3-《企业文件材料归档范围及档案保管期限规定》
文件归档范围和保管期限
附件1企业文件材料归档范围和档案保管期限规定第一条为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。
第三条各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。
第四条企业文件材料归档范围是：（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
第五条企业下列文件材料可不归档：（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；（五）其他不需归档的文件材料。
第六条凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
企业文件材料归档范围和档案保管期限规定
企业文件材料归档范围和档案保管期限规定一、企业文件材料的归档范围1.经营管理文件：包括企业经营策略、发展规划、市场营销方案等文件。
2.人事管理文件：包括员工招聘文件、员工档案、薪酬福利方案等文件。
3.财务管理文件：包括财务报表、审计报告、会计凭证等文件。
4.合同管理文件：包括与供应商、客户签订的合同文件。
5.技术管理文件：包括产品设计方案、技术规范、研发报告等文件。
6.法律合规文件：包括劳动合同、法律法规、政府执照等文件。
二、档案保管期限的规定档案保管期限是指企业对文件材料进行保管的时间长度，其目的是为了满足企业内部管理、业务需要、法律法规要求等方面的要求。
档案保管期限的规定应符合相关法律法规的规定，并根据企业业务特点和需要进行合理确定。
1.经营管理文件：一般建议保管期限为5年以上，以满足企业经营管理的需要。
2.人事管理文件：人事档案的保管期限根据不同类型的文件而有所不同，如劳动合同和离职证明等文件的保管期限为20年，考勤记录和培训记录等文件的保管期限为5年。
3.财务管理文件：一般建议会计凭证、财务报表等文件的保管期限为10年以上，以备查验和审计需要。
4.合同管理文件：合同文件的保管期限一般为5年以上，以防止纠纷和责任问题。
5.技术管理文件：技术档案的保管期限根据产品的生命周期而定，一般为10年以上。
6.法律合规文件：法律合规文件的保管期限根据不同类型的文件而有所不同，如劳动合同的保管期限为10年，营业执照和税务登记证等重要证照的保管期限为永久。
档案保管期限的规定应注意适用性和可操作性，避免一刀切的原则。
对于一些重要的文件和证照，可以考虑永久保留，以备后续查阅和凭证。
总之，企业文件材料的归档范围和档案保管期限的规定直接关系到企业的内部管理和对外合作的顺畅进行，也是保证企业合规运营的重要措施之一、企业应根据自身业务和法律法规要求，制定相应的规定，并加强对应的档案管理工作，以确保文件材料的安全和可追溯性。
企业文件材料归档范围和档案保管期限规定
13.1.2
本企业年度计划、任务目标、总结、统计文件材料
永久
13.1.3
本企业半年、季度、月份等计划、总结、统计文件材料
10年
13.1.4
本企业、所属和控股企业的经营目标责任书、业绩考核评价文件材料
30年
13.2
建设项目工作文件材料
13.2.1
建设项目工作规划、计划、总结等文件材料
永久
13.2.2
重要事项
永久
3.5.2
一般事项
30年
4
本企业资产管理文件材料
4.1
资产权属证明文件材料
4.1.1
本企业土地、房屋、基础设施等不动产产权登记文件材料，重要的技术装备、设备等固定资产登记文件材料，自然资源的所有权、使用权、收益权等申请、批准、登记的文件材料
永久
4.1.2
本企业拥有的商标权、专利权、著作权、计算机软件、商业秘密、技术诀窍等知识产权创造、申请、审批、登记、运用、保护和管理中产生的文件材料
物资管理文件材料
13.6.1
物资管理工作制度、规定、办法
永久
13.6.2
物资台账、统计报表
30年
13.6.3
物资分配计划、记录
10年
13.6.4
物资采购审批手续、招投标文件材料、合同、协议、来往函件，物资保管台账、出入库记录等
13.6.4.1
重要物资的
30年
13.6.4.2
一般物资的
10年
13.7
产品与服务管理文件材料
永久
7.2
代表发言、经验交流
30年
7.3
委员会、分会会议和学术会议的讨论记录，会议代表登记表、接待安排
企业文件材料归档范围和档案保管期限规定
■氍
闻
典 型 人 物 的宣传 报道 ； （ 十一 ） 有 关机 关和 上 级 主 管单位 领 导 、 社 会 知
文 件 材 料 的 归档 范 围和 档 案 保 管 期 限 ， 按 国 家 有 关 规定 、 标准 ， 结合 企业 实际 执行 。
名 人 士 等重 要 来 宾到 本企 业 检查 、 视察 、 调研、 参 观
单 位 的复 函、 批复 ， 有 关机 关和 上级 主 管单 位 、 行 业 协 会 制 发 的 需 本 企 业 贯 彻 执 行 的 一 般 性 文 件 材 料 和 对 本 企 业 出 具 的一 般 性 证 明 文 件 ，本 企 业 与 其 他 单
央 所 属文 化企 业 等 ） 总 部 的 文 件 材 料 归 档 范 围 和 管
保 管 期 限表 。企 业应 按 资产 归属 关 系 ， 指 导 所 属企
材料 ， 发布 的一 般 性公告 ；
（ 四 ） 本 企业 经 营管理 工 作 的一般 性 文件 材 料 ；
业 根 据 有 关 规 定 规 范 各 类 文 件 材 料 归 档 范 围 和 档 案 保 管 期 限表 的 编 制 并 审批 所 属 企 业 的 文件 材 料
（ 二 ） 本 企 业 部 门工 作 或 专 项 工 作 规 划 ， 半年、
相关规定 ， 结 合 本 企 业 生 产 组织 方式 、 产 品和 服 务
季度 、 月份计 划 与 总结 等 文件材 料 ；
（ 三 ） 本企 业 召开 会议 、 举 办 活 动 的一 般 性 文件
特点 ， 编 制 本 企 业 的 各 类 文 件 材 料 归 档 范 围 和 档 案
档 案 保管 期 限表 。 第 十八 条 企 业 在 编 制 文 件 材 料 归 档 范 围 和
