合同协议合同书管理程序

相关表单

合同管理过程

●业务洽谈●接收合同/订单 ●合同/订单的评审

●合同的签订和合同/订单的执行 ●合同/订单的更改/取消

●顾客合同/订单及其变更

●计算机系统

●电话 ●销售部：合同/订单管理的

归口管理部门 ●各部门：参与合同/订单的评审 ●合同/订单评审表 ●顾客订货要求●合同/订单评审及时率

●订单交期准确率

●合同管理程序

用什么资源（设备、材料等）？谁来做？输入输出用何程序、方

法？

用何指标衡量？

7程序内容：

7.1业务洽谈

7.1.2洽谈过程中，要就合同的基本要求，如品名、规格、数量、价格、交付、包装、交货期、交

付方式、结算方式、违约责任、仲裁与索赔等，逐条与顾客明确，达成一致意见。

7.2接收合同/订单

7.2.1本公司只接收书面的购货合同/订单。对于顾客的口头订单，销售部应将其记录在《顾客口

头订单记录表》上，用电子邮件发给顾客，由顾客书面确认后回传。

7.2.2销售部应将合同/订单送至销售部跟单员，由销售部跟单员组织对合同/订单的评审。 7.2.3销售部跟单员根据合同/订单的性质将其分成常规合同/订单或特殊合同/订单； 1）常规合同/订单是指针对公司已有的产品所订的合同/订单

2）特殊合同/订单是指常规合同/订单外的合同/订单，包括针对新产品或者对现有产品有附加技术

要求、包装要求的合同/订单

7.2.4销售部跟单员填写《合同/订单评审表》，连同合同/订单一起送有关部门进行评审。 7.3合同/订单的评审

7.3.1合同/订单的要求。合同/订单评审要保证：

1）顾客的各项要求（规格、数量、性能、交货期、结算方式等）得到确定并形成文件

2）合同或订单中各项要求不存在含糊不清之处，特殊要求有明确说明，多次洽谈前后不一致的地

方得到了解决

未通

合同/订单业务洽谈

合同/订单评

合同的签订与

合同/订

通过

3）合同或订单符合有关法律法规、标准的要求

4）顾客的潜在要求得到识别，这些要求是预期或者规定用途所必需的

5）本公司的附加要求能确保兑现

6）本公司有履行合同或订单要求的能力

7.3.2常规合同/订单的评审

1）销售部跟单员从进销存系统中知道有现货时，只需将《合同/订单评审表》送计划科及销售部经理进行评审

2）无现货时，由销售部跟单员将《合同/订单评审表》交计划科就生产能力、生产完成日期进行评审，如果库存中无所需产品的物料，则还应将《合同/订单评审表》送采购部就采购能力、

到货日期进行签字评审，之后由销售部经理就交货期限进行评审。

7.3.3特殊合同/订单的评审

1）以专题会议的形式进行，由销售部牵头，副总经理主持，研发部、工艺部、采购部、制造部、计划科、品质部参加

2)评审时应注意：

①设计、采购和生产的周期

②要衡量本公司的设计、工艺和检测能力

③要识别新的质量要求、产品颜色要求、包装要求

④对成本和利润进行核算

7.3.4评审后，参加评审的部门应在《合同/订单评审表》中的相应栏目中签字，最后将《合同/订

单评审表》送总经理批准。

7.3.5在合同/订单评审过程中，评审人员对合同中有关内容和要求提出疑问或者修改建议时，由

销售部跟单员负责与顾客联络，征求其书面意见，经协商确定后的变动事项需在《合同/

订单评审表》中予以记录。

7.4合同的签订与合同/订单的执行

7.4.1合同评审后，销售部经理根据合同草案与批准的评审结果，负责与顾客正式签订合同，订单

评审通过后即生效。

7.4.2销售部跟单员将合同/订单及《合同/订单评审表》中的内容转化为《顾客订货要求表》，连

同有关的顾客资料分发给有关部门，作为设计、生产、检验、出货等的依据。

7.4.3销售部跟单员应建立《合同/订单跟进控制表》，记录合同/订单的执行情况。若发生与合同/

订单不一致的情况，应及时与顾客协商解决。

7.5合同/订单的更改/取消

7.5.1若因非顾客原因需修改订单或合同时，由产生原因的部门通知销售部跟单员。销售部跟单员

及时与顾客联系，得到顾客的同意后，在原合同或订单上注明更改内容并填写《合同/订单

更改通知单》。销售部跟单员应将《合同/订单更改通知单》送到与合同/订单修改有关的部门进行评审，并报送总经理批准，然后发至有关部门。

7.5.2若因顾客提出合同/订单条款修改时，应由销售部跟单员填写《合同/订单更改通知单》，经

与合同/订单修改有关的部门评审后送至总经理评审，然后发至有关部门。销售部跟单员

应

在原合同或订单中注明修改情况。

7.5.3顾客取消合同/订单时，销售部跟单员需与顾客协商，就本公司已投入的物料、已生产的半

成品和产品的处理，以及由此产生的损失，与顾客达成一致意见。销售部跟单员应用《合

同

/订单更改通知单》将合同/订单的取消情况通知有关部门。

7.6合同/订单的保存

7.6.1所有已经确定的订单/合同及其后的修订，以及《合同/订单评审表》、《合同/订单更改通

知单》均由销售部负责存档。存档时应注意将合同/订单与相应的《合同/订单评审表》、《合同/订单更改通知单》保存在一起。

7.6.2合同/订单履行中的来往电子邮件应予以保存，作为合同/订单的附件。

8过程绩效的监视：

目标名称计算公式目标值监视时机监视部门

8.1合同/订单评审及时率1.常规合同需半天评审完毕，特殊合

同/订单需1天评审完毕

2.合同/订单评审及时率=（按时完成

的合同/订单评审次数）/（合同/订

单评审总次数）*100%

≥98% 每月销售部

8.2订单交期准确率[1-（交期变动订单数/订单总

数）]*100%

≥90% 每月销售部

9过程中的风险和机遇的控制（风险应对）：

风险应对措施执行时间负责人监视方法

因合同评审不严谨导致开发的新产品不能满足顾客要求1.新产品合同的评审应在合同签订之前进

行，确保顾客的各项要求合理、明确、书面

化，确保公司有能力满足

2.销售部经理在检查各部门评审的有效性的

基础上，在确定《合同/订单评审表》已得到

总经理批准的情况下，方可与顾客签订合同

每份新产

品的合同

均需按此

办理

销售部

经理

总经办每月

对新产品合

同的签订情

况进行检

查，看有无

违规情况