会议管理实务--会议名称与议题
会议管理实务(项目一)
项目一 认识会议
会议积极作用 • 交流信息，互通情报 • 发扬民主，科学决策 • 传达指示，部署工作 • 统一认识，协调行动
会议消极作用 • 时间精力浪费 • 金钱浪费 • 信息重复、浪费 • 滋长不正之风
Байду номын сангаас
项目一 会议的要素5W1H
• WHY • WHAT • WHO • WHEN • WHERE • HOW
会议管理实务(项目一)
项目一 认识会议
• 根据举办单位 • 公司类会议 • 协会类会议 • 政府机构会议
•根据会议活动特征 •商务型会议 •展销会议 •度假型会议 •文化交流会议 •专业学术会议 •政治性会议
项目一 认识会议
• 根据方式手段（内容决定手段） • 常规会议 • 现场会 • 招待性会议 • 座谈会 • 观摩会 • 茶话会 • 电话会议 广播会议 网络会议
第七讲会议管理实务.
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主 要 内 容
一、会议的基本知识 二、会议的计划与准备
三、会议中的实务
四、会议后的实务
五、召开各种形式会议的方法
六、如何提高会议的效率
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一、会议的基本知识
1、会议的概念：“会议”是一个动态的合成词。 从字面含义上讲，“会”的基本意思是聚会、见面、 集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。现代意 义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商议事 情的活动。它体现了会议的四个基本条件：有组织、 有领导、商议事情和集会。一个会议的构成，包括 以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终 止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席 人员和工作人员）、会议组织、会议主题等。
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2、会议管理
会议管理是为了保 证会议的正常进行 并提高会议的效率， 而对会议的筹备、 组织、保障等工作 的一种有效的协调。
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3、会议的分类
（1）按会议的
目的分类 （2）按会议的 形式分类 （3）按会议的 职级分类
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（1）按会议的目的分类
会议的具体目的：信息的传达、信息的交换、 相互启发、作出决定、收集创意等。 说明会议——以信息的传递为目的。 研究会议——以信息交换与相互启发为目的。 解决问题的会议——以作出决定为目的。 学习会议——以传递信息和相互启发为目的。 创意会议——以收集创意为目的。
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2、编写会议简报
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3、拟写会议纪要
《会议管理实务》第四版每章核心要点
《会议管理实务》第四版每章核心要点摘要：一、引言- 会议管理实务的概念和重要性- 本书的目标读者和结构二、会议筹备1.确定会议目的和议程2.选择合适的会议时间和地点3.安排会议场地和设施4.发布会议通知和邀请三、会议组织1.成立会议筹备组2.制定会议日程安排3.安排会议发言和讨论环节4.确定会议参与人员和角色四、会议现场管理1.会议签到和资料发放2.会议现场布置和设备检查3.会议进程控制和时间管理4.会议现场安全和应急处理五、会议记录和总结1.会议记录的内容和形式2.会议纪要的整理和分发3.会议成果的评估和反馈4.会议后续行动的跟进和督促六、会议沟通与协调1.会前沟通与资料准备2.会议期间的沟通与交流3.会后沟通与行动计划4.跨部门和跨层级的协调七、提升会议效果的方法1.明确会议目标和议题2.优化会议流程和形式3.提高参会者的参与度和责任感4.利用现代技术提高会议效率八、会议管理中的挑战与应对1.会议组织与时间管理的冲突2.会议决策与执行的困境3.会议中的冲突与协调问题4.提高会议效果的策略和方法正文：《会议管理实务》第四版旨在为从事会议管理工作的人员提供全面而实用的指导。
全书围绕会议筹备、组织、现场管理、记录与总结、沟通与协调、提升会议效果及应对挑战等方面展开，旨在帮助读者更好地理解和运用会议管理的方法和技巧。
在会议筹备阶段，确定会议目的和议程、选择合适的会议时间和地点、安排会议场地和设施以及发布会议通知和邀请都是至关重要的环节。
这些工作的完成将为后续会议的顺利进行奠定基础。
会议组织阶段涉及成立会议筹备组、制定会议日程安排、安排会议发言和讨论环节以及确定会议参与人员和角色等方面。
通过精细的组织，确保会议能够按照既定计划顺利进行。
会议现场管理是会议成功的关键环节。
这一阶段需要做好会议签到和资料发放、会议现场布置和设备检查、会议进程控制和时间管理以及会议现场安全和应急处理等工作。
会议记录和总结是会议成果的体现，需要对会议内容进行详细记录，整理会议纪要，评估会议成果，并进行后续行动的跟进和督促。
