公司文件管理规定流程及相关表格

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公司文件分类管理制度

公司文件分类管理制度

公司文件分类管理制度为了更好地管理和利用公司的各类文件,高效地开展工作,特制定本文件分类管理制度。

一、文件分类标准1. 根据文件内容分类按照文件的内容分为公司管理文件、业务文件、工作资料、行政文书、财务文件、人事档案、其他文件等七大类。

•公司管理文件:包括公司章程、会议记录、各类通告、规章制度等;•业务文件:包括合同协议、业务单据、报价单、售后服务记录等;•工作资料:指各部门用于开展工作所需的资料,如技术资料、市场动态、教学资料等;•行政文书:包括招标文件、申报资料、行政审批文件、名录册等;•财务文件:包括财务报表、税务文件、支票、银行存折等;•人事档案:包括员工档案、招聘文件、考勤表、薪资福利相关文件等;•其他文件:包括日常工作中产生的各种文件,如简报、会议材料、统计表格等。

此外,各种电子文档也应该按照上述标准进行分类。

2. 根据重要性分类公司要求各部门根据文件的重要性和紧急性,设置三个级别:重要文件、普通文件、一般文件。

具体要求如下:•重要文件:对公司长期发展和经营管理产生直接影响的文件,如规章制度、经营计划、合同协议等。

部门负责人应当对其进行特殊保管,确保其安全性和完整性。

•普通文件:对部门运营、业务开展等方面产生直接帮助和引导作用的文件,如市场调研报告、技术资料、业务合同等。

应当妥善保管,防止遗失或损坏。

•一般文件:对日常工作产生帮助作用的各类文件,如部门内部流转的简报、通告、工作计划等。

应该保管得当,防止遗失或妨碍日常工作。

二、文件管理流程1. 记录与备份各部门应当将所有文件记录在册,并做好分类存放。

要求部门负责人每周向公司办公室填写存档清单。

备份文件应当定期进行,并进行有效的存储管理。

计算机存储设备等要定期维护,确保数据不会丢失。

2. 借阅审批公司制定文件借阅制度。

借阅文件前,借阅人应当填写借阅申请单,并报部门负责人审批。

借阅期限分为1天、3天、7天三种时间段,特殊情况下可以进行异地借阅,但应当保证文件的安全性。

办公流程与文件管理制度

办公流程与文件管理制度

办公流程与文件管理制度1. 前言本规章制度的目的是为了规范企业内部的办公流程和文件管理,提高工作效率,保障信息的安全性和可追溯性。

全部企业员工都应严格遵守本制度,共同营造高效、有序的办公环境。

2. 办公流程2.1 办公时间•公司办公时间为每周一至周五,上午9:00至下午6:00、午休时间为中午12:00至下午1:00、•员工需依照规定的办公时间出勤,迟到、早退或无故缺勤的情况应提前向上级汇报,并依照公司规定的迟到、早退以及缺勤政策扣除相应的工资。

