工程项目管理信息系统设计

工程项目管理信息系统设计
【摘要】本文从工程项目的具体情况入手，分析了工程项目管理信息系统的设计步骤。

【关键词】项目管理信息系统设计
一、工程项目特殊性分析
每个工程项目除了具有一般工程项目的特点外，还具有其本身的特征。

项目要完成的工作都是以前没有做过的，所以是独特的。

即使一项产品或者服务属于某一大类，它仍然可以被认为是独特的。

例如，我们修建了成千上万的写字楼，但是每一栋写字楼都隶属于不同的业主，做了不同的设计，处于不同的地理位置，由不同的承包商承建等。

这些因素都构成了工程项目的特殊性，工程项目的特殊性构成了工程项目管理的边界，构成了一个特殊的工程项目系统。

其中，工程项目所处的环境的界定是十分重要的；所谓环境，是指对项目工程实施有关联和影响的所有内部和外部因素的汇总；工程项目的目标系统是工程项目所要达到的最终状态的描述系统；工程项目的对象系统是项目的可交付成果，是由许多分部、许多功能面组合起来的综合体，有自身的系统结构形式；工程项目的行为系统是由实现项目目标，完成工程建设任务所有必需的工程活动构成的，例如各种设计工作、施工工作、供应工作、管理工作等；项目组织是由项目的行为主体构成的系统；项目管理系统是由项目管理的组织、方法、措施、信息和工作过程形成的系统。

二、工程项目结构分解
所谓工程项目，是由许多相互关联、相互影响、需要协调统一、相互制约或依赖的行为活动构成的一个具体或抽象的系统。

它具有系统的层次性、集合性、相关性、整体性特点。

按系统工作流程，在具体的每一项工作实施之前，比如设计、施工实施之前，对所要进行的工作按照一定的分解原则进行分解，比如按照时间发生先后，或者按照逻辑关系，把项目工程范围内的全部工作分解成便于实施与管理的独立单元。

通过对项目部结构进行分解，以了解项目工程的全部工作要求，比如实施这个项目的费用、总工期及进度和质量要求等，以及这些指标之间的平衡，并为完成这些指标责任合理配置资源，包括组织和人员以及其他资源，并按照项目要求建立责任到人的责任体系，更好的发挥参与项目的人员的积极性和主观能动性，同时便于实现项目工程的目标。

在国外人们将这项工作的结果称为工作分解结构，即WBS(Work Breakdown Structure)[4]。

项目分解结构既定义了项目的全部工作范围，又描述了项目的系统结构。

通常列入项目分解结构中的工作即属于本项目的工作范围，反之则不属于本项目的
工作范围。

项目结构分解是项目管理与实施工作当中众多工作的基础工作，又是项目部管理工作中最具实用性质的工具。

实践证明，凡是项目管理水平较高或项目工程目标顺利实现的工程项目，项目系统结构分解的一般比较科学，或者能够很好的利用项目结构分解的结果。

项目结构分解是项目管理的基础工作，又是项目管理最得力的工具。

如果一个项目目的的实现，是靠分步、分层次、分阶段完成目标，来实现最终的总体目标。

项目的设计、计划和控制不能以笼统的认识或模糊的范围为对象，而必须考虑整个项目的各个组成部分，并分解为一定的单元，考虑各个单元之间的相互关系，考虑具体的工程活动。

如果不对项目进行系统结构分解，可能对项目的每一步详细工作考虑不全，这样造成的影响是多方面的。

比如在项目的实施阶段，人员、材料、机械、协调及技术等影响因素众多，相互是一个统一的集团体。

计划考虑不周，就会出现这些因素不协调的现象，进而影响项目的目标实现。

如果是设计考虑的不周全，等到施工阶段时开始调整，势必发生变更，施工单位的施工计划就要根据设计的进展随时调整，这样为能否按期完成目标增加了诸多困难，对成本控制也会造成影响。

对项目实施一方影响较大时，可能会出现索赔，导致整个项目出现大的偏差。

所以在项目的总目标和总体任务确定以后，必须组织相应的部门和有经验的人员进行详细、周密、细致的项目结构分解，以便让所有参与项目管理的人员对整个项目有个全面的认识。

在国外它又被称为“计划前的计划”或“设计前的设计”。

项目越大，越复杂，这个工作越重要，关系到一个项目的成败和成本支出的大小。

工程项目结构分解是项目管理的基础工作，结构分解文件是项目管理的中心文件，是对项目进行观察、设计、计划、目标和责任分解、成本核算、质量控制、信息管理，组织管理的对象。

