大学各类档案材料归档制度
大学档案管理办法
大学档案管理办法第一章总则第一条为加强学校的档案工作，依据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《高等学校档案管理办法》（简称27号令）和《教育部文书立卷、归档和档案利用办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条本办法所称的档案指学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
第三条档案工作是办好学校的重要基础性工作之一，是衡量学校管理工作的重要尺度，是维护学校历史真实面貌的重要事业。
学校各级单位应重视档案工作，加强档案意识,发挥档案服务教学、科研和育人的作用。
第四条学校将档案工作纳入学校的总体规划，在机构设置、人员编制、经费预算、库房建设等各方面对档案工作给予必要的支持和保证。
第二章领导体制、机构设置及职责第五条学校档案工作由校长领导，一位校领导分管，校长和分管校领导的其主要职责是：1、贯彻国家关于档案管理的法律法规和方针政策，统一规划和领导学校的档案工作。
2、保证档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案工作与学校其他工作同步发展；3、批准学校档案工作规章制度，落实档案工作机构设置、人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备和经费。
4、统筹学校档案工作的业务培训，研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第六条学校档案馆是学校档案工作的职能管理机构，其职责是：1、宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作；2、建立和健全学校档案工作规章制度，负责对全校各部门档案工作进行指导、监督、检查和业务培训；3、负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；4、编制检索工具，编研档案史料，积极开发档案信息资源；5、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；6、开展档案的开放和利用工作；7、建立和健全档案工作网络，负责全校专（兼）职档案人员的业务培训；8、开展档案宣传工作和利用者教育活动;9、开展档案学术研究和交流活动；10、完成学校领导交办的有关任务。
学校档案归档制度
学校档案归档制度
为了完整系统地保存学校在工作中形成的各种门类载体的档案，提高归档文件的质量，更好地为学校各项工作服务，特制定本制度。
1、文件材料的归档范围
1.1 凡是反映学校工作活动、具有参考价值的文件材料，声像材料均属归档范围（具体归档范围按学校制定的《文件材料归档范围》执行）。
1.2 代管和学校有关的撤销学校的全部档案。
1.3 与学校业务工作有关的资料。
2、文件材料的归档要求
2.1 应归档的文件材料必须齐全完整。
2.2 应归档的文件材料必须字迹清楚，工整，纸张及文件格式符合国家要求。
严禁使用圆珠笔，铅笔，纯蓝及红墨水等书写材料。
2.3 归档的文件材料必须是原件。
2.4 归档的文件必须保持其文件之间的历史联系，区分不同价值，并进行科学的分类、立卷、编目。
2.5 案卷题名应确切反映卷内文件内容。
2.6 文件材料归档必须办理移交手续。
3、文件材料的归档时间
3.1 1—3大类档案在第二年五月底前归档。
3.2 会计档案在会计年度终了后，由财会部门整理立卷，保管一年后移交档案部门。
3.3 设备档案在设备开箱时必须会同档案人员进行技术资料核对登记，与安装调试记录等文件材料一并整理归档。
4、文件材料的归档份数
4.1 各类文件材料一般归档一式一份。
4.2 重要的和利用频繁的文件材料可一式两份或适当增加其归档份数。
5、学校档案室应对文件材料的形成，积累，整理和归档工作进行指导，监督和检查。
归档案管理制度
第一章总则第一条为规范归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位各部门、各岗位在业务活动中形成的具有保存价值的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等归档工作。
第三条归档工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则：所有归档材料必须集中统一归档，任何人不得擅自留存或销毁。
2. 完整性原则：归档材料应完整无缺，确保档案的真实性和完整性。
3. 及时性原则：归档材料应在形成后及时归档，确保档案的时效性。
4. 分类管理原则：根据档案的性质、用途、保管期限等因素，对档案进行分类管理。
第二章归档材料范围第四条归档材料范围包括：1. 机关、团体、企事业单位在行政管理、业务活动、学术研究、技术改造等方面形成的各类文件、资料；2. 重要的会议记录、报告、总结、讲话稿等；3. 奖励证书、荣誉证书、资质证书等；4. 具有保存价值的照片、录音、录像等；5. 其他具有保存价值的文件、资料。
第三章归档程序第五条归档材料应按照以下程序进行归档：1. 收集整理：各部门、各岗位在业务活动中形成的文件、资料，由专人负责收集整理，确保材料完整、准确、系统。
2. 鉴定：档案管理部门对收集整理的归档材料进行鉴定，确定其保存价值。
3. 编号：对鉴定合格的归档材料进行编号，编制归档目录。
4. 立卷：根据档案的性质、用途、保管期限等因素，将归档材料立卷。
5. 归档：将立卷的档案送交档案管理部门进行归档。
第四章档案保管与利用第六条档案管理部门负责档案的保管、整理、修复、复制、提供利用等工作。
第七条档案保管应遵循以下要求：1. 设立专门的档案库房，保持库房通风、干燥、清洁，防止档案霉变、虫蛀、火灾等事故；2. 配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、消防器材等；3. 对档案进行分类、编目、登记，建立档案检索体系，方便查阅利用。
成都大学学生档案管理制度
第一章总则第一条为加强我校学生档案管理工作，确保学生档案的完整、准确、安全，充分发挥学生档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我校全体在校学生及其相关档案资料的管理。
第三条学生档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保学生档案的全面、系统、连续。
2. 准确性原则：保证学生档案信息的真实、准确、可靠。
3. 安全性原则：确保学生档案的保密性、完整性和可用性。
4. 规范性原则：严格执行国家有关档案管理的法律法规和标准。
第二章档案内容第四条学生档案主要包括以下内容：1. 入学登记表、学籍登记表、毕业登记表等入学、学籍、毕业相关材料；2. 学业成绩单、课程考核成绩、学位证书、荣誉证书等学业成绩和奖励材料；3. 体检报告、心理健康测评报告、违纪处分记录等健康和纪律材料；4. 学生会、社团、志愿者活动等相关社会实践材料；5. 学生个人简历、求职信、就业协议等就业指导材料；6. 其他与学生有关的重要材料。