2.2 会议管理•各个部门定期召开工作会议,会议时间、地方应提前通知到相关人员。

•会议主持人应提前准备会议议程,并将会议纪要及时发送给与会人员。

•会议结束后,参会人员应定时完成会议纪要的批阅与签批,并做好相关行动计划的执行跟进。

2.3 任务调配•上级领导有权依据工作需要,将任务调配给下属员工。

•下属员工应依照规定的时间要求完成任务,并及时向上级汇报任务进展情况。

•若任务无法定时完成,下属员工应提前向上级汇报,并商讨解决方案。

2.4 外出和请假•外出办事或请假的员工应提前向上级提交外出申请或请假申请,并等待上级批准后方可离开。

•外出期间,员工应保持联系畅通,及时回复工作需求。

•请病假的员工需供应医院出具的病假证明。

2.5 客户探望•客户探望属于紧要的业务活动,员工需提前通知相关部门并报备出行计划。

•客户探望结束后,员工需将探望情况、客户要求等认真记录并及时上报。

3. 文件管理3.1 文件分类与编号•公司内部全部文件应依照类别进行分类,如人事文件、财务文件、行政文件等。

•每份文件应设立唯一编号,方便查找和管理。

3.2 文件存储与保管•文件应存放在特地的文件柜或文件室内,保证安全性与机密性。

•文件柜/室应定期清理整理,确保文件的有序性。

•紧要文件应备份存储,避开意外损坏或丢失。

3.3 文件借阅与归还•借阅文件需填写借阅登记表,并在规定的时间内归还。

•借阅者应谨慎对待借阅文件,保持文件的完好无损。

办公室文件管理制度及流程

办公室文件管理制度及流程

办公室文件管理制度及流程一、制度目的为了规范办公室文件的管理,提高文件的使用效率,确保文件的安全性和完整性,特制定该办公室文件管理制度。

本制度适用于公司内所有部门和员工。

二、文件管理流程1. 文件的创建(1)文件的合规性:文件应当符合国家法律法规和公司规定,不得涉及商业机密和其他敏感信息。

(2)文件的命名:文件应根据内容进行命名,便于查找和识别。

(3)文件的格式:文件应使用常见的办公软件进行制作,确保文件可以被其他人顺利打开和阅读。

2. 文件的分类(1)文件的分类:文件应根据内容和用途进行分类,如财务文件、人事文件、行政文件等。

(2)文件的归档:文件应按规定的分类和标准进行归档,确保文件的整齐和便于查找。

3. 文件的审批(1)文件的审核:文件在提交前应进行内部审核,确保文件的内容准确无误。

(2)文件的签字:文件在通过内部审核后,应由负责人进行签字确认,确保文件的合法性和权威性。

4. 文件的传递(1)文件的传递方式:文件可以通过电子邮件、文件传输工具、打印件等方式进行传递。

(2)文件的传递记录:传递文件时应记录传递的时间、人员和方式,确保文件的传递轨迹清晰可追溯。

5. 文件的使用(1)文件的查阅:员工可以根据权限查阅相关文件,但不得私自修改或外传文件。

(2)文件的修改:文件的修改应经过相关部门负责人或审核人的书面同意,并留下修改的记录。

6. 文件的存档(1)文件的存储:文件应存储在规定的电脑或文件柜中,确保文件的安全性和不易丢失。

(2)文件的备份:文件应定期进行备份,避免因电脑故障或其他原因导致文件的损坏或丢失。

7. 文件的销毁(1)文件的时效:文件在过期或不再需要时应及时销毁,避免占用过多的存储空间。

(2)文件的销毁方式:文件的销毁应经过相关部门负责人的书面同意,并按规定的方式进行销毁,确保文件不会被恢复或泄露。

8. 文件管理的监督(1)文件管理的监督:公司领导应加强对文件管理工作的监督,确保文件管理工作的落实和规范。

公司文件管理规定

公司文件管理规定

公司文件管理规定在公司日常运营中,文件管理规范是非常重要的一项工作。

良好的文件管理规定能够确保公司内部信息的安全性、合规性,提高工作效率。

以下是公司文件管理规定的具体内容:1. 文件分类管理所有公司文件应根据内容和重要性进行分类管理,分为机密文件、内部文件和公开文件三个级别。

•机密文件:包括公司内部重要的商业机密、客户资料等,只限相关人员访问和使用,需加密存储,并进行定期备份。

•内部文件:公司内部部门之间共享的文件,需要限制部门内部人员的访问权限。

•公开文件:对外发布的文件,可以公开访问或共享。

2. 文件命名规范为了便于查找和管理,所有文件应按照一定规范命名,包括项目名称、文件内容、版本号和日期等要素,避免使用含有特殊符号的命名方式,确保文件名清晰明了。