10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》解读1-5
加强基础建设，促进企业自律——解析国家档案局10号令发布浅谈企业文件材料归档范围和档案保管期限编制方法（10号令解读之一）案保管期限规定》（国家档案局令第10号，以下简称10号令）。
2013年4月又下发了《关于贯彻实施<企业文件材料归档范围和档案保管期限规定>的通知》，要求各企业用3年的时间完成本企业文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称“保管期限表”）的编制，这是贯彻实施10号令的关键和重要环节。
国家档案局从2013年开始已着手中央管理企业管理类保管期限表的编制指导与审核工作。
截止到2014年底，共完成20家中央管理企业管理类保管期限表的审核批准。
但在指导与审核过程中发现，不少企业仍未很好掌握编制保管期限表的正确方法和技巧，至使编制出的管理类档案保管期限表质量不高。
本文就企业如何开展文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作中存在问题和管理类档案保管期限表编制过程进行讨论，以供大家参考。
一、档案保管期表编制中普遍存在的问题及原因分析（一）档案保管期表编制中普遍存在的问题根据前期业务指导和审核情况总结，企业在编制档案保管期限表主要存在以下问题：第一，文件材料归档范围和档案保管期限表遗漏重要文件材料。
许多应纳入归档范围的重要文件材料没写入保管期限表中，尤其是一些新业务产生的文件材料和非红头文件容易遗漏。
第二，文件材料保管期限不合理。
该定为永久保管的档案定为30年或10年，该定为30年定为10年。
第三，表述太笼统。
文件材料内容条目过多使用模糊语言，过多使用“重要的”、“一般的”等用语，至使保管期限表对鉴定业务起不到应有的指导作用。
第四，表述不准确。
文件材料内容使用的词语易引起歧义，同一含义内容前后使用不一致词语，或是不使用标准化用语。
第五，文件材料内容重复、交叉现象严重。
同一层次文件材料分类原则不一致，文件材料内容逻辑混乱，同一内容多次反复出现。
（二）原因分析企业在档案保管期限表编制过程中造成上述问题的原因主要有：保管期限表编制没有严格按照机构设置及职责说明来进行，照抄照搬10号令或照抄搬其他企业保管期限表，更有甚者将企业原有保管期限表进行翻版后直接报审。
企业文件材料归档范围和档案保管期限规定
重要的
永久
6.1.2
一般的
30年
代表发言、经验交流文件材料、简报
10年
7
本企业承办的大型展览会、博览会、论坛、学术会议、国际性会议的文件材料
请示、批复、申办和筹办组委会组建文件材料、主要活动安排、议程、名单、主报告原文及译文、辅助报告原文及译文,领导人贺辞、题词、讲话,会徽设计、简报、新闻报道
永久
13.3.2
企业管理方案实施、检查验收文件材料
30年
资本经营工作文件材料
13.4.1
资本经营工作规划、计划、总结、条例、制度、办法、规定、决定等
永久
13.4.2
资本经营工作通知、纪要、记录、调研报告
30年
财务工作文件材料
13.5.1
财务管理制度、规定、办法、总结
永久
13.5.2
财务管理工作计划、报告、通知
永久
代表发言、经验交流
30年
委员会、分会会议和学术会议的讨论记录,会议代表登记表、接待安排
30年
8
有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、视察、调研本企业工作时形成的文件、工作汇报、录音录像等文件材料
重要的
永久
一般的
30年
9
本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示
永久
11.4.2
本企业签署的长期合同或协议及其补充件
11.4.2.1
重要的
永久
11.4.2.2
一般的
30年
11.4.3
本企业签署的短期合同或协议及其补充件
11.4.3.1
重要的
30年
11.4.3.2
一般的
企业文件材料归档范围与档案保管期限规定解读
“可”字表示可自主选择
10号令正文条款的解读
• 第六条 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关 规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任 何个人不得据为己有或拒绝归档。 《档案法》第十条规定:对国家规定的应当立卷归档的 材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案 工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有. 《档案法实施办法》第十二条规定:按照国家档案局关 于文件材料的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书 或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本 单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不 得据为已有或者拒绝归档。
10号令正文条款的解读
• 第十三条 企业应归档纸质文件材料中，有重 要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文 件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。 企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的 电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。 企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归 档。 发文稿纸和文件处理单，包含有起草、批办、 承办、审核、签发等多种责任信息，可以显现文 件材料形成过程的来龙去脉，是文件材料归档的 组成要件，应该一并归档 。
