公司文件管理制度
公司文件下发管理制度
公司文件下发管理制度第一章总则为了规范公司内部文件下发流程，提高文件下发效率，加强公司内部沟通和协调，制定本制度。
第二章文件下发管理的基本原则（一）公开透明原则。
所有文件下发应当公开透明，不得搞特权。
（二）快捷高效原则。
文件下发流程应当简洁高效，避免繁琐程序，减少工作时间和成本。
（三）规范有序原则。
文件下发应当按照规定程序和顺序进行，不得私自行动。
（四）责任追究原则。
对于未按规定程序下发文件的责任人，将进行相应的追责处理。
第三章文件下发管理的主要程序（一）文件拟制。
文件拟制应当经过相关部门审批，并确保文件内容准确、清晰、完整。
（二）文件审批。
文件审批程序应当按照公司规定程序进行，并由相关领导签字确认。
（三）文件备案。
通过审批的文件应当及时备案，并在备案系统中查阅，以便随时查询。
（四）文件下发。
文件下发应当由文件管理员根据相关程序进行，并及时通知相关部门。
第四章文件下发管理的相关责任人（一）文件管理员。
负责文件的存档、下发和管理工作，确保文件下发流程的顺利进行。
（二）审批人员。
负责对文件进行审批，确保文件内容符合公司规定。
（三）部门领导。
负责对文件下发流程的监督和检查，确保文件下发工作的顺利进行。
第五章文件下发管理的监督和检查（一）文件下发工作应当定期进行内部审计和检查，发现问题及时解决。
（二）对于违反文件下发程序的行为，应当及时纠正，并进行相应的处罚。
第六章附则（一）本制度自颁布之日起实施，如有需要修改，应当经过公司领导同意。
（二）文件下发管理制度的具体细则由公司文件管理员制定，并经公司领导批准。
（三）本制度解释权归公司总经理办公室所有。
以上为公司文件下发管理制度的内容，希望全体员工严格遵守，共同维护公司的正常运转和发展。
公司文件库管理制度
公司文件库管理制度第一章总则第一条为了规范公司文件库的管理工作，提高文件管理效率，保障信息安全，提高公司运营效率，特制定本管理制度。
第二条公司文件库是公司存放、管理和保管重要文件资料的地方，是公司重要的信息资产库，应得到有效的管理和保障。
第三条公司文件库管理制度适用于公司内部所有文件库的管理工作，负责公司文件库的建立、整理、保管、借阅和销毁等工作。
第二章文件库的建立和管理第四条公司文件库应设立于公司内部安全有序的地方，应具备防火、防水、防盗等基本设施和措施，保证文件资料的安全。
第五条公司文件库应有统一规范的编号、分类和标识，文件应按照编号、分类和标识进行有序的归档和管理。
第六条公司文件库的管理人员应具备相关的专业知识和管理技能，负责文件库的日常管理和维护工作。
第三章文件库的文件归档和整理第七条公司文件库的文件应按照文件分类和编号进行归档，遵循文件管理的相关规范和标准，确保文件的存储和查找效率。
第八条公司文件库的文件整理应定期进行，将过期、无效或重复的文件进行清理和处理，保证文件库的空间和资源的有效利用。
第九条公司文件库的文件应按照文件保密等级进行分类和管理，重要文件应设置权限和密码保护，保障信息安全。
第四章文件库的文件借阅和管理第十条公司文件库的文件借阅应遵循相关的规定和程序，借阅人应提出书面申请，经管理人员审核同意后方可借阅。
第十一条公司文件库的文件借阅应记录登记借阅人、借阅时间、借阅目的等信息，借阅人应在规定时间内归还文件。
第十二条公司文件库的文件借阅应保证文件的完整性和安全性，禁止擅自复印、泄露和外传文件。
第五章文件库的文件销毁和备份第十三条公司文件库的文件应依照文件保密等级进行销毁，应有专门的销毁程序和设备，确保文件的安全销毁。
第十四条公司文件库的文件应定期进行备份，备份的文件应存放在安全的地方，并设置权限和密码进行保护，避免文件的丢失和损坏。
第十五条公司文件库的文件销毁和备份应由管理人员负责，应定期检查和审计文件的销毁和备份情况，确保文件的完整性和安全性。
公司公文管理规定范文3篇
公司公文管理规定范文3篇公司公文管理规定是提高公司的公文质量和办结效率,实现公文管理工作的规范化、制度化及标准化的重要实施措施。
下面是公司公文管理细则，欢迎参阅。
公司公文管理规定范文11.目的：为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
2.适用范围：本制度适用于集团总公司、子公司。
3.职责范围3.1集团总裁办3.1.1总裁办是公司公文处理的管理部门。
3.1.2负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。
同时负责指导各部门和各子公司的文件处理工作。
3.1.3负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。
负责本制度的实施。
3.2 集团其它各部门、子公司3.2.1不得以集团名义自行对外正式行文。
3.2.2负责按本制度规定执行4. 公文处理原则4.1公文处理原则4.1.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。
4.1.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。
5. 公文的种类：5.1公文的定义5.1.1公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。
5.1.2常用的公文种类常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。
(一)决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。
(二)意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。
(三)通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。
(四)通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
(五)报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”;向上级部门请示指示、批准用“请示”。
文件管理制度(优秀4篇)
文件管理制度（优秀4篇）管理制度由具有权威的管理部门订立，在其适用范围内具有强制管束力，一旦形成，不得任意修改和违犯。
这次帅气的我为您整理了文件管理制度（优秀4篇），希望能够予以您一些参考与帮忙。
文件管理制度篇一一、文件管理内容重要包含：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，实在由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的。
