采购预付款管理流程说明表
预付款、工程款审核与审批流程统一规定
预付款、工程款审核程序统一规定第一步：“预付款”申请：总包及施工单位可直接向业主申请（可不经过监理审核），业主根据合同条款要求向各总包及施工单位办理的“预付款”手续，但要在监理备案（即用款审批表); 第二步:“进度款"申请：总包及施工单位首先向监理提交如下“表格文件”:1、工程款支付申请表(附件1/施工用表）2、本月工程计量报审表（附件2/施工用表）3、本月工程量汇总表(附件3/施工用表)4、本月工程形象进度（附件4/施工用表）第三步:“表格文件”递交：监理收到以上“表格文件”后（各总包及施工单位先提交给监理单位）,资料员按规定要求分别送给各专业监理工程师审核（重点本月的合格工程量及施工资料与工程同步等）,最后由专业监理工程师报给总监审批最终工程款额(重点检查本月形象进度％和施工资料与工程同步等）；1、监理资料员按总监要求,开具“工程款支付证书"；(附件5/监理用表，由监理方填写，业主见到此表/附件5后,方可办理后续支付手续）2、业主收到监理开具“工程款支付证书"后，业主填写“XXXXXXX工程（项目)用款审批表”，各总包及施工单位按业主“用款审批表/业主表格”要求送至总监签署意见。
第四步：“工程款支付达到XX％"控制点：总包及施工单位应提前或同时提交“竣工资料及竣工图、特种设备监检报告”后,监理方可按XX%控制点支付工程款。
否则扣减O-0万元，待全部提交“竣工资料及竣工图、特种设备监检报告”后,再支付扣减部分工程款. 第五步:“竣工结算"的要求：如总包及施工单位未提交全部“竣工资料及竣工图、特种设备监检报告”等,监理将不受理竣工结算书,待其全部提交后，方可受理竣工结算审核工作。
注：表格文件的附件1、2、3、4的电子版可在监理资料员处拷贝；XXXXX有限公司基建部XXXXX工程项目监理部XXXX年XX月X日、附件1 (施工用表) /A5工程款支付申请表工程名称: 编号：工程计量报审表工程名称：月份安装/土建的工程量汇总表编制人：附件4(施工用表）月份安装/土建形象进度（详细描述)附件5 B3 (监理用表)工程款支付证书工程名称: 编号:业主用表XXXXXX有限公司XXXXXX工程（项目）用款审批表注：原件财务留存,其他部门留存复印件。
第二部分-采购费用报销制度及流程
采购费用报销制度及流程采购部门负责产品生产过程中所需的原材料、外发委托加工的采购工作。
1. 采购费用种类实物形态的物品、原材料、生产设备等采购（适用于办公用品及办公设备的采购费用）；2. 费用报销的一般规定及流程2.1 《采购合同》确认后的预付款支付：财务部门凭《采购申请单》、《采购合同》或《付款申请单》，办理预付款的支付工作；审批流程：部门经理审核→财务出纳票据审核→财务主管复核；财务付款：完成以上审批程序后，安排付款；2.2 原材料现金采购费用的报销：财务部门凭《采购申请单》、《费用报销单》、《购货清单》、《入库单》、《产品质量验收单》、发票办理报销业务；审批流程：部门经理审核→财务出纳票据审核→财务主管复核→总经理复核审批签字；财务付款：领款人凭审核后的报销单据到财务部出纳处办理领款手续；详见《日常支出及现金采购费用报销规定》EM-CWB-2010-06-01-0012.3 如货到付款：财务部门凭《采购申请单》、《采购合同》、送货单、《入库单》、《产品质量验收单》、发票办理付款业务；审批流程：部门经理审核→财务出纳票据审核→财务主管复核；财务付款：完成以上审批程序后，安排付款；2.4 报销人报销附加的票据必须合法(发票的相关规定见《发票管理制度及票据规定》)。
2.5 财务出纳将报销单据处理完毕后，进行汇总、整理、入档。
3.补充说明3.1 采购流程：仓库根据生产部门制定的用料表，结合原材料库存数量，填制《采购申请单》，报送采购部；采购部根据《采购申请单》制定《采购合同》，经部门经理/总经理批准后，采购部门方可进行采购。
3.2 预付款规定：需要办理以电汇或网银转账预付款的人员，应填写《付款申请单》，写明日期、收款单位、户名、开户银行、银行账号、付款内容、大小写金额及各级审核、审批签字。
需要办理以支票预付款的人员，应填写《支票领用登记单》，需写明日期、收款单位名称、付款金额、报销日及各级审核、审批签字。
财务部预付款申请流程
财务部预付款申请流程预付款是指在实际交付货物或提供服务之前，提前支付一部分或全部金额给供应商或服务提供商的财务行为。
预付款流程在财务部门中具有重要的地位，能够有效管理和控制资金的使用。
下面将介绍财务部预付款申请的具体流程。
