试论档案馆馆藏的丰富与优化

试论档案馆馆藏的丰富与优化赵彦昌辽宁大学历史文化学院丰富馆藏是档案管理学研究的重要课题之一，建国以来，对于丰富馆藏的意义、原则、标准、方法等的理论研究以及实践都取得了相当的成就，我们不再进行过多的论述，在此，我们仅就档案馆馆藏的丰富与优化展开讨论。

我们知道，档案馆丰富馆藏的目的就是为了更好的向社会提供利用服务，我们要建立起馆藏丰富、结构合理、富有特色的馆藏信息资源，只有这样，档案部门才能够更好的为构建和谐社会作出巨大的贡献。

一、丰富馆藏的表现方式1．表现为内容上，要加大征集的力度，除按照规定接收机关档案外，还要对失落在社会上或个人手中的一些档案进行征集，比如一些老领导的档案，一些名人档案（目前为名人建档的呼声越来越高）乃至家庭档案，都在征集之列；再就是征集历史档案，这一点大城市的古玩市场层出不穷，但是这方面的征购也涉及两方面的问题：一个资金问题；二是鉴定问题，这些历史档案中也有一部份是文物贩子进行造假所产生的。

再就是要扩大宣传捐赠的力度。

档案捐赠的含义有二：档案馆接收捐赠；社会公众（包括个人、家族、私人企业或团体等）向档案馆捐赠档案。

通过接受捐赠，档案馆可以获得有关个人、家族乃至私人企业、团体等在其自身的社会活动中形成的各种记录，包括信件、日记、未出版的各种手稿、家谱、照片，录像材料等。

这些材料，构成了非组织化社会的历史记忆。

这些“民间”记忆，虽然没有官方记忆那样规范、那样系统，但却往往能够透过个体生命的感情去回忆、去重观历史的侧面，把握时代变迁的很多细节，可以说是另一种更人性化的有血有肉的记忆。

而这些材料，也正是我们综合档案馆的馆藏体系中所一直缺乏的。

而社会公众向档案馆捐赠档案，则可以使原先个人保存的档案得到更为妥善的保护和管理，并使之得到更为广泛的利用，从而使个人、家族等的档案成为社会记忆的一部分而得以永久流传。

2．表现在载体类型上，不但要接收纸质档案，对于新型档案也要接收。

所谓新型档案是一个综合概念，指的是至传统的纸质载体以外的各种制成材料的档案，包括照片档案、影片档案、录音磁带档案、缩微胶片档案、计算机磁带、磁盘和光盘档案等等。

新型档案是现当代科学技术应用于档案领域的产物，目前体现得最为明显的就是电子文件，现在我们所谈论的虚拟档案和虚拟档案馆是更高层次的新型档案，在此基础上我们能够真正的实现无纸化办公。

新型档案与传统纸质档案的主要区别表现在制作材料的新型化。

新型档案的制作材料主要是化学合成材料和磁性材料，主要包括胶片、胶卷、胶带、磁带、磁盘、光盘等等。

二、丰富、优化档案馆藏的途径档案馆馆藏档案的丰富与优化，不但是在数量上的丰富，更体现在质量上的优化。

一方面要加大收集力度，丰富馆藏；另一方面也要在接收时把好关，不能盲目追求质量，西方发达国家进馆率只有2%-15%，而我们中国则高达40%-50%，甚至更高，这很容易道成空间浪费，形成馆藏危机，不利于我们档案事业的发展。

另一方面也要实际做好鉴定工作，把无用的档案及时进行鉴定并销毁。

1．运用法律、行政等手段合法接收、征集档案接收、征集档案是档案馆工作中难度最大的一项工作，必须运用法律、行政等手段来确保这项工作的顺利进行。

要加强《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》的宣传教育，以引起社会对这项工作的重视和支持，对以拒不归档和拒绝向档案馆移交档案的，要依据法律，并辅之以政治、经济等手段进行有效治理。