第三章档案管理职责第五条学生档案管理工作由学生工作部（处）负责，各学院、部门应积极配合。
第六条学生工作部（处）职责：1. 制定学生档案管理制度，并组织实施；2. 负责学生档案的收集、整理、归档、保管和利用；3. 组织开展学生档案的数字化建设；4. 对学生档案进行保密管理，确保档案安全；5. 定期对学生档案进行审核、整理和归档。
第七条各学院、部门职责：1. 按时、准确地向学生工作部（处）提供学生档案材料；2. 协助学生工作部（处）开展学生档案管理工作；3. 加强对学生档案的保密管理，确保档案安全。
第四章档案管理程序第八条学生档案的收集与归档：1. 学生入学后，由学生工作部（处）负责收集、整理学生档案材料；2. 学生毕业时，由学生工作部（处）负责收集、整理学生档案材料，并按照规定归档。
第九条学生档案的保管与利用：1. 学生档案实行集中保管，由学生工作部（处）指定专人负责；2. 学生档案的查阅、复制、摘抄等利用，需经学生工作部（处）批准；3. 学生档案的借阅，需办理借阅手续，并在规定时间内归还。
学生档案管理制度
学生档案管理制度(实用版)编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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北京工商大学嘉华学院
北京工商大学嘉华学院各类档案归档制度及范围一、党群、行政类档案立卷归档制度1、党、政档案是学院在党政管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表和载体材料。
2、归档的党、政文件材料必须是办理完毕的、能反映学院党政部门职能活动全过程，保证完整、准确、系统，对学院和社会当前与长期具有参考价值、凭证作用及研究价值的文件材料。
3、归档的重点以我院形成的文字材料为主，特别是全局性、综合性的文字材料，如会议记录、会议文件、简报、工作计划、总结、请示、批复、统计报表、规章制度、重要活动照片或录像带、与外单位签订的合同或协议书等。
上级和其他单位发来的文、电及附件，应以针对我院的指令性、指导性文件为主。
4、兼职档案员应该把立卷工作和文件的登记、催办、清退等工作密切结合起来，收文、发文要有登记和运转手续。
依照案卷类目的条款准备好预立卷案夹，将阅办完毕的文件随时整理归卷。
各种内部文件和会议文件（包括照片、录音、录像带等），也要注意及时收集归档，保证把应归档的文件收集齐全。
5、中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料；综合性的由党办、院办立卷归档；专业性的或具体业务性的，由各承办部门立卷归档。
6、以党委、学院名义的发文，由党办、院办分别立卷归档（一般应保存两份以上，原稿及发文稿纸由承办部门归档）。
以部门名义的发文，由各部门立卷归档，重要的也应保存两份以上。
7、党委和学院召开的代表大会、全委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、组织部、院办分别立卷归档；职能部门以党委和学院名义召开的全院性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。
8、院内各部门向党委、学院的请示、报告正文及相关的批复、批转的原件，由党办或院办立卷归档；报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门立卷归档。
9、两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制本。
10、各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学院档案部门保存，任何人不得带入其他部门。
高校文件材料归档细则
湖南大学各类文件材料归档细则I 湖南大学党群（DQ）、行政（XZ）类文件材料归档细则一、党政文件材料归档范围的确定（一）确定的原则1.归档的党政文件材料必须反映我校主要职能活动和基本历史面貌，对学校工作、建设和历史研究具有重要参考作用、研究价值，对维护国家、学校、学校师生、校友等权益方面具有凭证作用。
2.反映校党政各部门职能活动的全过程，必须保证完整、真实、准确、系统。
3.必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现不同部门工作的职能特点。
（二）归档的主要内容和重点1.主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外）、工会、团委等系统的内容。
具体范围分别见《湖南大学党群类文件材料归档范围与保管期限规定》和《湖南大学行政类文件材料归档范围与保管期限规定》。
2.重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。
上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
（三）不归档的文件材料1.上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件；2．任免、奖惩非本校工作人员的文件材料；3.本机关文件材料中的重份文件，以及无查考利用价值的事务性、临时性文件；4.未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；5.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；6.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；7.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；8.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
以上不归档材料如认为必要，各单位可自行作资料暂存。
二、党、政文件材料的部门立卷和归档流程（一）形成积累1.学校各机关、部、处等均为立卷部门，分工归口立卷。
2.各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照归档范围，编制案卷类目。
毕业生档案管理制度全模版
毕业生档案管理制度全模版引言随着高等教育的普及和毕业生数量的不断增加，毕业生档案管理成为高校管理工作的一项重要内容。
为了规范毕业生档案管理工作，本文制定了毕业生档案管理制度，以便对毕业生档案的收集、保存、查询和使用等环节进行明确规定，提高毕业生档案的管理水平和效率。
第一章收集与整理1.1 毕业生基本信息采集为了建立健全毕业生档案，学校将在每年的相关日期，向即将毕业的学生发放毕业生信息采集表，要求学生填写个人的基本信息，如姓名、性别、学号、专业、联系方式等。
