档案管理办法素材
档案管理制度样板
档案管理制度样板一、总则为规范公司档案管理工作，提高档案管理效率，保障公司档案的安全性和完整性，特制定本档案管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门和员工的档案管理工作。
三、档案管理责任1. 公司领导层：负责制定档案管理的整体策略和规划，并提供必要的支持和资源。
2. 档案管理部门：负责具体的档案管理工作，包括档案的归档、整理、借阅、销毁等。
3. 各部门负责人：负责本部门内部档案的管理和保管。
4. 员工：应按照规定的流程和要求，认真履行档案管理工作。
四、档案管理流程1. 档案的归档：各部门应按照统一的档案分类标准，将档案按时归档到指定的档案柜或文件夹中。
2. 档案的借阅：员工需要使用档案时，必须填写借阅申请表，并经相关负责人审批批准后方可借阅。
3. 档案的整理：定期对已归档的档案进行整理，确保档案的完整性和易查性。
4. 档案的销毁：对于已达到保留期限或不再需要的档案，应按照规定的销毁程序进行销毁，并做好销毁记录。
五、档案安全管理1. 档案保管：各部门应设立专门的档案保管区域，对档案进行分区保管，并设立相应的管控措施。
2. 档案备份：对于重要的档案内容，应定期进行数据备份，并存储在安全的地方。
3. 档案传输：对于需要传输的档案，应采取加密传输方式，确保档案传输过程的安全性。
六、档案管理工具1. 电子档案管理系统：公司应建立完善的电子档案管理系统，实现档案的电子化管理和检索。
2. 档案管理软件：公司可以通过引入档案管理软件，提高档案管理的效率和便捷性。
七、档案管理培训公司应定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能，确保档案管理工作的规范执行。
八、违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将进行严肃处理，包括但不限于口头警告、书面警告、取消档案管理权限等。
九、附则本制度自颁布之日起生效，如有修改或补充，须经公司领导层批准后方可实施。
十、附录1. 档案管理流程图2. 档案管理规范标准以上为公司档案管理制度样板，希望各部门和员工能严格遵守制度规定，做好档案管理工作，确保公司档案的安全性、完整性和便捷性。
工程档案管理制度范文(8篇)
工程档案管理制度范文1、目的建设工程涉及大量的信息和档案，而且种类繁多，为便于工程建设信息的管理和交流，制定本办法。
2、适用范围适用于公司范围内的应用工程、管线工程、土建工程及其他建设工程。
3、职责3.1工程建设的现场代表负责工程信息的收集。
3.2工程建设的牵头部门应设专、兼职档案管理员，负责工程建设信息的整理、传递、分析。
3.3应建立工程建设档案登记和管理。
4、工程建设信息的分类(1)立项文件：项目建议书，项目建议书审批意见及前期工作通知书；可行性研究报告及附件，可行性研究报告审批意见;关于立项有关的;专家建议文件，调查资料及项目评估研究等资料；公司计划财务部审核的实施申报表及工程编号。
(2)建设用地、征地、拆迁文件：选址申请及选址规划意见通知书；用地申请报告及建设用地批准书；拆迁安置意见、协议、方案；建设用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证。
(3)勘察、测绘、设计文件：工程地质勘察报告；地形测量和拨地测量成果报告；申请的规划设计条件和规划设计条件通知书；初步设计图纸说明；审定设计方案通知书和意见，有关行政主管部门批准文件；施工图及其说明；政府有关部门对施工图设计文件的审批意见。
(4)招投标及合同文件：勘察设计、施工、监理招投标文件；勘察设计、监理委托合同，施工承包合同；其他分类合同。
(5)开工审批文件：规划审批申报表及报送的文件和图纸；建设工程规划许可证及其附件；建设工程开工表；建设工程施工许可证；工程质量监督手续。
(6)竣工资料：竣工图；建设工程移交资料；建设工程备案资料；(7)财务文件；工程投资估算；工程设计概算；施工图预算；工程预付款、进度款拨付资料；工程决算书；工程决算审计报告。
(8)建设、施工、监理机构及负责人工程部现场代表；工程项目监理及负责人；工程施工项目经理部及负责人。
5、流动信息(1)投资控制信息①设计变更；②工程量变化表(现场签证)；③工程造价的市场变化情况；(2)质量控制信息①质量抽样检查数据；③质量事故记录和处理报告。
档案室资料管理规定范本
档案室资料管理规定范本一、档案室资料管理的目的和重要性档案室是组织内部的重要部门，负责管理和保护各类档案资料。
良好的档案室资料管理对于组织的正常运行和发展具有重要意义。
首先，规范的档案管理可以确保组织内部的信息传递和决策的准确性。