3. 文件存储位置和备份公司文件应存储在指定的网络盘或服务器上,避免私自存储在个人电脑或移动设备中,以确保文件安全。

同时,要定期进行文件备份,避免文件丢失或损坏。

4. 文件查阅和审批流程对于机密文件和重要文件的查阅和使用,需进行审批流程,确保只有相关人员可以访问和使用,同时要记录文件的查阅情况,追踪文件的流转情况。

5. 文件销毁和归档对于已经过期或不再需要的文件,应按照规定的流程进行销毁或归档,避免文件堆积和占用资源。

对于机密文件的销毁需要进行特殊处理,确保信息安全。

6. 员工培训和监督公司应定期对员工进行文件管理规定的培训,指导他们正确使用公司文件管理系统,保障文件安全和合规性。

同时,要建立监督机制,对文件管理情况进行检查和审查。

以上是公司文件管理规定的具体内容,希望全体员工遵守并执行,共同维护公司的信息安全和效率。

公司程序文件管理制度

公司程序文件管理制度

公司下发考勤管理制度通知一、考勤制度的目的公司制定和实施考勤管理制度,旨在明确工作时间,保障员工的合法权益,同时确保公司运营效率和服务质量。

通过规范的考勤管理,我们期望每位员工能够更好地遵守工作时间规定,形成良好的工作习惯,共同营造一个公平、公正的工作环境。

二、考勤时间规定1. 正常工作日的上班时间为上午9:00至下午6:00,中午休息时间为12:00至1:30。

2. 员工应提前5分钟到达工作岗位,做好工作准备。

3. 加班须提前申请,经部门主管批准后方可执行。

加班时间需记录在考勤系统中。

三、考勤打卡要求1. 员工每天上下班必须准时打卡,严禁代打卡或漏打卡。

2. 如遇特殊情况无法按时打卡,应及时向部门主管报告,并在事后提交书面说明。

3. 对于连续三次忘记打卡的情况,将视情节轻重给予相应的处罚。

四、请假与休假1. 员工因病假、事假等原因需要请假时,应提前向部门主管提出申请,并填写请假条。

2. 年假、病假等带薪假期的申请,需按照公司人力资源部的规定执行。

3. 未经批准擅自离岗的行为将被视为旷工,将根据情节严重程度进行处理。

五、外出办公及出差1. 员工因公外出或出差,需提前向部门主管报备,并安排好工作交接。

2. 出差期间的交通、住宿等费用报销,需按照公司财务部相关规定执行。

六、违规处理违反考勤管理制度的员工,将根据违规的性质和严重程度,给予警告、罚款或其他纪律处分。

严重违规者,公司将依法依规进行处理。

七、其他事项公司保留对考勤管理制度进行解释和调整的权利。

如有任何疑问,请及时向人力资源部咨询。

请各位员工认真阅读以上通知内容,并从即日起严格遵守新的考勤管理制度。

我们相信,通过大家的共同努力,公司的管理水平和工作效率将得到进一步提升。

感谢大家的理解与支持,让我们携手共创公司更加美好的未来。

公司管理层[发布日期]。

公司文件收发管理规定

公司文件收发管理规定

公司文件收发管理规定一、概述公司文件是公司内部沟通、决策的主要工具之一,对信息的准确性、时效性和保密性提出了高度要求。

为了使公司内部文件的收发更加规范、高效、安全,制定本规定。

二、收发范围公司内部所有的公文、会议纪要、文件、备忘录等均属于文件收发管理范围,包括收文、发文、内部传阅。

三、收文流程1.收文登记(1)由公司文件管理员负责收件登记,对每份文件都进行编号,纪录文件接收时间、来源、类型、密级和状态等基本信息。

(2)文件接收后,立即进行主题编码、密级判定以及内容摘要归档,填写收文登记表。

2.收文审查(1)文件接收后,管理员应当在最短时间内将接收的文件通知相关主办或处理部门,要求其及时阅读、处理、审核。

(2)相关主办或处理部门应当按照文件的相关规定,进行处理、审核、签字、会签等程序。

(3)由相关主办或处理部门出具处理意见,并在附件上签字,并将处理意见及审批的附件提交给文件管理员。

3.统计汇报(1)汇总收文数据,结合发文、内部传阅等情况进行综合统计。

(2)定期向上一级单位报告收文工作情况,并提出相关改进意见。

四、发文流程1.发文拟制(1)发件人应当对文件的主题、内容、密级和格式等问题进行仔细的研究和规划,确保每份文件的准确性和实用价值。

(2)拟制文件应当遵守相关法律法规和规章制度,否则将被驳回。

2.发文送审(1)发文起草完成后,应当送审,并请相关部门在规定时间内给予审核意见。

(2)相关部门审核过程中,如需修改或完善内容,应当及时向发件人反馈并协商处理方案。

