文件档案管理办法
文档档案管理制度(5篇)
文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。
3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。
5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。
对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。
交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
文档档案管理制度（2）是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档案。
文件及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的文件及档案管理工作，确保文件及档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件及档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条文件及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件及档案的完整性，防止丢失、损毁或篡改。
2. 准确性原则：确保文件及档案内容的准确性，保证信息真实可靠。
3. 安全性原则：确保文件及档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。
4. 有效性原则：确保文件及档案的及时利用，提高工作效率。
5. 保密性原则：严格按照国家保密法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案进行保密。
第二章文件及档案的收集第四条文件及档案的收集范围：1. 国家法律法规、政策文件；2. 本单位规章制度、发展规划、工作计划；3. 工作总结、会议记录、报告、请示、函件等；4. 专业技术文件、科研报告、设计图纸、实验记录等；5. 会计凭证、财务报表、审计报告等；6. 其他需要归档的文件及资料。
第五条文件及档案的收集方式：1. 收集本单位各部门、各岗位产生的文件及档案；2. 收集上级机关、外部单位发送的文件及档案；3. 收集与单位业务相关的内部资料；4. 收集涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案时，应严格按照保密规定执行。
第三章文件及档案的整理第六条文件及档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照文件及档案的性质、内容、时间等进行分类；2. 编号：对分类后的文件及档案进行统一编号；3. 编目：对文件及档案的基本信息进行编目，包括名称、作者、日期、密级等；4. 装订：按照规定格式对文件及档案进行装订；5. 检查：对整理后的文件及档案进行检查，确保质量。
第四章文件及档案的归档第七条文件及档案的归档时间：1. 一般文件及档案，自形成之日起满一年后归档；2. 特殊文件及档案，按照国家规定或单位实际情况确定归档时间。
文件的档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件档案管理，确保文件档案的完整、安全、有序，提高文件档案的利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件档案的管理，包括但不限于文书档案、技术档案、财务档案、人事档案等。
第三条文件档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件档案的齐全、完整，不得遗漏、损坏或丢失。
2. 安全性原则：采取有效措施，确保文件档案的保密性、真实性、准确性。
3. 可靠性原则：确保文件档案的查阅、利用方便，信息准确可靠。
4. 有效性原则：提高文件档案管理工作的效率，促进公司各项工作的发展。
第二章组织与管理第四条公司设立文件档案管理办公室，负责公司文件档案的全面管理工作。
第五条文件档案管理办公室的主要职责：1. 制定、修订文件档案管理制度，并组织实施。
2. 负责文件档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。
3. 负责文件档案的保密、安全、鉴定和销毁等工作。
4. 负责文件档案信息化建设，提高文件档案管理效率。
第六条公司各部门应指定专人负责本部门文件档案管理工作，配合文件档案管理办公室开展工作。
第三章文件档案的收集与整理第七条文件档案的收集应遵循以下要求：1. 严格按照文件档案管理制度规定的范围、标准进行收集。
2. 收集文件档案时，应确保文件档案的完整、真实、准确。
3. 收集文件档案时，应做好文件档案的编号、登记等工作。
第八条文件档案的整理应遵循以下要求：1. 按照文件档案的种类、形成时间、内容等进行分类整理。
2. 对文件档案进行编号、编目、归档等工作。
3. 对文件档案进行鉴定，剔除无保存价值的文件档案。
第四章文件档案的保管与利用第九条文件档案的保管应遵循以下要求：1. 文件档案应存放在通风、干燥、防潮、防火、防盗、防虫蛀的场所。
2. 文件档案的保管应实行分类存放、分柜保管、分档查阅。
3. 定期对文件档案进行检查，确保文件档案的完好无损。
《文件档案管理制度》
《文件档案管理制度》一、总则为了加强公司文件档案的管理，确保文件档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内各类文件档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。
三、管理职责1、综合管理部门负责制定文件档案管理制度，并监督执行。
2、各部门指定专人负责本部门文件档案的日常管理工作，包括收集、整理、移交等。
四、文件档案的分类1、按照文件的来源，分为内部文件和外部文件。
