企业文件编制与流转管理制度

ABC有限公司

公文制定及流转管理制度

文件编号：IC-CA-03-2016

内控-流程简称-制度顺序编号-2016

一、目的

为进一步加强公司内部公文制定及流转管理工资,规范公司内部各类公文的编制、审核、签发、流转等流程和管理，确保文件的信息质量，保证文件能及时准确传递到相关责任部门，特此制定本文件管理制度。

二、适用范围

ABC公司所有文书资料，包括内部编制与签发的文件及收到外单位或政府文件等。

三、职责

四、 公文制定及流转概略图

1、内部文件制定与流转流程

2、外部文件的流转和处理

五、内容

(一)内部文件的编制与签发

第1条公司内部文件，指在公司内部进行信息传递、沟通的所有文档资料，包括管理制度、章程、流程、办法、标准、手册、作业指导书、通知、通

报、报告、计划、方案、总结、会议纪要等，均要求按照本管理制度的

规定进行编制与流转。

第2条根据文件使用的目的和需求，部门经办人在编制文件前，通过不同来源进行信息收集，包括：生产一线信息、财务信息、监管信息、政府部门

公开信息、ERP信息系统数据等，选择重点关注的信息类型和内容，并对

信息进行分析、筛选和汇总，确保信息内容的真实性、准确性、完整性

和有效性。

第3条部门经办人员基于所收集的信息，选择适合的公文类型，按照规范的格式要求和行文规则编写文件，确保文件的形式和内容便于使用者理解，

能够满足使用者对生产经营信息的需求，并有助于公文使用者进行管理

决策。

第4条公文编写完成后，部门经办人需填写《文件签发申请表》（附件1），明确文件的发文部门、发文原因、收文范围和文件密级等信息，提交有关部

门进行审核签发。对于公司范围内广泛使用的文件，需提交部门负责人

和分管副总经理审核，并交办公室主任复核，再提请公司总经理签发；

对于部门内部使用的文件，需提交部门负责人审核，再提请公司相关业

务分管领导签发。

第5条文件签发完成后，办公室文员根据审批完备的《文件签发申请表》所列示的收文范围，将文件和《移交登记表》（附件2）一起流转至各相关业

务部门，各业务部门收到文件后依次在《签收确认表》上签字确认。第6条办公室文员将《文件签发申请表》与《移交登记表》归档保存。(二)外部文件的流转和处理

第1条外部文件,指独立于公司内部资料,从政府部门、客户、社会组织等外部机构以各种形式受到的资料，均适用本制度对外部文件流转和处理的规

定。

第2条办公室负责对外部文件进行统一收文和登记。办公室文员收到外部文件后，将文件信息记入《收文登记表》（附件3），列明文件名称、收件时

间、发出单位（从快递单中获取）等信息，并由办公室经办文员在《收

文登记表》上签字确认。

第3条办公室文员完成收文登记后，请示办公室主任，经办公室主任批准和确定文件流转部门，将文件移交至相应业务部门，并由相应业务部门经办

人在《收文登记表》上签字，确认领取文件。

第4条文件移交完成后，办公室文员将《收文登记表》归档保管。