长沙理工大学科技查新工作实施细则(2018年修订)
教育部查新站申报过程中应该注意的问题分析——以长沙理工大学图书馆为例
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年 的查新报告 电子版做成 目录链接 的形式 刻在光盘上 。将这
些材料按通知要求整理装订成册 ，并于规定 日期 内将 申报材料
报至教育部科技发展 中心成果专利处 ， 申报流程第一 阶段 结束。
这里笔者要强调 的是 ，不是购买 了国际联机 检索系统就是符合 了申报条件 ，因为 申报材料里不只要写购买 了国际联机检索系
件） ； 三是将 ２ ０ １ １ 年 １ 月 １日至 ２ ０ １ １ 年 ｌ ２月 ３ １日的查新 报告 电子版（ 查新人员签字页 和机构公章页需使用 扫描件 ） 做成 目录 链 接的形式 刻在光盘上 ， 纸质原件不用 附。最后 ， 也是说将 最近
一
势， 还 考虑到实 际需要及 地域特性 。 查 新站 的数量在 逐渐增加 ， 但增 加趋势越 来越小 ， 这 说明 了教 育部查新站 的 申请难 度在逐 年增 加 ， 相信不 少准备发 展科技查新 的图 书馆 都想 了解 教育部 科技查 新站 申请 的具体 流程 。 长 沙理工大学 （ 以下简称我 校 ） 刚 刚经 历过 ２ ０ １ ２年 的教 育部查新 站 申请工 作 ，尽 管最终 未能入 围筹建 ， 但 首次 申报能够走 到专家实地 考察 的最后 环节 还是一 次很难 得 的学 习经历 ， 所 以分 享给准备 申请查新站 和各位 查新
统， 而且要附上每年的联机检索费用清单。
２ 专家通 信评 审
第二 阶段 主要 是教育部科技发展中心组织专家评 审各 申报 单位 的申报材 料 ， 这个阶段又 叫通信评审 阶段 ， 专家并不是集 中
在～起讨论决定 哪个单 位是 否通 过 ，而是 根据教育部分发 给各
浅谈高校图书馆科技查新服务营销——以长沙理工大学图书馆查新站为例
１ 研 究 现 状
在 教 育 部 认 定 之 前 一 直 代 理 湖 南 大 学 的 查 新 站 做 查
新 。 长 沙 理 工 大 学 图 书 馆 查 新 站 近 ４年 的 查 新 量 及 用 户来 源 ， 见表 １ 。 由 表 １可 见 ， 长 沙 理 工 大 学 图 书 馆 查 新 站 自查
量是 大 幅减少 的 ， 这 和 教 育 部 博 士 点 基 金 项 目取 消
有很 大关 系 ， 由此 可 见 ， 高 校 图 书 馆 查 新 站 走 出 去 必
要性 和必 然性 。
３
ห้องสมุดไป่ตู้
主 要 推 广 方 式
行 了研 究 ， 其 中 一 篇 是 由 北 京 师 范 大 学 图 书 馆 李 广 利 老师 发表 的“ 高 校 图 书 馆 科 技 查 新 服 务 营 销 策 略
对 于科 技查 新 的研究 ， 可 以追 溯到 １ ９ ８ ５年 中 国 医 学 科 学 院 情 报 所 对 部 级 招 标 项 目开 展 查 新 预 审 后
开 始 出现 的研 究论 文＿ １ ］ ， 其 后 一 段 时 期 关 于 查 新 的
长 沙 理 工 大 学 查 新 站 有 ２个 查 新 审 核 资 质 ， 分 别是 ２ ０ １ ２年 由 中 国 电 机 ２ ２ 程 学 会 认 定 的 电 力 查 新 资质和 ２ ０ １ ４年 由 教 育 部 认 定 的 理 工 类 的 查 新 资 质 ，
学 习 。
分 别 从 高 校 内部 和 外 部 两 个 方 面 探 讨 了 高 校 图 书 馆 查新 站形 象 营销 的策 略 和手 段 ¨ ４ ］ ， 以 上 两 篇 文 献 更
多 的是从 理 论 、 策 略方 面 的研究 ， 并 未 给 出 实 际 可 操 作 的方式 方法 ， 笔 者 在 分 析 本 馆 查 新 站 近 ４年 查 新 服 务 数 据 的基 础 上 ， 归 纳 总 结 出 实 际 可 行 的 校 外 用