一、申请人填写预付款申请表格1. 预付款申请表格应包括以下主要内容：- 供应商或服务提供商的名称和联系方式- 预付款的金额- 预计交付货物或提供服务的时间- 付款方式（例如支票、电汇等）- 预付款的理由和必要性说明二、申请人提交预付款申请1. 申请人将填写完整的预付款申请表格提交给财务部门。
2. 财务部门将对申请表格进行审核，确保表格内容完整、准确，并核实供应商或服务提供商的合法性。
三、财务部门审批预付款申请1. 财务部门会根据公司内部的财务政策和预算限制，评估申请的合理性和必要性。
2. 如有必要，财务部门可能会要求申请人提供更多的相关文件和证明材料。
3. 财务部门审批通过后，将签署并授权预付款申请表格。
四、付款操作1. 财务部门将根据授权的预付款申请表格，按照预定的付款方式进行操作。
2. 财务部门可能需要联系供应商或服务提供商，核实其收款账户信息，并将资金及时转账或发放支票。
五、记录和归档1. 财务部门将保存所有的预付款申请表格、审批记录和付款相关的文件。
2. 进行详细的记录，包括预付款金额、付款日期、收款方信息等，以便日后的跟踪和查询。
六、预付款监控1. 财务部门会对已支付的预付款进行监控，确保供应商或服务提供商按时交付货物或提供服务。
2. 如有需要，财务部门可能会与申请人、供应商或服务提供商进行沟通，协商解决潜在的问题。
七、报销和结算1. 在供应商或服务提供商交付货物或提供服务后，相关部门会进行验收。
2. 验收合格后，财务部门会对相关费用进行核对和报销，并将预付款与实际费用进行结算。
以上是财务部预付款申请的流程。
通过明确的步骤和规范的操作，财务部门能够更好地管理和控制预付款，确保公司资金使用的合理性和安全性。
预付款、工程款审核与审批流程统一规定
预付款、工程款审核程序统一规定第一步：“预付款”申请：总包及施工单位可直接向业主申请（可不经过监理审核），业主根据合同条款要求向各总包及施工单位办理的“预付款”手续，但要在监理备案（即用款审批表）；第二步：“进度款”申请：总包及施工单位首先向监理提交如下“表格文件”：1、工程款支付申请表（附件1/施工用表）2、本月工程计量报审表（附件2/施工用表）3、本月工程量汇总表（附件3/施工用表）4、本月工程形象进度（附件4/施工用表）第三步：“表格文件”递交：监理收到以上“表格文件”后（各总包及施工单位先提交给监理单位），资料员按规定要求分别送给各专业监理工程师审核(重点本月的合格工程量及施工资料与工程同步等)，最后由专业监理工程师报给总监审批最终工程款额(重点检查本月形象进度%和施工资料与工程同步等)；1、监理资料员按总监要求，开具“工程款支付证书”；（附件5/监理用表，由监理方填写，业主见到此表/附件5后，方可办理后续支付手续）2、业主收到监理开具“工程款支付证书”后，业主填写“XXXXXXX工程（项目）用款审批表”，各总包及施工单位按业主“用款审批表/业主表格”要求送至总监签署意见。
第四步：“工程款支付达到XX%”控制点：总包及施工单位应提前或同时提交“竣工资料及竣工图、特种设备监检报告”后，监理方可按XX%控制点支付工程款。
否则扣减O-0万元，待全部提交“竣工资料及竣工图、特种设备监检报告”后，再支付扣减部分工程款。
第五步：“竣工结算”的要求：如总包及施工单位未提交全部“竣工资料及竣工图、特种设备监检报告”等，监理将不受理竣工结算书，待其全部提交后，方可受理竣工结算审核工作。
注：表格文件的附件1、2、3、4的电子版可在监理资料员处拷贝；XXXXX有限公司基建部XXXXX工程项目监理部XXXX年XX月X日、附件1(施工用表)/A5工程款支付申请表工程名称：编号：附件2（施工用表）工程计量报审表工程名称：附件3（施工用表）月份安装/土建的工程量汇总表填报单位（盖章）：单位：万元附件4（施工用表）月份安装/土建形象进度（详细描述）附件5B3(监理用表)工程款支付证书工程名称：编号：业主用表XXXXXX有限公司XXXXXX工程(项目)用款审批表学会低调，取舍间必有得失，不用太计较。
采购流程图及说明
厚德 精业 求实 创新
财务部 总经理
开始
预 采购采购流程
否
付 预付款否? 是 付款流程 采购合同 款 预付款申请 预付款申请单
采购申请单
申 跟
请 催 发 票 发 票 核
预付款跟 催发票
销
否
审核 预付款
否
是 审批
是
核对及 结束
报销发票 17
采购预付款厚流德程精说业明求实 创新
目的
✓适用于公司(除费用、办公用品、厂部 伙房外)的所有预付款,包括但不限于购 买生产物料、设备、低值易耗品、固定
付款申请 付款申请单
发票核销 结束
否
审核 是
付款
否
审批
是
15
采购货到付款厚流德 程精业说明求实 创新
目的
