便利店采购管理体系
事业单位便利店管理制度
第一章总则第一条为规范事业单位便利店的管理，确保便利店正常运营，保障员工及顾客的合法权益，特制定本制度。
第二条本制度适用于事业单位内部设立的便利店，包括便利店的工作人员、商品采购、销售、库存管理、财务管理等方面。
第二章人员管理第三条便利店工作人员应具备良好的职业道德和服务意识，熟悉便利店的相关业务知识。
第四条便利店工作人员需经过培训，合格后方可上岗。
第五条便利店工作人员应遵守国家法律法规、单位规章制度和本制度的相关规定。
第三章商品管理第六条便利店商品应保证质量，符合国家相关标准，不得销售假冒伪劣商品。
第七条便利店商品采购应遵循公开、公平、公正的原则，实行招标采购。
第八条便利店商品销售应明码标价，不得擅自更改价格。
第九条便利店商品库存管理应做到账实相符，定期盘点，确保库存准确。
第四章财务管理第十条便利店财务收支应严格执行国家财务制度，做到合法、合规、公开。
第十一条便利店应建立财务账目，定期进行审计。
第十二条便利店工作人员不得挪用、侵占便利店资金。
第五章安全管理第十三条便利店应定期进行安全检查，确保消防安全、食品安全等。
第十四条便利店工作人员应掌握消防安全知识，熟练使用消防设施。
第十五条便利店应加强食品安全管理，确保商品新鲜、卫生。
第六章客户服务第十六条便利店工作人员应热情服务，耐心解答顾客疑问。
第十七条便利店应设立顾客意见箱，及时收集顾客意见，改进服务质量。
第十八条便利店应定期举办促销活动，提高顾客满意度。
第七章附则第十九条本制度由事业单位行政部门负责解释。
第二十条本制度自发布之日起实施。
具体内容如下：第一节人员管理1. 岗位职责：便利店工作人员应明确自己的岗位职责，包括商品上架、销售、顾客服务、库存管理等。
2. 工作纪律：工作人员应遵守工作纪律，不得迟到、早退，不得擅自离岗。
3. 培训与发展：单位应定期对便利店工作人员进行业务培训，提高其业务水平和服务质量。
第二节商品管理1. 商品采购：便利店商品采购应严格按照采购计划进行，确保商品质量。
小型便利店进销存管理系统
小型便利店进销存管理系统：轻松提升店铺运营效率一、系统概述小型便利店进销存管理系统，旨在帮助店主高效管理店铺的进货、销售和库存，实现数据化、智能化运营。
本系统操作简便，功能实用，适用于各类小型便利店，助力店主轻松掌握店铺运营状况，降低经营成本，提高盈利能力。
二、系统功能模块1. 商品管理商品管理模块主要包括商品信息录入、修改、查询等功能。
店主可通过系统快速添加新商品，编辑现有商品信息，确保商品数据的准确性。
同时，系统支持商品分类管理，便于店主对商品进行分类筛选和统计。
2. 进货管理进货管理模块帮助店主记录每次进货的详细信息，包括供应商、商品名称、数量、单价、总价等。
系统自动计算进货成本，进货报表，便于店主分析进货情况，合理调整采购策略。
3. 销售管理销售管理模块实时记录店铺的销售数据，包括销售时间、商品名称、数量、单价、总价等。
系统支持多种支付方式，如现金、、等，方便顾客支付。
同时，销售报表功能让店主随时掌握销售动态，为制定营销策略提供数据支持。
4. 库存管理库存管理模块自动统计商品库存，实时显示库存数量、库存金额等信息。
系统支持库存预警功能，当商品库存低于设定值时，系统会自动提醒店主及时补货。
库存盘点功能帮助店主定期对库存进行核对，确保库存数据的准确性。
5. 数据分析数据分析模块为店主提供丰富的数据报表，包括商品销售排行榜、销售趋势分析、库存周转率等。
通过这些数据，店主可以全面了解店铺运营状况，发现潜在问题，及时调整经营策略。
三、系统优势1. 界面简洁，操作便捷，上手快；2. 数据实时更新，确保信息准确无误；3. 支持多种支付方式，提高顾客购物体验；4. 智能库存预警，避免商品积压或缺货；5. 丰富的数据分析报表，助力店铺科学经营。
