《公司档案管理明细表》.pdf

档案类别类别代码文号归档内容提交部门提交方式归档时间保管部门保管期限备注A1ZYXZ-A1-年度、顺序号公司高层对外活动的照片行政部原件季度长期A2ZYXZ-A2-年度、顺序号公司高层对外活动的光盘行政部原件即时长期荣誉类--公司或公司高层名义获得的荣誉行政部实物即时长期公司大事记行政部原件年度永久公司外报刊有关公司的报道行政部原件即时永久信访材料行政部原件即时长期或短期参加社会大型会议或活动的文件行政部原件年度长期或短期公司历史、简报、公司刊物行政部不定半年度短期公司捐赠项目及相关文件行政部原件季度永久大型工作会议、座谈会、庆祝会文件材料行政部原件年度长期企业文化建设项目及活动成套材料行政部原件即时长期公司向上级的重要请示及批复行政部原件年度永久公司向董事长、总经理的请示及批复行政部原件年度长期公司领导请示及批复D ZYXZ-D-年度、顺序号个人或部门向公司的重要请示及批复行政部原件年度永久公司行文E ZYXZ-E-年度、顺序号公司的各类正式发文行政部原件月度长期对外发文F ZYXZ-F-年度、顺序号公司向外单位的发文行政部原件年度长期联系函G ZYXZ-G-年度、顺序号公司涉内、外业务函件行政部原件年度长期档案借阅H ZYXZ-H-年度、顺序号资料查阅、借阅等审批行政部原件年度永久协议I ZYXZ-I-年度、顺序号对外签署的业务合作协议行政部原件即时长期其他J ZYXZ-J-年度、顺序号零散文件行政部原件年度长期印章管理（一）K1ZYXZ-K1-年度、顺序号启用印章的文件及印摸行政部原件年度永久印章管理（二）K2ZYXZ-K2-年度、顺序号印章使用入册、盖章申请表行政部原件年度短期宿舍管理（一）L1ZYXZ-L1-年度、顺序号宿舍物品登记表等行政部原件年度短期宿舍管理（二）L2ZYXZ-L2-年度、顺序号房屋租赁合同等行政部原件年度短期车辆管理M ZYXZ-M-年度、顺序号与车辆相关文件等行政部原件年度短期资材管理N ZYXZ-N-年度、顺序号固定资材统计、购置单等行政部原件年度短期食堂管理O ZYXZ-O-年度、顺序号食堂订餐统计、票据等行政部原件年度短期会议纪要-原文号公司及各部门的会议纪要（含月会议、周会议）行政部原件年度长期或短期声像类公司重大事项类B ZYXZ-B-年度、顺序号集团领导请示及批复c ZYXZ-C-年度、顺序号档案类别类别代码文号归档内容提交部门提交方式归档时间保管部门保管期限备注内部通启-原文号公司下达的重要通知行政部原件月度长期或短期集团行文-集团文号上级有关行政管理的来文及行政政策规定行政部原件年度长期A类勘察设计监理-集团文号勘探、设计、监理、施工合同行政部原件即时永久B类工程施工合同-集团文号工程施工合同行政部原件即时长期C类材料设备合同-集团文号工程材料采购合同行政部原件即时长期D类广告制作合同-集团文号广告制作、发布、刊物印刷合同行政部原件即时长期或短期E类固定资产合同-集团文号办公室固定资产采购、员工宿舍、车辆维修等后勤合同行政部原件即时长期或短期F类工地市政合同-集团文号土地受让、配套（水、电、电信、电视、宽带等）开发合同行政部原件即时永久、长期或短期投资项目合同行政部原件即时永久或长期人事服务合同行政部原件即时长期或短期商标使用许可合同行政部原件即时长期其他合同行政部原件即时长期或短期不动产档案（含房产证、土地证、房产买卖合同等）行政部原件即时永久存银行保险柜A ZYRS-A-年度、顺序号人员档案资料人事部原件即时长期B ZYRS-B-年度、顺序号劳动合同人事部原件即时长期C ZYRS-C-年度、顺序号人事变动表人事部原件即时长期D ZYRS-D-年度、顺序号保险福利人事部原件即时长期E ZYRS-E-年度、顺序号住房公积金人事部原件即时长期F ZYRS-F-年度、顺序号劳动用工业务办理相关资料人事部原件即时长期G ZYRS-G-年度、顺序号员工假单人事部原件即时在职期限H ZYRS-H-年度、顺序号考勤记录人事部原件即时在职期限I ZYRS-I-年度、顺序号绩效考核资料人事部原件即时在职期限J ZYRS-J-年度、顺序号培训资料人事部原件即时在职期限K ZYRS-K-年度、顺序号薪酬档案人事部原件即时在职期限L ZYRS-L-年度、顺序号应聘简历人事部原件即时在职期限商管部业务表格A WYSH-A-年度、顺序号各种常用电子表格商管部原件年度长期商管部H区数据库（一）B1WYSH-B1-年度、顺序号商户各品牌logo、商户各品牌相片商管部原件月度长期-集团文号人力资源类档案室及相关业G类其他合同档案类别档案类别代码文号归档内容提交部门提交方式归档时间保管部门保管期限备注公司档案管理明细表商管部H 区数据库（二）B2WYSH-B2-年度、顺序号商户各品牌促销信息商管部原件月度长期商管部H 