学校保证学生填写的信息受到保密，仅用于毕业生档案管理的目的。
1.2 学业成绩和证书收集毕业生档案应包括毕业生在校期间的学业成绩和取得的证书。
学校对每位毕业生的学业成绩和证书进行全面收集，并确保其真实性和准确性。
收集的学业成绩包括每个学期的课程成绩、考试成绩和综合评价等。
收集的证书包括学位证书、成绩单、荣誉证书等。
1.3 奖惩情况登记学校将对毕业生的奖励和处分情况进行登记，并纳入毕业生档案进行保存。
学校应及时将相关奖惩情况通知毕业生，并请其签字确认。
第二章档案保存与归档2.1 档案材料的保存学校将毕业生档案材料按照一定的分类和编号体系进行保存。
毕业生档案材料应存放在安全、干燥、防火、防潮的地方，以确保档案的安全性和完整性。
2.2 档案借阅及查阅毕业生档案的借阅和查阅应符合相关法律法规和学校规定。
学校应制定借阅和查阅的具体流程，并对借阅和查阅的人员进行管理和控制，以确保毕业生档案的隐私和机密性。
2.3 档案归档毕业生档案的归档按照毕业年度和学生学号顺序进行归档。
学校应制定归档的具体流程，明确归档人员的职责和操作规范。
归档后的档案应进行备份，并存放在专用的档案室中。
第三章档案利用与保密3.1 档案利用毕业生档案的利用应按照相关法律法规和学校规定进行。
档案利用主要包括毕业生资料提供、用于学术研究、用于就业服务等方面。
学校应建立档案利用申请和审批制度，确保档案利用的合法性和安全性。
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软件职业技术学院各类档案材料归档制度第一章总则第一条为加快我院档案工作建设的步伐，切实增强档案管理工作的规范化，根据《高等学校档案管理办法》与《高等学校档案工作规范》的原则，在省档案学会高校档案专业委员会（省高校档案工作协作组）的指导下，结合我院实际情况，特修订《软件职业技术学院各类档案材料归档制度》（以下简称《制度》）。
第二条本规范是一个较重大的系统工程，涉及面广，熔法律、法规、规章、技术标准、实施细则于一炉，把档案基础标准，业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准结合用到规范中，使之符合我院档案工作的现实需要和长远发展。
第三条本《制度》根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，按党群、行政、教学、学生、科学研究、基本建设、仪器设备、外事、财会、声像、实物十一个一级类目设10个具体工作规范。
第二章党群类、行政类文件材料归档制度第四条学院各党政职能部门在党政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料，均应按归档时间、归档范围、归档要求、归档单位和归档手续进行立卷归档。
第五条归档时间当年的文件材料于翌年6月底立卷归档完毕，因特殊情况可延迟到10月底。
第六条归档单位以学院党委、学院和党政办公室名义收发的文件材料，由院综合档案室立卷归档；以学院各部门收发的文件材料，分别由各部门立卷，并向院综合档案室归档。
第七条归档范围归档的文件材料必须反映学院党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
归档的主要内容包括学院党务、行政（教学、科研、基建、设备、外事、学生、财会等管理文件除外）、工会、团委四个系统的内容，具体范围见附件。
归档的重点以本院形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料；其次才是上级和其它单位发来的文、电及附件；上级来文中，应以针对本学院的指令性、指导性文件为主。
第八条归档要求（一）归档的档案文件要齐全、完整。
根据国家教育部和国家档案局的有关规定，要把好文件形成积累关，在发文盖章时，文书处理人员一定要留存定稿（领导签发稿）、正本（一式两份）以及文件的附件，否则，拒绝盖章；收文一般归档一份，重要的归档两份；领导外出开会、调查研究以及考察等带回的文件材料要交给综合档案室办理登记手续。
（二）要贯彻执行国家档案局“按照文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，分门别类，使立成的案卷反映本机关单位的领导活动和工作全貌，便于保管、利用和保密”的立卷原则。
（三）要贯彻执行国家教育部、国家档案局和省档案局关于党政文件材料立卷归档问题的各项要求。
第九条归档手续档案、文件归档时，应以案卷目录和卷内文件目录为基础编制归档移交清册一式两份，交接双方经办人员和领导均应在归档移交清册上签名，交接双方各存一份。
第三章教学类文件材料归档制度第十条归档时间与归档单位当年形成的教学综合性管理文件于翌年6月底前由教务处和各系（部）分别整理立卷完毕并向院综合档案室归档，其它各类文件材料在完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）的当年寒假前由教务处和各系（部）分别立卷完毕，并一次性向院综合档案室归档。
第十一条归档范围（一）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（二）归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。
（三）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
（四）归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生工作、教材等方面，具体范围见附件。
（五）归档的重点是本院在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。
第十二条归档要求（一）要贯彻以下教学档案工作的基本原则1.凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。
2.教学档案是衡量院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学校档案的主体、核心和重点。
3.教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。
下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业派遣、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。
4.各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专（兼）职档案干部，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学院综合档案室办理移交。
5.要把教学档案工作列入本校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。