教育部科技查新工作站查新报告撰写规范
教育部科技查新工作站查新报告撰写规范查新报告是查新机构根据查新委托书的要求，通过查新项目的查新点与所查文献范围内的文献信息进行比较分析，对查新点作出新颖性判别后，以书面形式撰写的客观、公正的技术文件。
为进一步提高教育部科技查新工作站的查新业务水平，保证查新报告质量，特制订本规范。
1查新报告的总体格式查新报告须采用本规范制订的科技查新报告模版格式，报告中应填写的各项内容均不得空缺。
1.1查新报告封页包括：报告编号、项目名称、委托人、委托日期、查新机构、完成日期。
1.2查新报告正文包括：查新项目名称、查新机构、查新目的、项目的科学技术要点、查新点、查新范围要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员和审核员声明、附件清单、备注。
1.3字体要求中文使用宋体，外文、数字、符号等其它内容均使用Times New Roman字体。
封页的报告编号为小四号字体，其它为三号字体；正文均为小四号字体。
2查新报告各项内容的撰写格式2.1报告编号由16位阿拉伯数字及大写拼音字母组成，分4部分：左起前4位为年份（如：2013）；第5至7位为教育部行政编码“ 360；”第8至12位为教育部认定的科技查新工作站序列编码（不足位则在其前面补零）；第13至16位为本年度承接的查新项目的流水序号（不足位则在其前面补零）。
此报告编号在教育部认定的高校科技查新系统中是唯一的，且与其对应的查新委托书编号一致。
2.2项目名称查新报告封页的项目名称只填写中文名称。
查新报告正文表格中的查新项目名称：国内查新填写中文名称，英文名称一栏可填写“略”；国内外查新须同时填写中英文名称。
2.3委托人指提出查新申请的自然人、法人或者其它组织。
2.4委托日期和完成日期按实际委托日期和实际完成日期填写，格式为“×××× 年××月××日”（如：2013年4月25 日）。
长沙理工大学科技项目管理办法(征求意见稿一)
长沙理工大学科技项目管理办法(征求意见稿一)第一章总则第一条为了充分调动广大教师、科技人员、各院（部）和科研机构的积极性，实现科技工作管理的科学化、规范化和制度化，稳步提高我校的科研、学术水平，促进学科、学术梯队建设，提高人才培养质量，实现学校向教学研究型转变，特制定本办法。
第二条科学研究工作是我校专业技术人员必须完成的一部分专业技术工作，我校所有教学、科研及管理人员都要积极从事科技工作，并在科技工作中做到求真务实，学术民主，团结协作，严格遵守科技工作者的行为规范，为提高学校的科技水平而努力奋斗。
第三条我校科技工作要紧密结合学科建设和人才培养工作，以应用性、开发性研究为主，鼓励开展基础性研究和原创性研究，积极开展人文、社会领域的研究。
瞄准国内外先进水平，针对地方经济建设和交通、电力、水利和轻工等行业急需解决的关键技术问题，开展科技攻关，发展科技产业。
同时要积极促进科技成果转化工作，将科技成果转化为先进生产力。
第二章项目立项管理第四条科技项目分类1. 纵向项目(1) 政府基金项目：指由国家或省（部）立项资助的自然科学和社会科学基金项目。
(2) 一般纵向项目：指由国家、省(直辖市)级政府的科技(部、厅)、教育(部、厅)、经济主管部门(部、厅)、行业主管部门(部、厅)以及厅局级单位(如长沙市)和省级及省级以上电力公司批准立项的各类计划研究项目(经费来源为政府的行政或财政拨款)。
厅局级以下单位的研究项目按横向项目管理。
对于国家、省级政府及部门的计划研究项目，由政府直接拨款的经费按纵向项目进行经费管理；由合作单位转拨进校的经费，依据批文或合同确认属政府拨款的按纵向经费管理，属配套或自筹的按横向项目进行经费管理。
同时项目负责人应提供项目计划下达文件、任务书或合同、以及与合作单位的子（分）合同。