区数据库（三）B3WYSH-C1-年度、顺序号商户联系方式商管部原件月度长期商管部H 区数据库（四）B4WYSH-B3-年度、顺序号商户保证金明细商管部原件月度长期商管部H 区数据库（五）B5WYSH-B5-年度、顺序号经营区台帐商管部原件月度长期商管部H 区数据库（六）B6WYSH-B6-年度、顺序号招商商户信息商管部原件月度长期商管部合同类C WYSH-C-年度、顺序号租赁合同商管部原件月度长期法律及信函D WYSH-D-年度、顺序号法律文件通告及信函商管部原件月度长期H 区请示报告（一）E WYSH-E-年度、顺序号集团请示报告申请审批商管部原件月度长期H 区请示报告（二）F WYSH-F-年度、顺序号公司请示报告申请审批商管部原件月度长期商管部递交综合部资料（一）G1WYSH-G1-年度、顺序号培训资料商管部原件月度长期商管部递交综合部资料（二）G2WYSH-G2-年度、顺序号工作总结文档商管部原件月度长期商管部递交综合部资料（三）G3WYSH-G3-年度、顺序号集团重要通知及文件商管部原件月度长期销售招商与管理H ZYSH-H-年度、顺序号代理商公司明细、B 座招商信息、B 座行业规划营销部原件月度长期销售数据I ZYSH-I-年度、顺序号客服数据、工程数据营销部原件月度长期销售文件类J ZYYX-J-年度、顺序号物资采购营销部原件月度长期消防各项规章制度A WYXF-A-年度、顺序号各部门防火制度，消防预案、消防培训方案、消防部原件月度长期隐患整改通知书B WYXF-B-年度、顺序号潍坊消防管理规定的、违章装修、违章动火消防部原件月度长期消防监控值班记录C WYXF-C-年度、顺序号每日值班记录消防部原件月度长期消防设备设施检查记录D WYXF-D-年度、顺序号每月检查记录消防部原件月度长期消防部门下发的文件E WYXF-E-年度、顺序号消防文件消防部原件月度长期火灾报警记录表F WYXF-F-年度、顺序号每日消防报警记录消防部原件月度长期消防装修动火审批表G WYXF-G-年度、顺序号动火许可证消防部原件月度长期消防个人档案H WYXF-H-年度、顺序号消防监控人员消防部原件月度长期案件记录表IWYXF-I-年度、顺序号案件记录消防部原件月度长期关业务部门档案类别档案类别代码文号归档内容提交部门提交方式归档时间保管部门保管期限备注公司档案管理明细表消防巡场记录J WYXF-J-年度、顺序号每日巡场记录消防部原件月度长期质保金返还A WYWX-A-年度、顺序号质保金返还审批表维修部原件月度长期应急预案B WYWX-B-年度、顺序号各类预案维修部原件月度长期能源记录C WYWX-C-年度、顺序号水、电、采暖记录维修部原件月度长期培训计划D WYWX-D-年度、顺序号培训计划表维修部原件月度长期设备档案E WYWX-E-年度、顺序号各类设施设备档案维修部原件月度长期装修审批F WYWX-F-年度、顺序号商户装修审批维修部原件月度长期用款申请G WYWX-G-年度、顺序号物品采购、政府收费等用款申请维修部原件月度长期重大事故报告H WYWX-H-年度、顺序号水、电、设备险情等事故报告文件维修部原件月度长期图纸汇总I WYWX-I-年度、顺序号经营面积图、设备设施图维修部原件月度长期物品购置领用表J WYWX-J-年度、顺序号物品购置、出、入库单据维修部原件月度长期工作联系函K WYWX-K-年度、顺序号涉内、外业务函件维修部原件月度长期节能降耗计划L WYWX-L-年度、顺序号节能降耗计划维修部原件月度长期有偿服务登记表M WYWX-M-年度、顺序号有偿服务登记表维修部原件月度长期外委维修合同N WYWX-N-年度、顺序号外委维修合同维修部原件月度长期商户投诉处理O WYWX-O-年度、顺序号商户投诉处理意见、处理结果维修部原件月度长期维修部维修流程P WYWX-P-年度、顺序号作业标准、维修流程维修部原件月度长期维修部管理规定Q WYWX-Q-年度、顺序号值班工作职责维修部原件月度整改记录R WYWX-R-年度、顺序号值班工作职责维修部原件月度长期备注：公司档案文号编排格式：1、（公司）简称+（业务部门）简称-档案类别代码-年度+顺序号，字母和数字含义依次是：1、公司简称：置业公司ZY,物业公司WY；2、业务部门简称：行政部XZ，人事部RS,商管部SH（“H”以行业类别替换，行业类别分为陶瓷区“T”、地板区“D”、木门区“M”、橱柜区“C”、建材“J”）、消防部XF，安保部AB，维修部WX、营销部YX；3、档案类别代码：按A、B、C、D等字母顺序编排；4、年度：建档、存档年份；5、顺序号：001、002等三位数字顺序编排。

例如：2011年1月1日置业公司创业、就业推进会活动照片，档案文号为ZYXZ-A1-2011001。