采购对账操作指引
对帐与付款控制流程规范
对帐与付款控制流程规范为了加强应付帐款对帐与付款业务的内部控制，规范对帐与付款行为，防范对帐与付款过程中的差错和舞弊，根据《企业内部控制规范——基本规范》以及国家有关法律法规，制定本规范。
第一章对帐第一条单据一套完整的“订单采购”对账资料包括如下：1）《订单评审表》 -------------------销售提供2）《物料需求申购清单》---------------PMC提供3）《采购订单》-----------------------采购提供4）《送货单》、《退货单》---------------加工厂提供5）《入库单》-------------------------加工厂提供6）《对账单》-------------------------供应商提供7）《发票》---------------------------供应商提供（暂时不用）“委托加工”对账资料包括如下：1）《对账单》-------------------------加工厂提供2）《成品入库单》---------------------物流仓提供3）《成品出库单》---------------------加工厂提供4）《返修机入库单》-------------------加工厂提供5）《返修机出库单》-------------------加工厂提供6）《发票》---------------------------加工厂提供（暂时不用）第二条职责一、采购部严格遵守“见单作业”的宗旨，决不允许超数量、超单价采购；将每月的对账单据及时提交到财务，负责收集对账的相关原件资料，包括如下：《采购订单》（复印件）、《送货单》、《退货单》、《入库单》、《对账单》二、财务部严格遵守“单据完整”的宗旨，决不允许在单据不完整的任何情况下付款，将每月的账务及时挂账，为公司资金运作提供准确参考数据，负责核对对账的全套原件资料，包括如下：《订单评审表》、《物料需求申购清单》、《采购订单》、《送货单》、《退货单》、《入库单》、《对账单》加工厂的对账，财务要审核全部单据。
采购管理制度及采购流程
采购管理制度及采购流程篇一一、目的：标准公司采购流程，进步采购工作效率，从而为消费的顺利进展提供保障，并最大化降低企业本钱，为企业带来更大的资金支持。
二、适用范围适用本公司范围内采购管理三、内容〔一〕总那么：为加强采购工作的管理，进步采购工作的效率，制定本制度。
所有的采购人员及相关人员均应以本制度为根据开展工作。
〔二〕根本流程：采购需求—寻找供给商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—方案对账—财务结算〔三〕采购流程图如下：四、制度细那么〔一〕采购需求的提请1、定义：采购需求是指某部门根据消费经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。
2、采购需求流程如图：3、请购单的要素完好的请购单应包括以下要素：l 请购的部门；l 请购物品所属工程；l 请购的用处；l 请购的物品名；l 请购的物品数量；l 请购的物品规格；l 请购物品的样品、图纸或技术资料等；l 请购物品的需求时间；l 请购如有特殊需要请备注；l 请购单填写人；l 请购的部门负责人；l 请购单的审核人；l 财务审核人；l 公司总经理。
4、请购单及其提请规定l 请购单应按照要素填写完好、明晰，由公司领导审核批准后报采购部门。
l 请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请购部门备份。
l 涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进展提交，同时清单的电子文档也需一并提交。
l 遇公司消费、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
l 假如是单一来采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须作出书面说明。