纵向项目中部分或全部使用校内资金的项目，其中校内提供的资金按“学校基金项目”进行经费管理，但立项管理、过程管理、结题及成果管理仍按“纵向项目”进行管理。
长沙市科学技术局关于印发《2018年长沙市科技工作要点》的通知
长沙市科学技术局关于印发《2018年长沙市科技工作要点》的通知【法规类别】机关工作综合规定【发文字号】长科发[2018]11号【发布部门】长沙市科学技术局【发布日期】2018.03.20【实施日期】2018.03.20【时效性】现行有效【效力级别】XP10长沙市科学技术局关于印发《2018年长沙市科技工作要点》的通知（长科发〔2018〕11号）驻长各高校、科研院所科技处，各区、县（市）科技局，市直有关部门科技处，园区科技主管部门：现将《2018年长沙市科技工作要点》印发给你们，请结合本地区、本部门实际，认真组织实施。
长沙市科学技术局2018年3月20日2018年长沙市科技工作要点一、总体思路深入贯彻党的十九大精神，牢固树立创新发展理念，认真落实市委、市政府决策部署，以建设国家科技创新中心为主线，着力服务企业主体、优化创新布局、推进体制改革、引导协同创新，推动从“研发管理”向“创新服务”转变，有效促进发展驱动方式转变和产业转型升级，为全面建设现代化长沙提供有力支撑。
二、主要目标全社会研究与试验发展（R&D）经费投入占地区生产总值的比重达到2.6%；全市财政科技投入46亿元；实现高新技术产业产值12500亿元，增加值占GDP比重达到34%；高新技术企业达到1900家；全市实现技术交易登记额150亿元；科技企业孵化器面积增加30%。
三、主要任务（一）遵循一条主线1、加快推进国家创新中心建设。
加强“长沙建设国家创新创意之科技创新三年行动计划”重大事项落实督办，完成国家科技创新中心阶段性目标。
推动产业技术创新和转型升级，发展壮大高新技术企业和科技人才等创新力量，做大做强高新技术产业开发区等创新载体，营造创新创业良好生态。
（二）打造两个品牌1、建设国家自主创新示范区。
推动完善自主创新示范区管理体制。
科学制定自创区发展规划，推动将政策覆盖到省级以上园区。
适时召开“长沙国家自主创新示范区扩区建设工作会议”，明确任务分工和进度安排。
长沙理工大学科技工作奖励办法
长沙理工大学科技工作奖励办法(试行)第一章总则第一条为了充分调动我校广大科技人员从事科学研究工作的积极性和创造性，加速提高我校科技整体实力，奖励在科技工作中做出突出贡献的集体和个人，特制定本办法。
第二条学校拨专款建立科技奖励基金。
科技奖励工作由科技处会同人事处、计财处等部门进行，各类科技奖励经费下拨到各院（部），由各院（部）根据本单位科研和学科建设具体情况制定分配细则，进行二次分配。
第二章科技项目奖励第三条学校对以我校为第一申报单位、且项目主持人为我校人员获得的国家级项目给予配套研究资助和研究津贴补助。
对以我校为第一申报单位、且项目主持人为我校人员获得的全国教育规划课题、省部级基金项目给予配套研究资助。
具体标准见表1。
配套研究资助分两次实施，各占配套资助额的50％。
第一次配套为项目的年度（中期）进展报告、经费使用报告或阶段性检查、评估获得通过后，对已拨入的经费给予50％配套资助；第二次配套为项目结题后, 对研究成果符合《长沙理工大学科研项目配套资助办法》中相关条件的项目给予另外50％配套资助。
所有配套经费均按校基金项目经费进行管理。
表1 各类项目配套研究资助、课题组研究津贴标准2. 项目配套研究资助必须待项目的年度（中期）进展报告、经费使用报告或阶段性检查、评估获得通过后才能对已拨入的经费给予第一次配套资助。
否则不能给予配套资助且停发课题组研究津贴；待项目结题后且验收合格以上，学校视情给予配套资助和补发课题组研究津贴。
3. 项目结题后，学校根据《长沙理工大学科研项目配套资助办法》，对研究成果符合相关条件的项目给予第二次配套资助。