10号令正文条款的解读
• 《企业档案工作规范》 • 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理 归范》 • 《科学技术研究档案管理暂行规定 • 《科学技术研究课题档案管理规范》 • 《人身保险业务档案管理规范》 • 《会计档案管理规定》 • 《企业职工档案管理工作规定》 目前都可以作为编制的依据 。
10号令正文条款的解读
• 第三条 各级档案行政管理部门依照企业 资产关系分别负责对企业文件材料归档 范围和档案保管期限表编制工作进行业 务指导和监督。 对档案行政管理部门指导企业进行编制 工作提出的明确要求
重庆市档案局关于贯彻《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》的通知
重庆市档案局关于贯彻《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》的通知文章属性•【制定机关】重庆市档案局•【公布日期】2012.12.31•【字号】渝档发[2013]1号•【施行日期】2012.12.31•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文重庆市档案局关于贯彻《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》的通知（渝档发[2013]1号）各区县（自治县）档案局、各企业：《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号，以下简称10号令）已经公布，将于2013年2月1日起施行。
为认真贯彻10号令，现提出以下意见：一、认真组织学习和宣传。
10号令对于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理具有重要意义。
各区县（自治县）档案局、各企业应将10号令纳入学习和培训计划，在本辖区、本单位认真组织学习和宣传，以准确理解和掌握10号令的精神和要求。
二、结合实际，精心编制本企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表。
各企业应遵照10号令的基本要求，结合本企业生产组织方式、产品和服务特点，精心编制本企业的各类文件材料归档范围和档案保管期限表，确保编制的文件材料归档范围和档案保管期限表既与10号令的精神一脉相承，又符合本企业实际，以指导企业开展档案收集和整理工作，提升档案管理水平。
企业资本结构或主营业务发生较大变化时，应及时修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表。
三、严格把关，切实履行职责。
市属国有企业总部编制的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表应报市档案局同意后执行。
区县国有企业编制的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表应报区县（自治县）档案局同意后执行。
企业应按资产归属关系，指导所属企业根据有关规定规范各类文件材料归档范围和档案保管期限表的编制并审批所属企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。
附件：企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（略）重庆市档案局2012年12月31日。
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是10号令的制定目的和法律依据。
10号令正文条款的解读
• 第二条 本规定所指的企业文件材料是指企业 在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程 中形成的各种门类和载体的记录。 对企业文件材料的定义 • 企业活动的内涵和外延 • 文件材料内容的内涵和外延 • 文件材料载体的内涵和外延
10号令内容的十点新意
• 第一次对国有企业文件材料归档范围和管理类 档案保管期限表的编制建立了审查制。 • 第一次在行政规章中明确了各级档案行政管理 部门对企业、以及企业对所属单位编制文件材 料归档范围和档案保管期限表的责任。 • 第一次在行政规章中规定企业总部要对境外企 业文件材料归档范围和档案保管期限提出实施 要求。
10号令正文条款的解读
• 第八条 永久保管的企业管理类档案主要包括： （一）本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、 破产或其他变动过程中形成的文件材料；本企业董事 会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行 职责和维护权益的文件材料； （二）本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料， 资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、 保护等凭证性文件材料；对外投资文件材料；本企业 资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融 资文件材料； （三）本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位 的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上 级单位制发的需本企业办理的重要文件材料；行业协 会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审 计、公证、裁定等重要文件材料；本企业与其他组织 和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；