l 请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和补充的，应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
5、公司物资申请采购的提请部门l 公司消费经营所需的原材料、消费设备、辅件及其他物品由消费部门提请。
l 公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物品由消费部门提请。
采购与付款流程操作指引
采购与付款流程制度一、适用范围本制度适用于xxx(以下简称本公司）的所有通过采购部门（或者相关业务部门）采购的货物或服务的所有付款，包括但不限于购买存货、非存货（包括固定资产、备件、其他杂项货物、以及未创建物料数据的新物料）、外发加工服务、各种专业服务等的所有采购与付款。
本制度不包括针对雇员的报销业务。
这里的采购部门包括本公司的采购部门或者巴奥米特总部全球（或者地区）采购职能部门。
1，通过采购部门采购的业务：存货、非存货（包括固定资产、备件、其他杂项货物、以及未创建物料数据的新物料）、外发加工服务、一般的专业服务。
一般的专业服务可以由采购部门和业务部门一起工作，确保公司最大努力地以较低成本获得较好服务。
2，直接由业务部门采购业务，不通过采购部门的：非常特殊的专业服务（例如财务审计服务，质量法规审计，人力资源服务等等）。
由业务部门自己采购，但需要至少两到三家供应商提供的服务性价比分析。
二、采购需求（PR）PR单按顺序印刷编号，一式四联（申请人一联，财务一联，仓库一联，采购一联）。
内容包括申请部门，货物名称，规格型号，数量，估计单价，金额，需求原因，是否在预算内等等。
针对非存货（包括固定资产，备件，杂项货物，以及还未创建物料数据的新物料）以及服务的采购，财务人员还需在PR单上分配会计科目编号。
PR单据需经申请部门经理签字，转给工厂总监批准（根据批准权限，如果需要）。
（一）存货（BOM物料）：计划部门提交来自系统（Production version）运行的MRP物料采购需求报告并经签字确认后（视同PR单）转给采购部门。
（二）非存货（例如固定资产，备件，其他杂项货物，也包括未创建物料数据的新物料）：业务部门填制PR单据（包括由采购人员提供的估计单价。
申请部门填制数量，需求原因，是否被预算等等），经业务部门经理批准后，呈工厂总监批准后再转给采购部门。
（金额较大的资本性支出的PR单还需另附经批准的CAR，提交CAR给管理层批准时，需随附所需货物的价格（估价），质量比较分析表，并经采购部门和质量控制部门或者使用部门签字确认。
采购业务完整操作规范
采购业务完整流程
一、接受采购任务单
采购部收到由销售部传来的《采购任务单》后，作为开始进行采购业务依据，严格按照单据所
，
行都录入，要求准确。
五、催货
付款后，采购员须密切关注货物的交付情况，防止供应商拖延货期，保证正常到货
六、收货检验
精心整理
货物到货，采购员须开封检查货物的名称、规格、数量、有无损坏等信息。
七、采购订单录制
采购合同签订后，采购员可录制采购订单，要求订单内容与采购合同内容必须一致。
软件操作：K3软件登陆—供应链—采购管理—采购订单—采购订单新增
注意事项：1、权限设置。
只有采购人员和会计有权限进入“采购订单”
精心整理。
采购作业流程及采购作业流程管理
采购步骤及采购步骤管理采购步骤 ,采购步骤管理,询价采购步骤,采购工作步骤,采购步骤,采购管理步骤采购步骤一，下单：1.通常情况下，采购人员接到缺料，获取缺料以下基础信息：存货编码，产品型号，数量。
2.分析缺料信息是否合理，再将订单下给供给商，订单必需含有以下信息：材料型号，数量，单价，金额，计划到货日期。
3.采购审核员根据具体情况进行订单审核4.订单FAX给用户以后，采购人员需要和用户查对采购信息，同时要求签字回传。
采购步骤二，跟催：采购订单完成以后，采购人员根据采购订单上要求供货日期，采取时间段向供货商反复查对到货日期直至材料抵达我企业。
采购步骤三，入库：一）.实物入库：收货员收材料之前需查对供给商送货单是否含有以下信息：供给商名称，订单号，存货编码，数量；如订单上信息和采购订单不符，征求采购人员意见是否能够收下。