其次，高效的档案管理可以提高工作效率，节省时间和成本。
另外，档案室资料的安全性和保密性也是管理者必须重视的方面。
总之，建立科学的档案室资料管理规定是组织管理的基础。
二、档案室资料管理的原则和要求1.规范性原则：所有档案室资料的管理必须依据相关法律法规和组织规定进行，严禁违法操作和篡改档案资料。
2.完整性原则：档案室资料必须完整、准确地记录涉及组织各方面的信息，并按照一定顺序进行分类和存放。
3.安全性原则：档案室资料的存放和管理必须具有保密性和安全性，防止信息泄露和损毁。
4.便捷性原则：档案室资料的存取和检索必须方便、快捷，能够满足组织内部各类信息查询的需要。
5.清理性原则：档案室资料需要定期进行清理整理，保持档案室整洁有序。
三、档案室资料管理的组织架构与职责1.档案室管理者：负责制定档案室管理规定，组织实施档案室工作，对档案室资料进行监督和管理。
2.档案管理员：负责档案室资料的收集、存放、整理和借阅等工作，确保档案室资料的完整性和安全性。
3.档案室使用人员：依据相关规定借阅和使用档案室资料，保证资料的准确性和保密性。
四、档案室资料管理的操作流程1.档案资料的收集与登记：档案管理员应按照一定的分类标准，在文件到达时及时收集并进行登记，确保资料完整、准确。
2.档案资料的分类与整理：根据组织的具体情况，档案管理员应对档案资料进行分类整理，确保资料的有序性和便捷性。
3.档案资料的存放与保管：档案管理员需根据文件的保存期限和需要，采取适当的措施保管档案资料，包括物理设施和电子存储等。
4.档案资料的借阅与归还：档案管理员需根据规定对资料进行借阅和归还管理，确保借阅人的合法需求，同时保护档案资料的安全性。
档案室资料管理规定范文
档案室资料管理规定范文一、引言随着信息时代的发展，各类组织机构的档案资料数量不断增加，档案管理也变得愈发重要。
为有效管理档案资料，确保档案的安全与完整，制定一套科学的档案室资料管理规定势在必行。
本文旨在制定一套合理、系统的档案室资料管理规定，以规范档案室资料的保存、利用和销毁，提高档案管理的效率和质量。
二、档案室资料管理规定一、档案室资料的归档1. 所有档案室资料必须按照一定的分类标准和文件编号进行归档。
归档前，应对文件进行鉴别，核对文件编号和名称是否与目录一致。
2. 档案室资料的归档应按照时间顺序，并注明归档日期，以便于查找和追溯。
3. 档案室资料的归档位置应牢记于心，严禁私自更改归档位置，如需调整归档位置，必须提前向主管部门报备并获得批准。
二、档案室资料的借阅与利用1. 档案室资料的借阅需填写借阅申请单，并备注借阅目的和日期。
借阅期限原则上不超过30天，如需延长，必须提前向档案室管理员申请并获得批准。
2. 档案室资料在借阅期间，必须妥善保管，严禁涂写、划线、撕裂文件，如有损坏或遗失，借阅方应承担相应的法律责任。
3. 档案室资料的利用必须符合相关的法律法规和组织内部规定，禁止将档案资料用于非法目的或对组织造成损失。
三、档案室资料的备份与传输1. 档案室资料应定期进行数据备份，确保档案的安全和可恢复性。
备份的数据应存储于安全可靠的介质上，并存放于专用备份库中。
2. 档案室资料的传输需使用加密通道或传输介质，确保数据传输过程中的安全性和完整性。
3. 档案室资料的传输应记录传输时间、地点和接收方等关键信息，以便于追溯和核实。
四、档案室资料的销毁与销毁备案1. 档案室资料的销毁需制定详细的销毁计划，并报备主管部门进行审核。
销毁计划应包括文件名称、数量、销毁方式和时间等信息。
2. 档案室资料的销毁应由专人负责，严禁私自销毁档案资料。
销毁过程应严格按照相关规定进行，确保档案的安全和完整。
3. 档案室资料的销毁需备案，记录销毁的文件名称、数量和销毁日期等信息。
公司员工档案管理方法与制度范文（3篇）
公司员工档案管理方法与制度范文1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。
2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。
3、存档资料要分类按顺序存放。
例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。
顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。
4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。
5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。
注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。
