《会议组织与服务》电子教案第三章会后收尾工作第四节会议总结与评估.docx
现代会议组织与服务电子教案 149028现代会议组织与服务电子教案
现代会议组织与服务电子教案2013年5月目录第一章现代会议概述第一节现代会议的含义和功能第二节现代会议的要素第三节现代会议的类型及其流程第二章有效利用会议第一节什么是有效会议？第二节你需要开会吗？第三节做好会议组织与服务第三章现代会议组织工作第一节会议策划第二节会前准备第三节会中工作第四节会议结束第四章现代会议文书服务第一节会议筹备方案第二节会议名称与会议议题第三节会议议程与会议日程第四节会议通知第五节会议发言稿第六节会议记录第七节会议纪要第八节会议简报第九节会议总结第五章现代会议环境服务第一节会场座位格局安排第二节会场环境选择与布置第三节会场的善后工作第六章现代会议接待服务第一节会议报到服务第二节会议入场服务第三节安排与会代表返离工作第七章现代会议礼仪服务第一节会务人员形象礼仪第二节沟通礼仪第三节会议礼仪第八章现代会议信息服务第一节会议信息收集第二节会议信息传递与利用第三节会议信息反馈第九章现代会议生活服务第一节会议住宿安排第二节会议餐饮服务第三节会议旅游娱乐服务第四节会议交通服务第十章现代会议保障服务第一节会议设备使用与维护第二节会议安全保密工作第三节会议值班第一章现代会议概述【定向目标】●理解会议的概念、功能●了解会议的类型●掌握会议的构成要素●知道会议的一般工作流程第一节现代会议的含义和功能【知识链接】一、什么是现代会议？从词义上讲，“会”，是聚集、会合，“议”是商议、议事，就是讨论和研究问题。
会议是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。
一些无领导、无组织、无目的的聚合议论、闲聊，则不能称之为会议。
二、现代会议的特点（一）针对性（二）规定性（三）程序性三、现代会议的功能（一）信息交流。
（二）决策功能（三）协调沟通（四）宣传教育（五）监督检查除了以上五点主要功能之外，会议还具备其他附属功能，也或多或少或强或弱地引导着会议的前进方向，比如地位象征、激发士气、增强凝聚力、明确组织目标、资源共享、激发灵感、跨文化国际交流等。
《会议组织与服务》教案第二章会中服务工作第四节会场服务
《会议组织与服务》教案第二章会中服务工作第四节会场服务本节课主要内容是会场服务，通过本节课的学习，学生应能够掌握会场服务的重要性及具体工作内容，并了解如何提供高质量的会场服务。
一、会场服务的重要性会场服务是指在会议期间为与会人员提供各种服务，包括布置会场、提供设备、解决突发事件等。
会场服务的质量直接影响到会议的效果和与会人员的满意度，因此会场服务是会议组织中不可忽视的一环。
二、会场服务的具体工作内容1.会场布置会场布置是会场服务的一项重要内容，包括会议舞台、讲台、座椅、桌子的摆放等。
会场布置应根据会议性质和规模进行合理的调整，确保与会人员的舒适度和会议效果。
2.设备提供会场服务还包括提供会议所需的各种设备，如音响、投影仪、幕布、白板等。
在提供设备时，应保证设备的正常运行，并提前进行检查和测试，以防出现故障。
3.突发事件处理会场服务还包括解决会议期间可能出现的突发事件，如设备故障、意外事故等。
在突发事件处理过程中，应迅速采取措施解决问题，并及时向相关人员报告和通知。
4.环境卫生会场服务还要保持会场的环境卫生，包括定期打扫、垃圾清理等工作。
会场的清洁整洁不仅能提升会议的形象，还能给与会人员提供一个舒适的参会环境。
三、提供高质量的会场服务的方法1.做好会前准备提供高质量的会场服务需要做好充分的会前准备工作。
包括了解会议的性质和规模、确定会场布置和设备需求、做好设备和场地的检查和测试等。
2.高效组织会场服务团队会场服务团队是提供高质量的会场服务的关键，需要做好团队的组织和管理。
团队成员应具备相关的专业知识和技能，并能够快速、准确地响应与会人员的需求。
3.及时解决问题会议期间可能出现各种问题，包括设备故障、意外事故等。
提供高质量的会场服务需要及时解决这些问题，确保会议的顺利进行。
团队成员应具备良好的沟通能力和解决问题的能力。
4.注意细节会场服务需要注重细节，包括会场布置的细致与合理、设备的细致检查和调试、环境的卫生与整洁等。
会议组织与服务教材
行。
03 会议期间组织与 协调
会议时间安排与调度
确定会议时间和地点
根据参会人员和会议需求，选择合适的会议时间和地点，并确 保设施设备齐全。
编制会议时间表
根据会议议程和发言人时间，合理安排发言和讨论时间，确保 会议按时进行。
监控会议进程
在会议期间密切关注发言人和讨论进展，避免偏离主题或浪费 时间。
会议组织与服务教材
2023-11-07
目录
• 会议组织概述 • 会议前期筹备 • 会议期间组织与协调 • 会议后期总结与跟进 • 会议组织常见问题与解决方案 • 会议服务实践案例分享
01 会议组织概述
会议的定义与目的
会议的定义
会议是一种集体沟通交流的方式，通常由两个或更多的人参与，旨在讨论和 解决共同关心的问题或事项。
设计互动环节，鼓励参会人员积极参与讨论和交流。
提供匿名或非正式的反馈渠道，让参会人员可以自由 发表意见和建议。
对参会人员进行培训和引导，让他们了解如何更好地 参与会议讨论。
会议物资丢失或损坏问题解决方案
提前检查会议场地和设施，确 保物资齐全且完好无损。
制定物资使用规定，明确责任 人和使用方法。
安排专人负责物资管理和监督 使用过程，及时发现并解决问 题。
详细描述
根据会议的目的和目标，制定相应的评估标准，并收集参与者的反馈意见，分析并总结会议效果，发 现问题并提出改进措施。
会议参与者跟进与联络
总结词
对会议参与者进行跟进与联络是保持会议 效果持续性和提高参与度的关键。
VS
详细描述
通过电子邮件、电话或社交媒体等方式， 与参与者保持联系，提醒他们会议的后续 跟进事项，鼓励他们分享会议经验和心得 ，增强会议效果。
会议组织与服务
第一章第一节：会议的概述一、会议的涵义：会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。
二、会议的作用1. 集思广益、科学决策的作用2. 发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 5.国际交流、跨文化的沟通作用3. 传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用4. 协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用三、会议的特征1. 目的性。
2. 组织计划性。
3. 群体沟通性。