同时也要运用行政手段，靠党委、政府以及有关行政管理部门发布相关规定。

2．处理好质量与数量的关系馆藏数量是档案馆馆藏丰富与否的重要标志，但这并不是绝对的，不能盲目的扩大馆藏的数量。

长期以来，人们对丰富馆藏偏重于增加数量，把数量多寡作为衡量档案馆地位、水平的主要标准，从近年来馆藏建设的实践中，我们逐渐认识到，馆藏在已有大幅度增场合达到一定的数量规模后，应着眼于强化、优化馆藏质量。

正确处理好馆藏数量与质量的关系，使馆藏建设从片面追求数量转变为两者兼顾。

3．扩大档案的接收范围档案馆的生命力决定于它的馆藏，而一个档案馆的馆藏又决定于接收档案的范围。

丰富馆藏必须在档案的接受范围上有所突破有所创新，因为档案馆接受范围不可能是一成不变的，随着社会发展和科技进步，新的社会部门，新的档案门类、新型的档案载体都在不断产生，所以要打破过去那种只接收党政机关档案的框子；第二，要打破只接收文书档案的框子；第三要打破只接收纸质档案的框子。

在此基础上要征集特色档案，尤其是地方特色的档案。

早在2002年辽宁省档案馆就已经向老领导征集档案，取得了丰硕的成果。

4．强化指导监督，保证进馆质量机关档案是馆藏的主要来源和不断补充的基础，馆藏的不断丰富，档案质量的提高，首先取决于机关档案工作。

所以档案业务部门要加强档案工作的指导、监督、检查，使各机关形成的具有保存价值的各种门类、各种载体的文件都能齐全完整的立卷归档。

档案部门在接收档案进馆时也要进行鉴定。

5．要重视馆外调查档案馆要服务于社会，就必须要了解社会需求，从生活中发现热点问题，掌握馆藏档案对今后社会需求的时效性。

通过调查、分析和预测，使档案馆的提供利用工作做到有的放矢。

档案馆要在调查的基础上，对各种档案进行有选择性的收藏，尤其是要注意新领域的建档以及保存档案的情况，在认真调查、周密分析、反复论证的基础上，准确的选择档案，科学地确定收集单位，并编制出被收集单位的名册，从而保质保量的收藏档案。

6．要追踪重大活动要改变档案馆馆藏门类单一的不合理现象，档案部门也要介入重大活动，跟踪收集，近期体现得最明显的就是世博会，这一点沈阳市档案馆做得非常好，不但收集了很多相关档案，而且及时举办展览，成为我们的榜样和标兵，2007年3月4日，沈阳遭受了一场百年不遇的特大暴风雪袭击。

这场特大暴风雪，来势之猛，强度之大，持续时间之长，为沈阳百年气象史的最高记录。

在中共沈阳市委、市政府的领导下，在全市人民和部队官兵共同努力下，在最短的时间内恢复了城市正常功能和生产生活秩序，夺取了抗击暴风雪的全面胜利。

为了珍藏在这次暴风雪中所形成各种档案资料，为后代留下一些宝贵的档案资料，沈阳市档案馆决定建立“抗击特大暴风雪”专题档案，并且面向全市征集有关“抗击特大暴风雪”的档案资料，为此专门发布了《关于在全市开展征集“抗击特大暴风雪”专题档案资料的通告》，沈阳市档案馆将根据捐赠档案资料的珍贵程度，向捐赠者颁发档案资料征集凭证或者捐赠档案资料证书。

当然这样会增加我们档案馆工作的难度和工作量，而且对人员的素质要求也很高。

但是我们也可以通过其它渠道获得第一手资料，比如：及时与各新闻媒体联系，及时上门收集重大事件的新闻照片和有关资料。

只要我们做个有心人，抱着对历史负责的态度，就能够获得有用的档案资料，就可以更好的为社会提供服务，满足利用者的需求。

三、丰富馆藏与优化馆藏的关系馆藏是档案馆收藏档案和相关文献的总和。

馆藏代表着档案馆信息资源的总体实力和服务潜能,馆藏建设既是档案馆业务建设的起点,也是整个档案馆管理过程的归宿。

馆藏建设包含着丰富与优化馆藏。

馆藏档案的数量反映了馆藏档案的增长速度和馆藏规模，使馆藏优化的前提和基础；馆藏档案的质量反映了档案的齐全完整和系统化整理程度，是不断丰富内容、增加馆藏数量的基础。

