文件资料往来管理工作程序
来往公文管理制度
来往公文管理制度一、总则为了规范和加强来往公文管理工作，提高来往公文的质量和效率，维护国家机关、企事业单位内部的正常秩序，符合国家、社会和企业的发展需求，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于国家机关、企事业单位内部来往公文的管理工作。
三、工作机构1.设立公文管理办公室，专门负责来往公文的管理工作。
2.公文管理办公室的职责包括：（1）负责制定来往公文的管理制度和规范；（2）负责来往公文的分发和传阅；（3）负责来往公文的档案管理工作；（4）负责来往公文的梳理和归集工作。
四、来往公文的办理程序1.来文的办理程序包括：（1）收文；（2）登记；（3）分发；（4）传阅；（5）办理；（6）归档。
2.发文的办理程序包括：（1）拟稿；（2）审稿；（3）签发；（4）登记；（5）分发；（6）传阅；（7）归档。
五、来往公文的保密管理1.机密级以上的公文需按照国家保密标准进行管理，并在专门的保密办公室进行保管。
2.对于涉及国家、企业机密的公文，需要经过严格的审定程序，确保信息的安全。
六、来往公文的档案管理1.来往公文按照《档案法》的规定进行管理，制定专门的档案管理办法，确保公文档案的完整性和安全性。
2.对于来往公文的档案，按照规定的时间进行分类归档，并定期清理和整理，保证档案的清晰和可查性。
七、来往公文的梳理和归集1.定期进行公文的梳理和归集工作，确保公文的整理和分类情况。
2.对于旧的公文，及时进行整理和淘汰，确保公文的更新和及时性。
八、来往公文的电子化管理1.对于一些常用的公文，可以进行电子化处理，提高公文的处理效率和质量。
2.建立专门的信息管理系统，便于公文的管理和查阅。
九、来往公文的监督和检查1.建立公文管理的监督机制，确保公文的管理质量和效率。
2.定期对公文管理工作进行检查和评估，对于工作中的不足进行整改和改进。
十、附则1.本制度自公布之日起正式实施。
2.如对本制度有任何建议或疑问，请及时向公文管理办公室反馈。
文件资料往来管理程序-监理工作程序
附件19文件资料往来管理工作程序1.0编制依据根据合同条款的有关规定，编制本管理办法。
2.0目的对监理工程师与承包人、业主之间的文件和资料往来事宜进行控制，确保监理工作的顺利开展。
3.0适用范围适用于一切与本工程有关的监理和承包人、业主之间的文件往来。
4.0工作程序4.1文件往来4.1.1监理为一级体制进行管理，即项目监理工程师办公室统一开展监理工作。
4.1.2承包人向项目监理工程师办公室报送文件时，应直接上报监理办。
4.1.3当监理办向承包人发送文件时，直接抄送承包人。
4.1.4文件要求承包人的文件或监理的文件，均应有文件抬头、标题、文号、签发人、签发日期、签发单位公章、抄报单位和抄送单位。
文件均采用A4复印纸张打印后报送（详细格式参见附件一）。
文件应主题明确、内容简洁，叙述清楚，附有必要的原始记录或数据。
4.1.5文件办理监理部将在合同规定的期限内以书面形式回复承包人的文件，如在处理该文件过程中需要承包人提供更进一步的资料，承包人必须在监理工程师要求的时间内予以满足。
监理部在所发文件中对承包人提出的各种要求，承包人应认真执行，并将执行情况书面报监理办。
承包人和监理部应及时整理并妥善保存这些文件，以便日后查阅和编制竣工文件。
4.2资料往来4.2.1承包人必须严格按照合同条款和监理工作程序的要求按时填报监理要求的各种资料。
4.2.2承包人提交的与工程直接有关的资料，一般直接报给负责本合同工程的监理工程师。
当承包人夜间或节假日施工时，应报给监理部安排的值班人员。
4.2.3承包人申报的各种资料必须及时、真实、字迹工整、填写清楚、签字齐全、手续完备。
4.2.4资料的处理4.2.4.1监理人员应按照合同的规定及时处理承包人提交的各种资料。
承包人应按照监理的处理意见及时更正或整理这些资料。
4.2.4.2监理人员和承包人应定期分类整理各种资料，为竣工文件的编制打下良好的基础。
5.0监理工程师要求的满足5.1根据合同条款规定，对于本工程实施过程中发生的任何需要通知或请示总监理工程师或需要总监理工程师与业主协商解决的事件，承包人均应及时以书面形式报监理工程师，以便监理工程师裁定上报监理部或业主解决。
文件与资料管理流程
文件与资料管理流程1.0目的规范文件管制的权责及要求，建立文件分类、编号、制作、核发、修订、保存与作废方式作为文件管制依据。
2.0范围本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。
