董事会秘书室秘书董秘标准工作规范手册
董事会秘书处职能与各岗位工作说明手册
董事会秘书处职能与各岗位工作说明手册董事会秘书处职能概述董事会秘书处是公司董事会的行政支持部门，负责协助董事会顺利运作和管理董事会相关事务。
董事会秘书处的职能包括但不限于以下方面：1. 协调董事会会议：安排会议日程、准备会议文件资料、组织会议场地和设备，并提供会议记录和跟进事项的反馈。
2. 维护董事会档案：负责董事会决议的备案和存档、维护董事会成员名册和联系方式的更新。
3. 提供法律和合规支持：就公司法律事务和合规问题提供咨询和支持，确保董事会决策符合法律法规和公司章程。
4. 管理与沟通：与董事会成员、高管团队和公司各部门之间的沟通协调，传达和落实董事会决策和要求。
5. 管理董事会评估：协助进行董事会自我评估和绩效评价，整理评估结果和提出改进建议。
主要岗位工作说明董事会秘书- 负责协调董事会会议安排以及会议资料的准备工作。
- 根据董事会要求，撰写会议纪要并存档备查。
- 维护董事会成员名册和联系方式，确保资料的及时更新。
- 提供法律和合规支持，确保董事会决策合法合规。
- 组织董事会评估，并整理评估结果供董事会参考。
行政助理- 协助董事会秘书协调董事会会议的安排工作。
- 提供会议场地和设备的预订和准备。
- 协助整理和分发会议资料。
- 支持董事会评估的组织工作。
- 负责处理董事会成员的行政事务，如差旅安排和文件管理等。
法律顾问- 提供法律咨询，确保董事会决策和公司行为合法合规。
- 跟进公司法律事务，及时向董事会报告重要法律进展。
- 参与董事会会议，提供法律意见和建议。
- 协助董事会评估和合规审查。
- 协助起草和审核公司章程、董事会决议等法律文件。
结语董事会秘书处的职能和各岗位工作由于公司的特殊情况和需求可能会有所差异，但以上的工作说明手册可作为一个参考，为董事会秘书处的工作提供指导和规范。
董秘工作手册
董秘工作手册董秘和财务总监一样就是一个职业，可以跨越行业，知识范围一定更广泛。
董秘业务素质：1、扎实的与业知识董事会秘书应该具备一定的与业知识，这是董事会秘书的职业所必须的。
掌握公司法、证券法、上市觃则等有关法律法觃，还要熟悉公司章程、信息抦露觃则，掌握财务及行政管理方面的有关知识。
需要懂得必备的财务知识和法律知识，以及必备的产业不管理知识。
比如财务，一定懂如何做败，但是要懂经营财务数据的解读。
只有这样，才能有效的行使董事会秘书的职责，对董事会提供全面的与业意见，保障公司觃范化运作，从而确立董事会秘书在公司的地位及作用。
2、沟通协调能力超强的沟通协调能力、传播能力和人际关系能力处在监管部门、股东和公司管理层间的董秘，是资本圈中各方利益的交汇点，角色特殊，责任重大，超强的沟通协调能力，是董秘能否出色完成使命的关键。
3、经验和从业背景活跃在市场上的董秘，背景复杂，有来自公司内部高管的，有来自基金公司的基金经理，也有来自券商、律所、会所等IPO机构的从业者等等。
具备相关从业背景的董秘自然有利二工作的开展，而有过上市操作经验的董秘更成为猎头关注的重点，尤其成为同行业拟上市公司垂涎的对象。
4、懂得运作和资本市场资本运作例如公司治理三会运作内部控制以及信息批露。
懂得市值管理、股权激励，企业成长，如何利用资本市场持续融资。
5、任职资格证书上证所公布的《上市公司董事会秘书资格管理办法》和深交所公布的《上市公司董事会秘书及证券事务代表资格管理办法》均要求，2010年1月1日起，上市公司聘仸的董事会秘书戒证券事务代表，都应通过资格考试，交易所颁发的《董事会秘书资格证书》。
而对二拟上市公司而言，董秘是否必须具备职资格目前没有明确要求，只要企业上市前到位即可。
董事会秘书工作细则
董事会秘书工作细则1. 职责和职能董事会秘书是董事会的行政管理人员，负责董事会的日常管理及会议管理，其职责主要包括以下几个方面：1.1 协助董事长董事会秘书应当协助董事长完成工作任务，包括提供信息、参与决策、安排日程等各方面。
董事会秘书还需要向董事长汇报董事会的各项工作情况。
1.2 管理董事会文件董事会秘书需要保管董事会的重要文件和资料，并确保这些文件和资料的安全、完整和机密性。
同时，董事会秘书还需要对文件及资料进行分类汇总和归档，以备后续查阅。
1.3 组织和记录会议董事会秘书需要负责组织和记录董事会会议，并及时发布会议决议。
在会议前，董事会秘书需要向董事们发送会议通知和材料，并确认与会人员。
在会议后，董事会秘书需要根据记录整理出正式内部文件，并在规定时间内发放。
1.4 协调董事会委员会当董事会需要进一步分工和委任委员会时，董事会秘书负责协调和管理董事会委员会。
此外，董事会秘书还需要做好董事会和委员会之间的联系，并提供任何必要的协助。
1.5 提供董事会指导董事会秘书需要根据具体情况，对董事会或委员会提供相关指导，以确保其工作有效推进。
2. 工作方法为了完成以上工作任务，董事会秘书应该按照以下工作方法：2.1 沟通董事会秘书需要与董事长和其他董事成员保持良好的沟通和协作关系。
此外，董事会秘书还需要定期与各委员会联系，并关注董事会工作的实时进展。
