档案人员岗位职责
档案员岗位职责15篇
档案员岗位职责15篇档案员岗位职责11、档案收集与整理归档工作：负责组织收集集团各种载体的档案并进行分类、整编、入柜等保存工作，确保集团档案完整、安全；2、档案借阅与提供利用工作：根据档案管理规定，办理档案调阅及外借工作，做好调阅、外借记录登记，按固定归还时间，整理档案资料的归还，保证档案资料的完整性；3、档案库房管理：根据档案管理要求，负责库房安全管理、日常维护工作；完成合同的`整理、归档的工作；4、协助行政类的固定资产管理工作；5、协助完成行政管理工作及上级临时交办的工作。
档案员岗位职责21.做好每学年新生人学登记。
2.为已注册的新生建立学生学籍档案。
学籍档案内容包括报名登记表、政审表、体检表、学籍卡、健康卡、体育锻炼测试卡、操行评定、德育考核、奖励或处分决定、毕业鉴定等材料。
3.做好每届毕业生的毕业档案整理、审定、上报等有关高考考务工作，密切与上级有关部门的联系，以保证毕业生工作的顺利进行。
4.做好每学期学生的转学、休学、停学、复学、退学等有关手续工作。
5.做好每学期学生注册工作，建立学生名册。
6.做好学生证、学生手册的'发放工作。
7.配合学校有关部门，做好每年一度的招生工作。
8.按照学生科工作计划，在完成本职工作的基础上，配合其他岗位，完成各项临时性的任务。
档案员岗位职责3一、认真学习，贯彻执行《档案法》，做到依法治档。
档案干部要忠于职守，钻研业务，兢兢业业地做好档案工作。
二、档案工作人员必须严格按照党的政策办事，秉公处理，不徇私情。
要严守党的保密制度，严防内容泄露、材料散失等情况发生。
三、认真做好各类档案材料的收集、鉴别、整理、保管工作，坚持平时立卷。
四、敢于坚持原则，督促各部门的归档工作，接收归档案卷时，要逐件检查，严格坚持归档标准，把好归档案卷质量关。
五、搞好档案的开发利用工作，认真做好记录。
六、在接待检查和借阅时，要认真负责，态度热情。
七、对各类档案实行一年两次的定期检查、统计，加强档案意识，提高实际档案业务水平，保质保量地搞好档案资料工作。
档案人员岗位职责
档案人员岗位职责
档案人员是指专业从事档案管理工作的人员。
他们在保管、整理、利用和管理档案方面具有很高的专业知识和技能。
下面是档案人员岗位职责：
一、档案管理
1.负责档案的整理、归档、借阅等工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性；
2.按照档案管理制度，对档案的保存期限、存储方式、清除规定等进行管理，确保档案符合法律法规和行业标准；
3.建立档案信息管理系统，对档案的电子存储、检索、共享等进行管理和维护；
4.对档案的调查、审核等工作进行处理，满足用户的需求和要求。
二、档案编纂
1.负责档案编纂工作，包括档案的分类、分卷、分目等工作；
2.按照规定，完善处置和保管决策，确保档案能够及时和准确地进行调取和利用；
3.负责档案材料的审查和打印，保证档案资料的完整性和正常运转。
三、档案保管
1.定期（或不定期）检查档案文件的收集、保管、整理，保证保管场所的清洁、干燥、通风、安全；
2.对档案的密级、保管期限等信息进行管理，确保档案符合规定的期限，不受损、丢失等影响。
四、档案报表
1.将档案信息进行汇总、统计，形成各类档案报表；
2.对档案报表信息进行简要说明，使其更适合用户的需求和要求。
五、协助管理工作
协助部门领导完成工作任务，积极提出改进工作的意见和建议；
六、遵守规章制度
负责保持档案管理制度的规范化，遵循相关法律法规和行业标准；
七、档案培训
负责档案工作人员的培训和交流，提高员工的工作水平和能力。
以上是档案人员的工作职责，不同部门及工作环境会有所不同，但总体上都需要保证档案的安全及易查找性，完善档案管理制度及样式，平衡部门的信息需求与档案
资料的保密等问题。
档案工作人员岗位职责
档案工作人员岗位职责一、档案管理1. 负责制定档案管理制度和规范，确保档案管理工作的顺利进行。
2. 组织档案的收集、整理、分类、归档和借阅工作，确保档案的准确、完整、有序。
3. 负责档案的装订、封存和保管工作，确保档案的安全可靠。
4. 定期对档案进行盘点和整理，确保档案的及时更新和完善。
5. 维护档案管理系统，确保档案的电子化管理和查询工作的顺利进行。
6. 负责档案的销毁和报废工作，确保档案的安全销毁和处理。
