会计电子化改革：电子会计档案业务知识(总体方案 财务凭证报表数据采集归档 档案管理查阅统计)
会计档案电子化管理改革
会计档案电子化管理改革原始单据与集成凭证无法张张匹配，工作效率降低在实际工作中，由于ERP系统集成的凭证与原始单据的匹配只能在事后匹配，这不仅使财务人员工作量增加，工作效率降低，而且ERP系统集成的凭证常常多于原始单据，而无法实现每张凭证都一一匹配。
电子与手工查账差距大，会计档案管理缺乏效益性、时效性和系统性随着信息化的不断推进，先进的财务管理系统拥有智能、高效的统计手段，其优势是传统操作所无法替代的。
虽然纸质档案按规定仍然需要打印，但高效率的电子档案已以无与伦比的优势淘汰了传统的手工查阅方式，纸质档案的利用率明显下降。
总之，企业会计档案的利用和管理缺乏便利性、时效性和系统性，企业日常管理中对会计档案信息重视不够，导致了企业实际经营活动需求与提供高水平会计档案信息的差距在不断加大，所以有待进一步创新完善会计档案电子化管理，提高会计档案利用水平。
创新会计档案电子化管理，提高会计档案利用水平(一)完善硬件设施建设，提高会计电子档案的利用率传统的财务查账，首先从财务系统中查找到账务凭证号，然后再到档案室按号寻找相关的资料凭证，办公地点如若相距较远，那么查账将极为不便，还会影响查账效率。
因此，要提高会计档案利用率，必须配备现代化档案管理设备，如互联网设备、扫描仪、计算机等;同时应建立会计档案查询系统，该系统要与财务管理系统链接，这样查账时需要哪个凭证的原始档案就直接调阅那个原始档案，实现档案管理与财务系统有机结合，会计电子档案的利用将更加高效更加快捷，从而提高会计电子档案的利用率。
(二)利用数据标准接口，实现会计信息标准化随着会计信息化的不断加强和普及，会计信息需要形成统一的标准，这个问题急需解决，实现会计信息标准化的关键是什么呢?就是实现会计数据接口的标准化。
由于数据格式标准XBRL，能提供数据标准接口，从而实现了不同软件之间数据的转换。
XBRL 的操作平台并不固定，而且是开放式的，还具备国际标准。
运用XBRL能整合企业内部系统，统一会计信息，对于来自不同技术、平台、软件的商业信息数据可以实现自由交换和可靠放心的提取，重新组合底层的元数据形成新的财务报表，与新的会计制度和表格要求相适应，提供有效的工具实现报表数据的再利用、传递和存储，从而避免了一些问题出现，如财务软件相同而版本不同或财务软件不同均要提供数据接口的问题，可见，不管什么企业其系统环境如何，只要XBRL被采取，不仅不同数据之间的转换完好无损有保障，而且保证了财务报告数据的标准绝对统一。
会计电子化改革：电子会计档案管理信息系统建设方案
• 会计凭证，包括原始凭证、记账凭证； • 会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿； • 财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告； • 其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案 保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
传统归档模式遇到的问题
会计凭证数量 较大，打印整 理耗费工时、 人力和纸张。
成本 高昂
管理 复杂
不利于会计信 息利用，会计 分析、审计查 阅档案困难。
装订、立卷不 规范，易缺失 资料；纸质资 料存储空间大。
效率 低下
数据 孤岛
不利于与国库、 非税、财务等 系统的数据共 享。
用友电子会计档案服务
票据服务平台
（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然 灾害、意外事故和人为破坏的影响；
电子会计档案使用前VS使用后
使用电子会计档案前
使用电子会计档案后
成本 空间
时间 风险
总体方案
电
档案核心功能
档案管理
档案利用
统计分析
子 凭 证 库
采集 立卷
索引 归档
移交 重建
（二）归档时间
• 当年形成的会计材料，由财务会计部门专兼职人员在次年一季度整理，保管一年后，由会计部门编制 移交清册，向本单位综合档案室移交统一保管。
（三）归档电子文件的整理要求
•符合《企业会计信息化工作规范》（财会〔2013〕20 号）规定 • 会计档案的组卷应符合《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）的规定 •归档电子文件符合本《归档文件整理规则DA/T 22—2015 》的规定。 •归档电子文件要求，参照《数字档案室建设指南》（2014 年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38、 DA/T47 等标准执行。 •纸质档案副本符合《纸质档案数字化技术规范》DA/T 31
电子会计档案趋势发展探索