四、实施步骤与培训1. 系统安装与配置小型便利店进销存管理系统的安装过程简单快捷。
店主只需安装包，按照提示完成安装，并进行基本的系统配置，如店铺信息、员工账号设置等。
美宜佳采购管理数据分析
美宜佳采购管理数据分析引言采购管理是一项关键的业务活动，对于零售业来说尤为重要。
美宜佳作为一家知名的便利店连锁品牌，其采购管理策略对于保持良好的供应链关系、提高库存管理效率和降低成本非常关键。
本文将通过对美宜佳的采购管理数据进行分析，探讨如何优化采购策略，提高供应链效能。
采购管理的重要性良好的采购管理对于企业的运营和供应链具有重要影响。
合理的采购策略和管理能够帮助企业达到以下目标：1.建立稳定的供应链关系：通过与供应商建立良好的合作关系，企业能够获得更有利的采购条件，并保持稳定的供应。
这可以帮助企业避免库存短缺或过剩的问题，提高客户满意度。
2.降低成本：通过与供应商进行谈判和协商，企业可以获得更低的采购价格。
同时，合理的采购策略可以降低库存持有成本和采购运营成本，提高企业的利润率。
3.提高库存管理效率：采购管理策略应结合库存需求和销售预测，使得库存水平在合理范围内。
合理的采购决策可以减少过剩库存和缺货风险，提高供应链效能。
4.优化供应链流程：通过分析采购数据，企业可以了解采购过程中的瓶颈和问题，进而优化供应链流程。
这可以帮助企业提高采购效率、缩短供应链周期，并提供更好的客户服务。
数据分析方法在分析美宜佳的采购管理数据时，我们可以采用以下几种数据分析方法：1.采购成本分析：通过对采购订单和发票数据进行分析，可以计算每个供应商的采购成本，并比较不同供应商的成本差异。
这可以帮助企业选择成本最低的供应商，从而降低采购成本。
2.供应商绩效评估：通过对供应商的交货准时率、产品质量以及服务水平进行评估，可以了解各个供应商的绩效情况，并作出相应的调整。
这可以帮助企业维持与供应商的长期合作关系，并确保供应链的稳定性。
3.库存管理分析：通过对库存数据进行分析，可以了解库存水平的变化趋势，减少库存过剩和缺货的风险。
同时，通过分析库存周转率和库存持有成本，可以优化库存管理策略，提高运营效率。
4.采购销售关联分析：通过对采购订单和销售数据进行关联分析，可以了解采购与销售之间的关系。
便利店采购部日常管理内容
便利店采购部日常管理内容一、概述便利店采购部是负责采购便利店商品的部门。
该部门的日常管理内容涵盖了供应商管理、库存管理、订货管理等方面。
高效的日常管理对于保证便利店商品的货源充足、合理安排库存以及提高销售效益都具有重要意义。
二、供应商管理1. 供应商评估与选择便利店采购部应根据商品种类与品质要求，对供应商进行评估与选择。
评估指标可以包括供应商的信誉度、交货准时率、产品质量、售后服务等方面。
通过评估选出信誉良好、质量稳定的供应商，以确保商品的质量与供应的连续性。
2. 供应商谈判与合作采购部门可以与供应商进行谈判，以获得更优惠的价格和供应条件。
谈判过程中应注重互利互惠，确保双方的权益得到保障。
达成合作协议后，双方需签署正式的合同或协议，以确保合作关系的稳定与长期发展。
3. 供应商绩效评估采购部门应定期对供应商的绩效进行评估，以确保供应商的表现符合预期。
评估指标可以包括交货准时率、售后服务满意度、产品质量稳定性等。
根据评估结果，采取相应的措施，包括奖励优秀供应商和改进或终止与不合格供应商的合作。
三、库存管理1. 库存盘点采购部门需要定期对便利店的库存进行盘点，了解商品的实际存量和库存价值。
通过库存盘点，可以避免因库存不足或过剩而导致的经济损失，并为后续的订货和调拨提供准确的数据支持。