二、档案查询与服务1. 按照相关规定，接受内部各部门和外部单位的档案查询申请，提供档案查询服务。
2. 协助用户进行档案查询，并提供必要的档案复印和打印服务。
3. 负责档案的外借工作，按照规定办理借阅手续，并确保档案的安全归还。
4. 提供档案咨询服务，解答用户对档案管理的相关问题，并提供合理化建议。
5. 组织档案的展览和宣传工作，提升档案管理的知名度和影响力。
三、档案安全与保密1. 负责档案的安全保管工作，确保档案不被损坏、丢失或泄露。
2. 制定档案安全管理制度和流程，加强对档案的安全监控和防护措施。
3. 定期对档案保管室进行巡检，发现问题及时整改，确保档案的安全性。
4. 严格执行档案保密制度，确保档案的机密性和私密性。
5. 负责档案安全事故的调查和处理工作，及时采取相应措施防止类似事故再次发生。
四、档案数字化管理1. 负责档案数字化管理系统的建设和维护工作，确保系统的正常运行。
2. 对纸质档案进行数字化处理，包括扫描、转换、索引和存储等工作。
3. 负责档案数字化管理系统的数据备份和恢复，确保数据的安全性和可靠性。
4. 协助用户进行档案数字化查询和检索，提供相关技术支持和培训。
5. 推动档案数字化管理工作，提高档案管理的效率和便利性。
五、档案培训与交流1. 组织档案管理培训活动，提高员工的档案管理理论和实践能力。
2. 参与相关行业的档案管理交流会议和研讨会，积极推动档案管理的发展。
3. 定期向上级部门和领导汇报档案管理工作的进展和成果。
档案人员岗位职责
档案人员岗位职责档案是组织和机构日常运营的重要组成部分。
而档案人员则是负责管理、维护和保护这些档案文件的专业人员。
他们的岗位职责涵盖了多个方面，既有档案管理的基本任务，也包括了一些专业技能和能力的要求。
一、档案管理档案人员的首要职责就是负责组织、管理和维护机构的档案资源。
具体包括以下几个方面：1. 档案收集与整理：负责对机构内各类文件、资料进行收集、整理和归档，确保档案的完整性和准确性。
2. 档案分类与编目：依据机构内部管理体系和标准，对档案进行分类和编目，以方便检索和利用。
3. 档案存储与保管：负责合理安排档案的存放位置和环境，并采取相应的保护措施，确保档案的安全性和完整性。
4. 档案检索与利用：负责处理档案的查询、借阅和复印等请求，并提供相应的服务和支持。
5. 档案销毁与归档：按照相关规定和流程，对已达到保存期限的档案进行销毁或归档，确保档案管理工作的规范性和合规性。
二、专业技能和能力要求档案人员需要具备一定的专业知识和技能，以及相应的能力，以便更好地完成工作任务。
主要包括以下几个方面：1. 档案学知识：了解档案管理的基本原理、理论和方法，了解档案管理的法律法规和政策规定。
2. 档案技术：掌握文件编目、文件检索、文件数字化、电子档案管理等档案技术和工具的应用。
3. 信息管理能力：具备信息收集、整理和处理能力，能够高效地管理和利用档案信息。
4. 保密意识：具备保密意识和责任感，能够确保档案信息的机密性和安全性。
5. 沟通与协调能力：具备良好的沟通能力和团队合作精神，能够与内外部各方进行有效的协调和合作。
6. 解决问题能力：能够独立思考和解决问题，面对档案管理中的挑战时，能够提出切实可行的解决方案。
7. 创新能力：具备创新意识和能力，能够积极探索新的档案管理方法和工具，提高工作效率和质量。
总结：档案人员作为专业的管理者和保护者，承担着维护和保护机构档案资源的重要责任。
通过有效的档案管理，能够提高机构的信息化水平，增强决策的科学性和准确性，为机构的可持续发展提供有力支撑。
档案工作的岗位职责(通用5篇)
档案工作的岗位职责（通用5篇）1.档案工作的岗位职责第1篇1、负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作编制等工作。
2、负责库房档案的收进和移出工作，严格履行交接手续，准确掌握馆内档案全宗、案卷数量及档案的保管期限等。
3、负责库房内部整理，档案装具和案卷排放整齐、科学有序。
保证库内无灰尘，整洁美观。
4、检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，要及时上报采取措施。
做到以防为主，防治结合，保证档案的完整与安全。
5、明确档案利用工作的目的，积极主动地做好接待工作，不断提高服务质量。
