合格供应商档案的建立及管理程序
供应商档案的建立与管理
供应商档案的建立与管理在2023年的今天，随着全球经济的快速发展和竞争的加剧，供应商档案的建立与管理已成为企业不可或缺的一环。
一个优秀的供应商档案能够为企业带来更好的采购、价值流、质量管理和供应商协作等方面的体验，而不良的供应商档案则会给企业带来损失和潜在的风险。
因此，正确认识供应商档案的重要性并建立科学的供应商档案管理体系显得十分关键。
首先，建立供应商档案的目的必须清晰明确。
供应商档案的建立不仅仅是采购管理员的工作，更是一项涉及到多个部门的任务。
企业需要将供应商档案管理作为一个战略工具，并与企业战略和目标相结合。
建立供应商档案的目的主要有三个方面：第一，确认供应商的可靠性和可信度，包括是否有合法的经营资质、产品符合质量要求以及能否按时交付等；第二，评估供应商交易风险并采取相应的措施，例如制定风险管理策略和措施，并与供应商签署合同等；第三，掌握供应商的企业文化和商业实践等资料，以更好地协调企业与供应商之间的工作合作。
其次，建立和管理供应商档案需要注意一些关键点。
首先，应该确保供应商的档案信息的准确、完整和规范。
企业可以利用信息化技术，使用标准的模板或软件来记录供应商的信息，如公司资料、业务领域、业绩评价、品质管理、信息安全、环保等级等。
其次，应根据供应商的交易特征，制定相应的管理标准和准则，如供应商分类、评估指标、管理规程等，以确保沟通、调度和管理的一致性和透明度。
其次，建立一个供应商管理平台，将供应商档案体系自动化，以便于对供应商的风险、绩效、协议等进行全方位和实时的监控和管理。
此外，企业需要评估各类供应商的贡献和利润，制定相应的供应商评价体系，包括绩效考核、评估等指标，从而激励供应商为企业提供更好的产品和服务。
最后，建立和管理供应商档案还需要公司内部多个部门的协作和支持。
全面并且相互合作的供应商档案管理需要各部门间的协调和支持。
例如，采购部门需要维护和更新供应商档案，质量部门需要对供应商的质量进行评估，供应链管理部门需要为供应商提供物流支持，并且公司领导应该为这个新的供应商档案管理体系做出具体和明确的规划和指导。
供应商档案与采购清单的建立与维护流程
供应商档案与采购清单的建立与维护流程一、引言供应商档案与采购清单的建立与维护是企业采购管理的重要环节之一。
本文将详细介绍供应商档案与采购清单的建立与维护流程，以帮助企业更好地进行采购管理。
二、供应商档案的建立与维护流程1. 信息收集阶段在建立供应商档案之前，企业需要收集供应商的相关信息。
这些信息包括供应商的名称、联系方式、产品品质、价格、交货时间等。
企业可以通过互联网搜索、参加供应商展会、咨询其他企业等途径进行信息收集。
2. 供应商筛选阶段根据收集到的供应商信息，企业需要进行筛选，以确定合适的供应商。
在筛选供应商时，企业可以综合考虑其产品质量、价格、交货能力、供货稳定性等因素，并将其记录在供应商档案中。
3. 评估与审核阶段为确保供应商的合法性和合规性，企业需要对供应商进行评估与审核。
评估内容可以包括供应商的注册资质、生产能力、质量管理体系等。
审核可以通过实地考察、面谈等方式进行。
评估与审核的结果可以作为企业选择供应商的依据，并记录在供应商档案中。
4. 合同签订阶段与选定的供应商达成一致后，企业需要与其签订采购合同。
合同中应包括双方的权益与义务、产品规格与数量、价格与支付方式等条款。
签订合同后，企业需要将合同复印并存档，以备日后维权或参考。
5. 档案更新与评估供应商档案需要定期进行更新与评估，以保持信息的准确性和时效性。
企业可以每年或半年对供应商进行重新评估，审核其在过去一段时间内的表现。
根据评估结果，企业可以决定是否继续与供应商合作，并相应地更新供应商档案。
三、采购清单的建立与维护流程1. 采购需求确定阶段采购清单是根据企业的采购需求进行编制的，因此在建立采购清单之前，企业需要准确确定采购需求。
采购需求可以根据企业的生产计划、库存情况等因素进行确定，并在内部进行审批。