2、按照文件的性质，分为行政文件、业务文件、财务文件等。
3、按照文件的密级，分为绝密文件、机密文件、秘密文件和普通文件。
五、文件档案的收集1、各部门应指定专人负责定期收集本部门产生的各类文件。
2、收集的文件应包括原件、复印件以及电子文件等各种形式。
3、对于重要的文件，应确保收集齐全，不得遗漏。
六、文件档案的整理1、收集到的文件应按照分类标准进行整理，同一类别的文件应放在一起。
2、对整理好的文件进行编号，编号应具有唯一性和可识别性。
3、整理过程中，应检查文件的完整性和准确性，如有缺失或错误，应及时补充或更正。
七、文件档案的归档1、整理好的文件应及时归档，归档时间根据文件的重要性和使用频率确定。
2、归档时，应填写归档清单，注明文件的编号、名称、日期、密级等信息。
3、归档的文件应按照分类存放于专门的档案柜中，确保存放有序，便于查找。
八、文件档案的保管1、档案存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。
2、严格限制非档案管理人员进入档案存放区域，如需进入，应经过批准并登记。
3、定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。
九、文件档案的利用1、公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。
2、查阅档案时，应在指定的地点进行，不得带出。
3、如需复制档案，应经过批准，并注明复制份数和用途。
十、文件档案的销毁1、对于超过保存期限的文件档案，应进行鉴定，确无保存价值的，方可销毁。
文件 档案管理制度
文件档案管理制度第一章总则第一条为了规范文件档案管理工作，保障文件档案的安全、完整和合规性，提高文件档案管理工作效率，根据国家有关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位内部各类文件档案的收集、整理、传递、保管和利用，确保文件档案管理工作符合法律法规的要求，并方便对文件档案的检索和利用。
第三条文件档案管理应遵循“规范、科学、便民、公开”的原则，建立科学化、规范化、制度化的文件档案管理机制，便于工作人员合理、高效地开展文件档案管理工作。
第四条文件档案管理工作应当严格遵守国家有关法律法规，做到依法管理、保密和规范使用，禁止私自更改、销毁、外借文件档案。
第五条文件档案管理工作由单位制定的文件档案管理部门负责具体实施，相关工作人员需接受专业培训和定期考核，具备相关资质。
第二章文件档案的分类和管理第六条文件档案应根据内容、形式、保存期限等不同因素进行分类，包括公文、会议纪要、合同协议、报表资料、图纸文稿等。
第七条文件档案应按照保管级别分为机密、秘密、内部和公开四个级别，分别建立相应的管理制度和安全保密措施。
第八条文件档案应按照制度要求进行编号、归档、标识等工作，确保档案能够追溯检索，方便管理和利用。
第九条文件档案管理系统应当建立档案目录和检索机制，便于工作人员查阅、借阅和利用文件档案。
第十条文件档案管理需要定期进行清理、整理、审查和鉴定工作，确保文件档案的准确性、完整性和可靠性。
第三章文件档案的保管和使用第十一条文件档案应当采取适当的措施进行保管，确保文件档案的安全性和完整性，防止丢失、损坏和泄露。
第十二条文件档案的使用应当遵循规定的程序，经相关部门审批后才能借阅、复制和传递，不得私自使用。
第十三条文件档案的利用应当符合工作需要和法律规定，不得违规使用或变相利用文件档案。
第十四条文件档案在使用过程中需要保持保密性和谨慎性，不得外传、泄露涉密信息，确保信息安全。
第四章文件档案管理的监督和责任第十五条文件档案管理工作应当受到单位领导的重视和支持，建立健全文件档案管理的监督机制。
文件档案管理制度
文件档案管理制度一、制度目的本制度是为了规范文件档案的管理，确保文件的及时、准确、规范的流转，保障公司利益及安全，对公司及员工负责。
二、适用范围本制度适用于公司内所有文件档案的管理。
三、文件档案的管理1.文件的归档•文件原则上由负责人或指定人员进行归档。
•文件根据文件编号的大小及其重要性、时效性进入不同层次的文件柜中。
•同一编号的文件不得重复建立，文件名称必须准确无误。
•如果文件编号、名称发生更改，必须同时更改文件柜及统一档案体系中该文件的编号及名称。
•文件插入后应按插入时间进行排序并做好标识，以便随时查找。
•文件应定期检查，并查找是否有遗漏、错放、混淆现象。
2.文件的使用•所有文件必须查询后再使用，如果要借出，必须填写借阅申请或交接单等借阅管理手续，并承担借阅责任。
•当日文件的借出时间不得超过半天，三日以上文件借出时间不得超过一个月，超期必须申请续借或归还，如无特别情况，不得续借超过一个月（各部门负责人有权决定是否续借）。
•使用后的文件必须及时归还，如因工作需要须长时间留存的需填写延长使用申请，经有关部门批准后方可继续使用。
3.文件的销毁•已经不需要的文件、档案必须进行销毁，包括打孔、切割、烧毁等方式。
•涉及重要事项的文件、档案，必须经有关领导审批后，交由专人按规定销毁。
四、文件档案保管责任人1.取得本制度适用范围内的文件档案保管责任人必须先接受有关部门关于文件档案管理的有关培训后，方可上岗。
2.文件档案保管责任人必须认真遵守文件档案管理制度及安全规定，如有违反，必将承担相应的管理责任。
3.文件档案保管责任人应主动加强与本单位其他部门之间的联系、沟通，保证文件档案流转的及时、准确、全面。
同时应当加强本身的保密意识，保护涉密信息的安全。
五、文件档案管理的监督1.各部门要制订具体的文件档案管理制度，组织实施，并按规定定期检查，对违反有关文件档案管理制度的单位和个人，要及时采取纠正措施。
2.公司设立文件档案管理监督部门，负责对文件档案管理情况的检查监督。
档案管理办法细则
档案管理办法细则第一章总则第一条为了规范档案管理工作，保障档案的安全、完整和便捷使用，提高机关档案工作效率，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，制定本《档案管理办法细则》。
第二条本细则适用于各级机关的档案管理工作。
第三条档案管理应当坚持依法管理、分类管理、综合管理、科学管理的原则。