✓适用于公司(除费用、办公用品、厂部 伙房外)的所有付款,包括但不限于购买 生产物料、设备、低值易耗品、固定资
产的所有采购与付款。
流程角色
✓主导部门：采购部
✓配合部门：财务部
16
采购预付款
采购流部程
2
降低不必要的采购成本，确保采购计划
采购流厚程德 精业 求实 创新
下 采 购编 制 需 求 单追踪提 交 申 请 单物询仓品、比库质比/比价/设单 设、备签特是备需议求申订采采采采单殊购购部采申合价请同否购采购购单采购购流申购部开采合程请购否订始单同?财否否审核务审核部是是总是否是否经审批审批品理控/设备部
采购计划厚流德程精图业 求实 创新
计 需求仓部库门（设备采部购）部财务部 总经理
划计 开采始购计需求划单
依划 据细 分物
流程
安全库存表
设备采购计划表
核对制库定存采购计划
预付账款管理办法
1、内容与适用范围1.1本办法规定了预付账款使用范围、使用流程。
1.2本办法规定了预付账款经办部门及人员的职责。
2、名词术语2.1预付账款：是指公司按购销合同的约定，预先支付给供货方的货款或定金。
3、管理内容描述3.1预付账款使用范围3.1.1因购置机器、设备、车辆等固定资产，按采购合同需要预先支付的货款或定金。
3.1.2因采购生产经营所需各种物料，按采购合同需要预先支付的货款或定金。
3.2预付账款使用原则3.2.1对外采购活动中，原则上不使用预付款进行物资采购，控制预付款使用量，减少预付款的风险。
3.2.2原则上不得签订预付款超过采购标的物价值70%以上的采购合同；预付款超过标的物金额70%必需总经理审批。
3.3预付账款支付流程3.3.1由管理部采购人员根据采购合同填写“采购借款单”，“采购借款单”必须填写但不仅限于以下内容：合同号、采购标的物名称、借款金额、付款单位、开户行及账号、借款人、技术通知号等。
3.3.2管理部采购人员将“采购借款单”填写完毕后，报部门负责人审核、分管副总审批、总经理批准。
3.3.3出纳员付款。
3.4预付账款的后续追踪管理3.4.1管理部采购人员负责对已预付货款的采购物资进行跟踪管理，直到货物验收并完成相关后续手续或退回预付款。
3.4.2管理部采购人员负责采购发票的追收，自预付款支付之日起30天内，必须将预付账款的发票全额追回。
3.4.3财务部会计需要对预付账款进行跟踪管理，并负责催促管理部采购人员及时追收采购发票或退回预付款，并于每月末将预付账款明细表发送至采购部进行核对，并将采购发票取得情况进行通报。
3.4.4管理部采购人员、财务人员必须对已预付货款不能按时到货或开具发票的情况应及时向部门负责人汇报，以免给公司造成损失。
3.4.5凡是全额预付款的，必须自预付款支付之日起，十五日内取得发票。
3.4.6凡预付款的采购业务取消时，管理部采购人员必须及时、全额追回已预付的货款。
预付款监管管理制度
预付款监管管理制度预付款监管管理制度是企业内部重要的财务管理规范，旨在保证企业在付款前能够核实供应商实际能力和信用状况，有效减少企业风险，控制财务成本和支出，促进企业合理的供应链管理。
本文将阐述预付款监管管理制度的构成，流程和注意事项。
一、预付款监管管理制度构成预付款监管管理制度由以下环节和要素组成：1.采购决策：企业预付款前应仔细审查供应商过去交易记录和信用状况，寻求市场反馈和外部评估，权衡其稳定性和可靠性，避免未来交付风险和监管风险。
2.合同签订：在确定先提取预付款后，应签署合同并写明预付款比例、金额和利率，支付期限和具体条件，避免违约、风险和纠纷。
3.预付款核实：企业应仔细核对供应商申请预付款的具体用途、资金来源、证明材料、项目进度和风险提示。
同时要严格控制申请预付款总额在50%以内，确保企业的投资收益和安全性。
4.资金控制：企业应根据合同约定及时解付预付款，并根据事先约定的检查进度及时监督、检查和控制要求，以确保企业在投资、进度和质量方面得到一定的回报和保障。
5.监管报告：企业应实时记录和检查预付款的核算和使用情况，编制监管报告和财务报告，并在公司内部进行定期抽查和外部审查，以确保预付款使用的合规性和可靠性。
二、预付款监管管理流程预付款监管管理流程主要包括以下步骤:1.申请验收：供应商在完成采购要求和交付申请后，提交预付款申请表和相关证明材料给企业部门进行确认和验收。
2.预付款审批：企业部门进行审批，如证明资质、财务实力等均符合要求，则予以同意并确定预付款比例、金额和利率，并与供应商签订合同。
3.预付款支付：企业按照约定时间、比例和金额支付预付款，财务部门记录预付款账户。
4.项目监管：企业严格按照合同约定的检查点、进度和质量要求，进行监管和检查，确保项目的顺利和稳定。
5.资金监管：企业对预付款进行监管，记录预付款账户余额，严格控制预付款占用金额和使用情况，防止超范围和误用。