2. 供应商选择阶段根据采购需求，企业需要选择合适的供应商。
供应商的选择可以根据其产品质量、价格、交货能力等因素进行评估，并记录在采购清单中。
供应商档案管理规范
供应商档案管理规范一、背景介绍为了更好地管理和监督供应商，确保供应链的稳定性和可靠性，公司制定了供应商档案管理规范。
该规范旨在建立一个完善的供应商档案管理体系，确保供应商档案的准确性、完整性和及时性，为公司的采购决策提供可靠的依据。
二、档案管理的目的和原则1. 目的：供应商档案管理的目的是为了记录和管理供应商的基本信息、合作情况和评估结果，以便及时了解供应商的能力和信誉，为合作决策提供依据。
2. 原则：(1) 准确性原则：档案信息必须真实、准确、完整，及时更新。
(2) 保密性原则：供应商档案信息必须严格保密，仅限授权人员查阅和使用。
(3) 一致性原则：档案信息的格式、内容和管理方式必须统一，便于查询和比较。
(4) 审核原则：定期对供应商档案进行审核，确保其有效性和可靠性。
三、档案管理的内容和要求1. 基本信息：(1) 供应商名称：记录供应商的全称或者简称。
(2) 注册信息：包括供应商的注册地址、注册资本、法定代表人等。
(3) 联系方式：包括供应商的联系人、联系电话、邮箱等。
(4) 经营范围：记录供应商的主要经营范围和产品/服务类别。
2. 合作情况：(1) 合同信息：记录与供应商签订的合同的基本信息，包括合同编号、签订日期、有效期等。
(2) 交付情况：记录供应商的交付能力和交付情况，包括交付准时率、交付质量等。
(3) 服务情况：记录供应商的售后服务情况，包括服务响应时间、问题解决能力等。
3. 评估结果：(1) 质量评估：记录供应商的产品/服务质量评估结果，包括质量合格率、客户投诉率等。
(2) 供应能力评估：记录供应商的供应能力评估结果，包括供货能力、库存管理能力等。
(3) 信用评估：记录供应商的信用评估结果，包括付款能力、合作诚信度等。
4. 更新和存储：(1) 更新频率：供应商档案信息应定期更新，确保信息的准确性和及时性。
(2) 存储方式：供应商档案信息应妥善存储，可以采用电子档案管理系统或者实物档案管理方式。
供应商档案管理制度 (3)
供应商档案管理制度1. 引言供应商档案管理制度是指对供应商信息进行规范化管理的制度。
供应商档案是企业与供应商建立合作关系的基础，通过对供应商档案的有效管理可以提高供应链的稳定性和效率。
本文档旨在明确供应商档案管理的原则、流程和要求，确保企业能够合规地管理供应商档案。
2. 责任与权限2.1 档案管理部门负责制定供应商档案管理制度及相关流程的制定和修订。
2.2 各部门根据公司提供的规定，对供应商档案进行维护和更新，并配合档案管理部门的日常工作。
3. 档案管理流程供应商档案管理流程包括供应商的准入、维护和退出三个阶段。
3.1 供应商准入3.1.1 申请与审核•供应商向企业提出合作申请，提交相关信息。
•档案管理部门对供应商进行初步审查，包括资质、信誉、经营状况等方面的评估。
•若初步审查通过，档案管理部门负责进行供应商现场审核，并记录审核结果。
3.1.2 档案建立•档案管理部门在供应商合作确认后，建立供应商档案，并分类存档。
•档案包括但不限于供应商基本信息、资质证书、合作协议、质量管理体系认证等。
3.2 供应商维护3.2.1 信息完整性维护•档案管理部门定期与供应商核对信息，确保供应商档案的及时性和准确性。
•如有信息变动，供应商和相关部门需及时通知档案管理部门进行修改。
3.2.2 评估与等级管理•档案管理部门定期对供应商进行评估，包括质量、交付、服务等方面的绩效考核。
•根据评估结果，对供应商进行等级管理，并及时调整等级。
3.3 供应商退出3.3.1 退出申请•供应商或企业一方提出退出申请，将申请提交档案管理部门。
3.3.2 档案整理和存档•档案管理部门负责对供应商档案进行整理和存档。
•存档期限根据公司规定执行，存档后，供应商档案不再进行维护和更新。
4. 知识与培训4.1 档案管理培训•档案管理部门负责对相关部门进行档案管理培训，包括档案分类、档案完整性维护、档案更新等方面的知识和操作技能。