核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应适时送交收进行登记编号保管，不得个人保管，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）依据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，紧要文件或急件应马上呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。
为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件管理制度篇二1、学校各类文件旨在学校内部统一看法，发布通知、决议和沟通信息，向上级部门请示、报告紧要事项等。
2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。
3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再依据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。
4、办公室应建立学校发文登记簿，仔细地、分门别类地登记文件的实在信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。
学校任何发文都必需登记在册，该登记簿作为归档资料应妥当保管不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。
5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。
6、文件打印完毕后加盖学校公章。
对于学校内部发文，可以采纳内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保管。
7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，依照文件编号次序完整保管并定期整理（一学年）。
公司内部文件管理规章制度7篇
公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度第一篇：公司内部文件管理规定一、文件管理的基本原则1.1 文件管理的目的是确保公司内部文件的安全、完整和准确性，提高工作效率和协同性。
1.2 文件管理应遵循合法、规范和保密原则，确保文件的合规性和可靠性。
1.3 文件管理应注重信息化手段的运用，提高文件管理的便捷性和可追溯性。
二、文件的分类与编号2.1 根据文件内容和用途，将文件分为行政文件、工作文件和专业文件等不同类别。
2.2 每个文件都应当有唯一的编号，方便检索和归档。
编号规则应明确，并按照统一标准执行。
三、文件的起草和审核3.1 文件的起草应由负责人或授权人员完成，并明确起草时间和文件目的。
3.2 文件的审核应由相关部门负责人或专业人员进行，确保文件的合规性和准确性。
3.3 多人参与起草或审核的文件，应进行审定并签字确认。
四、文件的保存与归档4.1 文件的保存应采用电子文档和纸质文档相结合的方式，确保文件的可靠性和防护性。
4.2 文件的归档应按照一定的分类和时限原则进行，确保文件的快速检索和长期保存。
第二篇：公司内部文件存档管理制度一、内部文件的存档目的1.1 内部文件的存档是为了方便未来查阅和审计，保护公司的合法权益。
1.2 存档管理还可以促进信息共享和知识传承，提高公司的综合竞争力。
二、内部文件的存档程序2.1 文件起草完成后，应根据文件的分类和重要性进行存档决策。
2.2 存档决策应由文件的负责人或审核人员负责，并填写相应的存档记录表。
2.3 存档记录表应包括文件名称、编号、存储位置和存储时限等信息，便于管理和检索。
三、内部文件的存储形式3.1 电子文档存储应采用合适的保存格式，确保文件的安全和可访问性。
3.2 纸质文档存储应采用防潮、防尘和防火的条件，确保文件的完整性和保存性。
四、内部文件的保密管理4.1 对于涉及商业机密或个人隐私的文件，应加强保密措施，限制访问权限和外部传递。
4.2 内部文件的传递和借阅应记录，并确保文件的安全和追溯性。
公司文件存放管理制度
一、总则为了规范公司文件管理，确保文件安全、完整、准确，提高文件利用效率，特制定本制度。
二、文件分类1. 按照文件性质分为：行政文件、业务文件、合同文件、财务文件、技术文件、人力资源文件等。
2. 按照文件密级分为：绝密、机密、秘密、内部、公开。
三、文件存放要求1. 文件存放应选择安全、干燥、通风、防潮、防虫蛀、防鼠咬的场所。
2. 文件柜应保持整洁，分类存放，不得随意堆放。
3. 文件柜应加锁，确保文件安全。
4. 文件柜钥匙由专人保管，不得随意转借。
5. 文件存放时应注意以下几点：（1）文件应按照类别、年份、密级等顺序排列，便于查找。
（2）重要文件应备份，并存放在不同地点。
（3）易损文件应采取防潮、防蛀等措施。
（4）易燃易爆文件应远离火源。
四、文件借阅1. 借阅文件需填写《文件借阅申请表》，经批准后方可借阅。
2. 借阅人应爱护文件，不得随意涂改、损坏。
3. 借阅文件应在规定时间内归还，如需延长借阅期限，应重新办理借阅手续。
4. 借阅人不得将文件转借他人。
五、文件销毁1. 文件销毁需经公司领导批准。
2. 文件销毁前应进行分类、整理，确保文件完整。
3. 文件销毁应采取安全、环保的方式，如焚烧、粉碎等。
4. 文件销毁后，应做好销毁记录，并妥善保管。
六、监督检查1. 公司领导应对文件存放、借阅、销毁等情况进行定期检查。
2. 对违反本制度的行为，应予以纠正，并追究相关人员责任。
3. 对文件管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。
七、附则1. 本制度由公司行政部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
八、特别说明1. 本制度适用于公司内部所有文件。
2. 本制度未尽事宜，由公司领导根据实际情况予以补充和解释。
公司体系文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司体系文件的管理，确保体系文件的完整、准确、有效，提高公司管理水平和工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有体系文件的编制、审批、发布、实施、修订和废止等各个环节。
第三条公司体系文件包括但不限于以下内容：公司章程、组织架构、管理制度、操作规程、工作标准、质量手册、程序文件、作业指导书等。
第二章文件编制第四条体系文件的编制应遵循以下原则：1. 符合国家法律法规和行业标准；2. 符合公司发展战略和经营目标；3. 简明扼要，易于理解；4. 结构合理，层次分明；5. 便于实施和监督。
第五条体系文件的编制由相关部门负责，涉及多个部门时，由牵头部门组织协调。
第六条体系文件的编制应经过以下步骤：1. 确定文件编制的目的和范围；2. 收集相关资料，进行调研和分析；3. 编写初稿，征求相关部门意见；4. 修改完善，形成正式文件；5. 提交审批。
