文件档案管理规定G
档案管理规章制度
档案管理规章制度
第一条为了规范和加强档案管理工作，保障档案的完整性、真
实性和可靠性，提高档案利用效率，特制定本规章制度。
第二条档案管理的范围包括所有单位的文件、资料、资产等各
类档案。
第三条档案管理工作应当遵循依法、科学、规范、保密的原则。
第四条档案管理工作应当建立健全的档案管理制度和流程，确
保档案的安全、完整和可追溯。
第五条档案管理工作应当加强档案的分类、整理、编目和检索，提高档案利用效率。
第六条档案管理工作应当加强档案的保管和防火、防水、防盗
等安全措施，确保档案的安全。
第七条档案管理工作应当加强档案的数字化管理，提高档案利
用效率和便捷性。
第八条档案管理工作应当加强档案的定期审查和鉴定，确保档案的真实性和可靠性。
第九条档案管理工作应当加强档案的保密工作，确保档案的机密性和安全性。
第十条档案管理工作应当加强档案的利用和开放，促进档案的公开和共享。
第十一条对违反本规章制度的行为，将依据相关法律法规给予相应的处罚。
第十二条本规章制度自颁布之日起开始执行，如有需要修改，应当经过相关部门的审批。
以上为档案管理规章制度，凡本单位工作人员必须遵守。
档案室资料管理规定范本
档案室资料管理规定范本一、档案室资料管理的目的和重要性档案室是组织内部的重要部门，负责管理和保护各类档案资料。
良好的档案室资料管理对于组织的正常运行和发展具有重要意义。
首先，规范的档案管理可以确保组织内部的信息传递和决策的准确性。
其次，高效的档案管理可以提高工作效率，节省时间和成本。
另外，档案室资料的安全性和保密性也是管理者必须重视的方面。
总之，建立科学的档案室资料管理规定是组织管理的基础。
二、档案室资料管理的原则和要求1.规范性原则：所有档案室资料的管理必须依据相关法律法规和组织规定进行，严禁违法操作和篡改档案资料。
2.完整性原则：档案室资料必须完整、准确地记录涉及组织各方面的信息，并按照一定顺序进行分类和存放。
3.安全性原则：档案室资料的存放和管理必须具有保密性和安全性，防止信息泄露和损毁。
4.便捷性原则：档案室资料的存取和检索必须方便、快捷，能够满足组织内部各类信息查询的需要。
5.清理性原则：档案室资料需要定期进行清理整理，保持档案室整洁有序。
三、档案室资料管理的组织架构与职责1.档案室管理者：负责制定档案室管理规定，组织实施档案室工作，对档案室资料进行监督和管理。
2.档案管理员：负责档案室资料的收集、存放、整理和借阅等工作，确保档案室资料的完整性和安全性。
3.档案室使用人员：依据相关规定借阅和使用档案室资料，保证资料的准确性和保密性。
四、档案室资料管理的操作流程1.档案资料的收集与登记：档案管理员应按照一定的分类标准，在文件到达时及时收集并进行登记，确保资料完整、准确。
2.档案资料的分类与整理：根据组织的具体情况，档案管理员应对档案资料进行分类整理，确保资料的有序性和便捷性。
3.档案资料的存放与保管：档案管理员需根据文件的保存期限和需要，采取适当的措施保管档案资料，包括物理设施和电子存储等。
4.档案资料的借阅与归还：档案管理员需根据规定对资料进行借阅和归还管理，确保借阅人的合法需求，同时保护档案资料的安全性。
档案室资料管理规定范文
档案室资料管理规定范文一、引言随着信息时代的发展，各类组织机构的档案资料数量不断增加，档案管理也变得愈发重要。
为有效管理档案资料，确保档案的安全与完整，制定一套科学的档案室资料管理规定势在必行。
本文旨在制定一套合理、系统的档案室资料管理规定，以规范档案室资料的保存、利用和销毁，提高档案管理的效率和质量。
二、档案室资料管理规定一、档案室资料的归档1. 所有档案室资料必须按照一定的分类标准和文件编号进行归档。
归档前，应对文件进行鉴别，核对文件编号和名称是否与目录一致。
2. 档案室资料的归档应按照时间顺序，并注明归档日期，以便于查找和追溯。
3. 档案室资料的归档位置应牢记于心，严禁私自更改归档位置，如需调整归档位置，必须提前向主管部门报备并获得批准。
二、档案室资料的借阅与利用1. 档案室资料的借阅需填写借阅申请单，并备注借阅目的和日期。