秘书管理与实务项目二
学习任务二 拟订会议筹备方案
项
五、怎样确定会址
目
二
确定会址包括选择会址和会议场所。 首先选择会议地点。 其次，确定会议场所。 传统的会议把所有的参会人员召集起来进行面对面的信息交流和沟通，会议地点较集中， 而现代会议中的电话会议、电视会议、网络会议的地点可分为多个会场，会议地点较分散，用 电话机、电视机和计算机等设备连接各分会场，从而在一定程度上提高了会议效率、降低了会 议成本。
会议主持人，负责使会议按照法定程序或原定的会议程序顺利召开，包括宣布开会、掌握会
议进程和时间、安排发言顺序、主持会议选举和表决、宣布表决结果、宣布散会等。
会议辅助人员指为了保障会议顺利召开而设置的工作人员，包括秘书和其他服务人员，其主
要职责是负责会议的文字工作和其它事务性工作。
学习任务二 拟订会议筹备方案
学习任务二 拟订会议筹备方案
项
九、怎样布置会场
目
二
会场布置主要包括会场形式的布置、会场环境的布置、主席台的布置、主席台 的座次安排以及与会代表的座次安排等。会场布置的原则是朴素大方，能体现出会 议的主题和气氛。
学习任务二 拟订会议筹备方案
项
十、怎样安排住宿餐饮
目
二
重要会议的住宿要求以双人标准间为主，无噪音，会务组一般安排在楼层首间
检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。
目
二
正规的会议必须有准确、恰当的名称。一般而言，会议的名称要根据会议的主题来确定，并 能较准确地反映会议的主题、性质、参会人员、主办方、时间、届次、开会地点等信息要素。会 议名称要拟写妥当，名实相符，不宜太长，但也不能随意简化。大中型会议的名称常被制作成横 幅悬挂在会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，常被称作会标。
会议管理实务(项目二)报告.ppt
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作业一
• 4、此次招聘，希望一次性进行完两地五校的招聘工作。 假如你是公司人事文员，请为此次招聘活动制定《行程 表》及《日程表》。
• 5、总预算1万人民币
最新.课件
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作业一
• 住宿要求：不住商务酒店，优选正三星宾馆，同一城市 不换酒店
• 吃饭要求：公司实报实销
• 长途交通工具：飞机经济舱或高铁二等座
• 公司保安、清洁阿姨是否需要参加？
？
最新.课件
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任务三 确定会议工作机构与人员分工
• 成立工作机构原则： • 适宜原则 • 对口原则：合适的部门做合适的事 • 平均原则：因事设组 • 明确原则：分工明确，行政与营销部做不同的事 • 精干原则：部门参加，全员参与，但不是所有的人参加
最新.课件
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• 议程含义：会议上议题的先后顺序安排 • 议程特点：事先准备、领导审批、与会者事先知悉 • 不同类型会议议程： • 按照会议规模 • 大型会议：仪式性安排&实质性议程（迎新生大会） • 专项会议：议程简单直接（学术讨论会）
最新.课件
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任务四 拟定会议议程和日程
按照会议属性 • 1、非法定程序性会议：根据需要而定 • 2、法定程序性会议：全国人民代表大会、公司董事会、
几点茶歇、几点午餐等具体内容，可以看作是一张会议 时间表 • 2、作用： • 保证议程具体实施 • 方便与会者 • 提高会议效率
最新.课件
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任务四 拟定会议议程和日程
• 会议日程编排方法： • 1、根据议题整体把握 • 2、时间预测，稍微富足 • 3、符合人体生理和心理规律 • 会议日程结构和书写： • 1、标题 2、稿本（标注“草案”） 3、题注 • 4、正文（表格式、日期式） 5、落款 6、日期
《会议管理实务》全书电子教案整套教学课件
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知识链接
➢会议环境布置的基本要求
强化主题 勤俭节约
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知识链接
➢会场布置
①会标 ②会徽 ③画像 ④标语 ⑤旗帜 ⑥花卉 ⑦灯光
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二、任务实施
任务2——要素分解
1
明确 会议规模、性
质和规格
2
确定 会场涉及的人
员情况
3
座位布置及气 氛渲染
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二、任务实施
任务2——实施步骤
步骤1：明确会议规模、性质与规格。 报告会属于中小型会议，参与人数约100人，应选择中
等会议室。同时，报告会应该保证一个绝对的中心，会 场可以选择教室式布置。 本此次会议属于系列会议之一，因此，会议应尽量严肃 和庄重。 本次会议由两位专家主讲，会议应属于对等规格会议， 本公司可安排副总出席。
