人事部如何做好员工的沟通工作
人事部如何做好员工的沟通工作
一、沟通的时机选择
1、员工工作职责、内容发生变化。这种情况下，需要向员工解释变化的原因，具体哪些内容发生了变化，征求员工对这种变化的看法，并对工作职责进行重新确认。
2、员工工作中出现重大问题或某个具体工作目标未完成，受到实体责任人的批评，这种情况下，我们肯定要与员工沟通，但要注意沟通时的语气，要本着帮助其发现原因或认识到错误本质的目标，不要一味的指责和批评，要注意了解出现问题的原因到底是什么，同时要向员工表明沟通的目标是解决问题和帮助其在工作上有所提高，而不是为在次追究责任，希望其能坦陈分析原因。
3、员工表现出现明显变化，如表现异常优异或非常差。对表现优异的，要对表现突出的方面及时提出表扬，并可适当了解和分析其出现变化的原因，以加强和延续其良好势头。对表现非常差的，要向其指明表现不佳的现象，询问其遇到什么问题，帮助其找出原因和制订改进措施，并在日常工作中不断给予指导和帮助。
4、员工工资、福利或其他利益发生重大变化。要说明变化的原因，不管是增加还是减少，都要解释公司这么做的依据。尤其是减少时，更要阐述清楚公司对调整的慎重态度，并表明什么时间会再次做出调整，调整的依据是什么。
5、员工提出合理化建议或看法。（建义公司设立合理化建议奖，这体现了公司对员工提出合理化建议的重视和希望），估计今后合理化建议会逐渐增加，这要求实体各级领导要按公司要求，对员工提出合理化建议要重视和鼓励，而实体的沟通与人事部的沟通就是体现鼓励和重视的重要手段。如建议被采纳，应及时告诉员工并进行奖励，并明确指出建议对公司发展的帮助，对员工提出这么好的建议表示感谢。如未采纳，也应告知未采纳的原因，表明公司和实体领导们本人对其建议的重视，肯定其对公司工作的关心和支持，希望其继续提出合理化建议。
6、员工之间出现矛盾或冲突时。要了解和分析出现矛盾的原因，进行调解，主要从双方的出发点、对方的优点、对工作的影响、矛盾的无足轻重等与双方分别进行沟通。涉及其他部门0>人员时，可以请其他部门负责人帮助一起做工作。
7、员工对自己有误会时。首先要检点自己，看自身工作有无不妥或错误，如有则列出改进方案或措施，并向员工道歉并说明自己改进的决心和措施，希望其能谅解。如因员工理解有误，需主动向员工解释理解有误的地方，帮助其重新认识，切忌指责员工或采取不理不睬的态度。
9、新员工到岗、员工离开公司时。新员工到岗，直接主管和人事部人员要与其确定工作职责和工作内容，明确工作要求和个人对他的殷切希望。通过沟通，对个人情况进行了解，帮助其制订学习和培训计划，使其尽快融入团队。员工辞职时，人事部必须进行充分沟通，对其为公司所做贡献表示感谢，了解辞职的原因和对公司的看法，便于今后更好的改进工作。对辞退的员工也要充分肯定其对公司的贡献，解释辞退的理由，并表明自己本人的态度，提供个人的建议，询问其对公司的看法。
10、员工生病或家庭发生重大变故时。作为人事部人员，应关心员工的生活，了解和体谅其生活中的困难，并提供力所能及的帮助，培养相互之间的感情，而不是单纯的工作上的关系。
二、沟通的原则
1、要认识到员工的很多优点并进行表扬，哪怕是一个很细小的举动，也要加以表扬，要记住表扬永远比批评的激励效果更好。
2、沟通应是双向的。沟通不是一个人讲一个人听，你既要讲，更要听对方讲，这样沟通才能取得实际的效果。
3、要注意积极倾听对方。光听是不够的，你还要积极的去倾听，去听清、听懂进而理解对方的意思，才能为良好的沟通打下基础。
4、维护对方的尊严。沟通过程中，双方的地位是平等的，人事专员要充分尊重员工，无论是讲话的语气、语调、行为等都要体现出对员工的尊重，才能获得良好的沟通效果。
5、沟通方式是灵活多变的。沟通的形式是不固定的，没有哪一种形式是最好的，只有相对比较适合的，这就需要人事专员根据不同员工的特点、沟通内容的不同而不断调整。
6、要真正的理解对方。每个人因自身定位、经历、环境的不同，对事情的看法不可能完全一致，我们不要光从自身出发去考虑问题，要多从员工的角度出发考虑问题，多理解对方，得出的结论就可能更符合实际。在沟通过程中，要对员工讲话的出发点、动机等研究，要进行换位思考，才能充分的理解，沟通才会进行的更加顺利。