4. 表1所列科技项目主持人及课题组成员，如存在学术不端行为、或被项目下达单位通报批评、不能结题或无故不结题的，则取消全部配套资助经费和课题组津贴，对已拨给的配套经费予以追回，对已发给的课题组研究津贴予以追缴；同时按学校相关规定予以行政处分和经济处罚。
5. 以我校为第一申报单位，但项目主持人的人事关系不在我校的人员（包括项目立项后的调出人员）获得表1中科研项目的，学校只给第二次配套资助，项目组不享受研究津贴。
教育部科技查新工作站
教育部科技查新工作站（第一批）一、综合类：北京大学（Z01）复旦大学（Z02）华中科技大学（Z03）吉林大学（Z04）四川大学（Z05）山东大学（Z06）武汉大学（Z07）西安交通大学（Z08）浙江大学（Z09）中山大学（Z10）中南大学（Z11）上海交通大学（Z14）兰州大学（L09）南京大学（L10）二、理工类：北京科技大学（L01）重庆大学（L02）东北大学（L03）东南大学（L04）大连理工大学（L05）华东理工大学（L06）湖南大学（L07）江南大学（L08）清华大学（L11）天津大学（L13）同济大学（L14）厦门大学（L15）中国海洋大学（L16）中国地质大学(武汉)（L17）三、农学类：中国农业大学（N01）注：第七批升级为综合类查新站的单位为兰州大学、南京大学。
教育部科技查新工作站（第二批）一、理工类：石油大学(北京)(石油石化学科)（SH01）北京师范大学（L18）长安大学(工学)（G01）西南交通大学(交通运输学科)（J01）河海大学(工学)（G02）华南理工大学（L20）石油大学(华东)(石油石化学科)（SH02）华北电力大学(工学)（G03）南开大学（L21）电子科技大学(电子信息学科)（D01）中国矿业大学(工学)（G04）华东师范大学（L19）二、农学类：东北林业大学（N02）三、医学类：北京中医药大学(中医学与中药学学科)（YZH01）教育部科技查新工作站（第三批）一、综合类：郑州大学（Z12）宁波大学（工学）（GN01）二、理工类：东华大学（工学）（G05）福州大学（L22）江苏大学（工学）（G06）南京航空航天大学（航空航天学科）（G07）内蒙古大学（L23）山东科技大学（工学）（G08）西安电子科技大学（工学）（G10）武汉理工大学（工学）（G09）燕山大学（工学）（G11）三、农学类：南京农业大学（N03）西北农林科技大学（N04）四、医学类：广州中医药大学（中医学与中药学学科）（YZH02）注：第七批升级为综合类查新站的单位为宁波大学。
科技查新基本知识介绍科技查新基本知识介绍
咨询部：赵亚虹 电话：51688293 地点：图书馆四层文献检索室 Email：zyh@ 2006年11月1日
主要内容
科技查新简介 查新报告的组成与各项要求 科技查新的“新颖性”判断 影响查新质量的因素分析
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一、科技查新简介
查新是科技查新的简称，指查新机构根据查新委托人 提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按本规范 操纵，并作出结论。 查新机构是指具有查新业务资质，根据查新委托人提 供需要查证其新颖性的科学技术内容，按照科技查新 规范操作，有偿提供科技查新服务的信息咨询机构。 具体说，查新是针对某一特定的研究课题进行的，通 过计算机检索和手工检索等手段查出国内外公开发表 的与该课题相关的文献；再对查出的文献与被查课题 进行对比分析；最后根据分析结果对被查课题的新颖 性、先进性进行判定。“查新”的结果是为被查课题出 具一份“查新报告”。查新是避免科研课题重复立项和
二、查新报告的组成与要求
一、查新目的 二、科学技术要点 三、查新点与查新要求 四、文献检索范围及检索策略 五、检索结果 六、查新结论
查新员根据委托 人要求及查新规 范做出客观结论 委托人在委托单中提供 准确内容与明确要求