（二）要执行以下教学文件材料的部门立卷与归档流程1.形成与积累（1）每年新学年开始后，由分管档案工作的院长向各系（部）、处室部署新学年工作时，同时向系（部）办公室主任、教学秘书布置形成积累教学文件材料的任务。
（2）教务处会同档案部门向各系（部）发放各种教学文件材料表格、学籍登记表（卡），积累用卷宗（袋）等。
（3）系（部）兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。
（4）院综合档案室随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。
（5）归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。
（6）教学管理文件一般归档一份，重要的教学文件（专著、优秀教材等）除原稿外，另加副本。
2.整理组卷（1）坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系（部）或教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向院综合档案室归档。
（2）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。
原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。
也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。
（3）在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。
（4）卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。
（5）卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。
（6）凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。
（7）各种材料大小均为A4，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。
（8）文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。
其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。
（9）透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张号及与文字报告一致的档号。
（10）按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。
不装订的以件为单位者，应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
（11）填写卷内目录及备考表。
（12）凡教师业务档案中规定的内容已分别归人其他类档案的，如专著、论文已归入出版类，科研成果已归入科研类，应在卷内目录中注明相应类目的档号。
（13）文件形成部门提出每个案卷的密级并会同院综合档案室确定。
（14）填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。
第十三条归档手续（一）由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷卷内目录之前。
（二）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
（三）移交时填写移交目录。
移交目录一式两份，双方各执一份。
第四章基建类文件材料归档制度第十四条归档时间与归档单位基建项目在竣工验收两个月内，由学院基建部门（如后勤处）将整理合格的基建项目档案向学院综合档案室归档。
第十五条归档范围对与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
具体范围见附件。
第十六条归档要求（一）要贯彻以下基建档案工作的基本原则1.凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。
2.基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
3.基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
4.把基建档案工作列入学院的发展计划，在经费、库房、设备和人员等工作条件上给予保证，每年从本单位基建经费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费。
（二）要执行以下基建文件材料的部门立卷与归档流程1.形成积累（1）学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。
（2）基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。
（3）基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学院基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。
（4）基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学院基建部门汇总、整理。
（5）学院综合档案室应随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。
（6）基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件资料形成的质量关。
（7）学院的基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。
（8）使用基建文件材料过程中不允许随便更改。
如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。
（9）归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图像清晰。
（10）归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。
（11）归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。
（12）工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。
（13）凡是重要和经常使用的文件材料要有副本，其他文件材料一般归档一份。
（14）学院基建部门要定期检查、绘制本院的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。