借阅期限原则上不超过30天，如需延长，必须提前向档案室管理员申请并获得批准。
2. 档案室资料在借阅期间，必须妥善保管，严禁涂写、划线、撕裂文件，如有损坏或遗失，借阅方应承担相应的法律责任。
3. 档案室资料的利用必须符合相关的法律法规和组织内部规定，禁止将档案资料用于非法目的或对组织造成损失。
三、档案室资料的备份与传输1. 档案室资料应定期进行数据备份，确保档案的安全和可恢复性。
备份的数据应存储于安全可靠的介质上，并存放于专用备份库中。
2. 档案室资料的传输需使用加密通道或传输介质，确保数据传输过程中的安全性和完整性。
3. 档案室资料的传输应记录传输时间、地点和接收方等关键信息，以便于追溯和核实。
四、档案室资料的销毁与销毁备案1. 档案室资料的销毁需制定详细的销毁计划，并报备主管部门进行审核。
销毁计划应包括文件名称、数量、销毁方式和时间等信息。
2. 档案室资料的销毁应由专人负责，严禁私自销毁档案资料。
销毁过程应严格按照相关规定进行，确保档案的安全和完整。
3. 档案室资料的销毁需备案，记录销毁的文件名称、数量和销毁日期等信息。
GB-GL-010-00 档案管理规程
.贵州贵龙中药材科技有限公司Guizhou Guilong Traditional Chinese medicine science and technology co., LTD1 目的：建立一个规范的档案管理规程。
便于文件查寻，保管；确保公司机密不泄漏，维护公司利益不受损失。
2 适用范围：本规程适用于档案室、档案收集、接受、分类、编码、整理、保管、统计、鉴别、借阅等的管理。
3 职责：3.1 文件档案管理员负责档案的分类、立卷、归档。
3.2 GMP办主任及质量部经理监督本文件的执行。
3.3 各部门指定一人专职管理本部门档案，部门负责人监督执行。
4 内容：4.1 档案室的基本任务4.1.1 负责管理档案，积累档案史料。
4.1.2 负责建立健全二级档案管理体制，对各部门的文件资料、科研资料、图纸等的归档工作进行指导和监督管理。
4.1.3 严格贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案资料，特别是机密档案的安全和完整。
4.2 档案的收集4.2.1 各部门要对文件资料进行严格管理。
4.2.2 在各项管理工作、生产活动中形成的具有保存价值的文件资料、科技资料、图纸等应由各职能部门指定专人每半年进行收集、整理、分类、组卷，并定期向档案室归档。
4.3 档案室接收的档案应符合下列要求4.3.1 归档的文件材料必须分类清楚、内容完整、收集齐全，符合GMP要求。
4.3.2 归档的文件资料必须准确地反映本公司生产、经营、科研、基建和技术管理等各项活动的真实内容和历史过程。
4.3.3 归档的文件资料应以原稿为主，部门根据需要留打印件。
4.3.4 归档的文件与图纸必须保持字迹、线条清晰，纸质优良，不得使用圆珠笔和铅笔书写。
4.3.5 归档的案卷要区别不同的保管价值，确定永久、长期、短期三种保管期限；根据文件内容的阅读范围区别一般文件和秘密文件，秘密文件应区分密级：秘密、机密、绝密，并做到案卷张页、编号、卷内目录逐一列明，案卷标题简明确切，以便于保存和利用。
部门档案文书管理制度
部门档案文书管理制度第一章总则第一条为规范部门档案文书的管理，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于本部门所有工作人员及相关工作单位。
第三条本制度所称档案文书，包括电子文书和纸质文书。
第四条本部门办公文书应当符合国家法律法规和相关规范要求。
第五条本部门领导负责本制度的实施和监督。
第六条本部门档案文书管理应坚持依法管理、科学管理、规范管理和安全管理的原则。
第二章文书的生成、编制和归档第七条本部门所有文书应当真实、完整、准确。
第八条所有文书应当按照规定格式编制，标题明确，内容简洁。
第九条各部门应当建立规范的文件编号制度。
第十条文书的密级应当按照国家的规定进行，机密文书应当得到授权才能传送和处理。
第十一条文书的归档应当按照规范要求进行，建立详细的档案目录和检索系统。