1. 查新目的
科技立项（申报各级、各类科技计划）； 科技成果鉴定； 申报科技成果奖励； 申报专利； 新产品； 其他。
申报科技成果奖励项目应说明项目的国内外背景，基 本原理和技术指标，与同类研究相比项目达到的水平， 产生的经济效益和社会效益，推广应用前景。
3. 查新点与查新要求
查新点是是技术要点中要求查证新颖性的部分，体现 该项目新颖性的全部技术创新点。。 查新点一般从技术要点中提取，或者是技术要点中技 术关键的全部，但不要把查新项目中的一般性技术特 征列为查新点。 查新点是查新人员拟定检索词和制定检索策略以至对 比分析和判断新颖性的依据，写法上要精练明确，条 理清楚。对委托人有多个新颖性查证要求的项目，要 以1、2、3来标记查新点，逐条列出，以便作查新结论 时对照，分别针对每一个查新点作新颖性结论。
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长沙理工大学科技查新工作实施细则（2018年修订）第一章查新委托的受理程序1. 指导查新委托人填写查新委托书，同时提请委托者认真阅读“委托需知”。
2. 检查委托者所填写查新委托书相关内容是否全面、恰当。
3. 请委托者提交能较详细描述项目的技术资料，如项目的技术背景资料、项目总结报告、成果申请表或研制报告、所发表相关文献等，初步审查委托者提交的资料是否完备，是否符合查新要求。
4. 与查新委托者认真交谈，听取查新委托人关于查新项目的情况介绍，了解项目的技术背景、研究内容、研究方法以及技术特点，了解用户所掌握的该项目与同类研究的不同之处，初步判断查新项目的新颖点。
5. 与查新委托者就查新要求、查新范围、查新报告提交时间、查新收费等有关问题达成共识。
6. 委托者应在完成委托程序后，填写《查新合同》。
其内容有：查新项目名称（中文、英文）；查新目的；查新要求；查新时间范围；查新项目技术创新要点和查新点（即查新比较的具体内容、原理、结构、工艺、方法、用途等技术特征）；查新检索词（主题词、关键词或分类号，化学物质登记号、作者、企业代码等；外文的检索词还包括规范词、同义词、广义词、狭义词、相关词等）；查新委托单位；查新委托单位地址、联系人、电话、电子信箱。
7. 查新委托书经双方签字后生效。
第二章查新工作流程第一步检索前准备。
在检索前，查新员要做好以下准备工作：1. 认真、仔细地阅读查新项目的资料、分析查新委托人提出的查新点与查新要求，了解查新项目的科学技术特点。
2. 明确检索目的。
3. 根据检索目的初步确定查证主题的特指程度和学科范围的专指程度，使主题概念及相应检索词能准确地反映查新项目的核心内容。
4. 确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。
第二步确定检索年限。
1. 科研立项类查新：从查新之日前推10年到15年；2. 成果鉴定类查新：从查新之日前推15年；3. 评奖类查新：从查新之日前推15年；4. 技术转化和开发及其他查新类：从查新之日前推15年到20年。
第三步确定检索范围和检索工具。
1. 基本原则。
在完成以上检索准备后，应根据委托人提供的使用文献情况，确定检索范围和选择检索工具。
在确定检索范围和选择检索工具时应遵循以下基本原则：检索词的确定和联机检索策略的制定应当以机检为主，手检为辅，力求查全、查准，保证质量。
检索词选择要考虑能够表达检索概念的所有不同的词，如：同义词、隐含词、替代词、缩写词、以及检索词的英、美不同拼写法等。
进行国内外查新时，原则上使用DIALOG国际联机进行检索，先选择411数据库扫描，再针对扫描结果有针对性地选择专业数据库提取文献。
中文文献数据库因各数据收录范围有所侧重、主题词标引不规范、检索点较少、检索功能较弱，所以所有涉及委托项目的中文数据库均必须检索，且应放宽检索范围，通过人工判断对文献进行筛选，以防漏检。
