地产公司档案管理制度

（2011XX地产【广】字001号

档案管理制度（讨论稿）

1、总则

1.1为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本制度。

1.2本规定所称的档案指过去和现在公司处理完毕的文件、资料，公司从事业务、经营、企业管理、市场宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、技术资料、电脑盘片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

1.3归档的文件材料必须按年度立卷，且应分门别类，整齐有序，以便于查阅。

1.4档案管理工作应实行统一领导、集中保管、请批查阅的原则。

2、档案管理机构及其职责

2.1档案管理工作由总经理统一领导，任何档案的借出、销毁、遗失、更改等必须报总经理审批。

2.2公司行政部具体负责档案管理工作，即档案的收集、整理、立卷、保管等，所有归档文件的查阅、借出、更改、销毁等都应该有详实的记录。公司所有员工均有保护档案的义务。

2.3采购、销售、工程业务等涉及收付款金额的合同，合同原件交由财务部负责保管，各业务部门如有需要可以保存合同复印件。

3、公司文件及合同的编码

3.1公司文件编码

公司文件编码统一以“（XX）广景地产【】字XXX号”进行编码。

公司名义的发文统一用“广”字，各部门有关“字”具体编码规则如下：

编号采用阿拉伯数字进行3位统一编码，各部门发文前到行政部登记，统一按顺序编号后发出。

公司文件发出前须完成内部文件相关部门会签、管理层审批手续后方可发出。

3.2合同编码

3.2.1编码的具体规则如下：

合同采用5段13位编码

（2011XX地产【广】字001号

编码顺序应按照上述规则从左至右的顺序进行编制。

“年份+广景XX+经办部门+合同类别+序号”

3.2.2具体编码方法及要求

（1）采用2位数字编码表明年份，具体格式如下：

如2011年签订合同，编码为“11”

（2）公司名称编码采用各公司英文首字母进行编码，各公司编码如下：

新建项目公司按照上述原则进行编码，如出现四位编码重复，后续公司可按照成立顺序在第四位编码后加阿拉伯数字予以区分。

（3）经办部门编码采用英文简称首字母进行编码，现有部门编码如下：

新成立部门按照上述原则编制。

（4）合同类别编码由公司各部门内部按照类别的2字简称的汉语拼音首字母进行编码，各部门应进行规范编码。

（5）合同序号编码按照合同签订顺序进行编码，不足十、百的，均以数字“0”编写。（6）对于原合同的补充合同：应在原合同编号序号后再多增加两位，即：“—01”、“—02”，依此类推。

（7）各段编码应以连接符“—”进行连接。

（8）如合同的签约方坚持使用对方合同编码，应用双号码式编制，我方的合同号码按此通知执行。

3.2.3编码举例：

（1）文件编码

如广景公司工程部2011年发的顺序为12号的文件，编码如下：

“（2011）广景地产【工】字第012号”

（2011XX地产【广】字001号

如广景公司财务部2011年发的顺序为18号的文件，编码如下：

“（2011）广景地产【财】字第018号”

（2）合同编码

如2011年，源盛公司工程部签订了第2份建设工程设计合同（合同类别采用QQ）合同，则合同编码如下：

“11—GJYS—ED—QQ—002”

如2011年，源利公司营销部对外签订了第1份广告宣传（合同类别编码采用GG）合同，则合同编码应为：

“11—GJYL—MK—GG—001”

各部门合同类别编码如下：

部门合同类别合同类别编码

行政部（OA）

采购CG 合作HZ 房屋租赁FZ 物业WY 其他类QT

财务部（FA）审计合同SJ

借款合同JK

合作HZ

其他类QT

人力资源部（HR）招聘ZP

培训PX

劳动关系LD

其他类QT

合作HZ

（2011XX地产【广】字001号营销部（MK）印刷制作YS

广告宣传GG

销售合同XS

其他类QT

项目发展部（PM）租赁ZL

物业WY

其他类QT

设计SJ

采购CG 设计部（DD）合作HZ

开发部（DM）

其他类QT

合作HZ 开发KF 其他类QT

工程部（ED）合同类别编码如下：

序号参考合同类别合同内容

TD—001 土地使用权出让类土地使用权出让协议TD—002 土地使用权出让类契税完税凭证TD—003 土地使用权出让类土地变更费TD—004 土地使用权出让类土地评估费TD—005 土地使用权出让类

CB—001 拆迁及补偿类房屋拆除施工合同CB—002 拆迁及补偿类房屋拆除安置合同

（2011XX地产【广】字001号

CB—003 拆迁及补偿类房屋拆除补偿合同

QQ—001 前期工程类测绘合同

QQ—002 前期工程类建设工程设计合同

QQ—003 前期工程类建设工程勘察合同

QQ—004 前期工程类工程材料及其及构件项目质量检测合同QQ—005 前期工程类建筑工程施工图审查合同

QQ—006 前期工程类招标造价咨询合同

QQ—007 前期工程类环评费

QQ—008 前期工程类三通一平费用

QQ—009 前期工程类临时设施费

QQ—010 前期工程类新建房屋白蚁预防工程施工合同QQ—011 前期工程类

QQ—012 前期工程类

QQ—013 前期工程类

QQ—014 前期工程类

QQ—015 前期工程类

PT—001 配套设施建设类门卫房建设合同

PT—002 配套设施建设类电动门采购安装合同

PT—003 配套设施建设类围墙设施建设合同

PT—004 配套设施建设类智能化系统安装合同

PT—005 配套设施建设类信报箱安装合同

PT—006 配套设施建设类路灯设施建设合同

PT—007 配套设施建设类车棚建设合同

PT—008 配套设施建设类公厕建设合同

PT—009 配套设施建设类幼儿园建设合同

PT—010 配套设施建设类会所建设合同