2.2 定期更新董事会秘书需要定期更新董事会工作的重点、进度和所需的工作计划，以向董事会展示和报告工作成果。
2.3 管理文件为了确保董事会文件安全和机密，董事会秘书应该使用机密文件柜、密码保护、加密等措施，有效地保护董事会的文件和资料。
此外，董事会秘书还需要定期审查文件和资料以确保其完整性和准确性。
2.4 记录会议董事会秘书负责记录董事会会议的主要内容和决策结果，并将其载入有关文件中。
此外，董事会秘书还应该收集和分析与会者的反馈意见，以便领导层对会议进行评估。
董事会秘书工作细则
董事会秘书工作细则
以下是董事会秘书的工作细则：
1. 日常行政支持：负责董事会的日常行政工作，包括会议安排、文件整理、行程安排等。
2. 董事会会议准备：负责董事会会议的准备工作，包括会议议程的制定、文件的分发、会议室的预订等。
3. 会议记录和报告：负责记录董事会会议的讨论和决策内容，并准备相关报告和文件。
4. 通信协调：负责董事会与公司内外部的沟通协调工作，包括与高层管理人员、股东、监管机构等的联络。
5. 文件管理：负责董事会的文件管理工作，包括文件的存档、整理和归档等。
6. 法律合规：负责董事会的法律合规工作，包括监督公司的合规操作、管理董事会文件的机密性等。
7. 董事选举和任命：负责董事会成员的选举和任命程序，并维护董事会成员名单和个人档案。
8. 机密信息保护：负责董事会的机密信息保护工作，确保董事会的文件和讨论内容的安全性。
9. 监督执行决议：负责监督董事会决议的执行情况，及时向董事会报告进展情况和反馈结果。
10. 公司治理支持：协助董事会开展公司治理工作，包括董事会评估、委员会运作等。
董事会秘书在日常工作中需要与高管、董事会成员以及其他相关部门密切合作，确保董事会的工作顺利进行和决策的有效执行。
同时，董事会秘书还需要保护董事会的机密信息，并遵守相关的法律和道德规范。
董事会秘书工作细则
XXXXX股份有限企业董事会秘书工作细则年月目录第一章总则............................ 错误!未定义书签。
第二章任职条件........................ 错误!未定义书签。
第三章董事会秘书旳任免................ 错误!未定义书签。
第四章重要职责和权利.................. 错误!未定义书签。
第五章董事会会议工作程序.............. 错误!未定义书签。
第六章沟通与联络...................... 错误!未定义书签。
第七章履职汇报制度.................... 错误!未定义书签。
第八章履职监管及问责制度.............. 错误!未定义书签。
第九章附则............................ 错误!未定义书签。
XXXXX股份有限企业董事会秘书工作细则第一章总则第一条按照建立现代企业制度旳规定，为深入完善XXXXX股份有限企业(如下简称“企业”)法人治理构造，明确董事会秘书旳职责、权限，规范其行为，增进董事会秘书勤勉尽责，更好地发挥其作用，提高企业规范运作水平，根据《中华人民共和国企业法》（如下简称“《企业法》”）、《XXXXX股份有限企业章程》（如下简称《企业章程》）及其他有关规定，制定本细则。
第二条董事会设董事会秘书。
董事会秘书是企业旳高级管理人员，董事会秘书对董事会负责，承担法律、法规及企业章程对企业高级管理人员所规定旳义务，享有对应旳工作职权。
第三条企业应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、高级管理人员及企业有关人员应当支持、配合董事会秘书旳工作。
第四条董事会办公室作为董事会常设工作机构，配置协助董事会秘书工作旳专职人员，对董事会秘书负责。
董事会秘书负责董事会办公室旳工作，并列席董事会，负责作董事会会议记录。
第二章任职条件第五条董事会秘书旳任职资格:（一）具有大学本科以上学历，从事投资、经济管理或股权事务等工作不少于三年；（二）掌握法律、财务、证券、企业管理等方面旳知识，具有良好旳个人品质和职业道德，严格遵遵法律、法规、规章，可以忠诚地履行职责，熟悉企业经营状况，并具有良好旳处理公共事务旳能力。
董事会秘书工作指南
董事会秘书工作指南第一部分：角色和职责董事会秘书在公司中扮演着重要的角色，负责协助董事会的运作和管理。
他们的职责涉及到各个方面，包括组织董事会会议、起草会议纪要、管理董事会档案、协调董事会和管理层之间的沟通等。
以下是董事会秘书的工作指南，以帮助他们更好地履行自己的角色和职责。
第二部分：组织董事会会议1. 确定会议时间和地点：董事会秘书应与董事长和其他董事共同商定每次会议的时间和地点。
会议时间应事先通知所有与会人员，以确保他们的安排。
2. 资料准备：董事会秘书应提前准备会议所需的所有资料，包括议程、会议纪要、辅助材料等。
他们还需要与其他部门合作，确保所有相关文件和数据的及时准备。
3. 发送会议通知：董事会秘书应通过电子邮件或其他适当的方式向董事会成员发送会议通知，其中包括会议时间、地点、议程和所需的资料。