3.发文签署(1)经审核意见汇总后,应当向领导层或授权人进行签署。

(2)领导层或授权人应当对发件人反馈,对文件的真实性和准确性进行审查。

4.发文通知(1)文件签署完成后,应当立即向收件单位传达发文通知。

(2)发送电子邮件时,应当在主题上注明文件编号和文件主题,如[2021] 001 号关于xxx事项。

5.统计汇报(1)汇总发文数据,结合收文、内部传阅等情况进行综合统计。

办公室管理规则表格

办公室管理规则表格

办公室管理规则表格|序号|规则类别|具体规则|违规处理||::|||||1|考勤制度|1、员工应在规定的上班时间前打卡签到,下班时间后打卡签退。

2、迟到、早退超过 30 分钟视为旷工半天。

3、请假需提前填写请假申请表,并按照规定的审批流程提交审批。

|1、迟到、早退者按分钟扣除相应工资。

2、旷工者扣除当日工资,并给予警告处分。

3、多次违反考勤制度者,可能面临解除劳动合同的处理。

||2|工作纪律|1、工作时间内不得擅自离岗、串岗。

2、严禁在办公室内大声喧哗、打闹。

3、禁止在工作时间内玩游戏、浏览与工作无关的网站。

|1、首次违反给予口头警告。

2、多次违反给予书面警告,并扣除绩效分数。

3、情节严重者,予以降职或辞退。

||3|办公环境|1、保持个人办公区域的整洁,定期清理杂物。

2、爱护公共设施,不得随意损坏。

3、节约水电资源,下班时关闭电器设备。

|1、未保持整洁者,责令限期整改。

2、损坏公共设施者,照价赔偿。

3、浪费资源者,给予批评教育。

||4|文件管理|1、重要文件需妥善保管,设置密码并定期备份。

2、按照规定的分类和编号存放文件,便于查找。

3、借阅文件需登记,按时归还。

|1、因保管不当导致文件丢失或泄露,追究相关责任。

2、未按规定存放文件影响工作效率,给予警告。

3、未按时归还借阅文件,予以提醒并限制借阅权限。

||5|沟通协作|1、尊重同事,礼貌待人,不得使用侮辱性语言。

2、积极配合团队成员的工作,不得推诿责任。

3、有问题及时沟通,避免矛盾激化。

|1、对同事不礼貌者,进行批评教育。

2、推诿责任导致工作延误,扣除绩效奖金。

3、因沟通不畅造成严重后果,给予降职处分。

||6|保密制度|1、对公司的商业机密、技术秘密等严格保密。

2、不得在未经授权的情况下向外界透露公司内部信息。

3、离职时需交接好所有涉及保密的工作资料。

|1、违反保密制度者,依法追究法律责任。

2、造成公司经济损失的,要求赔偿。

||7|会议管理|1、按时参加会议,如有特殊情况提前请假。

公司文件管理规范

公司文件管理规范

公司文件管理规范暂无公司文件管理规范为规范公司文件的管理,提高工作效率,特制定本规范。

一、文件的分类1.公司文件主要分为三类:机密文件、重要文件和普通文件。

2.机密文件指的是公司最核心的机密信息,如财务报表、商业计划等,须由专人负责管理,存放在安全的地方。

3.重要文件指的是对公司运营有较大影响的文件,如合同、协议等,需要分类存放,便于查找。

4.普通文件指的是一般性文件,如会议纪要、通知等,按照时间顺序存放,方便查阅。

二、文件的命名规范1.文件的命名应简洁明了,能够清晰表达文件内容。

2.文件名中不应出现特殊字符,如空格、斜杠等。

3.文件名应包含文件类型后缀,如.doc。

xls等。

三、文件的存储位置1.机密文件存放在专门的保险柜中,严格控制访问权限。

2.重要文件存放在专门的文件夹中,便于查找。

3.普通文件存放在公共文件夹中,方便员工查阅。

四、文件的备份与恢复1.定期对机密文件进行备份,存储在安全的地方。

2.重要文件也需要进行备份,存储在不同地方,以防意外情况发生。

3.普通文件不需要备份,但需要定期清理,保持文件夹整洁。

五、文件的归档1.机密文件永久保存,不得随意销毁。

2.重要文件根据保留期限进行归档,过期文件及时销毁。

3.普通文件根据保留期限进行归档,过期文件及时删除。

本规范自2020年3月14日起实施,如有违反规定者将受到相应的处罚。

一、制定目的本文件旨在规范公司文件的管理和使用,确保文件的准确性、完整性和保密性,提高工作效率和质量。

二、适用范围适用于公司内所有部门和员工,包括纸质文件和电子文件。

三、各部门职责3.1文件起草部门负责文件的起草和审核;3.2文件审批部门负责文件的审批和签字;3.3文件发布部门负责文件的印制、发放和存档;3.4文件管理部门负责文件的归档、管理和保密。