6、正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守党和国家机密，严格执行借阅、查阅登记制度。
7、负责档案、资料调借工作。
做到提供准确、及时主动。
用后及时清退，按时入库归位。
8、应用电子计算机编目检索、存贮及调用档案;利用裱糊及复印技术，对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救。
9、负责档案、资料利用效果的信息反馈工作，收集利用典型事例，年终写出利用分析综合报告，及实例选编。
10、完成领导交办的临时性工作任务。
11、年末认真总结本岗位工作及制订下年工作计划，写出书面材料。
2.档案工作的岗位职责第2篇1、努力学习马列主义理论和毛泽东思想，学习宣传和贯彻执行《档案法》、《六号令》，以及上级有关档案工作的方针、政策。
钻研档案学理论的有关知识，不断提高政治水平、管理能力和丰富业务知识2、在校党委和校长领导下，负责学校档案和档案工作的归口管理，对全校档案工作实行监督、检查和指导3、负责制定全校档案工作的发展规划，工作计划；制定各门类档案业务工作规范；组织档案工作的检查、监督、总结评比等工作。
并定期向分管档案工作的校领导和上级档案领导部门汇报档案工作4、全面负责档案馆的各项工作，并与办公室主任团结协作，分工负责，建立健全全馆各项工作的规章制度。
使档案馆业务工作规范化，管理制度化，档案管理现代化5、馆长对全馆工作既要全面负责，但又不能包揽一切。
档案工作人员岗位职责有哪些
档案工作人员岗位职责有哪些档案工作人员岗位职责有哪些档案工作人员是负责公司,单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员。
那么档案工作人员岗位职责有哪些?档案工作人员工作内容是什么?一起了解下吧。
档案工作人员岗位职责有哪些11、认真学习贯彻《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策和规定，严格执行社区档案管理各项规章制度。
2、热爱档案事业，认真学习档案业务知识，不断提高业务水平，确保档案工作顺利完成。
3、集中统一管理本社区的档案资料，对本社区各种文件材料进行收集整理。
4、认真做好档案保管工作，定期检查档案，维护档案的完整与安全。
5、积极开发档案信息资源，为社区各项工作服务。
档案工作人员岗位职责有哪些2一、档案工作人员必须具备一定的档案专业知识，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，做好档案的管理、收集、整理及提供利用等工作，并对本学校档案工作进行监督、指导和检查，不得玩忽职守。
二、负责文书处理工作，做好文件材料的登记、传递、收集、整理、组卷工作，做到及时、准确、安全。
三、负责管理本单位的全部档案，积极主动提供利用，编制科学、实用的检索工具和档案参考资料，提高检全率、检准率，为机关各项工作服务，并努力做好利用效果的反馈工作。
四、档案管理做到科学化、规范化、落实防潮、防蛀、防火、防盗、防光等措施，确保档案的完整与安全。
五、定期做好档案的检查、核对、清理、统计、汇编工作，做到“帐物相符”。
六、承办领导交办的其它有关档案工作的任务。
档案工作人员岗位职责有哪些31.贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全学校有关档案管理的各项规章制度2.负责学校档案室党政文书、人事档案的保存与使用，负责学校档案资料的安全管理。
3.对所保存的档案资料进行科学的整理和保管，严格执行档案的收集、整理、归档制度。
各类资料进出档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。
4.档案室对档案的收集、分类、立卷、保管、利用等工作均按照广东省档案局制定的标淮执行，能通过档案局的达标验收。
档案人员岗位职责
档案人员岗位职责档案工作是一项重要而细致的工作，档案人员作为档案管理的主要责任人，肩负着维护档案完整、准确、安全和有效利用的重要使命。
以下是档案人员的岗位职责：一、档案收集1、负责制定档案收集计划，明确收集范围、方法和程序。
根据单位的工作性质和业务需求，确定需要收集的档案类型，如文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等。