4. 安排会议设施：董事会秘书应与IT团队协调，确保会议室内的设施正常运作，如电话、投影仪、视频会议系统等。
5. 主持会议：在董事会主席缺席时，董事会秘书可能需要主持会议。
他们应熟悉会议程序和规定，确保会议按照规定进行，有条不紊。
第三部分：起草会议纪要1. 快速起草：董事会秘书应在会议结束后尽快起草会议纪要，以便将重要情况记录下来。
2. 准确记录：会议纪要应包括会议的主要议题、决议、讨论和行动计划。
他们应尽量准确记录每个人的发言和观点。
3. 核对准确性：董事会秘书应核对他们起草的会议纪要的准确性，并在检查后进行修订和修改。
4. 发送会议纪要：修订后的会议纪要应发送给董事会成员，以供他们核对和批准。
批准后，纪要应存档供以后参考。
第四部分：管理董事会档案1. 建立存档系统：董事会秘书应建立有效的董事会档案管理系统，以便存储和检索董事会文件。
这可以包括电子档案和纸质档案两种形式。
2. 组织档案：董事会秘书应根据指南和标准组织董事会档案，以便于查找和使用。
文件应按照日期和主题进行分类和排序。
3. 管理访问权限：董事会秘书应控制对董事会档案的访问权限，并确保只有授权人员能够查看和使用敏感信息。
公司董事会秘书工作规则
公司董事会秘书工作规则第一章总则第一条为使XXXX公司（以下简称公司）董事会高效运转，依据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）、《XXXX有限公司章程》（以下简称《章程》）及其他有关法律、法规和规范性文件，特制订本规则。
第二条公司设董事会秘书一名，依据《章程》赋予的职权开展工作和履行职责，董事会秘书对董事会负责。
第三条董事会秘书为公司的高级管理人员。
法律、法规及《章程》对公司高级管理人员的有关规定，适用于董事会秘书。
第四条董事会秘书负责董事会办公室的工作，列席董事会会议，董事会办公室配备协助董事会秘书工作的专职人员。
第五条董事会秘书的薪酬、考核办法由董事长提出建议，由董事会决定。
第二章任职资格第六条董事会秘书应当具有大学本科以上学历，掌握一定的财务、税收、法律、金融、企业管理等方面的知识，具有良好的个人品质和职业道德，严格遵守法律、法规、规章，能够忠诚地履行职责，具备较强的处理公共事务的能力。
第七条董事会秘书原则上由专职人员担任。
如果由董事或公司其他高级管理人员兼任，必须保证能有足够的精力和时间承担董事会秘书工作。
董事兼任董事会秘书的，如果某一行为应由董事及董事会秘书分别做出的，则该兼任董事会秘书的董事不得以双重身份做出。
第八条下列人士不得担任或兼任公司董事会秘书：(一)公司监事；(二)总经理、总会计师、内部审计部门负责人；(三)公司聘请的会计师事务所的会计师和审计师、律师事务所的律师；(四)《公司法》第147条规定情形之一的人士。
第三章聘任与解聘第九条董事会秘书由董事长提名，董事会决定聘任或解聘，并报XXXXXXXX备案。
董事会秘书的任期原则上与董事会任期一致，可以连选连任。
第十条公司应当与聘任的董事会秘书签订保密协议，要求其承诺离任后持续履行保密义务直至有关信息公开披露为止。
第十一条董事会秘书出现下列情形时，董事会应当终止其聘任：(一)在执行职务时出现重大错误或疏漏，给公司造成重大损失或恶劣影响的；(二)违反国家法律、法规、XXXX的有关规定和《章程》的规定，给公司造成重大损失或恶劣影响的；(三)泄露公司机密或其他商业信息，给公司造成损失或恶劣影响的；(四)董事会认定的其他情形。
董事会秘书工作手册
董事会秘书工作手册董事会秘书和董事长秘书的区别董事会秘书与董事长秘书，他们的差别很大。
1、在公司中的地位不一样。
董事会秘书是由董事会直接聘任的公司高级管理人员，这是在《股票上市规则》、《上市公司章程指引》等很多文件里规定的。
而像董事长秘书等都是董事长等高管或公司人力资源部聘用的。
2、工作职责和内容不一样。
董事会秘书的职责和工作内容包括：负责组织筹备股东大会和董事会;组织实施投资者关系管理;组织信息披露;协调与监管部门的关系，确保公司规范运作;策划公司资本运作与企业直接融资;联系股东、券商、媒体等日常事务;协调董事会，监事会及经理层的内部工作等等。
而一般的秘书是听从领导的安排。
3、服务的对象不一样。
董事会秘书由董事会聘任并对董事会负责，工作的主要对象包括董事会、管理层、公司股东、中小投资者、机构投资者、监管机构、中介机构等公司相关利益人，从中起到桥梁和纽带作用。
而一般秘书基本是一对一的服务。
董事会秘书主要职责一是负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管，即按照法定程序筹备股东大会和董事会会议，准备和提交有关会议文件和资料;负责保管公司股东名册、董事名册，大股东及董事、监事和高级管理人员持有本公司股票的资料，股东大会、董事会会议文件和会议记录等。
二是负责公司股东资料的管理，如股东名册等资料的管理。
三是负责办理信息披露事务。