第三章文件审批第七条体系文件的审批程序如下：1. 初步审核：由编制部门对文件内容进行初步审核，确保文件符合相关要求；2. 专家评审：邀请相关领域的专家对文件进行评审，提出修改意见；3. 领导审批：文件经专家评审后，提交公司领导审批；4. 公示：文件经领导审批后，进行公示，征求员工意见；5. 发布：文件经公示无异议后，正式发布实施。
第四章文件实施第八条体系文件发布后，相关部门应按照文件要求进行实施，确保文件的有效执行。
第九条公司应定期对体系文件实施情况进行检查，及时发现和纠正问题。
第十条公司应加强对体系文件实施的培训和宣传，提高员工对文件的认识和执行力。
第五章文件修订第十一条体系文件应根据以下情况及时修订：1. 国家法律法规、行业标准发生变化；2. 公司发展战略、经营目标调整；3. 管理制度、操作规程等发生变化；4. 文件实施过程中发现的问题。
第十二条文件修订程序与文件审批程序相同。
第六章文件废止第十三条体系文件废止应满足以下条件之一：1. 文件内容与现行法律法规、行业标准相抵触；2. 文件内容与公司发展战略、经营目标不符；3. 文件内容已经过时，不再适用；4. 文件内容与其他文件重复。
文件管理制度（精选8篇）
文件管理制度（精选8篇）文件管理制度篇1电子技术文件管理制度一、总则1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上持续强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。
2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。
3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。
二、技术文件的编制1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
具体包括：1)开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。
2)开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。
3)产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。
4)产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。
2、技术文件的技术要求和数据等务必贴合国家相关标准和规定要求。
3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。
三、技术文件的提交1、在产品开发的整个周期中，设计人员务必按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。
2、在产品开发的各个阶段，设计人员都务必按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。
每当设计文件发生重大更改后，设计人员都务必重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。
3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。
4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。
四、技术文件的归档1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制务必严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。
2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。
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公司文件管理制度1 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
3 职责3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.4 文件编制、审批、发布的权责3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。
4.定义4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。
随时保持最新有效版本的文件，4.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
4.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。
(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）5.工作程序5.1 文件的分类5.1.1 文件属性分类（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。
（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。
（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。
（5）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。
5.1.2 文件阶层分类（1)一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。
（2)二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。
（3)三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。
（4)四阶文件：各记录表单、报表等。
5.1.3 文件密级分类（1）绝密文件：直接涉及到公司经营决策并影响公司权益的核心文件，如公司经营方针、战略与重大经营举措；公司内部重大改革、重大研发项目资料；产品原理图、总图、源代码及关键技术资料；公司财务总体状况资料。
（2）机密文件：a、公司尚未付诸实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力配置。
b、各阶段的营销政策及商务、服务策略。
c、公司内部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件及可行性报告、重要会议记录。
d、公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类经营情况分析。
