企业档案工作管理及考核

企业档案工作管理及考核
二、企业档案在管理中存 在的共性问题及改进方法
（一）存在的共性问题
主要集中在材料收集、档案整理、保管条 件等几个方面。
材料收集方面：材料不齐全，原因如下：
（1）相关规章制度不健全不完善，导致收集工 作处于无序状态；或虽制定了“企业文件材料 归档办法”、“企业档案工作岗位责任制”、 “档案工作考核办法”等规章制度，但不切合 单位的实际情况，对单位文件材料收集工作没 有实际的指导意义。
e、设备类
除开箱材料之外，注意收集考察决策、安 装调试、维护（修）、改造方面的材料：
设备购置计划申请书、 设备购置计划投资预算书、 设备购置技术经济论证材料、 设备购置批准书、 设备购置协议书、订货合同、 设备安装任务书、 设备安装工艺工程、 设备精度检查记录、试车记录、 设备性能检查与运转情况纪录、 设备安装调试验收单、 设备安装验收移交单、 设备运转、检修记录、 设备运行交接记录、
f、科研类
加强以下材料的收集： 选题建议书、 有关本选题的综合评述材料、 研究方案、任务通知书、 技术说明书、任务协议书、任务计划书、 课题实验设计方案、课题实验设计、 实验记录、观察记录、计算材料、分析整理材料、 实验工作总结、调查考察材料、合理化建议、 扩大实验方案、设计文件、 工艺文件、 工艺装备文件、现场测试数据、 试验详细记录、 更改与补充文件、变更通知单、
（二）会计档案按财务报告、账簿、凭证、 其它分别排架；在各个二级类目中分别按年度 顺序排架。
（三）音像档案按载体种类分别排架。 （四）实物档案按实物种类分别排架。
2)加强材料的收集
a． 管理类
除收发文以外，加强收集以下材料：
计划总结、各种报表（党、团、年报等）、各
种会议记录纪要（包括党、政、职代会、团代会
写；三级类目为年度号。
（二）件号的编制
1．各类档案件号的编写按照最低一 级分类类目编写案件顺序号。
2．阿拉伯数字编写的类目层次中间用 间隔号“.”隔离。
3．类目号与件号中间用间隔号“-” 隔开。
第四条 档号示意：
（一）管理类档案
GL2003·1-1 2003年永久性的管理类档案第1件 GL2003·2-1 2003年长期的管理类档案第1件 GL2003·3-1 2003年短期的管理类档案第1件 （二）会计类档案
KJ2·2003-8 2003年账簿第8件 KJ3·2003-16 2003年会计凭证第16件 KJ4·2003-1 2003年会计类其它材料第1件
（三）产品档案
CP1·1-1
产品系列**型号产品第1件
CP1·1-126 产品系列**型号产品第126件
CP2·1-1
产品系列**型号产品第1件
CP2·1-26 产品系列**型号产品第26件
旨在解决本单位文件材料的归档范 围、归档时间、归档手续、归档基本要 求与类目划分编号等业务标准问题。
示例： ***文件材料归档办法
第一条 为规范本单位文件材料归档工作， 丰富、完善本单位档案信息资源，依据有关规 定，制定本办法。
第二条 本办法所称本单位文件材料，是指 本单位在生产、经营和管理活动中形成的各种形式 和载体的记录。
附件：文件材料归档范围及档案保管期限表
附件：文件材料归档范围及档案保管期限表
管理类:
序 号
基本 范围
责任部 保管
门
期限
1 本单位年度工作计划、总结
办公室 永久
2 本单位民主生活会会议记录、纪要
党总支 永久
3 党委评先创优文件材料
党办 长期
4 单位机要、文秘、保密、信访工作文件材料 办公室
（1) 重要的
第三条 本单位各部门应当把文件材料的形 成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责 范围，列入有关人员的岗位责任制。
第四条 各部门担负文件材料积累、整理和 归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文 件材料的完整、准确、规范和及时归档。
第五条 档案部门应及时深入各部门了解、 督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应 归档文件材料的积累、整理和归档工作。
会计类 KJ
1 财务报告 2 账簿
3 凭证
4 其它
年度 （账簿、凭证、其它设置）
音像类 YX
实物类 SW
其它类略
1录音带 2录像带
1 证书
2 奖状
3 锦旗
4 奖杯
5 奖牌
6 废止的各种印章
第6条 档案排架 本单位档案按大类分别排架：
（一）管理类的档案首先按年度排列，在 各年度内，按保管期限永久、长期、短期先后 排列，在同一保管期限内，按件号顺序排列。
SB1·1-12 设备性质**型号设备第12件
（七）实物档案
SW1-6
证书类第6件
SW2-8
奖状类第8件
SW3-2
锦旗类第2件
（八）音像档案
YX1-26
录音带第26盘
YX2-22
录像带第22盘
第五条 本单位档案分类大纲
一级类目
二级类目
三级类目
管理类 GL