第三章电子文书管理第十二条本部门应当建立完善的电子文书管理系统，保证信息安全和便捷检索。
第十三条所有电子文书应当备份，并建立定期更新的备份制度。
第十四条禁止个人私自使用或存储单位电子设备上的文书。
第十五条保密等级高的电子文书应当进行加密处理和权限控制。
第四章档案管理第十六条档案室应当定期清点档案，保障档案的完整性和安全性。
第十七条档案应当按照规定期限进行归档和销毁。
第十八条档案管理人员应当接受相关培训，并严格遵守档案管理规定。
第十九条档案应当根据内容和机密等级进行分类和存储。
第二十条档案管理人员应当接受定期检查和考核，确保档案管理工作的规范和有效。
第五章离职和调离处理第二十一条离职或调离的工作人员应当交接其管辖的档案文书，并签署相关责任承诺书。
第二十二条离职或调离的工作人员应当如实交代其处理的档案文书，并合理交接工作。
第二十三条离职或调离的工作人员离职一年内不得处理或销毁其管辖的档案文书。
第六章监督检查第二十四条监督检查机构应当定期对本部门的档案文书管理情况进行检查和评估。
第二十五条发现问题应当及时整改，并追究相关责任。
文件编号及文件档案管理规定
质量管理体系支持性文件文件编号及文件档案管理规定(XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008)文件序号： 1 1.目的对质量体系文件编号及文件档案管理做出规定，使文件便于受控使用和保存。
2.范围文件编号及文件档案可包括本公司质量体系文件，质量体系支持性文件和相关质量记录、表单，与质量体系有关的外来文件以及工程建设管理规定，工程建设标准规范，工程设计图纸及设计文件等。
3.文件编号规定3.1 每个文件应有唯一的文件编号；3.2 代号文件代号使用汉语拼音第一个字母大写表示；3.2.1 公司代号：“XCJ”；3.2.2 质量手册代号：“ZSC”；Z－质量，SC－手册。
3.2.3 程序文件代号：按GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号，再加“CX ”两个字母；CX－程序（所有产品通用）；JLCX－监理程序；DJCX－代建程序。
3.2.4 支持性文件代号a.行政管理类文件：按办公室规定的行文编号。
b.技术质量文件类：归于程序文件下，同时加“J”标识；J－技术。
c.技术管理文件类：归于程序文件下，同时加“G”标识；G－管理。
d．记录表单：e．监理/代建作业类文件:采用主题词汉语拼音第一个字母大写标识。
监理/代建大纲:“DG”；监理/代建合同：“HT”；监理/代建规划：“GH”；监理细则：“XZ”；监理/代建月报：“YB”；会议纪要：“JY”。
3.2.5 发布年份、文件顺序和版次文件顺序号用二位阿拉伯数字；发布年份用四位或二位阿拉伯数字；版次在文件封面用大写数字表示，同时在页眉亦有表示，页眉：文件名称：文件编号：版本：修改码：；3.3 文件编号方法：3.3.1 质量手册编号：“XCJ－ZSC－年份”XCJ-公司代号（下同）；ZSC－质量手册代号（下同）例如：协诚监理公司2008年第二版《质量手册》的编号为：“XCJ-ZSC-2008”，并在封面标“…第二版‟”字样;3.3.2 程序文件编号:“XCJ－CX?.?.?－年份”CX:程序文件代号（下同）；?.?.?－GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号(下同)例如：协诚监理公司2008年第二版《文件控制程序》的编号为：“《XCJ－CX4.2.3－2008》”，并在合订册封面标“…第二版‟”字样；3.3.3 程序文件中的技术质量文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ J+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”J-技术质量文件代号例如：协诚监理公司2007年“模板工程专项施工方案”审查指引，编号为：“XCJ- CX7.5/ J（01）－2007”；CX7.5－该文件归属于“《XCJ－CX7.5－2008》”《监理服务过程控制程序》3.3.4 程序文件中的管理文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ G+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”G－管理文件代号（下同）例如：协诚监理公司2008年《文件编号及文件档案管理规定》编号为：“XCJ- CX4.2.3/ G（01）－2008”；CX4.2.3－该文件归属于“《XCJ－CX4.2.3－2008》”《文件控制程序》G－技术管理文件01－管理文件第1个3.3.5 质量手册和程序文件中的记录编号：“XCJ—ZSC或CX?.?.?/[ J+（顺序号）]－编制年份或修改年份：”J－记录代号例1：协诚监理公司2008年《文件控制程序》第2个记录表单编号为：“XCJ- CX4.2.3/ J（02）－2008”；CX4.2.3－《文件控制程序》J－记录代号02－《文件控制程序》中第二个记录表单例2：协诚监理公司2008年《人力资源控制程序》第1个记录表单编号为：“XCJ-CX6.2/ J（01）-2008”；CX6.2－《人力资源控制程序》J－记录代号01－《人力资源控制程序》中第1个记录表单3.3.6各部门除程序文件以外的自发文件编号：按办公室规定的编号3.3.7各部门的管理规定编号：按办公室规定的编号3.3.8监理/代建大纲，监理/代建合同，监理/代建规划，监理细则，监理/代建月报的文件编号:（1）监理/代建大纲编号：以电子版保存，按工程名称即可，无须编号（2）监理/代建合同编号：“XCJ—（年份+）HT—合同顺序号”HT－合同代号（下同）例如：公司2008年第6个监理合同编号为：“XCJ-2008HT-06”；（3）监理/代建规划编号：按工程名称即可，无须编号（4）监理细则编号：公司范本编号为：“XCJ－XZ＋（顺序号）－编制年份或修改年份”XZ－细则代号例如：公司2008年第6个监理细则的编号为：“XCJ-XZ（06）-2008”各个项目细则编号按范本一一对应排序，遇缺项时该顺序空缺，增项时在序尾依次增加（5）监理/代建月报编号：“XCJ—YB－某年序号”.一个监理/代建工程监理/代建月报用一个固定编号，每月月报均用此编号，只在月报封面以某年“第×期”，“总第×期”加以区别。
公司文件材料归档管理制度
公司文件材料归档管理制度
制定归档管理制度的目标在于确立文档管理的标准流程，明确各部门及员工的责任与义务。
为此，制度中应包含文档的分类、存档期限、存储方式和保管责任等关键要素。
例如，合
同类文档、会议记录、项目报告等，都应根据其性质和重要性进行不同年限的保存。
制度中应详细规定文档的归档流程。
从文档生成、审核、分发到最终的归档，每一步骤都
应有明确的操作指南和时间节点。
比如，文档在完成后应由相关负责人审核签字，然后按
照既定的路径进行分发，最终在规定时间内由专人负责归档。
对于电子文档的管理同样不可忽视。
随着信息技术的发展，越来越多的企业采用电子文档
管理系统来提高办公效率。
因此，制度中应包含电子文档的命名规则、存储位置、备份周
期以及访问权限设置等内容。
确保电子文档的安全性和可追溯性。
为了保障文档安全，制度中还应明确防火、防潮、防盗等物理安全措施，以及对电子文档
的数据加密和防病毒措施。
同时，定期对文档存储环境进行检查和维护，确保文档的完整
性和可用性。
在实施过程中，监督和检查是不可或缺的环节。
制度应设立专门的监督机构或人员，定期
对文档归档情况进行抽查，发现问题及时整改。
并且，通过不定期的培训和宣导，提高员
工的文档管理意识和能力。
随着企业发展和外部环境的变化，文档管理制度也需要不断更新和完善。
因此，制度中应
包含修订机制，确保制度能够与时俱进，适应企业发展的需要。
GTBG412002017档案管理标准
GTBG412002017档案管理标准GTBG412002017是中国国家标准化管理委员会发布的《档案管理标准》。
该标准规定了档案管理的基本要求、原则和方法，以提高档案工作的效率和质量。