10号令正文条款的解读
（四）本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计 划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文 件材料； （五）本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料； 本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化 建设文件材料； （六）本企业经营管理工作的重要文件材料； （七）本企业生产技术管理工作的重要文件材料； （八）本企业行政管理工作的重要文件材料； （九）本企业党群工作的重要文件材料； （十）新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人 物的宣传报道。
10号令内容的十点新意
• 与时俱进地突出了现代企业在实施战略管控中 产生文件材料的特点。 • 第一次扩展了对不同类型企业的关注范围。 • 第一次没有按传统的分类方法设置保管期限表 的条目。 • 第一次在企业档案工作的行政规章中，对无纸 质和无法输出纸质的电子文件的管理提出要求。
10号令正文条款的解读
10号令正文条款的解读
• 第七条 企业档案的保管期限定为永久、定期 两种，定期一般分为30年、10年。 企业原来已按永久、长期、短期划分保 管期限的现存档案,不需要重新按照标时制 划定保管期限。 但是对到期档案进行重新鉴定，而且认为 确有继续保存价值的档案，在重新划定保管期限 时，应按新的标时法标时。
10号令正文条款的解读
• 第三条 各级档案行政管理部门依照企业 资产关系分别负责对企业文件材料归档 范围和档案保管期限表编制工作进行业 务指导和监督。 对档案行政管理部门指导企业进行编制 工作提出的明确要求
Байду номын сангаас
10号令正文条款的解读
• 第四条 企业文件材料归档范围是： （一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等 各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国 家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材 料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和 职工权益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文 件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文 件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材 料；所属和控股企业报送的重要文件材料； （四）其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
是重点内容之一
10号令正文条款的解读
• 第五条 企业下列文件材料可不归档： （一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文 件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考 的抄件等； （二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、 临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般 性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不 需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料， 本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料， 有关工作参考的文件材料； （三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材 料； （四）所属和控股企业报送的供参阅的简报、情况反映，其他社会 组织抄送不需本企业办理的文件材料； （五）其他不需归档的文件材料。
10号令正文条款的解读
“可”字表示可自主选择
10号令正文条款的解读
• 第六条 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关 规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任 何个人不得据为己有或拒绝归档。 《档案法》第十条规定:对国家规定的应当立卷归档的 材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案 工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有. 《档案法实施办法》第十二条规定:按照国家档案局关 于文件材料的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书 或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本 单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不 得据为已有或者拒绝归档。
《企业文件材料归档范围与档案 保管期限规定》解读
国家档案局经济科技档案业务指导司 企业处 肖 云
10号令内容的十点新意
• 第一部专门规范企业文件材料归档范围和 档案保管期限的行政规章。 • 第一次在规章中，确定了企业档案保管期 限的设置原则，界定出永久和定期保存的 管理类档案的范围。 • 第一次在企业档案管理规章中对保管期限 的设置采用了标时法。