4. 交流方式多样性。
第二节：会议活动的基本要素一、会议人员1. 会议主体：是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。
2. 会议客体：即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。
邀请与会者时，考虑要素：一能够提供信息、提出意见、做出决定、直接有助于会议达到预期效果的人；二具有合法的身份和法定的资格。
3. 其他与会议有关的人员（包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。
）二、会议名称会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。
三、会议议题会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。
会议议题的主要作用是：1．准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。
2．引导和制约会议的发言四、会议的时间：会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。
五、会议地点：会议地点是指会议召开的举办地，也可具体指举行会议活动的场所。
1.应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。
2.有些重要会议在选择会议地点时，还要考虑其政治影响或经济效果。
六、会议方式会议方式就是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。
会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。
现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企业已采用“虚拟实境会议”，也就是“视频会议”，还有有线电视、卫星传讯等手段，使得企业在开会方式上面临空前的发展。
《会议组织与服务》教案 第二章 会中服务工作第四节 会场服务
1．会议记录的内容
会议记录的内容主要包括会议基本情况和会议内容两部分。
（1）会议基本情况。主要包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、缺席人员、记录人员等信息。
二、会议信息服务
1.会议信息的类型
会议上的信息极其繁杂，划分类型的标准主要有三种，即信息的作用、信息的保密要求和信息的传播方式。
2.会议信息服务的主要内容
（1）收集会议信息。
（2）整理会议信息。
（3）反馈会议信息。通
三、会议饮水服务
1.会议饮水服务的类型
会议提供的饮水服务主要有三种类型。
（1）提供瓶装水。（2）设置饮水点。（3）为参会者续添热水。
3．会议记录的写作要求
会议记录的要求主要有三个方面，一是速度快，二是真实无误，三是重点突出。。
编制会议记录工作，首先要弄清会议的主题、内容、会议的时间、地点、会议出席人员、列席人员、缺席人员；其次要掌握好编制会议记录的方法，做到有条不紊；最后，秘书拟写会议记录后和会议主持人要共同签字，签字后的会议记录即已生效且不能更改。
（2）会议内容。主要包括会议议题、会议发言内容、会议过程、会议讨论的结果等，重要的会议还应有会议主席签名、会议记录人员签名。
2．会议记录的方法
（1）摘要记录法。
（2）详细记录法。
（3）录音录像记录法。
对会议记录而言，录音、录像通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以最大限度地再现会议的全部过程，这三种方式往往相辅相成。
这三种方式各有优缺点，应根据会议情况灵活采用。一般情况下，小型会议可以不提供饮水服务，或者采用第二种方式。中大型会议则应根据需求将这三种方式结合起来，对与普通参会者采用第一种和第二种方式，对于主席台就在的参会者可以采用第三种方式。
第5章 会议组织与服务(第3版)
制定会议经费预算一方面要本着勤俭办会、节约办会 的原则，尽量降低会议的成本，另一方面要有一定的弹性， 记住要留有余地。
原则：
总量 控制
科学 合理 留有 余地
预算
确保 重点
精打 细算
第五章
会议组织与服务
（四）拟定会议议程、日程、程序
1.会议议程、日程、程序的含义
（1）会议议程 会议议程是会议主要活动的顺序安排，它是对议题性活动的程 序化，即将会议的议题的根据主次、轻重、先后次序编排。 （2）会议日程 会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体 落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议 过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。 （3）会议程序 会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的 活动步骤。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动， 一般只制定会议程序。
第五章
第二节
小提醒
会议组织与服务
会议筹备阶段的会务操作
会议经费预算的原则
（1）科学合理。要根据实际需要科学合理地分配各项预 算开支。 （2）总量控制。所有的支出都应控制在总量范围之内。 （3）确保重点。在实行总量控制的前提下或当经费不足 时，要确保重点，把有限的经费确实用在刀口上。 （4）精打细算。对会议的每一项支出都要严格审核，在 做到科学合理的同时，尽可能节省经费。 （5）留有余地。由于会议活动的过程可能会产生一些事 先无法预料的情况，需要临时支出一些经费，因此，在 预算时要适当留有余地。
⑹保卫组
第五章
第二节
小知识
会议组织与服务
会议筹备阶段的会务操作
各会务工作组的分工
会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会 议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料， 做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。 宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和 对外宣传报道。 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密 工作。