6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。
员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。
2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。
通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。
3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。
4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。
人事档案管理办法
人事档案管理办法为了加强企业员工的管理，同时规范人事档案的管理，国家颁布了人事档案管理办法。
此法规定了企业管理员工档案的具体步骤和操作流程，旨在确保档案的有效运用和保密性，对企业的发展和员工的权益都产生了重要的影响。
一、人事档案的定义人事档案是企业对于员工个人信息、工作经历、技能水平等各种信息的记录和归集。
这些档案是企业管理人员进行人事管理所必需的基本依据，也是归档员工个人的必不可少的材料。
二、档案管理程序在档案管理的过程中，应该遵循以下的程序，确保人事档案的管理效率和保密性：1、归档：把员工信息、工作经历、以及相关的所有文件进行整理，并归入相应的文件夹中，以期方便日后的查阅。
2、编目：对新的档案件利用编目卡进行办理，在工作过程中采用新的文件夹和编目卡把档案信息录入电子数据库中并做好标注。
3、存储：将归档好的人事档案按照一定的规定放入柜子中并做好分类，为后续的查阅和使用奠定了基础。
4、保管：公司应指定专人负责管理存放员工档案的房间，并采用一定的技术措施进行防火、防盗、防潮等工作，确保人事档案的安全性。
5、查询：需要查询的人员应根据要求填写查询表，提交查询请求等资料并在审核通过后，使用相应的权限进行查询。
6、销毁：适当的保留期过后，应及时销毁不需要归档的人事档案。
同时，要注意有关法律对员工个人信息保护的规定。
三、档案管理的法律依据1、中华人民共和国劳动法劳动法规定，企业应当建立完整的员工档案，并且员工有权查阅自己的档案。
同时，企业应当保护员工的个人隐私，防止将员工的个人信息泄露给其他人。
2、中华人民共和国人事档案法人事档案法规定，应当对员工档案进行保密，并严格限制档案查阅的范围。
在销毁员工档案之前，应当进行安全有效的销毁工作。
四、人事档案管理的重要性1、为企业提供基本信息素材人事档案是企业员工管理的基础资料，这些资料为企业的发展和员工的个人发展提供基础素材。
2、促进企业员工的工作效率针对员工在原公司的工作经历、特长和优秀素质，人事部门及时将其照片、简历、证书、奖状等相关证明材料等收集齐全，供领导考核，增强员工自尊心和自信心，继而促进企业的发展。
重要档案管理制度
重要档案管理制度一、总则为加强和改进档案管理工作，保护和利用档案资源，提高档案管理工作的科学化、规范化和制度化水平，特制定本制度。
二、档案管理的基本内容档案是组织和个人在活动中产生的记录材料的总称，是组织和个人活动的产物和结果。
档案管理是对档案进行收集、整理、保存、利用和销毁的活动。
档案管理的基本内容包括：1、档案的收集、整理和归档2、档案的保存和利用3、档案的安全和保护4、档案的销毁和处理5、档案管理制度和档案管理规范三、档案管理的原则档案管理遵循的原则是保持档案的真实、完整和可靠性，保护档案的安全和机密性，提高档案的利用价值和效益，合理利用档案资源，规范档案管理行为。
四、档案管理的职责和义务1、各级领导机关和单位应当坚持以档案管理为中心，加强对档案管理工作的领导和监督，督促各部门和单位认真履行档案管理职责和义务，促进档案管理工作的改善和完善。
2、各级领导干部要高度重视档案管理工作，加强对档案管理工作的指导和支持，为档案管理工作创造良好的工作环境和条件，营造尊重档案、保护档案的氛围。
3、档案管理部门和档案管理人员应当认真履行档案管理职责，制定和实施档案管理规程和制度，依法、科学、规范地管理和服务各类档案。
4、各部门和单位要强化档案管理责任制，建立健全档案管理工作考核和奖惩机制，激励和约束档案管理人员履行职责，保障档案管理工作的顺利开展。
五、档案管理的安全和保护1、档案管理部门和档案管理人员应当认真履行档案的保护责任，采取有效措施确保档案的安全和机密性，防范和预防档案损坏、丢失和泄露的风险，加强档案管理的安全防护工作。
案管理安全管理机制，确保档案的完整性和不可篡改性，保障档案的保密性和可追溯性。
3、各种档案设施和设备应当经常维护和检修，确保档案管理环境和条件的安全和有序，保护档案的适应环境和条件。
