会计档案整理操作手册

西城区会计档案整理操作手册

会计档案是整个国家档案的重要组成部分，是各单位经济活动的原始记录。为了配合本区财政管理改革，创新和规范会计档案管理模式，便于档案的完整收集、安全保管和有效利用，特制定本手册。

1 范围

本手册规定了会计档案的整理程序和使用的装具。

本手册主要适用于区属党政群机关、街道、企事业单位。

2 定义

本手册采用下列定义：

2．1 会计档案

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

2．2 会计核算材料的整理

将归档的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他核算材料，按照操

作程序，以卷为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒的过程。

2．3 件归档会计核算材料的整理单位。一般以经过装订的每册（卷）为一件。

3 整理原则

会计档案的整理要符合会计工作的专业要求，遵循其专业管理的规律，坚

持由会计部门负责整理的制度，区分不同保管期限，便于保

管和利用。

4 质量要求

4．1 归档的会计核算材料要真实、准确、齐全、完整。

4．2 会计账簿要做密封装订。

4．3 整理时，应使用统一要求的纸张、装订材料、档案保管装具等。

5 整理方法

5．1 分类

会计核算材料应采用类别——会计年度——保管期限的方法进行分类。分类方法不能随意改变。

5．1．1 类别

将全部会计核算材料按会计凭证、会计账簿、财务报告、会计其他核算材料四类分开。

5．1．2 年度每类之下的会计核算材料再按会计年度分开。

5．1．3 保管期限每一年度内的会计核算材料根据保管期限依次分

开。

会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3 年、5 年、15年、25 年四类。（参见《行政单位、事业单位会计档案保管期限表》、《企业和其他组织会计档案保管期限表》）。

5．2 装订方法及质量要求

归档的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他核算材料应进行装订，会

计核算材料的装订，首先要按类别分开，即会计凭证、会计账簿、财务报告、其他核算材料等不要混杂，每一类别的材料按照形成的时间顺序，结合数量多少，根据不同价值，组成若干个保管单位，一卷为一

件。

5．2．1 会计凭证装订方法及要求会计凭证按月分别装订成卷，一卷为一件。每月可装订成一件或若干件。

5．2．1．1 按记账凭证的编号顺序排列，防止漏号、颠倒。

5．2．1．2 记账凭证所附的各种原始凭证（如收据、发票等）要折叠粘贴整齐、规范。

5．2．1．3 使用财务软件的记账凭证采用统一规格打印，页号由财务软件自动生成。手工填写的记账凭证按要求编写页号。

5．2．1．4 记账凭证用线绳在左上角装订，厚度一般在1-2 厘米。装订后要在凭证左上角包斜角，并在正面包角接缝处加盖单位财务专用章，背面加盖经手人员印章。

5．2．1．5 凭证封面填写要项目齐全、规范清楚。

5、2．2 会计账簿装订方法与要求会计账簿要按照账簿形成的特点，在同一年度中，将不同保管期限和不同种类的会计账簿分别装订成卷，一卷为一件。

5．2．2．1 会计账簿要有连续页号，页号填写在账簿右上角，使用钢笔或签字笔填写。

5．2．2．2 使用财务软件的会计账簿统一用A4 纸打印，采用规范的会计账簿封面进行热融密封。

5．2．2．3 手工记账的订本账应保留原有面目，账簿封面要加贴不干胶标签，并填写规范；活页账要将空白页撤除，采用上装订方法进行装订。

5．2．2．4 封面、备考表填写规范。

5．2．3 财务报告装订方法及要求财务报告由会计报表、编制说明等相关材料组成。将同一年度形成的财务报告，按价值分开，永久保存的年度财务报告组卷后，随当年文书档案一同编目；月、季财务报告按月季分别组卷，一卷为一件。

5．2．3．1 财务报告要有连续页号，页号填写在财务报告右上角，使用钢笔或签字笔填写。

5．2．3．2 使用财务软件的财务决算报告用A3 纸打印，采用三孔一线左装订方法；财务月季报告使用B4 纸打印，采用三孔一线上装订方法。手工制作的财务报告，采用三孔一线左装订方法。5．2．3．3 财务报告的封面要有单位负责人和主管会计工作负责人、会计主管人的签名或盖章。

5．2．3．4 封面、备考表填写规范。

5．2．4 会计其他核算材料的装订方法及要求会计其他核算材料包括

银行余额调节表和银行对账单等。

5．2．4．1 将同一年度的银行余额调节表和银行对账单，按形成的时间顺序分别排列，可适其材料多少，按名称分别组卷或一起组卷，一卷为

一件。

5. 2. 4. 2卷内材料要有连续页号，页号填写在其他核算材料的右上角，使用钢笔或签字笔填写。

5. 2. 4. 3会计其他核算材料应按A4规格进行托裱，采用三孔一线左装订方法。

5. 2. 4. 4封面、备考表填写规范。

5. 3封面填写要求

会计核算材料封面内容要逐项填写，字迹应符合归档要求，便于档案的保管利用。

5. 3. 1会计凭证（见图1 ）

5. 3. 1. 1单位名称：填写本单位全称。

5. 3. 1. 2题名：由单位名称、时间、凭证名称组成。

例1:西城区档案局2002年1月记账凭证（1）一指该月第一册

例2:西城区档案局2002年1月记账凭证（2）

5. 3. 1. 3件号：每件排列顺序号。

5. 3. 1. 4凭证起止日期：每件凭证开始时间和终结时间。

例：2002年1月1日至2002年1月15日

2002 年1月16日至2002年1月31日

5. 3. 1. 5凭证起止号数：记账凭证的起止号。

5. 3. 1. 6保管期限：15年。

5. 3. 1. 7凭证张数：记账凭证总张数。

5. 3. 1. 8单据张数：原始单据总张数。