2、主动与各部门沟通协调，了解其工作动态和产生档案的情况，督促其按时移交相关档案。
定期向各部门发送档案移交通知，明确移交的时间、内容和要求。
3、对接收的档案进行初步审核，检查档案的完整性和准确性。
对于不符合要求的档案，及时与移交部门沟通，要求其补充或修正。
4、负责接收外部单位或个人捐赠、寄存的档案，并办理相关手续。
二、档案整理1、按照档案管理的规范和标准，对收集的档案进行分类、编号和编目。
分类应科学合理，便于查找和利用；编号应唯一、准确，编目应详细、清晰。
2、对档案进行系统化整理，包括装订、装盒、排列等。
装订应牢固整齐，装盒应符合规格，排列应遵循一定的逻辑顺序。
3、建立档案目录和索引，便于快速检索和定位档案。
目录应包括档案的编号、题名、责任者、日期、保管期限等信息。
4、对整理好的档案进行质量检查，确保档案整理的规范性和准确性。
三、档案保管1、负责档案库房的管理，确保库房环境符合档案保管的要求。
库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，并具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施。
2、按照档案的保管期限和重要程度，合理安排档案的存放位置。
定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和存放位置与档案目录一致。
3、严格遵守档案借阅制度，办理档案的借阅、归还手续。
对借阅的档案进行跟踪管理，确保按时归还，防止档案丢失或损坏。
4、对档案的保管状况进行定期检查，发现问题及时采取措施进行处理。
如发现档案有破损、霉变、褪色等情况，应及时进行修复或采取相应的保护措施。
四、档案利用1、负责接待档案查阅者，了解其需求，提供准确的档案信息。
档案员岗位职责(15篇)
档案员岗位职责(15篇)档案员岗位职责11、负责医院顾客术前、术后照的拍摄及存档工作。
2、负责顾客的`病例档案的收集、整理、鉴定、登记统计、归档、保存等工作。
3、做好档案电子信息化的管理工作，确保各项档案管理台账的完整性。
4、做好档案管理的日常清洁工作，保持档案室空气流通，做好防潮、防火、防虫、防盗工作。
5、严格执行有关档案查阅、调阅制度和手续，填写档案利用记录。
6、领导交办的其他事项。
档案员岗位职责21、接听业户、业户或客户的电话，解答有关的问题或疑问，并做好记录.负责办理业户有关的证件工作(业户证、居住证、临时居住证、停车证)。
2、热情接待业主、用户和来访客人，对业主、用户的投诉要耐心解释和及时处理件件落实，并做到登记记录，定期整理存档工作。
3、认真做好回访工作，虚心接受用户的批评与建议，不断改进工作，提高服务质量。
4、熟悉辖区楼宇的结构、楼座排列、单元户数、管道线路的走向、各种设备开关的位置、了解住户、业主的数量、家庭成员等基本情况。
5、每天不定时巡查辖区范围内楼宇状况、公共设施等，发现不正常情况及时处理并做好记录需要，其他部门配合处理，及时呈报工作联系，并抓好落实监督。
6、配合工程部制定辖区的楼宇土建保养计划，做好辖区业主交楼验收和二次装修申请表、施工监督和验收工作。
7、受理业户的.报修、有偿服务安排执行、完成情况跟进等工作。
8、负责业户入住的相关手续办理及其单元的遗留工程问题跟进。
接受业户对项目情况及售后服务相关情况的咨询及解答。
9、办理业主邮寄包裹的暂存及发放工作。
10、负责物业管理费、水费、停车费等各项费用的收缴工作。
11、负责小区的物业档案、业主档案的保管和统计，并且严守工作机密。
12、负责小区的公共钥匙、未入住单位的钥匙、业户托管钥匙、施工钥匙等的管理工作。
13、完成公司、上级领导交办的其他任务。
档案员岗位职责31、接受资产部领导；2、执行资产部关于档案工作的指示和规定；3、根据档案管理办法，负责组织完成房贷债权档案的收集、整理、归档、保管、统计和使用工作；4、开展档案的借阅工作，及时登记，做好安全保密工作；5、负责房贷债权档案的`接收、排列、编号、存放、及档案室日常管理工作；6、按时完成档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作；7、按时准确记录档案借阅时间。
档案人员岗位职责
档案人员岗位职责在现代社会中，档案的管理和维护对于各个单位和组织来说都起着极其重要的作用。