2. 订货策略与计划根据库存盘点的结果和销售预测，采购部门制定合理的订货策略和计划。
订货策略应考虑商品的特性、销售趋势以及供应商的供货能力等因素。
订货计划应具体明确，包括商品种类、数量、供应商等信息，以便及时补充货源并满足市场需求。
3. 库存管理与优化采购部门应建立科学的库存管理体系，根据销售情况对库存进行及时调整和优化。
库存管理包括进货、出货、报损、退货等环节的控制与协调，以确保库存的安全性和适销性。
四、订货管理1. 订货流程采购部门应建立健全的订货流程，确保订货的准确性和高效性。
订货流程可以包括商品需求确认、供应商选择、价格谈判、合同签订、订单确认等环节，以确保订货流程的规范与规范。
便利店管理方案及运营流程
便利店管理方案及运营流程便利店的管理是一个综合性的课题，涉及到市场研究、产品采购、库存管理、员工培训、销售促进等多个方面。
本文将介绍一种便利店管理方案及运营流程，帮助便利店实现高效运营和利润最大化。
一、市场研究与选址便利店的经营需要进行市场研究，了解当地居民的购物需求和消费习惯。
通过分析人口密度、消费水平、竞争对手等因素，选择合适的选址。
理想的便利店位置是在人流量大、便捷易达的地方。
二、产品采购与供应链管理便利店的产品种类应覆盖到顾客的各种需求，包括食品、饮料、日用品、烟酒等。
建立供应链管理系统，确保产品的采购渠道畅通，并与供应商建立长期合作关系，以获得更好的商品质量和价格。
三、库存管理与陈列优化便利店需要进行有效的库存管理，根据销售数据和季节性等因素，合理安排各类商品的进货量和库存量。
同时，优化商品陈列，使得商品在店内的摆放更有吸引力和便捷性，提高销售效果。
四、员工培训与绩效评估便利店的员工需要经过专业培训，提高他们的销售技巧、产品知识和客户服务意识。
建立绩效评估机制，通过KPI考核和员工奖励激励，激发员工的工作热情和积极性。
五、销售促进与顾客关系管理便利店可以通过各种销售促进活动，如特价优惠、买赠活动等，吸引顾客增加购买量。
同时，通过建立顾客关系管理系统，了解顾客的购买偏好，提供个性化的服务和推荐，增加顾客黏性和回头率。
六、安全防范与设备维护便利店需要确保店内的安全与秩序，建立监控系统、安全预警机制等，防范损失和意外事件的发生。
同时，定期对设备进行维护和保养，确保设备的正常运转，提供良好的购物环境。
七、店内环境与营销策略便利店的店内环境宜清洁整洁、宽敞明亮，为顾客提供舒适的购物体验。
制定切实可行的营销策略，借助社交媒体、线上推广等手段，扩大知名度和影响力，吸引更多的顾客光顾。
八、信息化系统与数据分析便利店可以引入信息化系统，建立销售数据统计分析平台，实时监控销售情况、库存状况和员工绩效。
对销售数据进行深入分析，帮助便利店管理者做出决策，提高经营效益和竞争力。
便利店食品安全管理制度
便利店食品安全管理制度
一、食品采购管理
1.与正规的食品供应商签订采购合同，并建立供应商档案。
2.采购应关注食品的生产日期、保质期、原产地等信息，确保食品的安全性和合规性。
3.对供应商的资质和信誉进行定期评估，定期进行供应商考核。
二、食品储存管理
1.分区储存：根据不同的食品种类和特性，对食品进行分类储存，避免交叉污染。
2.温度管理：配备恒温设备，根据食品需要，设置适宜的储存温度，并进行定期测温记录。
3.销售期限管理：在食品上标注明确的销售日期和保质期，并及时清理过期食品，避免销售过期食品。
三、食品加工与销售管理
1.加工环境卫生管理：保持加工区域的清洁与整洁，定期进行清洗消毒，防止交叉污染。
2.加工人员管理：确保加工人员具备相关的食品安全知识和技能，并进行定期的食品安全培训。
3.销售前检验：对即将销售的食品进行外观、气味、口感等方面的检验，确保食品质量符合标准。