以下是该标准中一些主要内容：1. 档案管理的基本原则：包括法律依据原则、权责明确原则、分类归档原则等。
GTBG412002017是中国国家档案局发布的《机关档案管理规定》。
以下是其中涉及的一些基本原则：1)法律依据：档案管理应遵守相关法律、法规和政策，确保合法性、公正性和权威性。
2)实物原则：档案管理要以实物为基础，即对文件、卷册等实体进行分类、整理、保存和利用。
3)完整性原则：要求对机关活动产生的全部档案资料进行全面收集，不得故意删除或遗漏重要信息。
4)真实性原则：档案应真实反映机关活动过程和结果，不得篡改或伪造。
5)有序化原则：档案必须按照一定的组织结构进行分类存放，并建立相应的目录索引系统。
6)保密性原则：根据国家有关保密规定，对涉密文件采取适当措施加以保护，并设置相应安全级别标识。
7)利用与服务原则：积极推进电子化处理技术，在确保安全可靠前提下提供方便快捷的查询与利用服务。
8)质量与责任原则：强调档案质量控制，明确机关各级负有的档案管理责任和义务。
这些原则旨在确保档案管理的合规性、准确性、完整性以及便于利用与服务。
2. 档案馆建设与环境：对于档案馆建设的布局、空间设计、环境条件等方面进行了规范。
GTBG412002017是中国国家标准中关于档案管理的规范。
该标准主要涵盖了档案管理的基本原则、组织机构与职责、档案馆建设与环境等方面内容。
在档案馆建设与环境方面，该标准提出了一些要求和指导：1)档案馆应当有适宜的场所和条件来保护和保存档案材料。
这包括合理布局、安全可靠的建筑结构以及恰当的防火、防水措施等。
2)档案馆应当确保存储空间充足，并配备相应的设备和工具，如温湿度调节装置、灭火器材等，以保持良好的环境条件。
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编号：JC/ZD001 本章第 1 页共4页第0次修改
文件档案管理规定
1.目的
为有效地利用和保护文档资料，加强文档管理工作，使文档管理工作规范化，特制定本规定。
2.适用范围
公司职能部门及各项目部相关部室对文件档案的管理。
3.职责
3.1各部室及全体员工均有保存好文档的义务，各部室须指定专人负责本部门的文档保管工作。
3.1.1文档管理员须认真履行工作职责，忠于职守，不断提高管理水平，对归档的档案要认真整理，做到归档档案完整、系统、准确。
3.1.2文档管理员要自觉遵守保密守则，未经领导批准，不得自行扩大借阅范围，不得擅自向外透露文档内容。
3.1.3文档管理员不得将属于公司的文档资料据为己有，或拒绝归档。
3.1.4文档管理员不得损毁/丢失应保存的文档资料。
3.1.5文档管理员不得将公务活动中形成的应归档的文件资料据为己有，拒绝转交。
3.1.6文档管理员不得擅自提供、抄录、公布属于公司的文档以及应当保密的文档资料。
3.1.7文档管理员不得涂改、伪造档案资料。
3.1.8 文档管理员不得玩忽职守，造成文档资料损失。
4.术语
4.1文档：是指公司各部室及个人在从事公务活动中直接形成的对公司具有保存价值的各类文字、图像、声像制品及实物等不同形式的记录。
5.程序
5.1收集
按照公司《文件收发管理规定》中要求，将文件档案资料进行收集，并将其进行分类。
编号：JC/ZD001 本章第 2 页共4页第0次修改5.2分类
文件资料要进行合理的分类，无论是按照项目名称，还是内容，或者按照字母顺序，其目的都是为了查找迅速方便，因此都须在档案盒内列出清楚的标注。
5.3归档
5.3.1范围
5.3.1.1公司对外的往来文件、资料由办公室归档。
5.3.1.2公司内各种规章制度、会议纪要，各部门的往来公文等公文资料，由办公室归档，各部门备存。
5.3.1.3各种基建、施工、装修的洽商文件、图纸、预算等在工程结束后由总工室归档，相关部门备档。
5.3.1.4与外界签定并有效的法律文本，如合同、协议、备忘录等文件由办公室归档相关部门因需要可存复印件。
5.3.1.5上级单位、各地方职能部门发给公司的文件、综合性的总结、工作计划由办公室归档，相关部门备存。
5.3.1.6各部门的专题报告、集体和个人的调研资料、培训资料等亦须归档。