7、有隔阂时要主动改善关系。在管理者与被管理者之间存在一些隔阂或误会是很正常的，这就更需要通过沟通来消除。作为人事专员，更应该从大局出发，表现出高姿态，主动找员工沟通以寻求改善关系。
三、沟通的两个重点：听、说
很多时候，一提起沟通，我们第一反应就是说什么，如何说服对方，其实沟通的基础是听，只有听清、听懂对方的话，才能理解对方的意思，只有充分的理解对方，才能获得对方的理解。事实上说话时，我们还注意运用一些技巧，如当众表扬背后批评、注意说话的语气和时机等，但在听别人讲话时，我们几乎一点也不注意讲究技巧。通常情况下良好的倾听需注意以下4个原则：
1、尊重别人的讲话。你尊重别人的同时，你并不会失去什么，反而会赢得尊重。你不尊重别人，当然也不能赢得别人的尊重。尊重别人的讲话需注意以下3个方面：保持目光的接触；不随意打断对方的谈话；集中注意力听，不做不相关的事情。
2、换位思考。不光是沟通过程中，在考虑到任何涉及到人的问题时，都要注意换位思考，这也是我们反复强调的一点。因为倾听不只是听谈话的表面内容，还需要从更深层次上领会其内涵，从谈话者的角度去看待问题，考虑他所要表达的观点是什么？说话者需要的是什么？他想要解决什么问题或达到什么目标？你必须换位思考，从对方的角度去考虑问题，才能真正理解别人说话的真正含义。
3、激励。在倾听过程中，要运用积极的身体语言做出反馈，激发别人讲话的兴趣，尽量使其将真实的观点表达出来。丰富的面部表情、热情的态度、积极的响应都能表达对谈话者深层的欣赏和赞同，激发其讲话的兴趣，而不是机械式的点头。
4、对别人的讲话不要急于下结论，尤其是否定性的结论。即使有不同意见，也要委婉的提出请对方思考。
良好的倾听，可以获得大量有益的信息，可以更好的理解对方，可以赢得信赖和支持。在听清、听懂对方的基础上，在表达自己意见的时候，要注意避免以下6个错误做法：
1、不要只是提出问题，而要提出解决问题的方案，光提出问题而没有解决方案，容易被别人理解为抱怨，而抱怨从来不会有什么好的效果。
2、出现问题时只向有能力解决问题的人反映情况，而不要随意传播，否则很容易被理解为传播流言蜚语。
3、控制自己评判他人的倾向。我们都有一种评判他人的倾向，从小看电影或电视时，我们一般都会问某人是好人或坏人，而当时的电视剧基本上也将人分为好人或坏人。但现在看来，你很难将一个人归结为好人或坏人，哪怕是罪大恶极的罪犯，在某些时候的表现可能也非常优秀，更何况我们普通人呢。因此在日常沟通中，要注意控制自己评判他人的倾向，因为你很难准确的评价一个人，而一旦有了一个定性，你可能就看不到对方的真实情况了，也不会取得沟通的预期效果。
4、无论是明确的还是含糊不清的，都要注意“因为”这个字眼，其后面的内容可能就是一个借口，使自己的错误或延误正当化、合理化，而不是想方设法去解决。
5、不要威胁或给别人下最后通牒。既然是沟通，目的是帮助对方解决问题，我们应注意不要采用威胁式的语气，如“你”“你再完不成，就将…”等字眼和语气，而多使用如“我们”“我们一起…”“…好不好”等字眼，将会取得更好的效果。
6、切忌猜测他人或他人行为的动机，因为我们一般倾向于依据自己的动机来评判自己的行为，而依据别人的行为判断他人的动机。如迟到事例。
我们每个人每天都在说，但由于表达不当而造成的隔阂和效率低下无处不在，说明白自己的意思让他人理解并不是一件容易的事情，要说服别人并赢得理解需掌握以下4个原则：
1、对事不对人（谈行为不谈个性）。沟通中对员工的表扬或批评，一定以事实为依据，尤其是批评时，只对错误的事实本身进行分析和探讨，不要定性或下结论。
2、多提建议少些说教。对员工的工作，在沟通中发表自己的看法，多以建议的形式出现，可能更易于被接受。
3、注意顾及和理解对方的感受。沟通中要时刻注意顾及对方的感受，对方情绪比较激动时，首先表明对对方的理解，如“假如我遇到这种情况，我也会这么做”，这样更容易引起对方的信赖，然后将谈话向正确的方向引导，从而避免带着情绪沟通。
4、抱着一个积极的态度去沟通，并对结果充满信心。要对员工充满信心，对沟通的结果充满信心，才能感染和影响员工，最终得到一个满意的结果。