实践证明，馆藏档案数量的增加，离不开质量的提高，离开质量的数量的增加，无论其馆藏数量多庞大，都不能算是真正的馆藏丰富。

各级各类档案馆都要把丰富馆藏作为一项重要工作来抓。

因为馆藏丰富与否,是做好档案工作的基础。

馆藏丰富的标志首先有一定的数量的要求,即要源源不断地把那些已经到期或应该接收的档案接收进馆，进馆靠以下几个渠道:接收到期的各机关、团体、企事业单位和其他组织的有价值的档案资料；接收已撤销但没有代管单位的档案资料；征集或购买散存在社会上的档案资料；收购或征购因保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或应保密的档案；接收前来寄存的档案资料,等等。

在这些渠道中,接收到期档案是主渠道,但是,其他渠道也要注意同时抓好。

如何保持渠道的畅通,一是按照《档案法》及其他有关法规,认真依法办事,有计划按时按量按质完成移交单位的档案进馆工作；二是各级档案行政管理部门和档案馆要做好接收前的业务指导和质量检查工作；三是档案馆要具备接收的库房、设备和接收、征集、征购资金的条件,以保证接收!征集任务的完成;四是档案部门要与移交单位和被征集、征购者协调好关系,并注意做好宣传、发动和组织工作。

丰富馆藏同时必须把优化馆藏放在重要的位置。

馆藏优化主要是指门类齐全、结构合理、整理系统利用价值达等方面。

这里的门类齐全，是指进馆的档案既有传统的文书档案，还应有反映经济建设等现实活动的科技档案和专门档案；既有纸质档案，又有新型载体档案。

结构合理，主要是指馆藏档案既有党政机关、群众团体形成的档案；又有具有代表性的企事业单位形成的档案；既有一级单位形成的档案，也应具有具有代表性的二、三级单位的特色档案。

优化馆藏工作既要不断扩大馆藏数量,而且要特别注意严把进馆质量关,以达到馆藏的数量与质量的统一。

馆藏档案的质量主要表现以下的几个方面的要求: 1．接收进馆的档案要符合规范标准。

现行机关单位的档案的接收,首先要符合年限的规定。

一般来说,不能提前和拖后，提前既不利于机关单位对档案的利用,也不利于档案馆工作的开展；拖后接收不仅增加机关档案室的负担,也不利于档案馆丰富馆藏或利用档案；其次要符合保存价值的要求，要把那些需要永久(或长期)保存的档案接收进馆，价值的混乱,将会给档案馆将来的鉴定工作带来麻烦,也会增加档案馆管理的压力；第三要注意进馆档案的案卷质量,接收时一定要符合档案进馆标准,进馆档案要齐全、完整、系统、有序,有目可查。

2．馆藏的质量还要求门类齐全,载体多样。

国家综合档案馆的门类一定要齐全,各种门类和各种载体的档案凡是有价值的都要接收进馆。

我们特别要注意接收那些特殊载体的档案,如录音带、录像带和照片档案、实物档案、电子档案等。

今后接收档案不仅需要接收文书档案,还要接收单位形成的科技档案、基建档案、声像档案,这不仅对丰富馆藏有好处,而且对优化馆藏大有裨益。

3．不断树立馆藏的珍品意识。

每个档案馆都要有本馆的珍藏,珍藏是反映本馆最有价值的部分,它或是年代久远,或是内容重要,或是载体特殊,总之是重要、稀有、珍贵、特殊,是镇馆之宝。

这些档案有单位或个人移交来的,大部分是通过征集、收购来的,要特别加强这方面的工作。

对本馆的珍品要有专门目录,要格外注意保护好、管理好。

许多珍品也可能就保存在案卷中,也可能过去并没有意识其珍贵性,没有很好保护好,应该引起我们的注意。