第二章档案的分类和归档第四条档案按照机关性质、功能、时效等因素，进行分类存放。
第五条档案分为以下几类：机关文件、会议纪要、办公通知、工作报告、调研报告、规章制度、重要决策文件等。
第六条档案应当按照规定的格式整理、装订，并标明档案编号和归档日期。
第七条归档后的档案应当密封妥善保存，防止丢失、损坏和篡改。
第三章档案的管理权限第八条机关应当设立档案管理部门，负责档案的管理和维护工作。
第九条档案管理部门应当具备相应的人员和设备，并定期进行档案管理培训，提高工作效率和质量。
第十条档案管理部门应当制定和实施档案管理制度，明确各个环节的责任和权限。
第四章档案的借阅和利用第十一条机关工作人员有查阅和利用档案的权利，但需按照相应程序申请和办理手续。
第十二条档案的借阅和利用应当遵循保密原则，不得泄露涉密信息。
第十三条机关工作人员申请借阅档案，应当填写借阅申请表，并经过主管部门审核批准。
第十四条档案借阅期限一般不超过30天，逾期需重新申请。
第五章档案的移交和销毁第十五条档案移交需提前进行准备工作，包括整理、清点、编制移交清单等。
第十六条档案移交时应当制作移交登记表，并由双方共同签字确认。
第十七条档案移交时应当填写移交清单，详细列明移交文件的名称、数量和日期。
第十八条档案移交后，移交方应当从系统中删除相应记录并备案。
第十九条档案销毁需经过合法程序，包括审核、审批、公告等环节。
第六章档案安全管理第二十条档案管理部门应当加强档案安全意识的培养和宣传，组织开展安全保密活动。
第二十一条档案室应当配备安全设施，包括摄像监控系统、门禁系统等，确保档案的安全。
机关文件档案管理制度
一、总则为加强机关文件档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本机关实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 本制度适用于本机关各部门、各单位的文件档案管理。
2. 档案管理范围包括：（1）机关工作文件、会议记录、决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、函件、纪要等文件材料；（2）机关各部门、各单位的年度工作报告、工作总结、工作计划、工作要点、业务报表、统计报表等；（3）机关各部门、各单位的合同、协议、专利、商标、著作权等法律文件；（4）机关各部门、各单位的固定资产、设备、物资、资金等账目、凭证、报表等；（5）机关各部门、各单位的荣誉证书、奖状、锦旗等；（6）其他具有保存价值的文件、资料。
三、档案管理制度1. 档案收集（1）各部门、各单位应按照档案管理范围，及时收集、整理、归档各类文件、资料。
（2）收集档案时，应确保档案的完整、准确、安全和保密。
2. 档案整理（1）档案整理应遵循“科学、规范、统一”的原则，确保档案的系统性、完整性和准确性。
（2）档案整理包括以下内容：①分类：根据档案内容、形式、用途等，将档案分为不同类别，如文书档案、会计档案、实物档案等。
②编号：对每份档案进行编号，编号应具有唯一性、连续性。
③编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、类别、形成时间、页数、保管期限等。
④装订：将档案按照编号顺序装订成册，装订时应注意档案的整洁、牢固。
3. 档案保管（1）档案保管应遵循“安全、保密、便于利用”的原则。
（2）档案保管包括以下内容：①档案库房：设立专用档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等设施。
②档案存放：按照档案类别、编号、保管期限等要求，将档案存放在相应的位置。
③档案调阅：档案调阅应办理调阅手续，并做好登记。
4. 档案利用（1）档案利用应遵循“合法、合理、保密”的原则。
（2）档案利用包括以下内容：①查阅：单位和个人因工作需要，可向档案管理部门申请查阅档案。
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文件档案管理办法
文件档案管理办法
一、总体要求
1、档案馆在工作中形成并办理完毕的具有保留和备查作用的文件材料，必须整理立卷，统一保管。
按规定向中心档案室归档的材料，应保留一份原件或复印件。
2、年初档案馆的工作人员负责将自己形成的上一年的文件材料按要求整理立卷。
二、整理原则
1、遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。
2、分类:一般按时间(年度)一问题分类。
3、排列:按形成时间顺序，结合事由进行排列。
4、编目:立卷文件应依据分类和文件排列填写文件目录。
目录内容包括:件号、责任人、文号、题名、日期、页数等项目。
5、装盒:将立卷文件根据文件多少选择不同厚度档案盒装入盒内。
6、形成档案后统一按年度编流水号。
档案盒外(脊背)要写明年度、问题和件数，集中存放。
三、文件管理办法:
(一)文件的发放:
(1)办公室各部门形成的且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。
需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。
(2)各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部门领导书面写明发放范围、发放时间，签名后送综合管理部，由办公室负责人安排发放人予以发放。
(3)任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。
发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。
如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。
代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。
需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。
(二)文件的更改:
(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属领导签字认可)，连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。
(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人，但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。
(三)文件的换页:
(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部门经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。
(2)所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间。
(四)文件的回收、作废:
(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人安排原发放人予以回收。
(2)文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。
(3)每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。
(五)其它规定:
(1)任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到公司各职能部门领导人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。
(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。
(3)任何文件相关部门负责人接收后必须传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。
不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。
(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。
(5)发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。
(6)文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。
保存期限为三年。
四、档案管理制度
(一)档案管理制度
1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。
4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。
5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。
(二)档案统计制度
1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。
2、及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。
3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。
4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。
5、有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。
(三)档案安全保密制度
1 、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。
2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。
3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。
4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。
(四)档案查阅借阅制度
1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。
2、查阅公司、董事长办公会议记录等有关案卷和绝密数字时，需经相关负责人批准;查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。
3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准;查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。
4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案;查阅时不得吸烟;也不得将案卷转借他人或带回家中。
5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。
6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。
7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。
(五)档案室管理制度
1、档案室是保存档案的重要地方，非相关工作人员严禁入内。
2、档案室严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。
3、档案室门要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。
4、档案室内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。
云南省鼎鑫融资担保有限
公司 2012年5月18日。