四、文件类型定义根据文件内容和用途,将文件分为公文、红头文件、质量体系文件、管理性文件、通用文件和合同性文件。

五、文件格式及标准5.1公文(包括公告和通知等)应采用正式的文书格式,包括标题、正文、落款、签名等;5.2红头文件应采用公司规定的红头格式,包括公司名称、标志、标题等;5.3质量体系文件应采用ISO9001标准格式,包括文件编号、版本号、修订记录等;5.4管理性文件应采用公司规定的格式,包括文件编号、标题、正文等;5.5通用文件和表格文件应采用统一的格式和标准,包括字体、字号、行距等;5.6合同性文件应采用合同格式,包括合同编号、签署日期、双方名称等。

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公司文件管理规定流程
一、目的
加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。

提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义
1、档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动
中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘
片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责
1、行政中心:
1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。

2)建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况;
3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;
4)负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。

5)提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;
6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员:
1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政中心;
2)向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件;
3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;
4)财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料;
3、各部门主管人员
1)批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

4、各中心总监/副总
1)负责对档案管理监督检查报告的审批。

五、工作程序
1、档案资料的收集
1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。

2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。

a)归档范围及移交时间
b)档案资料的标识
行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见公司档案管理规定。

c)档案资料的日常管理:
⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

⑵文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便
检索利用。

⑶文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在文件/档案柜中。

d)档案借阅
⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅审批单》。

借阅档案原件只限在公司内,不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准;
⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级;
⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续;
⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏;
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门经理和部门分管副总鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。

⑵执行销毁任务时,必须由行政中心人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。

最后,把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。

2、档案管理细则
1)档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等;
⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等;
⑷公司领导的批示、指示等;
⑸重要的会议材料,包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;
⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料;
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;
⑿外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料;
⒀财务档案资料;
⒁各种实物档案;
⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存档。

经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。

如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经总经理批准后妥善保存,行政中心以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档,并保持其完好无损。

4、档案资料的归档时间
⑴即时归档
下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档:
a)公司规定的密级文件;
b)重要文件,如政府批文、核准文件、证照等;
c)合同、协议书等正本及过程资料;
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料;
e)其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档
a)部门应在每月底前整理归档当月文件,编制档案清单交行政中心;
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料,并移交公司行政中心;
⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b)一般电子声像档案归档应定期完成,一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c)每年3月底前必须向行政中心移交上一年度的所有归档电子文件数据集,行政中心核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接
⑴部门内档案交接
部门档案管理人员(兼)工作变动或离职的,要填写《档案移交清单》,由部门负责人指定的接收人核实无误后签字,行政中心见证。

6、档案移交公司的流程
a)经办部门检查文件或档案,编制移交清单;
b)行政中心根据移交清单,查收案卷与文件,并与部门每月提交的档案清单核对;
c)档案完整、齐全且符合公司要求,移交双方在移交清单上(一式两份)签字,双方
各保存一份;
7、档案保管
⑴档案编号
a)档案按类别应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,
并且要有一定范畴,不能笼统含糊。

b)档案分类各级名称经确定后,应参照《档案分类编号表》,将所有分类各级名称及
其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

c)档案分类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。

d)档案分类及编号的增补、修订等由行政中心结合工作和部门要求,组织实施修订。

任何部门和个人不得随意修改。

e)建立《档案目录》存于案卷盒内,便于查阅。

8、附则:本办法由公司行政中心制定并负责解释。

公司图书资料管理制度(备用)
1、工具资料书籍的购买,由员工提出,经部门经理汇总后报总经理审批,然后由行政中心统一订购。

2、期刊、杂志等的订阅,由行政中心汇总各部门征定清单,报总经理审批后向有关发行部门订购。

3、购回的图书等资料由行政中心专人负责登记、盖章、分类编号,统一保管。

4、凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。

5、期刊、杂志等图书资料由行政中心安排专人管理,用完收存。

6、员工离开本公司时,应归还所借用的图书资料。

六、相关记录
1、《文件(合同)管理记录目录》
2、《文件档案移交目录》
3、《档案移交清单表》
4、《档案借阅审批单》
5、《档案分类编号表》
6、《受控文件清单表》
7、《档案目录》
文件(合同)管理记录目录
记录编号: 日期:
页脚内容
页脚内容
移交目录
记录编号: 日期:
注:本表一式贰份,移交人、收件人各执一份。

档案移交清单表
记录编号: 日期:
注:本表一式贰份,移交人、收件人各执一份。

档案借阅审批单
记录编号: 日期:
档案目录
卷宗号:目录号:部门:日期:
档案分类编号表FLS+部门+类别+年份+编号文件。

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