浅谈秘书的人际沟通

浅谈秘书的人际沟通班级：管理系文秘0901名字：杨新坤学号：2009030824日期：二〇一〇年十二月浅谈秘书的人际沟通杨新坤（黄河水利职业技术学院河南，开封 475000）摘要：秘书，作为领导身边的得力助手/得力干将，无论是在本公司还是在对外商务活动中，都必须要掌握的一门技巧——沟通，当然也是我们日常生活中必不可少的工具。

用得好，它会为我们添姿添彩；用不好，努力将会减半甚至全部流失。

关键词：秘书人际沟通一、引言人际沟通在秘书的实际工作中有重要的作用。

在秘书工作中，人际沟通是一件很重要的事，秘书不管是对上司、同仁、客户，或对各接洽商谈的单位，都需要更好的沟通技巧。

每个人都希望被肯定、被赞美、被认同、被附和，而不喜欢被否定、被轻视，所以，即使双方意见不同，但必须做到异中求同、圆融沟通，有话照说，但口气要委婉许多。

在沟通时，秘书除了防卫自己之外，也要站在别人的立场来想。

沟通中，秘书必须学习情绪忍受力和挫折容忍力。

在碰到棘手的问题时，必须先静下来、勿冲动行事，也学习先处理心情、再处理事情，免得事情愈弄愈糟糕。

有句话说：生命的长度是上帝所给予的，但生命的宽度却掌握在我们自己的手中。

因此，秘书可以在工作中，学习做更好的沟通，使人际关系更圆融，也使生命过得更漂亮、更有意义。

二、秘书在人际沟通难原因分析1．秘书应是上司的一位特殊助手，他们掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利范围内做出决定。

2．沟通一般指人与人之间的信息交流过程。

3．狭义的人际沟通即人与人之间的信息传递与交流。

人们在共同的活动中彼此交流各种观念、思想、兴趣、情绪、情感、与一向等等。

如群体内部个成员之间横向沟通，群体之间、部门之间、的横向，上级机关与下属机关以及组织内部领导与部属的纵向沟通等等，都属于人际沟通的范围。

人际沟通对人际关系的发展是至关重要的。

人际沟通是人与人之间增进了解的工具。

广义的人际沟通则是人类整个社会的互动，在这里，人们不仅交换思想、观念、知识，而且还交换相互作用的个体的全部社会行动。

秘书在在人际沟通难的原因有多个方面。

第一秘书与人沟通过程中，会不自觉地用一些否定式、命令式或上对下的说话方式，一般来说，人都不喜欢被批评、被否定。

第二是秘书在言谈间却不知不觉地流露出自我中心主义和优越感，觉得自己都是对的，别人都是错的。

第三是即使秘书说话的出发点是良善的、是好意的，但如果讲话的口气太强势、太不注意到对方的感受，则对方听起来，就会像是一种攻击一样，很不舒服。

三、人际沟通的过程人际沟通是人类社会交往的最初、也是最重要的形式，人们之间相互传递信息以沟通思想和交流感情，是人类社会形的开端。

简单的人际沟通是将信息由一个人传向另一个人，传递信息的人被称为发信者，他将信息通过某一渠道传给另一个人，后者称为受信者。

在人际沟通中还有反馈。

其过程是，首先，发信者产生了要沟通的动机，他可能要表达什么观点或向对方请教什么问题。

他首先要选定沟通的内容，然后确定如何把所要沟通的信息翻译成词语、手势或其他信号称为编码。

第二步，发信者发出的信息进入联结发信者与受信者的通道，信道就是沟通信息的媒介或载体。

第三步，沟通信息到达受信者。

理想的情况是受信者注意并正确地理解了信息，受信者对信息的理解和解释称为“译码”。

只有受信者接受并理解了信息，沟通才算发生，在此之前，仅仅是信息的传递。

最后一步是反馈，指发信者从受信者那里得到信息是否被接受和理解的反映。

这样就形成了一个完整的人际沟通过程。

四、作好人际沟通要注意的问题提高感受性在进行沟通前，要尽量了解并掌握对方的心理和行为的实际情况，以便在沟通过程中对对方的一言一行，甚至话为音都能心领神会，做到“心有灵犀一点通”。

重视双向沟通伴随反馈过程，使发送者可及时了解到信息在实际中如何被理解、接收；使接受者得以表达接受时的困难，从而得到帮助和解决。

只有当信息对双方都是熟悉的和例行的，或者信息所反映的客观对象十分明朗，且断定信息的准确性是有保证的，或者是必须迅速传递的，这些情况下采用单向沟通是合适的，否则就应当采取双向沟通。

重视平行渠道在有必须而且可能的条件下，应重视平行渠道的利用。

如口头沟通辅以备忘录，语言沟通辅以表情、手势，又如会议结果有个纪要等，这些都易于加深、加快人们对信息的理解与接受。

正确运用文字语言使用对方易懂的语言，意思要明确，注意要集中，感情要真挚。

组织设计要精干有效，避免机构重叠、层次过多的现象发生要培养良好的有利于人际沟通的组织气候，使组织内人际关系和谐五、秘书人际沟通的障碍秘书人际沟通的障碍可以发生在沟通过程的任何一个环节，如编码和译码不准确、信息传送不全、信道选择不当以及沟通渠道和沟通网络的问题等。

