、传达、废除及文件规范性检查等日常管理工作。

第2 条人力资源部作为培训主管部门，负责以公司名义下发的文件进行培训、宣导。

第3 条各部门职责

1根据各部门需求，负责本部门范围内相关公文的起草、审核、解释工作。

2负责向相关部门进行发文前的征求意见并根据意见反馈进行修改。

3负责发文的具体执行与监督工作。

第四章公文分类内容

第1 条制度类：规定、制度、办法、决定及方案等。

第2 条报告类文件：报告、申请、工作总结及工作计划等。

第3 条报表类文件：业绩统计报表、销售额统计报表及财务报表等相关统计报表。第五章各类发文流程（详情见附件 1 ）

第1 条制度类

1拟稿：由各部门根据需要起草相关制度。

2审核：由拟稿部门最高负责人审核。

3征求意见：部门审核后，由拟稿部门以邮件形式向相关部门征求意见，并根据反馈意见及切实需要进行修改，定稿。修订制度需要填写《制度修订表》（详情见附件 2 ）。

4 签发：由拟稿部门组织相关部门会签，再由CEO 确认。

5用印：由行政部根据批准情况予以加盖相关印章。

6执行：

（1 ）制度类文件均有试运行阶段，试运行阶段三个月，由拟稿部门负责总结、

收集在试运行过程中遇到的问题、提出的建议等，结合实际情况决定是

否修改制度。

（2 ）以公司名义发布的制度类文件，由行政部以邮件的形式发送全体员工；

以部门名义下发的制度类文件，由拟稿部门负责发送，所有签发原件由

行政部归档。

第2 条报告类

1报告类文件由各部门负责人进行审批并交由本部门专人负责存档。

第3 条报表类文件

1拟稿：报表类文件由部门统计或财务人员根据原数据统计进行报表编制和统计分析。

2审核：报表类文件编制完成后，由拟稿人提交部门负责人审核。

3签发：部门负责人将审核后的报表类文件提交行政部，由行政部将相关文件按类型分类整理后转交 CEO 签字确认。

4用印：由行政部根据批准情况及业务需要予以加盖相关印章。

5执行：行政部将 CEO 签字后的报表类文件发回拟稿人，拟稿人根据情况需要发送相关部门，部门负责人根据报表反映情况分析原因进行相应跟进措

施。

第六章发文格式要求

第1 条排版：为确保文件格式统一，在编写文件时一律按以下顺序进行填写：

第2 条变更记录：将编号、版本号、修订日期、执行日期等全部填好。首次变更记录为“创建”。

第3 条格式如下：

第4 条目的

第5 条适用范围

第6 条管理职责与分工

第7 条规定内容（具体依据文件内容确定）

第8 条附则

第9 条发文编码规则

1 根据档案的性质、对文档和档案夹进行分类编号，具体编号规则A-B-C-D ；

如：行政部 2018 年第 1 号管理制度2018-ZD-X-001

业务部 2018 年第 3 号通知2018-TZ-Y-003

具体释义详情见表1

表 1文表

序号示例注1A年度2018

管理制度—ZD 、

2B

会要— JY、文

通知—TZ 、

法— BF

裁—Z；

人力源部— R；

3C

部拼音首字母部 / 金融部— C；行

大写政部— X；

部—Y ；

技部—J

4D文流水号001 、002 、003 ⋯以 001 开始

2版本号的编写规则：

（1 ）创建时版本号为 1.0 ，再次修改时如变动不大，则版本号升级的间隔为

0.1 ；如修改时发生重大变化或修改三次以上，则版本号由小数点符号前

的数字直接加 1 升级，小数点后的数字归零。

3编号的管理

（1 ）编号的申请：文件的编制部门（人员）在编制文件时，向行政部申请一个编号。

（2 ）编号编制原则：行政部在编制文件/ 记录编号时应根据文件编号办法及现有的文件 / 记录的编排顺序进行编号，避免出现重号、漏号现象。

（3 ）编号的更改、废止：若文件的更改或废止等行为引起其文件号也发生变化，则需到行政部对此文件号进行重新编号或换号，行政部要定期对文

件/ 记录编号进行审查，发现错号、漏号现象要及时更正。

第七章附则

1本制度由行政部负责解释。

2附件

（1 ）附件 1发文审批流程图

（2 ）附件 2制度修订表

附件 1 发文审批流程图

附件 2 制度修订表

制度修订表申请部门申请人申请日期制度名称上次修订日期修订原因

修订内容

申请人确认

部门领导意见