而档案人员作为档案工作的核心人员，承担着管理和维护档案的重要责任。
那么，档案人员的岗位职责具体是什么呢？一、档案收集与整理档案人员的第一个职责就是负责档案的收集与整理工作。
他们需要从各个部门或单位收集信息和文件，并按照一定的组织体系对档案进行分类、整理和归档。
这一过程需要严格按照规定的操作流程进行，确保档案的准确性和完整性。
二、档案检索与查询除了负责档案的收集和整理，档案人员还需要负责档案的检索与查询工作。
当其他人员需要查找某个档案时，档案人员需要根据提供的信息迅速准确地找到所需档案，并提供给相应人员使用。
因此，档案人员需要具备较强的档案知识和查询技巧，能够高效地进行档案检索。
三、档案保密与安全档案的保密与安全是档案人员工作的重要一环。
他们需要确保档案的保密性，严格遵守保密制度，防止档案被泄露或丢失。
同时，他们还需要制定和实施档案安全措施，包括档案的备份、存储和防火防灾等措施，以确保档案的长期保存和安全性。
四、档案借阅与归还在档案借阅与归还方面，档案人员也扮演着重要的角色。
他们需要根据借阅人员的申请，审批借阅事宜，并记录借阅信息。
在借阅期满后，档案人员还需要对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和归档位置的准确。
五、档案数字化与电子存储随着信息技术的发展，档案数字化与电子存储已成为现代档案管理的趋势。
档案人员需要负责将纸质档案进行数字化处理，并存储在电子设备中。
他们需要熟练掌握档案数字化的技术和操作方法，以便更高效地进行档案管理和利用。
六、档案修复与保护随着时间的推移和使用频率的增加，档案可能会出现破损、老化和脱落等问题。
档案人员需要进行档案修复和保护工作，包括对损坏档案进行修复，制定防止进一步损坏的保护措施，以保证档案的完整性和可持续使用性。
七、档案管理与咨询档案人员还需要进行档案管理与咨询工作。
他们需要与各个部门合作，制定档案管理制度和工作流程，提供档案管理方面的咨询与培训，确保档案工作的规范和高效运行。
档案工作人员分工及岗位责任制范文（3篇）
档案工作人员分工及岗位责任制范文1. 负责人（档案管理员）职责：- 负责全面领导和管理档案工作，制定档案工作规章制度，确保档案工作的顺利进行；- 组织编制年度档案工作计划并进行落实，监督各个岗位的工作进展；- 负责与上级主管部门、其他部门和单位之间的沟通和协调工作，维护档案工作的正常运转；- 参与档案工作人员的选拔、培训和考核工作，促进团队建设和成员素质提升；- 负责档案的整理、归档、销毁等工作，并保证档案的安全和完整性。
2. 档案整理及分类人员职责：- 负责档案的整理工作，包括对各类档案资料的归类、编目、装订等工作；- 制定档案的存放位置及编号制度，确保档案的有序存放和易于查找；- 审查档案的完整性和准确性，确保档案质量符合规定标准；- 参与档案的清理和鉴定工作，分类整理不合格档案，并及时报告上级。
3. 档案检索及查询人员职责：- 负责档案的检索和查询工作，包括根据用户需求提供相应档案资料；- 维护档案查询系统和数据库，确保档案信息的准确性和及时性；- 解答用户有关档案查询的问题，提供咨询和指导服务；- 定期编制档案查询报告，向负责人反馈查询情况。
4. 档案借阅及出库人员职责：- 负责档案的借阅和出库工作，确保档案的安全和及时归还；- 与用户沟通确认借阅需求，核实身份和目的，并办理借阅手续；- 记录借阅和归还情况，建立借阅档案的统计和管理系统；- 定期检查借阅档案的状态，参与档案的清点和盘点工作。
5. 档案数字化转化及电子文档管理人员职责：- 负责档案的数字化转化工作，将纸质档案资料转化为电子文档，并建立电子档案数据库；- 制定电子档案管理规定和操作流程，确保电子档案的安全和可追溯性；- 维护电子档案系统的正常运行，解决相关技术问题；- 负责档案数字化转化项目的策划和实施，推动电子档案工作的发展。
二、总结档案工作人员的分工及岗位责任制是档案工作的基础和保障，每个岗位的职责明确，相互配合协作，可以提高档案工作的效率和质量。
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档案人员岗位职责
一、严格遵守并执行《中华人民共和国档案法》及《**省档案管理实施办法》，认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策。