6.财务报告：企业进行汇总和编写预付款监管报告和财务报告，并在公司内部进行定期抽查和外部审查，确保预付款的使用合规性和可靠性。
采购与付款流程财务制度
第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预算。
第二步：下定单：同上第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。
第四步：收发票：同上第五步：请款：釆购按(1)请款第六步：财务审核付款四、具体业务的票据操作指南：（一）材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。
（1）国内采购业务：要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、请款单。
（a）要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。
（b）要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。
（c）要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。
如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。
请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。
（2）进口采购业务：要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、报关单、请款单。
具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。
（二）固定资产采购：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、CEAR（二千美元及以上的）。
具体参见我司《固定资产管理办法》业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。
要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。
比材料采购多二张单据。
请购单，领货固定资产验收单：（三）低值易耗品及费用：1、低值易耗品及有实物形态的费用：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、PO、发票、收货记录、领用及验收人签字。
业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。
要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。
比材料采购多二张单据。
请购单，领货单：2、无实物形态的费用或服务：流程特别要求：费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后，到IQC填写领货单，并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内容和时间，并签字后，IQC给予做收货记录并将ERP收货号填写上。
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采购预付款管理流程说明表
任务概要
采购预付款管理节点控制Fra bibliotek相关说明
①
采购部与选定的供应商就采购方式、付款方式、采购项目、货品价格等进行协商、谈判，双方达成一致意见后，确定采购的付款方式为预付款采购
②
经采购经理及总经理审批后双方签订采购合同
③
合同签订后，采购部根据企业生产、经营的实际需求发出采购订单，详细说明采购货品的数量、质量要求、技术指标要求、价格、交货日期等内容
⑦
总经理审批后，财务部按照相应程序付款，保存付款凭证，由采购部通知供应商查收货款并索取发票
⑧
财务部接收发票，进行会计记录、做账，同时保存相关单证
④
采购部相关人员根据采购订单预算情况，计算预付款数额，填写《预付款申请书》报采购经理、财务部、总经理审批
⑤
预付款申请经总经理审批通过后，财务部按照相应程序将货款划入供应商账户，保存好汇款或付款凭证，同时通知供应商查收款项并开具发票
⑥
经验收确定货品不存在质量等问题后，采购部根据合同规定，安排支付剩余货款，填写《应付账款单》上报采购经理、财务部、总经理审批