电子会计档案趋势发展探索一、会计档案的背景会计档案管理主要是对单位经济业务中产生的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料建立的档案管理。
每个单位都会有属于自己单位的会计档案，会计档案是对一个单位所有经济活动的记录和反映，领导者可以通过会计档案了解到每个项目经济业务的发展，也可以根据会计档案看出单位经济业务的走向以及可以检查单位是否遵守财经纪律、在会计资料中是否存在弄虚作假和违法乱纪等不良行为。
《会计档案管理办法》规定了中国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
根据会计档案的特点主要划分为永久和定期两类，永久的会计档案是不可以销毁的档案，定期的会计档案分为3年、5年、10年、15年和25年。
随着电子信息技术的发展，互联网应用技术的成熟，各行业的电子化、信息化规模逐渐扩大，会计行业电子化也进入新的征程。
为了更大程度地推进会计业务电子化的进程，不仅要求会计核算记账等日常经济业务电子化的改革，也要求着会计档案管理能够紧跟上电子信息时代的发展，加快电子会计档案的管理和应用。
为了电子会计档案管理能得到高效而有秩序的应用发展，2012年起财政部和国家档案局结合现下企业会计档案的特点，经过多次的试点工作对原来的《会计档案管理办法》进行了修改和完善，在2015年12月财政部和国家档案局联合发布了新的《会计档案管理办法》，并于2016年开始实施。
修订后的《会计档案管理办法》对电子会计档案管理有着明确的相关法律管理规定，也是修订管理办法中的重点内容。
二、电子会计档案管理的优势（一）电子会计档案管理存档便捷会计档案管理的电子化使得纸质会计档案管理得到升华，纸质会计档案随着经济业务的发展也在逐年倍增，单位在建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁的过程中就需要投入更多的人力、物力和财力。
传统的纸质化会计档案需要对审核正确入账后的纸质会计档案进行装订入册放在档案室统一留存，随着经济业务量的增加，纸质会计档案也随之不断地增加，并且随着时间长久的存放和在工作中需要查找档案而反复翻阅造成的纸张破损等问题，同时对存放的纸质会计档案的档案室也是有诸多要求，在存放纸质会计档案的时候要注意档案室的清洁防虫蚁啃食档案、还要保证通风条件，保持室内的干燥放潮湿、同时档案室还要配备灭火器来防火等，以免会计档案发生损失。
电子凭证会计数据标准化改革助力会计信息化发展——以北京某高校为例
2024年3月第27卷第5期中国管理信息化China Management InformationizationMar.,2024Vol.27,No.5制定提供依据，为绩效自我评价与绩效考核提供数据支持。
借助信息系统，实现财务管理系统、人力资源系统、资产管理系统、物流系统、手术麻醉系统、HIS 系统、医院质量控制系统等平台数据共享与无障碍沟通，能够帮助医院实现业务流、现金流、实物流、数据流的相互贯通，搭建综合信息管理平台，通过资源共享，减少重复申报与沟通，提高信息传递、分析、交流和处理效率，为医院实施全面预算提供技术保障，真正实现预算管理闭环化与一体化。
主要参考文献［1］郭婧一.二级公立医院预算绩效管理问题研究［J］.财会学习，2023（13）：61-63.［2］任凤凤.高校预算绩效管理存在的问题及实施路径探 析［J］.财会学习，2023（15）：77-79.［3］刘瑞乾，王巍.部门整体绩效评价指标设定探究：以XX研究单位为例［J］.预算管理与会计，2022（10）：39-44.电子凭证会计数据标准化改革助力会计信息化发展——以北京某高校为例王雨濛（北京信息科技大学 财务处，北京 100192）［摘 要］推动电子凭证会计数据标准化，将能够为会计信息化发展提供有力的支持。
但是，电子凭证会计数据标准化并不是一朝一夕就能够看到效果的。
为了更好地推进电子凭证会计数据标准化，以北京某高校为例，就电子凭证会计数据标准化改革进行了探讨，希望可以为开机信息化发展提供借鉴。
［关键词］电子凭证；标准化；会计信息化doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.05.017［中图分类号］F232 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）05-0056-040 引 言按照《会计改革与发展“十四五”规划纲要》推进会计数字化转型的要求，财政部、国家税务总局、人民银行、国务院国资委、国家档案局标准委、国家电子文件管理部际联席会议办公室（密码局）、民航局、中国国家铁路集团有限公司联合组织开展电子凭证会计数据标准试点工作。
单位电子会计档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的电子会计档案管理，确保电子会计档案的安全、完整和可用性，依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的规定，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有电子会计档案的管理，包括电子会计凭证、电子会计账簿、电子财务报告以及其他电子会计核算资料。