四、食品安全宣传和培训
1.制定食品安全宣传计划，定期向员工和顾客传达食品安全的重要性，增强食品安全意识。
2.对新员工进行食品安全培训，包括食品安全法规、卫生管理、食品
加工操作等方面的知识培训。
3.定期组织食品安全知识竞赛、演练等活动，提高员工的食品安全意
识和应对能力。
以上是便利店食品安全管理制度的主要内容，便利店可根据自身情况
进行具体的调整和补充。
同时，便利店应加强与相关监管部门的沟通和合作，及时了解食品安全法规的变化和最新要求，不断提升食品安全管理水平，为顾客提供更加安全可靠的食品。
全家便利店采购管理制度
全家便利店采购管理制度第一章总则为规范全家便利店采购管理行为，提升效率，保证供应品质，特制定本管理制度。
本制度适用于全家便利店所有门店的采购管理活动。
第二章采购流程管理1. 采购需求提报（1）店长根据销售情况和库存情况，确定采购需求，并填写采购申请单。
（2）采购申请包括采购物品、数量、规格、报价参考、供应商等信息。
2. 供应商选择（1）店长根据采购需求选择合格的供应商，优先选择合作多年的供应商。
（2）如果没有合适的供应商，要进行供应商的调查和评估，确认供应商的资质和信誉。
3. 询价比价（1）店长将采购申请单发送给供应商，并要求供应商提供商品的报价和交货周期。
（2）收到供应商的报价后，进行询价比价，选择性价比最优的供应商。
4. 采购合同签订（1）选定供应商后，店长需与供应商签订采购合同，合同上需包括采购物品、数量、价格、付款方式、交货时间等主要内容。
（2）合同签订后，一式三份，店方、供方、财务各保留一份，确保合同履行。
5. 采购订单下达（1）店长根据签订的合同，填写采购订单。
（2）采购订单需包括商品的名称、规格、数量、单价、总价等内容。
6. 商品验收（1）供应商按照合同约定的时间将商品交至门店，门店负责验收。
（2）验收时需核对商品的名称、数量、规格等信息，如有问题需及时和供应商沟通处理。
7. 入库处理（1）验收合格后，门店负责将商品进行入库处理，确保商品信息准确无误。
（2）对于易腐烂和易变质的商品，要及时进行上架或者冷藏处理。
8. 采购结算（1）门店财务按照采购订单和验收单，确认供应商应收款项。
（2）确认无误后，及时进行结算支付，确保供应商的利益。
第三章采购管理责任1. 门店经理（1）负责编制门店的采购计划，并组织实施。
（2）严格按照采购程序，保证采购活动的合法合规。
2. 采购员（1）负责具体的采购操作，严格按照采购程序进行操作。
（2）负责对供应商进行调查和评估，提供供应商的基本信息。
3. 采购主管（1）负责对门店的采购计划进行审核和调整。
便利店商品采购的原则
01
定量采购策略是指便利店根据商品的销售情况和库存量，在库 存量达到一定水平时进行采购。
02
定量采购策略的优点是可以避免库存积压和浪费，同时可以保
证商品的新鲜度和品质。
定量采购策略的缺点是需要频繁的采购，增加了采购成本和人
03
力成本。
竞争性采购策略
竞争性采购策略是指便利店通 过与供应商进行竞争性谈判或 招标的方式，争取获得更好的
季节性原则
季节性需求
根据季节性需求调整商品结构，如冬季增加热饮、夏季增加冷饮等。
季节性促销
根据季节性需求进行促销活动，提高销售额和消费者满意度。
市场需求原则
市场调研
定期进行市场调研，了解消费者需求 和偏好，调整商品结构。
差异化经营
根据市场需求和竞争情况，进行差异 化经营，提高便利店的特色和竞争力。
制定合理的采购计划
根据销售数据和市场需求，制定科学的采购计 划，确保商品供应的及时性和准确性。
优化采购流程
简化采购流程，提高采购效率，降低采购成本。
建立高效的物流配送体系
合理规划物流配送路线，提高配送效率，缩短商品从供应商到门店的运输时间。