二）.单据入库：采购人员根据检验合格单，将检验单上数据入到中，便于以后对帐。
但也存在些问题，表现为：1.外加工检验合格单没有入库；2.采购入库订单号和数量比较混乱。
采购步骤四，退货：采购填写退货单，进行订单退货。
五，对帐：一），月结表：每个月月初，各供给商将上月月结表送至我企业，采购人员根据我企业收货员签字送货单，我企业入库单据和单价表查对月结表。
现在月结表中出现以下不足之处：无订单号，存货编码，退货数量，上月欠款余额，发生额至本期欠款余额等信息。
二），增值税发票：校对发票上以下信息：我企业全称，帐号，税号，发票上材料名称，数量，金额。
在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于订单金额，特指一张订单只有一个材料情况。
六，付款：根据付款周期编制付款计划，安排付款。
询价采购是指对多个供货商(通常最少三家)报价进行比较以确保价格含有竞争性一个采购方法。
采购步骤之询价采购工作步骤询价采购步骤一、询价准备1 、计划整理。
采购代理机构根据政府采购实施计划，结合采购人员急需程度和采购物品规模，编制月度询价采购计划。
采购对账各相关部门注意事项
供应商对账相关部门的工作要求一、对供应商的要求：供应商送货单，必须注明每一款材料对应的采购订单号、品名、图号、数量等；对未注明的，应要求供应商现场补充完整（标签标示同上），否则仓库不得办理签收和入库手续。
（1.仓管收货前，需要先核对单据信息及系统订单信息一致才可以签收）(2.物流、快递、网购、自提等来料单据信息不完整时，由相关采购负责人于2H内填写完整，特殊情况可将订单信息和物料信息传递给责任仓管，由仓管代为办理，超过时效内未处理，仓库可提报惩处并记录异常登记表）二、对品管的要求：1、品管收到仓库（或采购）的报检通知后，应于4小时内检验完毕，并在供应商送货单上签字确认；2、对品质、规格、材质与标准不符合的，应签署明确的处理意见；（各状态标示如何区分？）3、将供应商送货单及时移交仓库办理入库手续；4、品管部应提供免检物品清单给仓库。
三、一般采购的仓库入库流程1、仓库依据品管签字的供应商送货单，对各项信息核对无误后，在供应商送货单上签字确认，并将有签字的送货单返还一联给供应商作为对账的依据；（送货单需要两联，一联用于每日上交采购（红联），另一联仓库需要保管存档（蓝联））2、如果送货单需修改数量或其他内容以及备注相关信息，应确保每一联上均有相同的修改内容或备注信息；（物流、快递、网购、自提等来料的数量短少，由采购签字确认）3、依据送货单信息严格按采购订单入库，超出订单部分不得入库或者以受赠方式入库（其他入库单—业务类型：受赠，备注：供应商赠送的物品，必须保证是合格品、并确保按“受赠”方式入库）。
（受赠入库部分是否需要采购确认才可以这样操作？如果不，将来供应商要收款还要二次改单补单等情况）4、办理入库手续后，应即时将采购入库单打印出来，并将结算联与供应商送货联整齐粘贴在一起，交分管采购（可每日交接一次，即每日上午10点前将前一日入库单结算联联同供应商送货单交分管采购，每漏交一单或错误一单扣罚5元）。
（单据交接需要做交接表签字，以系统入库单号为交接凭证，接收方需签字确认）5、采购应于每周一上午12：00前将上述入库单和供应商送货单移交至成本会计，以便成本会计即时审核并核对系统账。
采购与付款操作流程
采购与付款操作流程公司采购怎么付款1、收货：要求供应商提供一式二联送货单，并把货物与送货单都送到仓库，统一由仓管员验收货物，仓管员负责验收货物实物、规格型号、数量、重量是否与采购订单相符。
2、品质检验：公司指定品质检验员负责对物料质量进行严格把关，对质量不符的拒绝签字，并进行退货、换补货。
核对货单是否相符;3、签章：仓管员在一式三联的送货单上签名，一份送给采购员、一份整理归类存放好，待月底对账;4.1物实不符、数量、重量有误的由库管员处理，方式有：退货、换货、补货。
对于总部发来的货物要及时做信息反馈。
4.2如有需要供应商协助处理的需通知采购与财务暂停付款，待处理完后才安排付款。