在秘书人际沟通的实际过程中，之所以会沟通不利是因为遇到了多重障碍：首先遇到的问题往往是语言系统造成的障碍。

语言是交流思想、沟通信息最主要的工具。

人们通过语言、文字及其他符号，把事物的特征和发展状态转换为信息进行沟通。

沟通者双方，或者听不懂对方的语言，祸害则表达不清，或者文字不通顺，不能确切地表达自己的思想，曲解了对方的意思，甚至对对方产生错误的看法，其结果必然影响双方的沟通效果，并可能使他们之间关系恶化。

其次是心理因素引起的障碍。

人际之间能否实现沟通，还取决于沟通双方的信念和观点是否一致，双方如果对同一事物的态度、观点、信念不一致，就可能造成沟通障碍，然而这并不是最重要的。

关键在于双方能否用对方的观点申时度势，思考问题。

俗语说的“将心比心”，即指站在对方的立场上去考虑和分析问题，就可以使双方达到沟通的目的，促进组织内部人际之间的亲密关系。

此外，人际之间的沟通，还受到沟通双方修养差异的限制。

如果一个人主观、自负，听不进别人的意见或看法，随意打断对方的谈话，或指手指脚，那么，对方感到自己没有得到尊重，他也不会与对方有更多交往，或者敬而远之，甚至采取拒绝、排斥的态度。

第三，空间距离引起的障碍。

信息发送者与接受者空间距离很远，对一些复杂问题的意见沟通有时可能发生障碍。

面对面的够呕吐能够容易把复杂的问题说清楚。

距离远，采取电话、电传或书面沟通，受通讯条件或文化水平以及双方理解程度等限制，都会影响沟通效果。

第四，中间环节过多造成的障碍。

信息在传递过程中，有时中间环节所起的中介作用是不可忽视的，但如果中间环节太多，或者中介作用不能很好发挥，在传递过程中可能造成信息失真，也会影响沟通效果。

第五，沟通方式不当造成的障碍。

各种沟通网络各有优缺点，根据实际需要选择沟通形式和网络，有助于信息沟通的顺利进行。

例如某一组织对很多人发出重要通知，采取书面沟通形式效果较好。

如果采用口头通知，未直接通知本人，而中间又通过很多传递者，信息容易受损失，造成沟通障碍。

六、沟通障碍的克服要从以下方面克服人际沟通的障碍：首先，要控制偏激狭隘的情感，提高自身的心理素质。

偏激狭隘的情感，如猜疑、嫉妒等等，是影响人际沟通的重要因素。

诚然，人是有感情的动物。

但对这些与现代文化格格不入的心理疾患，必须用理智去控制，并逐步加以克服。

沟通的一方要设身处地地去了解对方的观点和价值标准，较准确地把握对方的想法和思维变化的趋势和结果。

同时要提高思维水平，克服消极的心理因素，以不卑不亢的平和心态与对方沟通。

融洽、协调的心理气氛，有利于促进沟通。

还要养成良好的心理习惯，如注意力集中、情绪镇定、态度平稳、不急不躁等，这样有利于对信息的理解与接受。

其次，要以诚待人。

诚实、讲信誉是良好的人际沟通的即使。

尔虞我诈、勾心斗角是人际沟通的毒瘤。

因为正常的人际沟通的目的是为了达到意见的一致和感情的融洽，是为了解决人际之间的隔阂，而不是为了加深矛盾。

因而，沟通的双方在沟通的过程中都应抛弃有意防范和自卫心理。

以诚意，而不是虚情假意地去进行这种沟通。

沟通的双方都能以现实的态度把问题的分歧点找出来，各自用对方的观点去了解对方的问题而不持怀疑态度，不怀戒备心理，不说假话地去实现这种沟通。

只要人们在沟通中，不是吹毛求疵地去寻找对方的不足之处以证实自己的正确，而是了解对方，真正以与人为善的态度体谅和理解对方。

那么，沟通就会取得比较理想的效果。

有时尽管一次或几次沟通，还未取得预期效果，但终究朝着预期目标在前进。

再次，要有坦荡的胸襟，能接受对方的不同观点。

沟通不仅要了解对方的不同观点，还应该有肚量头听取对方的不同观点。

并吸收其中的合理部分。

世界上的每一个人都有自己的个性和特点，就像世界上没有完全相同的两片树叶一样。

由于每个人的家体、环境、职业、社会地位、文化修养、知识结构、民族传统等的不同，因而决定了他们的兴趣志向，决定了他们对问题的不同看法。

正是这种差异，决定了人际之间相互沟通难度。

还有，由于每个人的性格不同，心理健康状态不同，也影响沟通的效果。

对于交往，不是每个人都擅长的事情。

有相当一部分人性格内项，喜欢独来独往；还有一部分人由于自卑心理的影响不敢和别人交往。

有自卑感的人不是不想与别人交往，而是怕遭别人轻视和排斥，所以当他的恐惧感超过了亲近别人的愿望时，就会极力地压抑自己与别人沟通的欲望，从而对别人采取冷淡态度。

自卑感使人不能自如地与别人交往，轻松地应付谈笑，在人多的场合下，不愿表现自己。

克服自卑感必须对别人感兴趣，真正愿意与别人较为哪个，而不是采取逃避的态度。

此外还应积极参加集体活动，特别是自己喜欢的活动，通过这些集体活动，增进自己同群体的感情交融，促进自己同别人之间关系的和谐。