加强供应商管理
建立供应商评估体系
对供应商的供货能力、产品质量、价 格等进行综合评估，确保供应商符合
采购原则的重要性
采购原则是便利店经营成功的关键因 素之一，它有助于确保商品的质量和 供应稳定性，降低采购成本，提高顾 客满意度。
遵循采购原则可以避免不合理的采购 决策，减少经营风险，提高便利店的 竞争力和盈利能力。
02
商品采购的原则
质量保证原则
质量保证
确保采购的商品质量符合国家标准和行业规范，保证消费者 健康安全。
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便利店采购管理体系方案一、总述采购部公司社区便利店项目最重要部门之一。
它的成功运作将直接决定便利店的商品结构、价格形象和盈利状况。
根据营运部的投资和公司的阶段性目标，而制定了今年的经营指标，采购部的主要任务就是完成公司的经营指标，包括：各商品服务部/店的销售额、毛利率、库存金额、周转次数、库存天数、新品引进率、滞销品淘汰率、通道费用等。
围绕着这些经营指标，采购部需要做好服务部 / 店的商品规划、商品功能定位、商品引进与汰换、供应商的谈判与管理、合同的管理、商品的定价与变价、商品的促销、库存的管理。
总公司要做到“五个统一” ，统一品牌、统一采购、统一仓储配送、统一结算、统一培训。
根据公司营运管理分层级确定采购管理工作目前在分公司进行统一采购。
二、构建商品结构1、建立符合公司社区便利店项目发展的具有竞争力的商品结构。
●蔬菜水果●生活必须品●养生保健品●差异化（特殊）商品3、按照商品大、中、小分类的概念，对商品分类中所有的品牌，全部地毯式收集、依照分类概念建立商品库。
并用高、中、低分档的方法建档。
3、按照市场份额进行类别排除、类别中的高、中、低分档、分档后品牌排队。
根据品牌品项分档、分档后品项排队。
根据商品定位、品类角色、场场面积、确定商品组合。
4、商品组合时要注意以下技术结构：价格结构档次拉开；功能、体积、包装、花色、质地结构；应季、新品、个性，供应商在商场上主打的促销、特价、搭赠商品；自有品牌和总代理商品。
5、注意引导市场，形成自有品牌，当地没有的在其它地区实践已经获得成功的品类或商品侧重考虑引进。
6、构建差异化商品结构和补充型商品结构。
三、商品系统功能定位1、商品是各级服务部 / 店的灵魂，通过商品结构系统的合理组合和陈列来体现。
公司经营的商品在提升业绩，获取最大化效益目标上发挥的功能是不同的，分为：形象商品，效益商品。
2、功能定位商品的管理参考标准：●品项占比：形象商品的品项数应不低于5%，销量商品占 45%，效益商品占 50%；●单品销售额参考值：形象商品单店月销售额不低于 3000 元，销量商品不低于 1000 元，效益商品不低于 300 元；●毛利控制：形象商品毛利一般不高于3%，销量商品要比竞争对手低 3%左右，效益商品要实惠较高毛利指标；●陈列量：形象商品陈列量应很大，库存天数在3－15 天；销量商品陈列量较大，库存天数在3－30 天；效益商品正常陈列量，库存天数在 3－5－天；●缺货率：形象商品要保证随时有现货，销量商品缺货率低于0.5%，效益商品缺货率低于3%。
四、确定和修改商品结构规范1、为确保社区便利店项目的商品结构能最大限度地满足不断变化的客户需求，最高效率地利用场地空间以有限的商品数量追求无限的业绩增长，采购部门确定全国商品结构，编制《商品结绳结构汇编手册》（商品名录）。
2、流程（描述）：讨论并确定全国商品结构（采购总部）→讨论并确定各小组商品数量（各地区采购部）→报回采购总部备案（各地区采购部）3基本要求：掌握全国各地商场的发展趋势，商品动态；了解全国名地区商场及商品的差异性；顾客需求最大的商品数量要相应多。