第三条本制度遵循以下原则：1. 完整性原则：确保电子会计档案的完整性，防止档案缺失、损坏或篡改。
2. 安全性原则：采取必要的技术和管理措施，保障电子会计档案的安全。
3. 可用性原则：确保电子会计档案的长期可用性，便于查阅和利用。
4. 便捷性原则：简化电子会计档案的归档、查询、销毁等流程，提高工作效率。
第二章电子会计档案的收集与整理第四条电子会计档案的收集：1. 会计部门在编制、生成电子会计凭证、电子会计账簿和电子财务报告等电子会计核算资料时，应当同时收集相关纸质文件作为备份。
2. 会计部门应当收集其他与电子会计核算相关的电子资料，如电子合同、电子发票等。
第五条电子会计档案的整理：1. 会计部门应当对收集到的电子会计档案进行分类、编号、编目，并建立电子档案目录。
2. 会计部门应当对电子会计档案进行备份，确保档案的完整性。
第三章电子会计档案的保管与使用第六条电子会计档案的保管：1. 会计部门应当指定专人负责电子会计档案的保管工作，确保档案的安全。
2. 保管电子会计档案的场所应当具备防潮、防霉、防火、防盗等条件。
3. 会计部门应当定期检查电子会计档案的保管状况，确保档案的完好。
第七条电子会计档案的使用：1. 任何单位和个人未经授权不得查阅、复制、修改或删除电子会计档案。
2. 查阅电子会计档案应当填写查阅登记表，并记录查阅时间、查阅人等信息。
3. 会计部门应当定期对电子会计档案进行整理和归档，确保档案的有序存放。
第四章电子会计档案的销毁第八条电子会计档案的销毁：1. 会计部门应当建立电子会计档案销毁制度，明确销毁范围、程序和责任。
电子会计档案收集归档管理措施
电子会计档案收集归档管理措施陶锐为进一步的提高会计档案收集归档的管理水平，规范会计档案的管理。
财政部发布《会计档案管理办法》于2016年1月1日开始实施，此办法针对会计档案的范围、收集归档、移交以及销毁等有关会计的档案的各个方面都做了新的规定，本文主要针对电子会计档案的收集归档管理现状与措施进一步的研究与论述。
基于信息化与全球化经济的发展，企事业单位的会电子计档案收集归档管理也在随之不断地发展。
传统的手工账已不能满足发展需要，越来越多的手工账目已经被会计电算化所替代，电算化不但在某些程度上实现无纸化办公，也大大提高了财务会计人员的工作效率，节约了资源，但电算化与手工账相同的是，其会计档案都应当按照《会计档案管理办法》进行收集与归档、按规范进行移交。
构建好完整、合理的电子会计档案的收集归档管理方法，才能使电子会计档案可持续的发展。
1.电子会计档案收集归档管理的内容会计档案包括原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账，年报、季报、周报以及一些有价值的信息图表等等。
电算化的账务处理形式下同样也会形成一套完整的电子会计档案，电子会计档案是存在于存储介质中的会计核算资料，其内容与传统的手工账会计大同小异，但会计电算化比传统的手工账会计核算更加方便、快捷、智能。
电子会计档案随着信息化的发展也在进一步的完善，这也顺应了经济快速发展的要求，传统手工账已经不能满足法阵的要求，只有建立健全财务会计管理系统、加强电子会计档案收集归档管理方法才能更有利于当前是事业单位的发展与进步。
2.电子会计档案收集管理的现状分析2.1电子会计档案的管理制度不够完整企事业单位中一些年龄稍大的会计人员对会计电算化的操作与使用还不够熟练，在进行电子会计档案的收集归档时仍然沿用手工账时代的做法，不能够完全的发挥出会计电算化的优势。
而且，会计电算化是一种新兴的会计记账方法，有些企业的管理者不能够与时俱进，对引用电算化这一做法的必要性认识不够，致使这些企业还处在手工账时代。
会计电子档案实施方案
会计电子档案实施方案一、背景。
随着信息技术的飞速发展，电子档案管理已经成为各行各业的趋势。
在会计领域，传统的纸质档案管理方式已经无法满足日益增长的信息化需求，因此需要进行会计电子档案的实施。
二、目标。
1. 提高会计档案管理效率，通过电子化管理，实现档案的快速检索、存储和共享，提高工作效率。
2. 加强档案信息安全，建立完善的电子档案管理系统，加强对档案信息的保护和权限控制，确保档案信息的安全性和完整性。
3. 优化资源利用，减少纸质档案的占用空间，降低管理成本，实现资源的最大化利用。
三、实施步骤。
1. 确定需求，明确会计电子档案管理的需求和目标，包括档案种类、存储期限、检索方式等。
2. 选择系统，根据需求确定适合的电子档案管理系统，包括档案扫描、存储、检索和权限管理功能。
3. 档案扫描，将现有的纸质档案进行扫描，转化为电子档案，并建立相应的索引和检索系统。
4. 系统集成，将电子档案管理系统与现有的会计信息系统进行集成，实现档案信息的共享和交互。
5. 培训和推广，对相关人员进行系统操作培训，推广电子档案管理的理念和方法。
