费用报销流程及管理制度

费用报销流程及管理制度
1.目的
为严格控制费用支出，加强费用管理，为规范本公司报销程序，提升报销流转速度和精确度，充分发挥会计核算及监督职能，提高管理效益，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度。

2.原则
2.1 费用报销需提前申请
2.2 费用按照标准及要求预算申请
2.3 到司拜访客户由相关负责人带队并统一安排相关食宿
3.适用部门
公司招商部员工
4.执行部门
人力资源部
5.监督部门
财务部总经办
6.借款管理制度
6.1借款审批流程
根据工作需要，公司员工因公出差或业务活动等可预先向公司借支借款（现金或支票），借支人应填写《借款单》，借支额度根据实际情况确定，并注明借款事由及行程，由部门经理审签后，财务总监及总经理签批。

6.2借款申请要求
6.2.1现金借款：员工因公办理业务需要借现金的，应填写《借款单》，详细注明借款的内容、金额；并依照审批流程签批后，方可交财务部记账存档。

员工每次借款原则上不得超过人民币1000元，员工须在工作完毕后的第一天将合法的报销单据整齐粘贴后，填写报销单，依照审批流程签批后再交财务部办理报销，结清借款。

6.2.1.1对借款未还清者，不得再借支款项，对超过一个月不归还的借款，从该员工下月工资中扣回。

6.2.2其他预付款项：如购买办公用品、维修费、加油费等，通过填写《借款单》，写明用途、金额，办理审批手续后，财务予以支付。

6.2.3借款流程：经办人预借现金时，填制《借款单》，按审批流程签批后交由费用核算会计编制记账凭证，由财务负责人复核、签章，出纳根据复核后的记账凭证，向经办人支付现金，同时经办人须在记账凭证上签字。

如需领用支票，经办人按审批流程签批后直接到出纳处领取支票。

现金借款流程：经办人→部门经理→总经理→费用核算员→财务经理→出纳；
7.差旅费报销
7.1因公出差审批权限
部门经理因公出差（包括拜访代理商、参加工作会议、学习、培训等），应事先填写《出差申请表》。

将凭审批后的《出差申请表》到财务部办理差旅费借款及差旅费报销手续。

7.2出差报销流程
7.2.1员工出差会司当天填写《费用报销单》交至上级领导签字，由总经理审批后方可报销
报销人—→部门经理—→财务经理—→总经理
7.2.2报销单后必须附有所报销所有项目的发票或者消费凭据，否则一律不予报销
7.3出差报销程序
报销人按规定要求自行粘贴票据并填制《费用报销单》，按规定流程审批后财务复核，财务根据复核后的记账凭证通过网银打卡方式向报销人支付报销款或收取归还的借款余款；出纳收取归还的借款余款须向报销人开具收据，借款单不予退回
8.招待费报销
此制度仅限于到司来访的代理商使用
8.1餐费：按照早餐10元，中餐、晚餐每人50元的标准进行报销，由各部门经理按费用预算严格控制，不得超支，并将餐厅结算清单附在报销单后，经手人、部门经理、总经理签字后送报财务审核
8.2住宿费：应注明招待住宿的具体人员、房间数、住宿天数（何时至何时）、房间标准，将酒店结算清单附在票据后面，经手人、部门经理、总经理签字后报送财务部审核
8.2.1住宿的酒店仅限于与公司合作的酒店进行报销，其他酒店一律不予报销，原则上每家企业只报销一晚住宿费
8.3部门聚餐：一律不予报销部门聚餐费用。

9.费用报销发票的要求
9.1每月可报销两次每月15日和当月最后一个工作日，逾期的下次再行报销。

所有费用发票均须在当年年度内报销完毕，如当年年末（12月份）有特殊情况未能报销的费用，书面提出情况说明，经部门经理及财务总监审批同意后，准予在次年初（1-2月份）报销，超期未报销者一律不予报销，后果自负。

9.2所有报销的发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定，发票必须是具有税务局监制章的正式发票，收据必须是财政厅监制的合法收据。

除交通票据外，所有票据必须如实注明票据开支的日期、用途、金额，并加盖开具发票单位的发票专用章或财务专用章，且必须开具我公司名头，凡未开名头、开错名头或开具个人名头的（机票、交通费、通讯费票据除外）或未加盖专用章的票据，以及涂改、大小写不符、不合法的票据，一律不予报销，具体内容如下：
9.2.1差旅费：含交通费（机票、火车票、汽车票），住宿费，机票注明的乘机人必须是公司员工本人，住宿费发票必须是公司名头，长途汽车票必须在票面相应处填写出发时间、地点及到达时间、地点。

9.2.2办公用品系列：如文具、纸张、公文包等，要求列示明细，其中日期、单位名称、品名、数量、单价、金额等填全。

9.2.3办公费用：如邮寄费、复印费、印刷费等，实报实销；邮寄费由办公室统一邮寄、统一报销，相关负责人须将邮寄的附件按部门汇总，经各部门经理签字确认后报送财务部报销。

9.2.4招待费：含住宿费、餐费，住宿费发票必须是公司名头
10.费用报销填写规定
费用报销部门应严格按下列要求填写并贴好，不符合标准，或填报单据不符、金额不符，一律退回经办人。

10.1报销人应按《费用报销单》上的内容要求填写内容：费用一般是指员工在工作中所产生的办公费、住宿费、餐费等，须在报销单上注明所办事由、用途，各项费用分类汇总填写，及票据的总张数和总金额，招待费须附流向说明；
10.2粘贴注意事项：将所有票据分类粘贴，单据的折叠应整齐而美观。

原则上只报销发票，无发票，需事先向财务说明情况，并以其他票据充抵，但需要附流向单注明情况。

10.3每一报销事项必须分开填写。

10.4报销凭证必须准确而完整地填写费用报销单所列示的相关栏次。

经办人如有借款，应对笔冲账，多退少补，即须在费用报销单上注明原借款日期及金额、公司应补付的具体金额或应补交公司的具体金额。

10.3报销单据必须填写大小写金额，且大小写金额必须一致。

10.4付款方式必须正确填写，如现金、支票、转账。

如付款方式是支票或转账，必须注明收款单位全称，且与发票或收据上的单位名称一致；转账方式还需注明收款银行及其账户。

10.5报销凭证必须有报销人的签字。

如报销人与原借款人不为同一人，应在姓名栏填写原借款人，在经办人栏加注“代”或“代办”等字样。

本制度由公司财务部负责解释。

财务部
2017年6月21日
鞠躬尽瘁，死而后已。

——诸葛亮。