4.3信息回馈周期原则上不超过三天，真正做到物品能够及时准确入账。
5、采购对账：(1)采购员应根据仓管员签收的送货单认真核对每月供应商的对账单，发现数量或单价，特别是单价不符或者是已退货供应商未及时更新的，应及时通知供应商更改对账单。
(2)库管员与总部及德惠公司对账应做到当月清算，对不相符的物品应尽快查明原因并依据相应原因出具相关解决办法;6、通知开票：采购部对账完毕后应及时根据核定后的对账单与供应商沟通，并通知供应商开票。
7、发票收集：8、付款核定：财务部依据采购部上报的付款计划及供应商挂账情况对采购部提交的汇款申请单进行审批9、出纳汇款：每月15-20日为给月结供应商付款的日期，除特殊情况外，统一由出纳在这段时间汇款，付款时限为自见到汇款单之日起三日内付款周末顺延;10、已付款反馈：出纳汇完款后及时将汇款单复印一份交给采购部，并及时登记已付款信息相符或不符;公司预付货款采购付款流程：1、申请预付货款：2、流程审批：对预付货款申请表进行审批，并授权进行网上汇款。
3、出纳网上汇款：根据批准后汇款申请单付款，并在汇完款后将网上汇款单发送给采购员。
4、发票移交：采购员在仓管员办理入仓手续后将发票及相关附件传递给财务进行账务处理。
采购业务操作手册
采购业务操作手册采购整体流程：采购请购单→采购合同→采购订单→采购入库单→采购发票→采购结算一. 采购请购单：路径：采购管理—请购—请购单操作说明：1. 双击请购单，点‘增加’，输入表头的请购部门、请购人员、采购类型；2. 表体输入存货编码、数量、需求日期；3. 全部信息输入后点‘保存’；4. 单据审核；二. 合同：路径：合同管理—日常操作—合同工作台操作说明：1. 双击合同工作台，点增加，选择合同类型，确定；2. 点参照，选择请购单；3. 选择要参照生单的请购单，双击‘Y’代表此行记录已被选中，点确定；4. 请购单的信息自动带到合同的标的中，需要输入合同的信息：合同概要：合同名称、对方单位、合同签订日期、合同开始日期、合同结束日期、部门、业务员等；合同标的：含税原币金额；付款计划：收付款日期、收付比例、收付金额、结算方式；合同条款：按合同分类选择条款；大事记：手工填写a定制合同：是否加放；交货日期；产品的组成、材质、规格、颜色以及工艺等要求；包装要求；执行标准；质保期；发票类型；回票时间；其他说明；付款时间及方式。
B代购合同：加工具体要求；交货日期；产品的组成、材质、规格、颜色以及工艺等要求；包装要求；其他说明；付款时间及方式。
合同内容全部输入完整后点‘生效’；系统支持输出word格式的合同，根据公司的实际业务可以选择定制或代购的word模板进行输出。
选中模板—点‘确定’—将显示的合同进行保存。
备注：当公司的合同条款有变更时要同步变更U8系统中的合同条款内容并确认word打印模板的格式。
三. 采购订单：路径：采购管理—采购订货—采购订单操作说明：1. 双击采购订单，点生单，选择‘合同’；2. 选择要参照的合同，双击‘Y’代表此行记录已被选中，点完成；3. 采购信息自动带到采购订单上，确认信息无误后保存、‘提交’，单据自动流转到工作流的下一节点；4. 审核人收到信息提醒后双击进入到采购订单中点审核，‘同意’，单据自动流转到工作流的下一节点；5. 最终审核人审核同意后单据自动写上最终审核人的名字；【注】：1. 点‘查审’，可以查看审批进程表。
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采购对账操作指引
1.目得
规范对账工作流程,提高工作效率。
2.涉及部门
财务部、采购部、物控部、仓库、生产外协组、整单外发组、品质部
3.定义
采购对账就是指特创财务对账人员与按期间对账得各类供应商(物料供应商,外协供应商,设备配件辅料供应商)核对月度往来应付款项得工作。
4.对账期间
特创公司对账期间为上月26日至本月25日,对账日期计算以特创ERP系统入库日期为准。
如:供应商25日发货,特创ERP系统25日以后入库得物料,将纳入后一个对账期间。
5.对账单收集时间
供应商发送对账单得时间:所有按期间对账得供应商应在每月得26日至30日将对账单(excel格式电子档与打印并盖章得对账单)通过邮件与传真发送给特创财务部对应得财务对账人员。