6. 监督和评估，建立电子档案管理的监督机制，定期对系统进行评估和改进，确保系统的稳定运行和持续改进。
四、实施保障。
1. 技术支持，建立专门的技术支持团队，及时解决系统运行中的技术问题。
2. 安全保障，加强对电子档案信息的安全管理，包括备份、加密和权限控制等措施。
3. 法律合规，严格遵守相关法律法规，确保电子档案管理的合法合规性。
4. 组织保障，建立健全的档案管理制度和流程，明确各级责任，保障电子档案管理的顺利实施。
五、效果评估。
1. 提高工作效率，通过电子档案管理，实现档案信息的快速检索和共享，提高工作效率。
2. 降低成本，减少纸质档案的占用空间，降低管理成本，实现资源的最大化利用。
3. 提升信息安全性，建立完善的电子档案管理系统，加强对档案信息的保护和权限控制，提升信息安全性。
六、总结。
企业电子会计档案管理制度
第一章总则第一条为规范企业电子会计档案管理，保障电子会计档案的真实性、完整性、安全性，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合企业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于企业内部所有电子会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。
第三条企业应建立健全电子会计档案管理制度，确保电子会计档案的规范化、标准化管理。
第二章电子会计档案的定义和范围第四条本制度所称电子会计档案，是指企业在会计核算、财务管理和经营管理活动中形成的，以电子形式存储、传输和处理的会计凭证、账簿、报表等会计资料。
第五条电子会计档案的范围包括：（一）电子会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、收据、发票等。
（二）电子账簿：包括总账、明细账、日记账、辅助账等。
（三）电子报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等。
（四）其他电子会计资料：包括财务分析报告、审计报告、财务管理制度等。
第三章电子会计档案的管理职责第六条企业财务部门负责电子会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第七条企业档案管理部门负责对电子会计档案的监督、检查和指导。
第四章电子会计档案的管理流程第八条电子会计档案的收集：（一）财务部门在会计核算过程中，应确保电子会计凭证、账簿、报表等资料的真实性和完整性。
（二）财务部门在接收电子会计档案时，应进行审核，确保档案的合规性。
第九条电子会计档案的整理：（一）财务部门应按照档案分类、编号、目录等要求，对电子会计档案进行整理。
（二）财务部门应定期对电子会计档案进行备份，确保档案的安全。
第十条电子会计档案的保管：（一）财务部门应选择安全可靠的电子存储设备，对电子会计档案进行保管。
（二）财务部门应制定电子会计档案的保密制度，确保档案信息的安全。
第十一条电子会计档案的利用：（一）财务部门应根据工作需要，提供电子会计档案的查阅、复制等服务。
（二）查阅、复制电子会计档案时，应遵守保密规定，不得泄露企业商业秘密。
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财政部2015年12月14日 发布了《会计档案管理 办法》。自16年1月1日 开始执行。
会计档案进入 无纸化时代
2014
2014年《会计档案 管理办法》和《税 收征管法修订稿》
2015
2015年11月总局发布84号文，于2016年1 月1日，全国推行通过增值税电子发票系 统开具的增值税电子普通发票，并允许自 行打印增值税电子普通发票的版式文件作 为报销凭证。
重庆等8市开展的 电子发票及电子会 计档案综合试点
城市进行网络（电
子）发票试点
2013
2012
《企业会计信 息化工作规范》 发布，要求会计 软件应当具有会 计资料归档功能。
2015年8月总局发布373号文，要求 使用增值税发票系统升级版开具电 子发票。 国务院关于创业创新指导意见要求 加推广电子发票，允许电子发票作 为报销凭证。
• 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014 年）、GB/T 18894 等标准的应用系统。
01 基本概念 02 市场分析 03 总体方案 04 数据采集 05 归档
06 档案管理 07 档案查阅 08 档案统计
市场洞察 - 政策走向
2013年12月，四部
委在北京、上海、
2012年以北京、天 津、上海等23城市 作为电子商务示范
会计电子档案业务方案
01 基本概念 02 市场分析 03 总体方案 04 数据采集 05 归档
06 档案管理 07 档案查阅 08 档案统计
会计档案管理办法主要内容
概念
• 会计档案是指单位在进行会计核算等过程中 接收或形成的，记录和反映单位经济业务事 项的，具有保存价值的文字、图表等各种形 式的会计资料，包括通过计算机等电子设备 形成、传输和存储的电子会计档案。