3.0权责3.1 总经理:负责管理手册的核准。
3.2 管理代表:负责管理手册制定和程序文件的核准，并组织有关人员对现有文件定期进行评审。
3.3品管部文控中心：负责所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
3.4 各部门：负责相关文件的编制和使用保管，部门负责人负责相关文件的核准。
4.0定义本公司管理体系文件分为四阶4.1一阶文件（质量环境手册、EICC手册、两化融合管理手册）：叙述品质政策与品质目标，环境政策与环境目标，两化融合方针与目标，涵盖ISO9001：2015国际标准、ISO14001：2015环境管理体系和ISO/TS16949：2009汽车质量管理体系和GB/T23001-2017信息化和工业化融合管理体系、EICC各项要求之纲要性文件。
4.2 二阶文件（程序文件）：管理责任、合约审查、文件管制等，管理手册内系统要求项包含之各项作业程序。
4.3 三阶文件（支援文件）：补充及相关之作业细则、标准、规范、管理规定等之工作指导性文件；4.4 四阶文件（表单）：记录品质/环境/两化系统有关活动之表格。
4.5外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图纸；国家颁布的有关政策、法规。
4.6暂行文件：客户暂行需求或暂行更改作业标准或量产前之样品试做试行的受控文件。
5.0作业内容5.1文件编号5.1.1一阶文件编号规则QM-------------00----------------□□文件流水号手册号手册代号5.1.2二阶文件编号规则LD--------------QP----------------□□文件流水号程序文件代码公司代码5.1.3三阶文件编号规则XX--------------XX---------------□□□文件流水号部门代码WI 作业指导书、标准WM 作业办法和规范(流程)，其中原材料检验规范以物料编码为准。
项目往来文件管理程序
密级: □秘密□机密□绝密文件编号:HF（UHP）- 435-PMD-PP-001利比亚盖尔杨简巴度地区五千套住房项目项目往来文件管理程序目录1目的 (1)2适用范围 (1)3编号规定 (1)4标准格式 (2)5签署 (2)6文件传递 (3)7电子邮件 (3)8调整与完善 (3)9其它规定 (3)10相关文件 (4)11附件 (4)说明：(1)本文件执行解释权在工程管理部。
项目往来文件管理程序1目的为确保在利比亚间盖尔杨简度巴地区5000套住房项目（5000 Units Housing Project in Gharyan ,Libya；中文简称：字母简码：5KUHP 项目代码：435）执行过程中，规范管理中国宏福集团（简称：CHFG 详见附件）及利比亚住房项目相关管理单位；中国宏福集团利比亚项目国内总部（简称：CHFGB 详见附件）；中国宏福集团利比亚项目总指挥部（简称：CHFGS 详见附件）与业主（Housing ＆ Infrastructure Board of Libya (HIB)）、监理、供货厂商及其它相关单位之间的往来文件，特制定本程序。
2适用范围本程序适用于利比亚间盖尔杨简度巴地区5000套住房项目执行过程中，利比亚住房项目相关管理单位各职能部门与业主、监理、及其它供货厂商等之间为项目运作而发生的文件收发传递、电子邮件交流等情况。
对外文件往来文件文件归口由行政管理部统一管理，各相关管理部门之间或以及厂商之间往来文件归口，由各部门自行管理。
3编号规定3.1传真、工作联络单、内部工作联络单编号在项目执行过程中，利比亚住房项目相关管理单位与业主、监理、其它供货厂商等之间的传真、信函、内部工作联络单必须遵从下列编号规定：X – HF（UHP）–435- XXX / XXX - XXX顺序号代码标识(001~n)接收单位/项目组代码标识发文部门/项目组代码标识项目代码标识宏福建工国际工程部代码标识信息文件分项代码标识信息文件分项代码定义：F --- 传真； L --- 工作联络单； C --- 内部工作联络单。
工程项目文件资料控制工作程序与流程
工作行为规范系列工程项目文件资料控制工作程序（标准、完整、实用、可修改）FS-QG-60484编号：工程项目文件资料控制工作程序Engin eeri ng project docume nt data con trol worki ng procedure说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
工程项目文件和资料控制程序通过文件做到每项工作都有依据，都有记载，使职责分明，有理有据，使工程质量得到保证。