会议议程；
会议讨论和发言；
会议决定和决议；
这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先 后次序会有所不同。
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二、任务实施
任务4——要素分解
搜集 会议文件
销售目标 及人员招聘 的相关材料
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销售二部 经理人的 个人资料
东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题
人员名单
任务5：拟写会议议程表——实施步骤
能力目标
能进行大型庆典会议的 气氛渲染和会场布置。
能进行报告会的会议气 氛渲染和会场布置。
能进行研讨会、座谈会 的气氛渲染和会场布置
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一、任务描述
1、情境导入
菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，再过一个月 ，就是企业成立50周年。为此，公司已决定举办一系 列纪念活动，一方面回顾总结企业50年来走过的历程 ，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方 面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇 。李杨是公司总经理秘书，负责各个具体会议的会场布 置工作。
会议管理实务
会议管理实务
•内容简介：
•《会议管理实务》贯彻项目化教学改革的要求，对会议管理实务的教学内容进行了整合，让学生在完成“任务”的过程中，学习应用相关知识，掌握会议管理与服务的方法与技巧。
《会议管理实务》设计了多个会议管理工作项目与任务，以项目、任务为载体，穿插相关知识。
在教学过程中，教师可以根据不同专业对会议管理与服务的不同要求，对相关内容有所选择与侧重。
•目录：
•项目一会议基础
•任务一认识会议
•
•项目二会议策划与会前准备工作
•任务一进行会议策划
•任务二确定会议的名称与议题
•任务三确定会议工作机构与人员分工
•任务四拟订会议议程和日程
•任务五确定会议地点与场所
•任务六制作并发送会议通知
•任务七编制会议预算
•任务八准备会议资料和会议物品
•任务九会场布置
•
•项目三会中服务工作
•任务一接站和报到工作
•任务二进行会间服务
•任务三编写会议记录
•任务四编写会议简报
•任务五处理会中突发事件
•
•项目四会议评估与会后工作
•任务一送别与会人员
•任务二会场善后工作
•任务三会议经费结算
•任务四制发会议纪要
•任务五会议文件资料的收集和整理
•任务六会议评估和总结
•
•项目五其他类型会议的组织与管理
•任务一开业庆典的组织与管理
•任务二新闻发布会的组织与管理
•任务三股东大会的组织和管理
•
•项目六综合实训
•综合实训一新产品介绍、咨询暨订货会议•综合实训二文书拟写、商务接待与会议筹备•综合实训三课程学习总结与汇报。
会议管理 议题
会议管理议题
会议管理的议题包括以下内容：
1. 确定会议目的和主题：明确会议的目标和主题，确保议题与会议目的相关。
2. 确定参会人员：确定参会人员的范围和人数，明确每个参会人员的角色和职责。
3. 确定议程：制定详细的会议议程，包括议题安排、时间分配和讨论内容。
4. 会议材料准备：准备与议题相关的文件、报告、数据等材料，提前发送给参会人员进行准备和阅读。
5. 提前沟通与准备：与主持人和演讲人进行沟通，确保他们对议题有充分的了解，准备好演讲或展示内容。
6. 议题讨论和决策：按照议程逐一进行议题讨论和决策，确保每个议题都得到充分讨论和参与。
7. 议事录和纪要记录：会议过程中，及时记录会议讨论的要点和决策结果，制作会议纪要。
8. 行动计划和跟进：会议结束后，制定行动计划并跟进执行情况，确保议题得到有效落实。
9. 会议评估和总结：对会议进行评估，收集参会人员的反馈，总结会议的效果和经验教训，为后续会议做准备。
以上是会议管理中的一些常见议题，具体的议题内容会根据不同的会议目的和主题而有所不同。
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任务三 确定会议的名称与议题
一 会议名称
三） 确定会议名称的注意事项 1. 文字表达规范、确切。 2. 与会议的主题、类型相符。 3. 一般的企业会议不允许冠以“中国”、“中华”称谓。
任务三 确定会议的名称与议题
二 会议议题
一） 概念：需要提交给会议讨论和决定的问题。 二） 议题的来源
1. 上级领导安排事项。 2. 下级部门提交的问题。 3.秘书经过调查研究后，需要解决的问题。
任务三 确定会议的名称与议题
二 1. 必要性原则。 2. 明确性原则。 3. 可行性原则。 4. 有限性原则。 5. 相近性原则。
会议服务与管理
授课人：*****
任务三 确定会议的名称与议题
➢ 学习目标：
1. 了解会议名称和议题的基本概念。 2. 掌握会议名称的确定方法和拟定会议议题的原则。 3. 了解会议工作机构的组织原则和工作职责。
任务三 确定会议的名称与议题
一 会议名称
一） 概念： 向外部提供关于会议基本信息的引领性标题。 二） 会议名称的形式
完