会议服务与管理
小知识
各会务工作组的分工
宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、 照相服务和对外宣传报道。 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、 付帐工作。 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财 务安全、保密工作。
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
制定会议预算
会议经费的构成 （1）交通费用（2）会议室费用（3）住宿费用（4）餐饮 费用（5）旅游费用 （6）培训费、演讲费）（7）其他
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
各会务工作组的分工
会务组：负责会务组织、会场布置、会议 接待签到等会议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会 议文件和资料，做好会议记录，编写会议 纪要、简报等工作。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗 服务等工作。
第四章 会议组织与服务
会议经费的筹措 （1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人 费用 （4）社会赞助 （5）转让会徽等无形资产使用权
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小提醒
会议经费预算的原则
（1）科学合理。要根据实际需要科学合理地分配各项预 算开支。
（2）总量控制。所有的支出都应控制在总量范围之内。 （3）确保重点。在实行总量控制的前提下或当经费不足
回执单
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
1．表格式回执
姓名
常用回执格式
回执 性别
职务
工作单位
通讯地址
邮政编码
联系电话
传真
E－mail
手机
能否与会
会议组织与服务工作
职工大会
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø股份有限公司
公司分为：有限责任公司和股份有限公司
股东大会由股东组成，是
股东大会
公司的权力机构；董事会
董事会
是股东大会的执行机构，
监
成员为5-19人；经理由董事
事
会聘任或解聘；监事会由
经理
会
股东代表和公司职工代表
组成，成员不得少于3人。
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
各会务工作组的分工
会务组：负责会务组织、会场布置、会议 接待签到等会议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会 议文件和资料，做好会议记录，编写会议 纪要、简报等工作。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗 服务等工作。
第四章 会议组织与服务
会议方式
实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公 会、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。
会议结果
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø三、会议的种类
按会议人数的多少分为： 小型会议
中型会议 大型会议
特大型会议
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø三、会议的种类
按参会人员的职级分为： 股东大会 董事会
电执子教行案模部版配门色（1）
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
会议筹备工作框架图请 见教材第65页。
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
Ø一、拟定会议计划
确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素。
成立会务工作小组
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
授课题目
教学
目标教学重点教学难点
授课类型教学方式教学资源
教学基本内容与教学设计
会议组织与服务课程教案（第三章）
第四节会议总结与评估课时安排1
1.了解会议评估与总结的目的
2.熟悉会议评估与总结的基本要求
3.掌握进行评估的会议因素、评估与总结的常用方法
会议评估与总结的基本要求
会议评估与总结的常用方法
理论、练习
讲授、案例
多媒体
一、会议评估与总结的目的
对会议进行评估和总结是会后工作的重要内容。
评估总结能够检查会议目标
的落实情况，检查各个组织小组的分工执行情况，有助于积累经验，找到做好
同类型会议组织与服务工作的经验。
会议评估总结能够将员工自我总结和集体总
结相结合，能够有效地总结经验、激励下属、提高工作水平。
二、会议评估与总结的基本要求
会议评估与总结要根据会议岗位责任制和会议工作任务书的内容，逐条对照
检查；要切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题，认真总结经验教训，不断探索举办好会议的规律和方法；评估总结会议应有理有据，实事求是，要
突出重点，有所侧重；评估总结会议应一分为二来对待，以激励监督为主，检查
批评为辅。
三、进行评估的会议因素
对于一个会议而言，尤其是大型会议，纷繁复杂的各种因素都会影响会
议开展的效果，这些因素有些事人为的，可控的，有些则是外界的，不可控的。
进行会议评估总结，主要考虑的是人为的因素。
四、会议评估与总结的常用方法
1.编制会议情况调查问卷
2.编制评测表
3.撰写会务总结
一、请分析所在班级的一次班级活动情况，指出影响活动效果的因素有哪
些？列表进行分析。
课内练习
二、请结合所在班级的一次班级活动情况，拟写一份组织者评测表，对活
动组织者的工作表现进行评价。
一、针对一次班级活动撰写活动组织工作总结，指出其中的经验和不足。
课后作业二、请根据本节“案例导入”所提供的背景信息，拟订一份针对现场观众的推介会情况调查问卷。