二、坚持四项基本原则，热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高自身政治、文化、业务素质。
三、对本单位各部门文件材料的立卷和归档工作进行指导和监督。
四、负责收集管理本单位全部档案，对其进行整理、保护、鉴定、统计，并积极开发档案信息资源，为本单位各项工作服务。
五、忠于职守，确保档案载体与档案机密的完整和安全。
立卷归档制度
一、按照国家档案局和有关部门规定，结合本院档案工作实际，明确各种文件材料归档与不归档范围。
二、坚持文书处理部门和业务部门归档制度，凡属文书、科技、会计档案等各种类别档案归档范围内的文字材料、图片、声像、照片等，均由具体承办部门负责收集，并按要求进行归档整理后，向院办档案室移交。
三、各种文件材料归档时间除有特殊规定外，文书档案一般在次年4月前归档完毕，基建档案在该工程竣工3个月后归档，会计档案在财务部门保管2年后归档移交，重大活动、重大事件形成的文件资料在60天以内归档；业务档案于次年4月底之前归档。
四、各类文件材料应确保档案齐全、完整，并保持归档文件材料之间的有机联系，因公外出人员带回的文件、资料，应按规定归档保存，不得据为己有。
五、保证归档质量，组卷合理，装订规范、编号准确，字迹美观。
档案库房管理制度
一、综合档案室要有专用库房、专用档案柜、专人保管档案，并配有防盗、防火、防鼠、防潮、防尘、防高温设施。
二、档案必须按规范统一的方法整理，分类存放，经常保持盒号、案卷号、箱柜号对口，做到排列整齐。
三、坚持测量库房温湿度，定期检查档案的保管状态，对破损变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。
四、档案收进、借出要及时登记，如发现档案丢失、损坏情况，应立即查处，及时上报。
五、档案管理人员工作调动时，必须将管理档案的数量和现状移交清楚，并办好移交手续，任何人不得擅自带走档案及资料，确保国家档案的完整与安全。
档案室安全保卫制度
一、单位档案室安全保卫工作实行责任制，由分管领导和安全保卫人员分别担负档案安全保卫的领导责任和直接责任。
二、加强对干部职工的安全意识教育，树立安全第一的思想，严格执行安全保卫的有关规定，确保档案资料的绝对安全。
三、安全保卫人员应定期检查消防安全设施，对运行失灵、过期失效的消防设备应定期报告、及时检修，及时更换，并熟练掌握消防操作技能。
四、安全保卫人员每天下班后应及时检查档案室门、窗、水、电的关闭情况，发现问题及时反映和处理。
五、档案资料库房、查阅室等防火重地严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆危险物品。
六、严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案库房管理实行专人负责，非管理人员不得随意出入库房。
七、每次长假前应对档案室进行全面检查，门窗加贴封条，切实消除安全隐患。
档案保密制度
一、严格遵守《保密法》、《档案法》。
二、不因工作以外的原因打听国家秘密或案件情况。
三、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈及国家机密。
四、不在私人交往中泄露国家秘密和案件情况。
五、不私自抄录、复印秘密文件、资料。
六、不携带秘密文电和案卷到宿舍和公共场所。
七、不用普通电话和无线电话传递国家秘密事件。
八、不用明码电话和不加密传真机传输秘密文件。
九、不在个人著作和文章中引用国家秘密。
十、发现失、泄密问题要及时向领导汇报，并采取补救措施，防止扩散。
十一、档案及有关资料的接收、移交、销毁，要严格履行交接手续及审批制度。
档案利用查阅制度
一、档案提供利用，须严格遵守保密制度，查阅时不能随便离开查阅室，外来单位查阅未开放的档案，除须持有单位介绍信外，还需经过有关领导批准，方可查阅。
二、查阅档案时不准吸烟、喝茶，不得私自扩大利用范围，未准批准不得抄录、复制档案，不准涂改、画圈、折叠、撕毁和拆散档案材料。
三、未经档案工作人员许可，不得进入库房查找档案资料。
四、档案人员根据开发利用档案资源的需要，编制适用的检索工具和参考资料，简化手续，主动搞好服务。
五、做好档案利用登记和效果登记，搞好信息反馈，总结经验，促进档案管理工作的开展。