• 区分一般企业、金融企业、行政事业单位提供不同解决方案
对小微企业提供公有云服务
系统架构
电子档案应用服务平台
保管期限
30年 30年
30年 30年 30年
30年
10年 永久
10年 10年 10年 30年 永久 永久 永久
备注 固定资产报废清理后保管5年
• （二）归档时间
• 当年形成的会计材料，由财务会计部门专兼职人员在次年一季度整理，保管一年 后，由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案室移交统一保管。
• （三）归档电子文件的整理要求
• 符合《企业会计信息化工作规范》（财会〔2013〕20 号）规定
• 会计档案的组卷应符合《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）的规定
• 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《归档文 件整理规则DA/T 22—2015 》的规定。
• 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参 照《数字档案室建设指南》（2014 年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38 等标 准执行。
征求意见稿发布，
纳入电子发票。
政策分析
财政部2015年12月14日发布了《会计档案管理办法》，意义重大
电子发票入账法律依据
• 单位从外部接收的原始凭证，附有符合《中 华人民共和国电子签名法》规定的第三方认 证的电子签名，且同时满足第七条规定条件 的，可仅以电子形式归档保存。
真正实现会计无纸化
• 单位内部形成的电子会计资料，和外部接收 的原始凭证，同时满足条件的，可仅以电子 形式归档保存
会计档案归档制度
• 归档范围、归档时间、归档要求三项基本构 成了完整的归档制度。
会计档案归档范围
（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；
（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性 账簿；
（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；
（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、 会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定 意见书及其他具有保存价值的会计资料。
购买过程 及习惯
项目/招标
购买成熟产品(服务)，与会计核算系统一并购买（新购或升级）
决策流程 与影响
由集团财务主管提议，集团负责 财务及采购领导共同协商确定， 采购部门统一购买。集团财务主 管、集团负责财务及采购领导均 具有重大影响。
财务人员提议、主管领导审批、财务人员完成采购。过程中， 财务人员具有决定性因素。
市场洞察 – 电子会计
大型
中小微型
价值主张
（1）节约成本（人力+物力）、低碳、易保存；（2）提高管理和使用效率（海量信息的分拣时 效、规范化管理））（3）防范财务风险（4）财务管理更高效（5）方便会计工作的监督与检查
应用需求
档案数据采集、建立索引、数据存储管理（防篡改，多种方式自动备份）、档案查询检索、数据 统计分析 档案管理与财务系统有机结合，凭证自动生成档案，自动归集
会计档案保管期限表
序号 一 1 2 二 3 4 5 6 7 三 8 9 四 10 11 12 13 14 15 16
档案名称 会计凭证 原始凭证 记账凭证 会计账簿 总账 明细账 日记账 固定资产卡片 其他辅助性账簿 财务会计报告 月度、季度、半年度财务会计报告 年度财务会计报告 其他会计资料 银行存款余额调节表 银行对账单 纳税申报表 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 会计档案鉴定意见书
• 通过现有业务管理流程改造引入影像化对基于纸质档案流转的业务管 理模式进行改造，在业务管理流程初期引入影像化操作，使业务管理 模式由基于纸质流转的处理模式转变为基于影像档案的电子处理模式。
• 对于用于直接记账纸质原始凭证，采用记账前影像化处理，建立凭证 与纸质档案和影像档案的关联。
针对大、中型企业提供私有云部署
购买渠道
会计档案解决方案供应商
财务软件分销商
01 基本概念 02 市场分析 03 总体方案 04 数据采集 05 归档
06 档案管理 07 档案查阅 08 档案统计
总体方案
将纸质档案影像化工作前置到业务系统
• 借助报销流程直接解决报账类原始凭证影像化，通过扫描前置到报销 发起环节直接对报账类原始凭证影像化，为后续管理和业务审批、会 计处理全流程提供电子档案信息支撑，通过提升流程效率补偿扫描环 节发生的劳动耗费。