4.2 知识更新与分享•档案管理部门组织定期知识更新培训，分享供应商档案管理的新技术、新方法和最佳实践。
供应商档案管理规范
供应商档案管理规范一、引言供应商档案管理是指对公司与供应商之间的合作关系进行有效管理和监控的过程。
良好的供应商档案管理能够帮助公司确保供应商的合规性、稳定性和可靠性，从而降低采购风险、提高采购效率，进一步推动公司的可持续发展。
本文将介绍供应商档案管理的标准格式，包括档案建立、档案内容、档案管理流程等方面的要求。
二、档案建立1. 档案建立的目的：确保供应商档案的完整性、准确性和可追溯性，为后续的管理工作提供基础数据。
2. 档案建立的时机：在与供应商建立合作关系时，应立即建立供应商档案。
3. 档案建立的内容：a. 供应商基本信息：包括供应商名称、注册地址、联系方式等。
b. 供应商资质证书：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。
c. 供应商经营范围：包括供应商所经营的产品或服务范围。
d. 供应商信用评级：根据供应商的信用状况进行评级，并记录评级结果。
e. 供应商合作协议：包括供应商与公司签订的各类合作协议。
f. 其他相关文件：包括供应商的质量管理体系认证证书、环境管理体系认证证书等。
三、档案内容1. 供应商基本信息：包括供应商名称、注册地址、联系方式等。
2. 供应商资质证书：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。
3. 供应商经营范围：包括供应商所经营的产品或服务范围。
4. 供应商信用评级：根据供应商的信用状况进行评级，并记录评级结果。
5. 供应商合作协议：包括供应商与公司签订的各类合作协议。
6. 供应商质量管理体系认证证书：记录供应商的质量管理体系认证情况。
7. 供应商环境管理体系认证证书：记录供应商的环境管理体系认证情况。
8. 供应商交付能力评估：对供应商的交付能力进行评估，并记录评估结果。
9. 供应商风险评估：对供应商的风险进行评估，并记录评估结果。
10. 其他相关文件：包括供应商的产品质量报告、服务满意度调查报告等。
四、档案管理流程1. 档案建立：在与供应商建立合作关系时，立即建立供应商档案，并填写相关信息。
供应商档案管理规范
供应商档案管理规范标题：供应商档案管理规范引言概述：供应商档案管理是企业采购管理中至关重要的一环，规范的供应商档案管理可以有效提高采购效率，降低采购风险，保障企业利益。
本文将从供应商资质审核、档案建立、信息更新、档案保密和档案利用等五个方面详细介绍供应商档案管理的规范要求。
一、供应商资质审核1.1 确保供应商资质符合法律法规要求，具备合法经营资质。
1.2 定期对供应商进行资质审核，确保其生产能力和产品质量符合企业要求。
1.3 建立供应商资质档案，记录审核结果和相关证明文件，及时更新。
二、档案建立2.1 在与供应商签订合作协议前，建立完整的供应商档案，包括企业基本信息、产品质量、生产能力等内容。
2.2 档案建立应包括供应商的组织结构、人员构成、质量管理体系等信息，以便企业全面了解供应商情况。
2.3 档案建立应遵循规范的管理程序，确保信息准确完整，便于后续管理和查询。
三、信息更新3.1 定期对供应商档案进行更新，及时记录供应商变更的信息，如企业名称、地址、联系方式等。
3.2 对供应商的资质证明和相关文件进行定期复核，确保信息真实有效。
3.3 对供应商产品质量、价格等信息进行跟踪监控，及时更新档案内容。
四、档案保密4.1 供应商档案属于企业重要资料，应建立完善的保密制度，限制档案查阅权限。
4.2 禁止将供应商档案外传或者泄露给未经授权的人员，确保信息安全。
4.3 定期对档案进行备份和存储，防止信息丢失或者损坏。
五、档案利用5.1 供应商档案不仅是供应商管理的重要依据，也是企业决策的重要参考。
5.2 档案信息可以用于评估供应商绩效、制定采购计划和开展供应商谈判。