1文件和资料控制的职责：1、文件和资料的编号、收发、登记、标识、拷贝、存档，由内业技术员按公司《文件和资料控制程序》规定执行。
2、项目部质量体系文件由内业技术员管理，在项目部成立后从公司工程综合部领取并保存。
3、设计文件和技术文件、标准、规范，由项目内业技术员管理。
4、工程承包合同文件和工程分包合同文件由经营部和项目部管理。
采购合同文件由物资部和项目部管理。
2文件和资料的批准、更改和传递：1、工程施工方面的文件由项目部组织制定，经项目经理（或授权人）批准发布实施，由内业员发至各有关方面；经营方面的文件由经营部组织制定，经本项目经营主管（或授权人）批准后发布，由经营人员发至各有关方面。
2、现场施工条件导致对设计文件的更改，由项目部组织协调，报告公司工程综合部和设计部审核同意后，报送甲方批准，由设计部根据现场实际情况提供变更方案并下达设计变更文件。
3、重大的设计变更由工程综合部组织有关部门进行会审。
4、项目部应根据设计变更文件，在原设计文件的变更部位用文字或图示做出标识。
5项目施工控制计划和重大方案的批准按公司规定执行。
6当遇到下列情况时，项目经理应修改控制计划：a.当合同发生重大变化时；b.质量体系文件发生必要更改时；c.出现其他情况影响控制计划执行时。
3修改的控制计划应经工程综合部审核和公司管理层批准后生效；控制计划的修改部分由内业技术员发至相关部门' 4文件的复印需项目经理批准，受控文件的复制按公司程序文件规定执行。
文件与资料管理流程
1.目的：为保障公司内部管理的所有文件与资料均能达到有效管制，并确保所有文件与资料的充分性、适宜性和有效性，杜绝无效或过时作废的文件出现在作业现场，特制定本流程。
2.适用范围：适用于公司各管理体系的手册、流程、规范、作业指导书、技术文件、记录表单、外来文件及其他有必要保存的文件与资料,其管理范围为所有文件与资料的制订、归档、签发、使用、废止、销毁的全部过程。
3.相关责任方：3.1本文件的责任者：人事行政部系统组DCC3.2本文件的顾客：文件的使用者3.3本文件的相关方：最高管理者、管理者代表、各部门4.定义：4.1管理体系：建立并实现公司经营方针和经营目标的体系。
4.2管理手册：规定组织管理体系的文件，主要有：质量和环境管理手册、绩效管理手册等。
4.3管理流程：为进行某项活动或过程所规定的途径，即将一组相关联的活动通过特定的逻辑关系构成一个活动链，再配上需要的资源和实施方法，进而成为公司的主要活动规则。
4.4规范：阐明要求的文件，是对各管理流程中，某些活动进行的细化规定。
4.5作业指导书：具体工位的作业方法描述文件。
4.6ECN单：工程变更通知单。
4.7BOM表：针对某一产品展开的物料清单。
4.8资料：非文件但有必要保存的书面资料。
4.9记录：依据手册、流程、规范、作业指导书的各类数据和表单均属记录。
4.10档案：与各管理活动有关联性的文件、资料，经由各单位责任人予以分类整理后，并集中归档保存的，称为档案。
4.11受控文件：为本公司管理体系运作中的依据文件（包括内/外部文件），具指导作用，需作发放、回收记录及变更修订管理，发放前加盖“受控文件”印章标识。
4.12参考文件：不直接指导工作而只作参考或证明功能的文件，可按申请发放，但不作回收记录，不列入变更修订管理，不维护其有效性，发放前加盖“参考文件”印章。
4.13失效文件：已经注销或作废的文件。
4.14DCC：文件控制中心4.14.1DCC为公司文件与资料的主要控制与管理中心，设在人事行政部。
公司文件管理制度及流程
公司文件管理制度及流程一、制度目的本制度旨在建立和完善公司文件管理的标准化、规范化流程，确保文件的合理分类、安全存储与快速检索，同时防止信息泄露，支持决策制定和业务执行。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门和个人，涉及各类纸质及电子文档的创建、接收、使用、保存、归档和销毁等环节。
三、管理原则1. 准确性原则：确保文件内容的真实、准确无误。
2. 系统性原则：文件管理要系统化，便于查阅与追溯。
3. 安全性原则：采取有效措施保障文件的安全，防止丢失和泄露。
4. 及时性原则：文件处理要及时，保证信息的时效性。
四、文件分类根据公司运营需要，将文件分为以下几类：1. 内部文件：包括会议记录、内部通知、工作计划等。
2. 外部文件：包括法律法规、行业标准、合作伙伴来函等。
3. 财务文件：涉及财务报表、会计凭证、税务资料等。
4. 技术文件：包括产品设计图纸、研发报告、测试结果等。
5. 人事文件：员工档案、劳动合同、考勤记录等。