五、商品引进与汰换管理1、商品的引进是采购部的日常工作，应制订新商品引进率指标，并落实在全年、每月和每个商品类别，这样可以经常为顾客带来新鲜感，并在新商品中创造较高的利润，新商品引进率一年应达到20%－50%，并分解到每月、每周。
2、按照商品定期引进计划和标准，及时引进适合公司销售的新商品，淘汰销售差的旧商品，形成合理的商品结构和店铺商品形象，提升销售业绩。
3、通过对竞争对手的调查引进新商品；通过对市场的考察引进新商品；每月新商品引进率应在 5%－10%；新品引进时注意遵循“人无我有，人有我优”的原则，突出特色；注意产品的生命周期。
产品周期产品表现采购策略产品投放期产品刚刚上市，需要迅速被消全面考察后谨慎决定费者所认知，需要厂家对市场的大力培育产品成长期产品已经形成一定的知名度，根据市场反应积极组并有相应的顾客群体，销售呈织进货，大量销售增长趋势，厂家需加大对市场的推广，扩大产品影响力产品成熟期产品已拥有稳定的消费群，并控制进货数量，以免形成一定的市场规模，但市场造成库存积压渐趋饱和产品衰退期产品销售日渐下滑，消费者逐迅速淘汰该商品渐选择更新产品替代4、对效销售发生率一直较低的商品要予以淘汰，促进超市商品的良性循环，商品淘汰率应遵循“一进一出”的原则，通过设定最低销售量和最低销售额来淘汰商品；5、对于质量不合格或多次遭顾客投诉的商品要坚决淘汰；对淘汰商品建立档案，以防以后再次进货。
6、商品淘汰时要有严格的程序：列出淘汰商品清单，交采购经理确认、审核、批准；统计出各级服务部、店和配送中心（仓库）所有淘汰商品的库存量及金额；确定商品的淘汰日期，通知店铺清点汇总淘汰商品；淘汰商品的供应商货款抵押；淘汰商品的退场（下货架→统一清数→打包→退场）。
六、商品定价与变价管理1、根据公司整体发展战略，制订合理的价格政策，在市场竞争中掌握主动，提高店铺的低价形象，促进店铺销售业绩。
2、在为新引进商品制定售价时，应充分考虑到竞争对手售价，部门毛利计划和品类商品价格带策略，以便制定合理珠售价和商品组合，并保证公司的利益。
3、商品的定价方法：●成本加成定价法：单位商品价格＝（商品进价 +商品附加成本）×（ 1＝加价系数）其中：商品附加成本指超市的固定资产折旧费、员工工资、产品仓储费用、产品运输费用、 POP促销费用等超市分摊于该商品的费用，可由财务部提供●售价加成定价法：单位商品价格＝（商品进价 +商品附加成本）÷（ 1－毛利率）注：另可用根据商品的统一零售价倒扣方式制订价格和根据顾客需求制订价格（反向定价）。
4、变价管理：●变价可分：正常变价、促销变价、特价商品变价、时段价格变更、清仓变价；●变价前必须做好准确的商品盘点，确保该商品库存的准确；●变价商品必须有醒目的 POP，价格标志明显，已达到吸引顾客和超市气氛的目的；●除清仓降价、季节性降价外，其他的降价方式应在降价结束后的第一时间内恢复原来价格；●大多数的降价应与供应商协商，共同分担降价成本。
七、初期阶段采购商品明细采购什么商品，先进社区和社区居民聊、跟店铺的老板聊，多聊多看多走动就收集了商品信息。
第一种经营模式容易取得商品信息，店铺卖什么，卖哪个品牌、哪些好卖，我们就采购什么商品。
同时我们会咨询店铺的进化渠道和进货价格。
当然店铺开始不一定如实告诉我们进货渠道和进货价，大多还是需要我们自己去访市场，得到更多更真实的资料信息。
只有掌握了更多的资料信息，我们才能跟别人去谈，并恰当的选择供应商。
第二种经常模式商品品录确定，先调查了解当地人们的购买习惯，再了解当地商店卖什么商品，然后结合第一种模式。
最后结合公司现阶段经营商品（主要是生产资料和生活必需品），就得出了商品名录，以报告形式呈交公司总部审批。