5.3 合理利用供应商档案，可以匡助企业优化采购流程，提高采购效率和降低成本。
结语：供应商档案管理规范是企业采购管理中不可或者缺的一环，惟独建立规范的档案管理制度，才干有效管理供应商关系，降低采购风险，提高企业竞争力。
企业应严格执行供应商档案管理规范，不断完善管理制度，确保供应商档案的准确性、完整性和保密性，为企业可持续发展提供有力支持。
合格供应商档案管理程序
合格供应商档案管理程序
制订部门 编号 版次 页码
采购
第一版 共4页/第2页
⒈程序目的
加强对合格供应商的管理，确保采购产品在质量、环境、绿色产品要求、交付和服务等各方面能
满足公司的要求
⒉适用范围
适用于为公司提供或将提供零部件和辅料的所有供应商档案的建立与维护。
⒊主要职责
⒊⒈采购负责建立与维护供应商开发、评价和重新评价的所有档案及其执行情况。
□□ □□ ○○○
顺序号：由三位数组成，从001开始。
类别号：由相应英文单词的前
种类号：由相应英文单词的前两个字母大写组成
采购
第一版 共4页/第3页
种类号：原材料-OM，零部件-PA，电镀件-PL，辅料件-SU； 类别号：塑胶件-PL，五金件-HA，标准件-ST； 包装材料-CA，机床工具-MT，其它-OT； a、供应商基本情况：如企业简介、工商营业执照（副本）复印件、税务登记证（副本）复印件等。 b、供应商的开发、评价和重新评价请参考《供应商开发和评价管理程序》及《供应商监查指导管 理程序》。 c、采购信息：如采购订单、技术协议、合同等。 d、其它认为有必要保存的资料。 ⒋⒉⒊质量管理建立供应商《来料检验报告》档案及来料品质实绩的相关资料。 ⒋⒊合格供应商档案的维护： ⒋⒊⒈档案应由指定的采购资料员，原则上应每年整理一次。 ⒋⒊⒉有关采购订单、技术协议等方面的采购信息资料应及时归档。 ⒋⒊⒊档案的保存期为长期。
a、原材料（铜材、塑胶料、铁板等）。 b、零部件（塑胶件、五金件和标准件）供应商。
c、电镀供应商。
d、辅料件（包装材料、机床工具和其它）供应商。
⒋⒉合格供应商档案的建立：
⒋⒉⒈档案的编码系统：
供应商的档案编码由种、类、顺号组成，格式如下：
供应商档案管理制度套装
供应商档案管理制度套装第一章总则第一条为规范供应商档案的管理，保障采购活动的合规性和稳定性，根据国家相关法律法规和公司采购管理制度，制定本制度。
第二条适用范围：本制度适用于公司所有的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。
第三条本制度的宗旨是：建立和完善公司供应商档案管理制度，加强对供应商的监督管理，提高采购活动的效率和质量，确保采购活动合规、透明、公正。
第二章供应商档案管理的基本要求第四条供应商档案管理应当遵循信息真实、准确、完整、及时的原则，确保档案材料完整、详实。
第五条供应商档案应当包括以下内容：供应商基本信息、资质证书、产品质量、信用状况、服务能力、历史合作情况等。
第六条供应商档案管理应当严格遵守法律法规和公司规章制度，保护供应商的信息安全和商业机密。
第七条公司应当建立完善供应商档案管理制度，明确供应商档案的管理责任部门及管理人员，保障供应商档案管理工作的连续性和稳定性。
第三章供应商档案管理流程第八条供应商基本信息的采集：公司采购部门应当对潜在供应商进行调查和评估，了解其基本情况，并填写供应商信息登记表。
第九条资质证书的审核：公司采购部门应当对供应商的营业执照、产品质量认证、行业资质等资质证书进行严格审核，确保其合法有效。
第十条信用状况评估：公司采购部门应当对供应商的信用状况进行定期评估，采取信用调查、征信报告、供应商赊账记录等方式获取信用信息，确保合作供应商信誉良好。
第十一条供应商档案存档：公司采购部门应当将供应商档案按照一定的分类和归档标准存放在专门的档案柜中，建立档案管理台账，确保档案的保密性和完整性。
第四章供应商档案管理的监督和考核第十二条公司采购部门应当定期对供应商档案进行检查和审核，发现问题及时整改，确保档案的真实性和准确性。