五、文件制作与审批流程1. 文件起草：由责任人或指定人员起草文件，并填写文件审批表。
2. 初步审核：部门负责人对文件进行初步审核，确认内容无误后提交给相关审批人。
3. 审批流转：按照公司审批权限指引，逐级审批至最终批准。
4. 正式发布：经批准的文件方可正式发布或下发至相关部门及个人。
六、文件存储与保管1. 电子文件：统一存放于公司指定的服务器或云端平台，实行权限管理，定期备份。
2. 纸质文件：归档至指定文件柜，按类别、日期顺序排列，并由专人负责管理。
七、文件借阅与复制1. 借阅申请：需提出书面借阅申请，并注明借阅理由及期限。
2. 审批流程：借阅申请须经过部门负责人及相关管理人员审批。
3. 登记备案：借阅文件时需做好登记备案工作，归还时亦需办理相应手续。
八、文件更新与作废1. 文件更新：根据实际需要定期或不定期更新文件，并做好版本控制。
2. 作废处理：对于过时或无效的文件，应予以标记并从系统中移除或销毁实体文件。
公司文件来往管理制度
第一章总则第一条为规范公司文件来往管理，确保文件传递、收发、归档、销毁等环节的有序进行，提高工作效率，保障公司信息安全和保密，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件来往管理，包括但不限于内部文件、对外文件、信函、邮件、传真、电子邮件等。
第三条公司文件来往管理应遵循以下原则：1. 法规原则：严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度；2. 效率原则：简化文件处理流程，提高工作效率；3. 保密原则：确保公司信息和保密事项的安全；4. 完善原则：不断完善文件管理机制，提高管理水平。
第二章文件分类与标识第四条公司文件分为以下类别：1. 行政文件：涉及公司行政管理、人事管理、财务管理等方面的文件；2. 技术文件：涉及公司产品研发、生产、技术改造等方面的文件；3. 市场文件：涉及市场营销、客户关系、广告宣传等方面的文件；4. 法律文件：涉及公司法律事务、合同管理、知识产权保护等方面的文件；5. 专项文件：涉及公司重大活动、突发事件、紧急事项等方面的文件。
第五条文件标识应包括以下内容：1. 文件类别；2. 文件编号；3. 文件标题；4. 发文单位；5. 发文日期；6. 份数。
第三章文件传递与收发第六条文件传递应采用以下方式：1. 邮件：适用于较远距离的文件传递；2. 传真：适用于紧急文件传递；3. 电子邮件：适用于日常文件传递；4. 手递：适用于近距离文件传递。
第七条文件收发应遵循以下程序：1. 收件人收到文件后，应立即签字确认；2. 收件人应认真阅读文件，如有疑问，应及时向发文单位咨询；3. 收件人应及时将文件传阅至相关人员，确保文件内容得到有效传达；4. 文件传阅完毕后，收件人应将文件退回给发文单位。
第四章文件归档与销毁第八条文件归档应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档的完整性；2. 系统性原则：按照文件类别、编号、时间等要素进行分类；3. 可追溯性原则：确保文件归档的易查性。
第九条文件销毁应遵循以下程序：1. 文件销毁前，应由发文单位或收件人提出申请；2. 文件销毁申请经公司领导审批后，由文件管理员组织实施；3. 文件销毁过程中，应确保文件内容不被泄露；4. 文件销毁后，应由文件管理员进行记录，并存档备查。
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附件15:
文件资料往来管理工作程序
1.0编制依据
根据合同条款的有关规定，编制本管理办法。
2.0目的
对监理工程师与承包人、业主之间的文件和资料往来事宜进行控制，确保监理工作的顺利开展。
3.0适用范围
适用于一切与本工程有关的监理和承包人、业主之间的文件往
来。
4.0工作程序
4.1文件往来
4.1.1监理分两级体制进行管理，即总监理工程师办公室和驻地监理组。
驻地监理组作为总监理工程师办公室的代表机构，在授权范围内
开展监理工作。
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4.1.2承包人向总监理工程师办公室报送文件时，一般应直接报至本合同段所在的驻地监理组，由驻地监理组在授权范围内进行处理，超出其授权范围的事宜，由驻地组提出初步处理意见后，上报总监办。
在总监办要求时，驻地组在其授权范围内处理的事宜，需报总监办备案。
在特殊情况下，承包人可在向驻地组报送文件的同时，直接抄报总监办，以便总监办及时处理或督办。