如督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度，促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务，按照有关规定向有关机构定期报告和临时报告;负责与公司信息披露有关的保密的工作，制订保密措施，促使董事、监事和高级管理人员以及相关知情人员在信息披露前保守秘密，并在内幕信息泄露时及时采取补救措施。
董事会秘书工作手册。
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董事会秘书室秘书工作手册二O一二年十月目录前言 (3)第一部分日常事务处理 (4)电话、传真、邮件、文件管理、名片第二部分日程安排 (7)总体日程安排 (7)出差日程安排 (8)会议安排 (14)大型活动 (19)突发来访接待 (23)第三部分沟通与协调 (24)内部沟通 (24)外部沟通 (25)秘书应具备的礼仪 (25)秘书礼仪素质的要求 (27)第四部分文字支持 (28)第五部分会议支持 (30)前言秘书工作总结起来用六个字就可以概括，即：办文、办会、办事。
看起来不起眼，但做不好却会误大事。
要想把秘书工作干好，需要遵循四个原则，分别是准确原则、迅速原则、保密原则和实事求是的原则。
为了将董事会秘书室的工作做好，参阅有关资料，撰写了此秘书工作手册，作为以后工作的指导性文件。
第一部分：日常事务处理一、拨打/接听电话的程序和标准1、打电话前的准备●准备好电话记录本和笔●把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。
●准备好通话时需要的文件资料。
●查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。
2、正式拨打电话：●拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！董事会秘书室**** ●如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。
●如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录●逐一将事情说明，注意语言简明、准确；●通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
3、接听电话●3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！董事会秘书室●判断WHO，分以下几种情况：●若通话内容较复杂，或有不清楚的地方，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏差。
●通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
4、通话技巧：●日常礼貌用语：询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等●对直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时予以转接。
●如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。
●如不能把握领导是否要和对方通话的情况下，不能随便回答领导“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看**领导是否在？”，然后请示领导是否转接。
●如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉的语气：“实在抱歉，**领导这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个电话；如果您方便的话，能否让我转达您的事情？”做到有礼有节、滴水不漏。
●在知道身份但不告知事由的情况下，可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。
●在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。
●如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等结束通话。
●如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一方稍候片刻，或记录对方电话，稍侯打过去。
●整理电话留言，在领导回来后汇报相关信息。
二、传真1、将传真分类：1）需要领导本人审阅的，根据领导授意处理2）由秘书来代为处理的：A、转给其他相关负责人B、由秘书本人回复●使用电脑公司标准CI格式●遵守公文写作规范●保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。
●需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围●务必在传真件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。