如供应商不能在对账单收集期间将对账单发给特创财务对账人员,则该对账期间内应核对往来明细合并到后一对账期间并将该供应商应付款项在正常得付款期间内顺延。
6.特创财务对账时间
当月26日至次月5日,核对好后在12日前将对账单回传给供应商。
供应商等特创财务通知才能开发票。
7.财务对账所需得资料及格式要求
7.1物料供应商、设备配件辅料供应商对账所需资料及要求
7、1、1所需单据:采购订单、供应商送货单、特创收料单,供应商
对账单,
7、1、2单据要求
7、1、2、1采购订单,送货单与收料单上得供应商名称,物料名称,
规格型号,数量,单价金额必须相互一致,且不得涂改,财务
不接受有涂改得单据对账。
采购订单必须有采购部采购
主管以上人员审核并经供应商盖章确认,对于采购订单单
价财务人员有异议得,采购部应提供询价比价凭证,对于
采购部不能提供询价比价凭证得,财务应将此订单交给总
经理审批。
7、1、2、2供应商应在送货单上盖有供应商名称得公章或送货
章并注明特创采购订单号。
7、1、2、3仓库收物料人员应在送货单上签字并盖收货章确认
物料入库。
7、1、2、4物控(收料单制单人)要在收料单上录入完整得供应商
送货单号,并以送货单日期作为收料日期输出收料单,仓
库收料人员应在收料单上签字确认物料入账。
7、1、2、5供应商对账单应包括采购订单号,送货日期,送货单号,
物料名称,规格型号,数量,单价,金额。
7、1、2、6物控制单人员应在收到供应商送货日期起3日内收
齐采购订单,送货单,收料单给到财务对账人员复核对账。
7、2 整单外发供应商对账所需资料及要求
7、2、1所需单据:送货单,收货单,供应商对账单
7、2、2单据要求
7、2、2、1供应商应在送货单上盖有供应商名称得公章或送货
章。
并在送货单上注明特创采购订单号,产品型号,单位,
数量,不得涂改,涂改需要重新开单。
7、2、2、2仓库收货人员应在送货单上签字并盖收货章确认收
货入库入账并将系统收货单号写在供应商送货单得右上
角,同时在系统收货单上录入供应商完整得送货单号,并
把供应商送货日期录入作为系统收货单得日期。
7、2、2、3仓库收货人员应在每周一将上周供应商送货单传递到
财务对账人员处,每月26日应将26日以前没有传递到财
务得单据带到财务对账人员处。
不能按时间传递送货单据
造成不能与供应商及时对账得责任由仓库收货人负责。
7、2、2、4 供应商对账单应至少含有采购订单号,送货日期,送货
单号,数量,单价等其她收费项目明细。
7、3工序外协供应商对账所需资料及要求
7、3、1所需单据:工序外协报价单,外协加工单,供应商送货单,供应
商对账单
7、3、2单据要求
7、3、2、1外协报价单,在外发加工前,采购应将外协报价单给到
财务对账人员处。
在外协报价单有更新时,采购部应及时将
报价变更资料传递到财务对账人员。
7、3、2、2外协加工单应注明供应商名称,加工工序名称,产品型
号,规格,数量及准确得加工工艺参数,外协加工单制单人签
字,收货单位及经手人签字。
7、3、2、3供应商送货单应注明外协加工单号,产品型号,数量,加
工项目。
7、3、2、4走系统得外协加工单供应商送货时外协收货人员应在
系统做收料单,并按供应商送货单日期收料,同时录入供应
商完整得送货单号。
7、3、2、5 外协报价单,外协加工单,供应商送货单不得涂改,如需
修改需要修改好后重新打印或重新填写,有修改单据传递
到财务将会被退回并不与供应商对账,由此造成得后果由
修改人负责。
7、3、2、6 供应商对账单应包括外协加工单号,送货日期,送货单
号,产品型号,单位,数量,单价,单独报价得加工项目要单
列。
7、3、2、7 外协收货人员应在供应商送货后2日内将供应商送货
单与外协加工单按上述要求核对好后送到财务部对账人
员。
不能按时按要求传递单据资料到财务对账人员造成不
能与供应商及时对账得责任由外协收货人负责。
8、供应商索赔
因物料品质等原因索赔扣款得,品质部应将经供应商确认回传得索赔单给到财务部对账扣款。
对于供应商没有及时回传索赔单得,品质部应邮件通知财务对账人员暂停供应商对账与付款。