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人事部
2011年7月6日
对娱乐行业一线员工的分析
娱乐企业招人难，留人难是一个不争的事实，甚至已被许多人认为是娱乐行业固有的特点、
难点。其实只要思想、方法得当，这个难点是有办法解决的。要想解决这个问题，首
先要了解娱乐行业员工的特点：首先，娱乐行业对从业人员缺乏吸引力，控制力。许
多员工及其家长认为干服务业没出息，学不到技术，低人一等，不是长久之计；也正是如此，
我们很难控制住员工，尽管我们也收押金，也晚十天发工资，但是还是有许多员工宁可不要
押金等，就不干了。其次，从业员工年龄小，文化素质较低，理解能力较差，不善与
人沟通，自控能力较差，极易情绪化，易走极端。
本行业员工自尊心极强。原因有二：一是大多数从业人员本身来自农村地区，到了都市，害
怕别人看不起自己；二是由于本行业本身就是“伺候人”的行业，在对客人服务的过程中，
自尊心本身就有所伤害，所以更需要“自己人”的尊重。基于以上特点，娱乐行业对
员工的管理，一定要注意使用人性化管理模式——调动员工的积极性。怎么调动呢？
首先要爱！爱在哪儿？怎么爱？一是要了解员工。作为一个娱乐行业的中层班干部，
必须要对自己的下属了如指掌。我建义在公司开展一次考试，被考者是公司的各级管理人员，
由其是人事部人员，考试的内容是默写部分员工的名字、家庭结构、生活特点、身高、家庭
住址、手机号、号、思想特点等。这个考试的结果将与每个管理人员及人事部人员的收入挂
钩。试想，如果每个管理人员都能做到这一点，那么与员工的沟通是不是会变得容易？
二是尊重员工的人格，肯定员工的价值，善于发现员工的长处。决不要打骂员工，经常性的
说一些伤害员工自尊心的话。从心理学的角度来看，每个人都有爱别人的潜能，服务员也是
一样，她们有爱老板、爱上级、爱客人的潜能。然而要使“爱的潜能”转变为“爱的能力”，
有一个必不可少的条件，那就是一定要有“被爱”的体验。而被别人爱的最基础体验就是得
到别人的尊重。也就是说当我们不去尊重员工，就意味着员工不会尊重我们，更何况客人呢？
三是关爱体贴员工。给员工真诚的支持和帮助，感动员工。我在西安某餐饮企业了解到这样
一件感人的事。大年三十，这家企业生意红火，员工挥汗如雨，客人川流不息。一位经理走
到一个员工的身边，告诉她：“去办公室一趟。”员工以为犯了错，要受批评，忐忑不安的走
进了办公室。另一位经理在等她，见她进来，拨通了桌上的电话，然后让这位员工过来接电
话。员工迟疑的接过电话，一听就流泪了，电话的那边是自己的母亲。原来，这家企业的老
板在大年三十，带着礼品，亲自去拜年，看望员工的亲人，感谢员工的亲人……..试想一下，
这位员工和她的母亲会有什么样的感受，听到此事的其他员工会有什么样的感受…….. 当然人性化管理并不是只有爱，还要有严。怎么严呢？严在哪儿呢？一是要求要细，
要高、要明确、要严格。任何一家娱乐企业不论大小，都要制定出来操作性很强的各种“法”，
而后根据“法”来严格要求员工。二是要对员工的行为进行经常性的检查。做出严肃
认真的、公平合理的评价。我发现一线许多管理人员要求员工的时候说的是头头是道，写规范的时候是一套又一套，但就是懒得检查。只是一味强调员工要有执行力。要知道员工的执行力与上级的检查力度、手段息息相关。有了检查就必须有评价，评价员工工作时，一定要坚持“对就是对，不对就是不对。好就是好，不好就是不好”的原则。要认真、要公平，决不能含含糊糊，模棱两可。三是赏罚必须严明、公正。员工对了就要奖，错了该怎么罚就怎么罚，一定要让员工知道什么能做，什么千万不要碰。有了爱，有了严，如果能将爱与严有机的结合，就更上一层楼了。比如：对员工严格要求与关心相结合；对员工严肃、认真的评价检查与理解相结合；对员工严明的赏罚与尊重相结合。总之，要想从根本上解决员工的招、留难的问题，必须走人性化管理之路。我们必须去了解员工的特点，认知员工的要求，感动我们的员工，引导我们的员工，以达到人性化管理的至高境界。
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人事部
2011年7月6日