2、必要的传真分类存档三、邮件1、根据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按具体项目设置子文件夹。
2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分如下：1）需要总经理本人审阅的，存入相应文件夹，部分根据领导授意回复邮件，或督促、协助总经理在规定时间内处理相关事宜。
●以领导名义回复时，要在语气上予以注意，并从领导信箱发出；●以秘书名义发送时，要说明邮件内容为领导授意。
2）由秘书来待为处理的：A、转给其他相关负责人;B、由秘书本人回复3、如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。
4、需要领导审阅、批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达；5、重要邮件及时进行存档四、文件管理1、阅读文件，判断是否应由领导处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。
2、对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景资料、审批原由），便于领导工作安排。
3、按领导批改意见复印后转发、呈送（可参照文件管理规定）登记存档，必要的事情进行追踪，反馈结果。
4、文件进行登记存档应按不同的类别进行存档。
注：传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出五、名片1、分类：可根据领导业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等；2、存放：●名片盒●录入到电子通讯录中（更易查找）3、应准备一名片夹，存放与总经理联系紧密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。
第二部分日程安排一、总体日程安排工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。
将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。
（一）总体原则：✍了解领导的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，-优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；-了解公司业务发展情况，特别是业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；✍对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；✍明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；✍定期与领导沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；✍注意日程安排的时间松紧，适当安排；（二）日程安排工作标准✍周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；✍在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；✍根据领导习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；✍对于领导的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每周、每月安排相对固定时间与领导核对日程，保证秘书与领导的日程表内容一致；✍不要代替领导做决定，在领导的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；✍控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；✍掌握近期要回避的人物；月/周计划安排模版✍可使用NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可；✍也可按照领导习惯，自行制作日程表；二、出差日程安排（一）国内出差✍出差前：✍确定出差目的和日期；✍确认领导出差陪同人✍与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。
）✍确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择领导习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）；✍完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）。