年度 （文件材料形成年度）
保管期限 （1 永久2 长期3 短期）
b、会计类
除报告、帐簿、凭证外，加强以下材料的收集： 工资表、 清产核资、资产评估方面的材料、 税务方面的材料、 生产财务和成本核算、 固定资产的新增、报废、调拨材料， 固定资产卡片、 会计档案销毁清册、 银行余额调节表、 银行对账单等。
c、基建类
加强设备、音像方面的材料收集
d、产品类 除鉴定证书以外，加强以下方面材料的收集：
等）、大事记、年鉴、本单位编辑的简报、出版
物样本与定稿、外事工作的材料（包括请示、批
复、来往函电、谈判记录、考察资料与报告）、
党员名册、职工名册、审计方面的材料、达标认
证的材料（呈报、审批材料及证书）、信用方面
的材料、各种宣传方面的材料（反映本企业活动
的报刊、广播稿及广告宣传等）、
（后续）
企业管理标准规定、 有关合同及协议（指行政合 同、采购合同、 销售合同、商务合同，不包括项 目的合同）、 工商行政管理方面的材料、 关 系介绍信及存根（党、团、行政等）、工资转移证、 党、团、工会会费收据、信访材料、法律与公证事 务中形成的材料、违纪案件的材料（立案报告、调 查依据、审查结论、处理意见等）、劳动人事方面 （招聘、用工、劳动合同等）、学术论文、考察报 告、专题总结、调研材料。
成年度）设置；三级类目按保管期限设置。 2．会计档案二级类目按其种类设置（财务
报告、会计帐簿、会计凭证、其它）设置；会 计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级 类目）按年度设置。
3．产品档案二级类目按产品系列（或种 类）设置；三级类目按产品型号设置（如果本 单位产品比较单一，产品档案二级类目可以按 产品型号设置）。
（四）负责人和职工外出参加公务活动形成 的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员 归档；
（五）会计文件材料在会计年度终了后归档， 由本单位财务会计部门保管一至三年，向档案部 门（办公室）移交；
（六）下列文件材料应随时归档： 1、没有及时归档的零散文件材料； 2、应归档的非纸质载体材料（指音像、
实物等特殊载体）； 3、其它临时活动中形成的文件材料。
本单位各类文件材料的归档范围及保管期限见 附件。
第八条 文件材料的归档时间 （一）本单位各职能部门形成的管理性文件
材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档； （二）工业企业产品、非工业企业业务项目、
科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个 月内归档，时间长的项目可分阶段、分单项归档；
（三）外购设备仪器或引进项目的文件资料 在开箱验收或接收后先登记，等安装调试完后， 随即与安装调试中形成的文件材料一起归档；
合纱机
染整
………
型号 ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………
7、照片档案 按照《淄博市照片档案管理办法》执行
8、实物档案 实物档案二级类目按实物种类设置。
9、音像档案 音像档案二级类目按音像种类设置
第三条 档号编制
档号由类目号、件号组成。
（一）类目号的编制
CP2·2-1
产品系列**型号产品第1件
CP2·2-56 产品系列**型号产品第56件
（四）科研档案
KY1·1-1
科研性质**课题第1件
KY1·1-22 科研性质**课题第22件
（五）基建档案
JJ1·1-1
基建性质**项目第1件
JJ1·1-1266 基建性质**项目第1266件
（六）设备档案
SB1·1-1 设备性质**型号设备第1件
样机生产考验总结报告、 设计定型后的成套设计文件、 研究总结报告、 “设计定型”工作报告、 工艺方案、 工艺规程、 管理用工艺文件、 “生产定型”设计文件、 工装设备文件、 设计文件与工艺文件的补充更改文件和更改通知单、 鉴定大纲、 立项建议书、 计划任务书、 技术研究和技术工作报告、 技术性能测试报告、 用户意见、 经济效益分析、 试验资料及资料归档证明、 保密级别建议、 推广应用建议、 财务决算证明、 产品说明书、 查新报告、 国内外技术对比分析报告、 标准化审查报告及依据标准、 销售技术服务阶段形成的材料
第九条 归档文件材料的整理参照《归档文件 整理规程》（文件级）进行;
第十条 应归档的文件材料一般归档一份， 重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定 归档分数。
第十一条 文件材料归档时，由承办部门 填写归档材料移交清单，交接双方（指承办 部门和档案部门）根据文件材料移交清单清 点，核对无误后，在《档案交接登记表》上 签字，移交清单由交接双方各保留一份。
1．一级类目采用大写汉语拼音字母编写，
即 GL：管理、 KJ：会计、 CP：产品、