查新检索除利用检索工具书和数据库外，必要时还需补充查找与查新项目内容相关的主要期刊，以防漏检。
此外，查新员还应当注意利用相关工具书如手册、产品目录、年鉴等。
通过预检索，查阅专业期刊、工具书或综述文献，阅读与课题相关的高质量的国内外综述文献，有助于了解该课题的研究历史、研究现状与发展趋势。
查新员检索出有关题录或文摘后，与委托人提供的技术资料进行对比分析，作出正确判断，密切相关文献必须查找原文，将原文作为查新报告的附件。
2. 选择数据库时的注意事项选择与查新项目密切相关的专业类数据库，委托查新项目研究内容或应用范围涉及到多学科时，相关学科的数据库必须列入检索范围。
选择大型、知名的综合类数据库，选择检索途径丰富的数据库。
委托查新项目为应用研究或开发研究时，应考虑检索专利、会议文献和成果公报等。
委托查新项目为产品类查新时，应考虑利用Internet搜索引擎查找网上是否有同样产品说明。
委托查新项目若要与国外某国的情况进行对比时，应考虑检索该国编制的文献检索工具。
综合性检索数据库应与专业性检索工具相结合。
3. 实施数据库检索应注意的问题正确地选用主题词和编制检索策略。
查新人员要认真与委托人交换意见，充分理解项目的实质内容和委托人要求，以便确定检索词和检索策略；查新项目的检索范围应宽于一般项目的文献检索，机检用检索词尤要慎重选择；要注意选用国外惯用的技术用语，对委托人提供的词要认真复核，查找有关主题词表或用手检来核对与数据库相对应的检索工具所采用的检索词，要注意对项目隐含概念的提取。
制定检索策略时，先利用图书馆现有光盘或网络数据库以较宽的检索策略初步调查有关文献的分布情况和相关技术的研究情况，进一步明确检索词；编制检索策略时要注意各个数据库的特点，制定出周密、科学而具有良好操作性的检索策略。
凡能用分类号来检索的，在用主题词检索的同时，再用分类号检索，以便检索相对集中，避免漏检。
机检结果为零的项目，为保证查新质量，需要重新制定检索策略，不断增加检索词组配，缩小检索范围，必要时可咨询同行专家。
第四步撰写查新报告。
查新报告是查新机构用书面形式就查新事务及其结论向查新委托人所做的正式陈述。
查新员所出具查新报告内容应当符合查新合同的要求，应如实地反映检索情况和检索结果，尽量避免在“检索结果”中使用定性的词语。
查新报告具体内容：1. 报告编号。
共 16 位阿拉伯数字及字母，由 4 部分组成：左起 1—4 位为年代号，第 5—7 位固定为“360”，即教育部的行政编码，第 8—12 位为教育部授权的查新站编号，第 13—16 位为本查新站承接课题数的流水序号。
查新报告不足位者分别在其前面补零。
2. 查新机构栏。
负责人填写查新站站长名字及其联系方式，联系人填写主查新员名字及其联系方式。
3. 查新目的。
根据委托人的查新意图确定，如立项查新、成果查新、新产品鉴定、奖励申报、专利申请等。
请具体填写属于哪一级别的项目，如申请国家“973”项目、高校博士点专项科研基金、申请国家支撑项目、申请某某省市区科技攻关项目等。
4. 科学技术要点。
应集中反映项目的主题，简明扼要说明项目概况、背景技术、要解决的技术问题、所采用的技术路线与方法、所要达到的目的、主要技术特征、技术指标、产品参数等；技术要点要尽量详细、客观、准确。
5. 查新点。
要体现查新项目的全部技术创新点，须用客观科学的语言陈述；一个委托项目可以有多个查新点，多查新点应分项列示；本技术领域的一般性技术特征不宜作为查新点。
6. 查新要求。
可采用格式化的语句表述，如：要求查证该委托查新项目所列查新点是否具备新颖性，对仅进行国内查新的项目，可写为“查证国内是否有与该查新项目相同或类似的文献报道”。
7. 文献检索范围及检索策略。
包括文献检索范围、检索词和检索式等内容，这里应特别重视能反映查新项目实质内容的检索词选择，查新项目在其技术领域分类体系中的位置，检索策略式组配的可行性、合理性、包容性及在检索过程中的应变性，确定（合理）适度的文献检索范围。