八、采购订货作业流程九、供应商开发流程：1、供应商开发流程图2、与供应商的谈判要点：●谈判要点：销售分析、利润回顾、促销活动及安排、供货情况、送货要求、价格分析、付款方式、新货计划、市场信息、季节性销售计划、竞争情况分析、货品种类发展潜质。
（详细请见附件）●与供应商的谈判技巧：谈判前要有充分的准备；谈判时要精神焕发，有朝气；尽量与有权决定的人谈判；尽量在配送中心办公室内谈判；我方应掌握主动；必要时转移话题；尽量以肯定的语气与对方谈话；尽量成为一个倾听者；尽量站在对方的角度，为对方着想；必要时以退为进；不要草率做出决定；3、供应商档案的建立●供应商的档案应包括以下内容：供应商登记表；供应商产品价格登记表；供应商企业资料；供应商采购合同；供应商洽谈登记表；供应商顾客投诉登记表；供应商顾客服务登记表；供应商销售业绩分析表；优秀供应商综合评估加权评分表。
●供应商的档案应该及时登记、整理；供应商的档案应由专人负责整理、保管，并录入电脑系统保存资料，一段时间整理给综管部。
4、供应商的替换①经常对供应商的销售情况进行检核，与供应商共同分析销售差的原因；②先删除销售差的单品；③对总体销售差的供应商在双方协商后仍无改进的要及时删除；④对只提供一种商品的供应商在销售较差时要尽可能删除；⑤对销售额大，单品品种多的供应商要关注，避免其控制超市品种、价格。
十、积压和滞销商品处理1、积压商品形成原因：店铺未按采购部单品终止要求及时办理退货或进行折价处理；采购部的工作失误；供应商未按要求及时取走退货；其他原因。
2、积压商品：是指在电脑系统中处于停止购进（停止购进超过一个月）或淘汰状态的商品。
3、积压商品其处理方法：●商品仍可销售：已无合作供应商：店铺建议折后售价，预估折损金额，并上报采购部，由采购部最终确定商品销售价格及处理时间。
供应商仍在合作中：店铺上报积压商品库存数量，由采购员协调退货或换货。
●商品无法销售：按商品报废处理作业流程进行处理。
商品报废造成的损失计入店铺损耗。
4、滞销商品：是指在电脑系统中处于正常状态下的商品，在一定时限内未动销的商品（百货60 天，食品 30 天）。
5、滞销商品具体处理程序：店铺和采购部核实商品实际到货日期和是否有恰当的陈列，并确认实际销售的天数。
核实无误后，应采取以下步骤：降低进/ 售价，如无改善→寻求供应商支持促销，仍无改善→协调店铺办理退货，寻求新品替换。
6、积压和滞销商品及时正确处理，以降低损耗；分析商品积压的原因，分清责任，并对责任人进行处罚。
十一、商品质量管理1、采购部认真执行公司的各项商品质量管理制度、标准和规定，加强检查，对配送中心商品质量负责。
认真学习、宣传和执行国家有关商品标准化、计量、质量方面的法律、法规和规定及地方政府的有关规定，严格按照公司要求进行商品引进。
2、采购员在签订合同前，要求供应上认真、如实地填写“供应商法规自查备忘录”，并提供合法、有效的法规文件，对商品标识和标志进行审查确认。
对采购合同和有关商品协议进行审查确认。
3、采购负责处理配送中心商品质量的日常事务，配合公司职能部门处理商品质量问题。
定期向质检部报告配送中心商品质量情况。
4、对配送中心商品进行检查，发现有关质量问题，立即封存、知会物价质检部妥善处理并负责调查有关当事人的责任。
5、商品不合格处理参照相关制度文件，如《不合格商品的处理办法》等。
十二、采购部门架构、程序文件1、采购部组织架构：配送中心采购部经理采购专员 2 人采购跟单1人2、采购管理系统程序文件：①采购管理总则和运作流程；②采购计划与预算管理；③采购价格管理；④采购交期管理；⑤采购品质管理；⑥采购作业管理控制程序；⑦供应商调查表；⑧样品标签及样品确认书；⑨廉政承诺书；⑩月度采购计划及资金计划等管理制度组成；注：以上十个程序文件管理制度视实际运作需要增减。