e、研发输出的产品标准、产品零部件图纸、编译后程序、技术论文、产品成本核算资料。
f、公司计算机网络资料及所涉及公司经营管理的重要资料。
（3）秘密文件a、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的各类信息统计数据。
b、公司员工人事档案、人员统计资料及统计报表、薪资标准、调薪计划、工资/劳务收入等有关资料。
c、公司机构设置和人员编制情况、尚未公开的人事安排、职务任免、人事考核、任用、调动、奖惩信息。
必要时管理文件由总经办组织相关部门进行评审。
5.3.3 文件审批/评审时，文件编制部门应到总经办填写“文件评审表”，文件审核、批准人应在“文件评审表”中填写审批意见，必要时可以由总经办或文件归口部门组织相关部门进行文件评审，评审意见应填入评审表，各评审人应签名。
5.3.4 行政、管理文件均应按上序流程通过审批，交总经办备案并获得文件编号后方可发布。
5.3.5 技术文件的编制、审批和发布，由文件归口部门按技术文件管理制度的规定执行。
5.4文件归档、发放、保管5.4.1 文件归档（1）经审批后的文件，由文件归口部门文件管理人员负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。
（2）各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管，并按文件分类建立本部门各类文件的“文件/记录目录”，文件/记录目录应标注文件受控状态，对更改/作废/收回/替换的文件要做出标识。
（3）各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交总经办编制/更新公司“文件/记录受控清单”。
5.4.2 文件发放（1）文件的发放实施分类控制，总经办负责组织编制“文件分发控制表”，规定文件发放的范围及相应的分发号，文件归口部门按分发控制表执行。
（2）文件归口部门编制“文件发放登记表”，确定文件发放范围、份数，受控文件须经文件归口部门负责人或公司主管负责人审批，非受控文件有文件发放部门确定自行确定。
（3）文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在“文件发放登记表”中签名。
（4）文件接收部门需要对文件进行二次发放时，如发放到使用现场或发放给客户、供应商，应向文件归口部门申请增加文件发放数量，二次发放的文件如是复印件，应狭隘复印件加盖红色“受控”印章。
5.4.3 文件保管与借阅（1）文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。
a、质量手册及程序文件正本存放在总经办。
b、行政性文件正本存放在总经办。
c、公司级管理文件正本存放在总经办，部门级管理文件由部门文件管理人员保管。
d、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。
e、外来文件正本依文件分类存放于总经办及相应的文件接收部门。
（2）各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。
（3）存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。
（4）文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。
5.4.4 文件复制受控文件未经批准不到复制，若有部门需要，应由文件归口部门批准后方可复制，并按照文件发放程序执行。
5.5 文件贯彻实施5.5.1 文件实施前，由文件归口部门会同有关部门，做好实施准备工作，包括培训、组织、技术和资源四个方面准备。
5.5.2 明确文件贯彻实施的管理人员的责任和义务，特别是领导责任。
5.5.3 明确文件实施的效力和范围。
5.5.4 文件归口部门对文件的实施情况及结果进行检查，为违反文件规定者提出考核意见，并对文件不适用部分提出更改意见，已消除实施过程中出现的问题。
5.6 文件的更改与回收作废5.6.1文件更改（1）当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。
（2）文件更改的起草、审核、批准有原文件起草、审核、批准部门/人员按文件管理程序进行，更改内容应由文件更改人填写“文件更改通知单”，并由文件审核人、批准人审批签字。
若指定其他部门或人员审查、批准时须获得相关背景资料，否则不得擅自更改。
（3）文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改；单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化或管理体系执行的标准发生变化时应进行换版。
（4）文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。
（5）公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。
5.6.2 文件的作废与销毁（1）各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废文件应加盖红色“作废”印章，隔离存放。
（2）各部门存档中的文件已经被更改且有新版文件发布时，应新发布文件存档，并将原文件加盖红色“作废”印章和蓝色“参考”印章，存于原档案中。
（3）失效文件盒记录保存期满后，有文件归口部门鉴定文件是否已无保存价值，填写“文件/记录销毁审批记录表”，经综合部门审核，公司总经理或分管主管批准后，由文件保管部门销毁。
各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。
（4）文件销毁方式视文件的密级及所载内容，可采用如：烧毁、碎纸机碎掉、变卖等方式，文件销毁是必须有人监督，并在“文件销毁审批记录表”上做好销毁确认的记录。
5.7 外来文件管理5.7.1 外来文件接收与归口（1）国家法律、法规；国家、行业、地方标准；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定；设备说明书、档案等外来文件，交由总经办统一管理。
（2）一般外来文件，如质量体系文件、更加法律、法规；国家、行业、地方标准；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件由接收部门负责接收，交总经办统一管理。
（3）外来技术文件，如供货图样等由接收部门归口管理。
《技术文件管理制度》《合同管理制度》《档案管理制度》7 记录表形式附件一：文件/记录控制清单附件二：文件评审表附件三：文件目录附件四：文件分发控制表附件五：文件发放登记表附件六：文件借阅表附件七：文件更改通知单附件八：文件/记录销毁审批表。