第十三条公司采购部门应当建立供应商档案考核制度，对合作供应商的综合表现进行定期考核，根据考核结果调整合作关系，提高供应商的服务质量和信用水平。
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供应商档案建立及管理操作程序
一目的
可以更加有效的对供应商实行管理，提高工作效率。
二内容
1 档案基础知识
档案：机关、组织和个人在社会中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式载体的文件。
2 供应商档案建立的必要性
其必要性主要体现在对质量保证方面，能够更好、更全面、更快捷地认识供应商概况，纵向追踪供应商质量变化，易于横向对比同类供应商的优劣。
3 供应商档案的建立
3.1采购部负责确定供应商档案的内容：营业执照、生产许可证、卫生许可证、
印刷许可证和税务登记证等。
3.2 对供应商进行分类与编号,分类的方法一般可按商品来划分,常用的编码一
般为四位数,前一位为商品类别码,后三位为厂商类别码。
3.3 建立分门别类的供应商基本资料档案。
3.4 档案建立的具体要求：
(1) 供应商基本情况：供应商代码、供应商名称、供应商地址、开户银行、开户
账号、税号、组织机构代码证、联系人、电话、传真和手机等。
(2) 资料类：营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期、质量体系
证书/证书到期日期、QS认证/QS认证到期日期/、产品标识/行业检测报告及有效期、企业简介、配套主机情况、供应商基本情况调查表等。
(3) 合同类：供应商质量保证承诺书、合同及合同编号等。
(4) 产品类：物料编码/产品名称/含量规格/价格/企业行业标准/产品执行标准
等。
(5) 流程类：样品小批鉴定表/供应商评价记录。
(6) 一般文件：往来传真等。
4 建立档案的注意事项：
4.1 具有详细的联系地址，EMAIL，网址。
4.2 合理的供应商名称，要求是供应商注册或是登记所使用的名称，不能简单
称呼。
4.3 供应商名称必须是全称，如公司名称，不能只叫“农科”，正确合法的叫
法应该是“晋中市农业科技开有限公司”。
4.4 详细的联系人资料，联系人须用全名，不能只写某某兄等日常生活性称呼。
4.5 供应商的电话除包含其公司的前台电话外，还须有其业务联系人的常用电
话和商用传真等。
4.6 联系电话应尽可能收录该供应商业务主管级以上的联系资料，以便处理重
大问题时联系用。
4.7 档案应含有供应商的经营范围，应该具体详细供应商的产品类型，档次，
销售渠道等。
4.8 档案应尽可能备注供应商相关的历史资料，含税状况等。
5 供应商档案管理要求
5.1 对有经常业务往来或偶发次数较多的供应商，应及时将资料记录到相关的
软件或资料中，记录的要求按供应商详细资料表，为方便采购业务的操作，供应商的简称要求是供应商全称的简单称呼。
5.2 供应商合作各项要求都符合公司发展要求的，且通过审核的供应商，应备
注“资料已审核”字样。
5.3 对于已开发过的供应商和可潜在开发的供应商分别以文档的形式保存于电
脑，方便需要时用或进行开发以备用。
5.4 若供应商的联系方式，地址发生变更，采购员应该及时将相关资料更新保
存。
5.5 对符合公司发要求的已审核供应商，应该及时录入合格供应商资料表。
5.6 对于终止合作的供应商资料根据实际情况判定是否可再次起用，并做相关
的备注说明。
5.7 档案的机密性
(1) 供应商档案资料严禁非采购部门人员未经采购部经理许可的情况下翻阅。
(2) 存于电脑上的供应商资料文档应当设置相应安全码。
(3) 采购人员应该做好相关资料的机密性，不能将供应商相关信息随意透露给其
他部门，更不可将相关信息透露给供应他供应商或是公司客户。
5.8 档案定存放及整理频率
(1) 纸质类档案应按照规定的位置存放，电子类档案应当标题明确（如标明供应
商名称或供应原材料名称），以确保可快速检索到。
(2) 至少1个月1次对其进行整理。
过期资料的打包一年进行一次。