所以在国外被称为“项目管理最得力的有用的工具和方法”[1]。

工程项目结构分解的基本作用有：
（1）保证项目结构的完整性、系统性和协调性。

分解结果包含被管理的项目范围和组成部分，它应包括项目目标实现前应包含的全部工作，必须详细和具体，不能有遗漏。

这样才可能保证项目的设计、计划、控制的全面性。

（2）通过结构分解，使项目的实现过程透明，使项目实施过程中的工作具体、明晰，使人们对项目一目了然，使项目的概况和组成明确、清晰。

这使项目管理者，甚至不懂项目管理的业主、投资者也能把握整个项目的全部，方便地观察、了解和控制整个项目过程，同时可以分析可能存在的影响项目目标的风险。

（3）根据分解的结果，对工程项目的进度、成本和费用进行估计，分析工期计划的实现可能性，并据此进行资源配置。

（4）用于建立项目质量、进度、费用目标责任保证体系。

有了这些详细而具体的责任体系和组织结构，对项目目标实现将是极大的保障。

所以项目分解结构图对项目组织形式有规定性。

工作分解结构可以满足各级别的项目参与者的需要。

工作分解结构可与项目组织结构有机地结合在一起，有助于项目经理根据各个项目单元的技术要求，赋予项目各部门和各职员相应的职责。

（5）将项目质量、工期、费用(投资)目标分解到项目实施过程中的每一步、每一层、每一阶段，这样可以分步、分层、分阶段进行详细的设计，确定具体的可行性强的实施方案，作各种计划和风险预测和分析，进行实施控制，对完成状况进行评价。

编制项目进度计划的主要依据之一是项目结构分解，在编制进度计划时，根据各活动间的逻辑关系，构成网络，再确定完成工作所需的持续时间、项目的开工日期，就可以确定整个项目的进度计划。

（6）作为项目报告系统的对象，是进行各部门、各专业协调的手段。

项目分解结构和编码在项目中充当一个共同的信息交换语言。

项目中的大量信息，如资源使用、进度报告、成本开支帐单、质量过程、变更、会谈纪要，都以项目单元为对象收集、分类和沟通的。

三、用户需求分析
需求分析的过程可分为问题识别、分析与综合、编制需求分析文档、需求评审等四个阶段，具体包括以下几个方面：软件使用对象的确定；了解每个用户的具体需求；了解用户要完成的任务和目标等。

四、流程分析
项目管理需要组建的各个管理部门以及各部门的职能在项目实施过程中形成一定的关系，相互依赖，相互配合，相互影响，协调统一，才利于项目目标的实现。

他们之间有工作过程的联系、配合，也有信息沟通，联系沟通的过程构成了完整的项目管理过程。

项目结构分解人员根据管理需要可以从许多角度描述项目管理工作流程，例如可以以系统、子系统的关系，来定义管理工作流程，比如一个项目管理系统可以有项目计划子系统、项目实施控制子系统等。

或从另外一个角度考虑，根据不同的管理需要来进行分解，比如将项目管理系统分解为进度管理子系统、成本(投资)管理子系统、质量管理子系统、合同管理子系统等。

管理系统设计的一个重要组成部分之一是管理流程设计，做好管理流程设
计，才能很好的完成信息系统设计。

工程项目管理中最重要的三个过程是计划过程、实施控制过程和结束工作过程，这三个过程设计的优劣对项目目标的实现影响巨大。

五、系统设计
完成以上工作后，最后的步骤是用计算机语言将上述工作内容和流程表达出来。

同时需要结合工程项目的管理模式，尽可能使操作简单化。

其中关于分系统的划分，并不拘留于和原各部门相对应，主要从功能和数据的内聚性考虑。

另外考虑到各部门对系统的接收性，这些分系统的命名仍主要结合人们习惯的部门名称,尽管如此，分/子系统的划分还是充分依据功能和数据的内聚性。

每个分系统进一步细化为若干子系统（子系统的划分体现了面向企业业务流程，跨职能部门分析的思想，保证了子系统较强的对公司职能部门划分的独立性），可能也有的分系统没有划分出子系统，主要是因为该系统所针对的职能部门功能专一，子系统再往下细化即为功能模块和程序模块。