5.3.1.7有关公司的重要的照片和底版、音像带、题词等须由办公室归档。
5.3.1.8关于原稿，如经几次修改，以领导审批签字稿归档。
5.3.2要求
5.3.2.1归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张要求为A4纸大小，文件格式需按照公司的标准文本。
5.3.2.2归档的文件材料要完整、系统、准确。
5.3.2.3归档的文件除特殊情况外，必须用原件。
5.3.2.4归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。
5.3.2.5对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。
5.3.3时间
5.3.3.1各种文件资料收集、分类后，需在一个月内归档完毕。
编号：JC/ZD001 本章第 3 页共4页第0次修改5.3.4无归档价值的文件资料范围
5.3.4.1重份和无查考利用价值的事务性、临时性资料，包括宣传广告、消息等。
5.3.4.2上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。
5.3.4.3未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效的文件、草稿、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。
5.3.4.4从正式文件上摘录的供工作参阅的非正式材料。
5.3.4.5下级单位送来参阅的简报、情况说明、不应抄报和不必备案的文件资料。
5.4使用
5.4.1借阅：
5.4.1.1各部门因工作需要查阅有关文档资料时，经有关领导批准后，各部室应提供方便，并按《档案/图书/资料借阅单》办理借阅手续，阅后及时归还。
5.4.1.2文件档案借出后，原则上需当日归还，不得过夜；如需长时借阅，需归还后办理续借手续。
5.4.1.3对借出和归还的文件档案，应办理清点、签名登记手续，由文档管理员和借阅者当面核对清楚。
5.4.1.4所借文件档案不得随意折叠和拆散，严禁对文件档案更改、涂写，不得丢失和损坏。
5.4.1.5服从文档管理员管理，在借阅范围内借阅。
5.4.1.6文件档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。
5.4.1.7 调离本公司内的人员必须清理移交、归还借阅文件档案及该归档的资料，方可办理调离手续。
5.4.1.8外单位人员查阅本公司文件档案须持单位介绍信和本人证件，经上级主管领导批准，办理有关查阅手续后，方可查阅。
5.5保存期限及销毁
5.5.1文件档案的保存期限
编号：JC/ZD001 本章第 4 页共4页第0次修改5.5.1.1以下文件档案保存期限为一年:
5.5.1.1.1过期失效的各类公文和在工作中产生的质量记录和培训记录。
5.5.1.1.2各类失效后的合同。
5.5.1.2以下文件档案保存期限为二年:
5.5.1.2.1公司有关人事任免及重大决议和与质量有关的文件。
5.5.1.2.2内、外审核及管理评审过程中产生的质量记录和文件。
5.5.1.3以下文件档案为永久性保存文件：
5.5.1.3.1由发展商提供的物业建筑竣工图及设施资料。
5.5.1.3.2机电设备的分供方评估资料。
5.5.1.3.3房屋装修、维修及改造等记录。
5.5.1.3.4设备大中修记录。
5.5.1.3.5重大治安事件和质量事故。
5.5.1.3.6重大客户投诉。
5.5.2文件档案的销毁
5.5.2.1超过保存期限的质量记录,应在期满一个月后进行销毁。
5.5.2.2部门文档资料的销毁,由文档管理员先填写《文件资料销毁登记表》,
报部门经理批准后进行销毁,《文件资料销毁登记表》存档备查。
5.5.2.3建立销毁质量记录档案。
6.监督执行
公司总经理办公室主任。
7.相关/支持性文件
《文件收发管理规定》
8.质量记录及表格
《档案/图书/资料借阅单》
《文件资料销毁登记表》。