（1）文献检索范围。
分国内检索范围与国外检索范围，两部分分开填写。
每部分都要列出检索使用的综合数据库（通用基本库）与本课题相关的专业数据库（注意跨学科数据库），并写出数据库名称（全称），起止时间，数据库的更新周期。
国内检索范围及书写方法，包括数字编号，数据库中文全称，起止时间。
国内中文通用基本数据库，包括期刊、成果、论文、新闻、引文等文献类型，必查数据库应不少于8个。
国外检索范围及书写方法，包括数字编号，文档号，数据库名称，起止时间。
国外通用基本数据库（必查数据库）应不少于10个，应用国际联机检索系统，最好扫描数量不少于一个组库。
对国际联机检索系统中的资源有命中的必须列出文档号，数据库名称，起止时间。
有些查新项目须同时进行互联网或工具书的补充检索，亦应在文献检索范围一并列出，并注明具体检索时间。
依据查新项目的专业领域与检索要求，选择相应的专业数据库，如为网络版检索、光盘检索或互联网检索，应注明检索方式，并列出具体数据库名称，互联网检索应注明具体网址及检索时间。
（2）检索词。
检索词中除规范词处，一般还应包括同义词、自由词、缩写词、化学物质登记号，并注意英美单词的不同拼写法等，提倡采用关键词与中国图书分类号、国际专利分类号进行组合检索。
国内查新只填写中文词，国内外查新须填写中文及对应的英文词。
（3）检索式或检索策略。
应使用逻辑算符、位置算符与截词符等检索算符，限定词与词之间的关系。
检索策略式同时或分别涉及到查新项目全部查新点。
国内查新只列中文检索式，国内外查新须填写中文检索式与英文检索式。
所有检索式以计算机可识别的实际检索式为标准，可以将检索词编号，但禁止用编号组配编写检索式。
允许一个检索式对应一个查新点，也允许一个检索式包含多个查新点。
检索式的检出结果不得为零。
8. 检索结果。
应综合归纳检出文献的概况，依据可比性原则筛选并列出主要相关文献，对所列相关文献内容与查新项目的相关程度可逐篇或综合进行分析对比。
以下步骤可供参考。
（1）在检索结果首段写明，依据上述文献检索范围和检索式，共检索并筛选出相关文献 ** 篇。
（2）将密切相关文献的基本信息（作者（机构）、篇名、刊名、年、期与页码或网址等）按规范格式（GB/T7714—2005）顺序列出，无密切相关文献的，则列主要相关文献。
（3）对所列出的密切相关文献或主要相关文献的文摘及其它可比性内容加以引录、分析或简要综述。
9. 查新员、审核员声明。
可采用规范化格式的声明并签字，表明查新人员对履行科技查新合同的郑重承诺和对出具的科技查新报告所承担的法律责任。
可以参考使用以下格式：（1）报告中陈述的事实是真实和准确的；（2）我们按照科技查新规范进行查新、文献分析和审核，并做出上述查新结论；（3）我们获取的报酬与本报告中的分析、意见和结论无关，也与本报告的使用无关；（4）本报告仅用于 **** （与查新目的相对应）。
查新员与审核员处可以用计算机打印上个人名字，但出示报告时必须有本人亲笔签名；如有多名查新员与审核员分别一一列出，以第一个名字为主查新员与主审核员。
10. 附件清单：（1）国内外相关文献清单；（2）密切相关文献全文（如不能提供全文，须提供二次文献全记录格式）。
11. 备注。
可参考使用以下说明：（1）本查新报告无“查新专用章”、签字和骑缝章（或每页盖章）无效；（2）本查新报告涂改、部分复印无效；（3）检索结果及查新报告结论仅供参考。
第五步查新报告的审核。
1. 查新人员在完成检索工作及拟写好查新报告后，应将相关检索材料和查新报告初稿送交具有高级技术职称审核人审核。
2. 审核员首先要进行形式审核，即使查新报告格式规范化。
（1）必须采用科学技术部规定的统一格式；（2）内容符合查新委托书的要求；（3）查新报告的各项基本内容均不得省略或空缺。