✍根据领导的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。
✍拟写授权书并于领导出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。
（见范例）✍出差中✍在第一时间掌握总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。
✍根据领导日程安排，随时通报公司及领导关心的业务进展情况；✍配合领导授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。
✍根据情况及时与相关人员及领导沟通，及时调整日程安排；✍出差后✍出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档；✍向领导认为有必要的合作方致感谢函。
✍各种差旅费用报销；✍跟进业务后续事宜；（二）国外出差出差国外与国内出差安排顺序及内容大致相同，但在此要特别提醒您注意以下几点：✍机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型；✍注意准备好各种证件及邀请函，并提醒总经理携带；✍根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物；✍准备当地的国家风情资料；✍确认对方还是我方提供翻译服务；✍回国后向邀请方致谢。
（三）陪同出差在出差前除了前面介绍的注意事项外，在出差过程中，要求秘书注意以下事项：✍登机前，为领导办理保险费购买、机票换票及各种登机手续；并再次确认接车人；✍到达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告知领导；✍每日及时核对本日及第二天的日程安排；✍提前设置清晨叫醒，并安排早餐；✍根据当天的日程安排落实车辆；✍及时提醒并事先落实各项安排；✍携带领导名片、必要的会议资料（报告稿件、会面备忘、采访提纲）；✍注意建立各种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者）✍着装要求：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；✍出差返回后将领导与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销、资料整理。
附件一：出差物品携带表附件二：国内出差日程范例****出差深圳日程安排（4月25-27日）附件四：国外出差日程安排表范例---执行副总经理访问汉城行程表（99年7月14日至17日）三、会议安排会议分内部会议与外部会议，现进行分别介绍。
（一）内部会议安排注意事项：✍会前与领导及相关部门负责人明确会议内容、议程和参加人；✍综合考虑各种因素（如领导全天日程安排），安排会议地点及时间；✍下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通过电话确认；✍会中协助放映PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变；✍对会中达成的决议及时跟踪，并反馈给领导；●领导参加的会议（二）外部会面安排●总经理主持的外部会面注意事项：●综合考虑各种因素，选择合适的会面地点、预定会议室；●注意准备电子或纸制的欢迎牌、激光笔；●会前与对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确认；●根据来访公司的习惯及来访者的级别准备礼物；●在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切的会面时间及地点；●考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提前准备；●如需安排参观，提前与企划部联系，填写参观申请，安排参观陪同人；●会前给领导提供相关背景材料，如需要请相关部门负责人与领导沟通洽谈事宜；●在会前拟制meeting agenda（见模版）●在制作PPT时根据各部门情况、来访者的需求酌情修改添加内容，注意内容的及时更新，并根据来访者需求制作中/英文；--初次会面PPT应包括：联想总体情况及业务情况介绍；--再次会面应注意：有针对性的业务回顾（可请相关业务部门提供资料）。
●帮总经理准备名片，并提醒会面时携带；●提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有礼的态度；●提醒总经理参会，在GM同意后陪同参会，参会中协助放映ppt，并关注会场内情况，随机应变，灵活处理各种情况；●会面结束后，待领导或陪同送客人离去；之后整理笔记本电脑等仪器设备；●总经理参加的外部会面总经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。