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4.1.3当总监办向承包人发送文件时，一般都通过驻地组转送，总监办和承包人之间不直接发生文件往来，驻地组应视为承包人获取监理文件的唯一来源。
在极特殊情况下，总监办可以在给驻地组发送文件的同时，直接抄送承包人。
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4.1.4所有文件往来均需认真登记，记录文件名称、收发文时间、收发文件经手人签名，做到文件来有影、去有踪。
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4.1.5文件要求
承包人的文件或监理的文件，均应有文件台头、标题、文号、签发人、签发日期、签发单位公章、抄报单位和抄送单位。
文件均采用
A4复印纸张打印后报送（详细格式参见附件一）。
精品文档收集整理汇总文件应主题明确、内容简洁，叙述清楚，附有必要的原始记录或数据。
4.1.5 文件办理总监办或驻地组将在合同规定的期限内以书面形式回复承包人的文件，如在处理该文件过程中需要承包人提供更进一步的资料，承包人必须在监理工程师要求的时间内予以满足。
总监办或驻地组在所发文件中对承包人提出的各种要求，承包人应认真执行，并将执行情况书面报总监办或驻地组。
承包人和各级监理机构应及时整理并妥善保存这些文件，以便日后查阅和编制竣工文件。
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4.2 资料往来
4.2.1承包人必须严格按照合同条款和监理工作程序的要求按时填报监理要求的各种资料。
4.2.2承包人提交的与工程直接有关的资料，一般直接报给负责本合同工程的现场监理工程师。
当承包人夜间或节假日施工时，应报给驻地组安排的值班人员。
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4.2.3驻地组下发承包人的资料一般通过负责该合同工程的现场监理工程师传递。
4.2.4承包人申报的各种资料必须及时、真实、字迹工整、填写清楚、签字齐全、手续完备。
4.2.5资料的处理
4.2.
5.1驻地监理人员或驻地组应按照合同的规定及时处理承包人提交的各种资料。
承包人应按照监理的处理意见及时更正或整理这些资
料。
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4.2.
5.2驻地监理人员、驻地组和承包人应定期分类整理各种资料，为竣工文件的编制打下良好的基础。
5.0监理工程师要求的满足
5.1根据合同条款规定，对于本工程实施过程中发生的任何需要通知或请
示监理工程师或需要监理工程师与业主协商解决的事件，承包人均应及时以书面形式报监理工程师，以便监理工程师裁定或上报业主解决。
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5.2承包人与业主之间的各种往来，凡与监理工作有关的，均应通过驻地组和总监办转报，否则，由此引起的一切后果由承包人自负。
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5.3当监理工程师或其代表要求承包人就本工程施工过程中的有关事宜提出书面报告或说明时，承包人应在监理工程师规定的期限内上报。
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附件一：文件参考格式
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX单位文件
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文件标题
文件抬头：
正文：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX。
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XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXo 精品文档收集整理汇总
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日期：（印章）
主题词：XXXX XXXX XXXX
抄报：XXXX XXXX XXXX
xxxxxxxxxxxxx单位xxxx年xx月xx日。