六、档案管理的收集、整理和归档1、档案的收集是指对组织和个人活动中产生的各类记录材料进行搜集和汇编，形成档案整理和目录体系，并确定档案的管理范围和情况。
各类档案管理制度范文
各类档案管理制度范文答案提供的是文件管理制度范文，内容包括档案管理的目的、组织架构、档案管理流程等。
文件管理制度第一章总则第一条为了加强档案管理工作，提高信息管理水平，保障工作的顺利进行，依照国家有关法律、法规和文件管理制度规定，制定本制度。
第二条本制度适用于全体职工。
第二章目的第三条本制度的目的是为了规范和统一文件管理工作，确保文件及时、准确、完整地流转，做到制度化、规范化和科学化，提高工作效率和管理水平。
第四条文件管理是指组织、控制、保管、利用、销毁等一系列活动，保证文件的安全、准确、完整，遵守公文管理的原则和规定。
第三章组织架构第五条文件管理工作由文件管理委员会负责，文件管理委员会由办公室主任担任主任，各处室/部门负责文件管理的副主任组成。
第六条文件管理委员会负责制定文件管理的制度、规范和工作计划，并组织实施，协调各处室/部门的工作，定期检查和评估工作情况。
第七条文件管理委员会下设文件管理科，负责具体的文件管理工作。
第八条各处室/部门设立文件管理员，负责本处室/部门的文件管理工作，协助文件管理委员会完成文件管理工作。
第九条文件管理员应具备较高的文件管理业务能力和责任心，有责任制完成所负责的工作。
第四章文件管理流程第十条文件的起草、编制、审批、签发及印发须按照公文管理的有关规定和办法进行。
第十一条文件管理员应及时将文件归入档案，并做好档案的整理、归类、编目等工作。
第十二条档案管理员应按照文件管理委员会的要求，每季度向文件管理委员会报送档案管理报告，对档案的整理工作进行总结和评价。
第十三条归档的文件应按照档案分类进行整理，并严格控制借阅和转移，定期进行档案的检查和保管，确保档案的安全。
第十四条档案的销毁必须按照文件管理委员会的审批流程进行，不得擅自销毁。
第五章文件管理的其他事项第十五条文件管理委员会负责文件管理的培训和考核工作，提高文件管理员的业务水平和工作能力。
第十六条文件管理委员会应不定期开展文件管理的例会，交流经验，解决问题。
档案管理的方法
档案管理的方法档案管理是指对档案进行全面的、系统的管理。
档案是组织的重要资产，是组织运行和发展的重要依据，因此档案管理对于组织的正常运转和发展至关重要。
本文将介绍档案管理的方法，希望能够帮助大家更好地进行档案管理工作。
首先，建立健全的档案管理制度是档案管理的基础。
制定相关的档案管理规定和流程，明确档案的管理责任人和管理权限，规范档案的收集、整理、存储、利用和销毁流程，确保档案管理工作有章可循、有序进行。
其次，要做好档案的分类和归档工作。
对于不同类型的档案，要进行科学的分类，制定统一的档案编目和编号规则，建立档案检索系统，确保档案的快速定位和使用。
同时，要定期对档案进行归档，将档案按照一定的规则存放在指定的位置，确保档案的安全和完整性。
另外，要加强档案的保管和利用。
建立档案保管制度，确保档案的安全和完整性，防止档案的遗失和损坏。
同时，要合理利用档案，为组织的决策和发展提供依据和支持，发挥档案的价值和作用。
此外，要加强档案的数字化管理。
随着信息技术的发展，数字化档案管理已成为档案管理的重要趋势。
建立数字化档案管理系统，将档案进行数字化存储和管理，提高档案管理的效率和便利性，确保档案的安全和持久性。
最后，要加强档案管理的监督和评估。
建立档案管理的监督机制，对档案管理工作进行定期检查和评估，及时发现问题并加以解决，确保档案管理工作的规范和有效进行。
总之，档案管理是一项重要的管理工作，需要我们高度重视。
只有做好档案管理，才能更好地保护和利用档案资源，为组织的发展提供有力支撑。
希望大家能够按照上述方法，做好档案管理工作，提高档案管理的效率和水平。
电影局关于影片素材档案管理办法
电影局关于影片素材档案管理办法文章属性•【制定机关】国家广播电影电视总局(已撤销)•【公布日期】1994.08.10•【文号】电字[94]第372号•【施行日期】1994.08.10•【效力等级】部门规章•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文影片素材档案管理办法（１９９４年８月１０日电字（９４）第３７２号）第一条影片素材（含标准拷贝，下同）是电影艺术档案的重要组成部分。
为了促进我国影片素材管理的科学化、标准化，以保证电影艺术档案的完整与安全，更好地为电影创作和生产服务，为电影教学和艺术研究服务，保护电影文化遗产，根据《电影艺术档案管理规定》，制定本管理办法。
第二条我国摄制（含合拍）的故事片、舞台艺术片、美术片、新闻纪录片、科学教育片及风光旅游片等，在生产制作过程中直接形成的、有保存价值的影片素材均属电影艺术档案。
译制公映的外国影片及公映的我国台湾，香港、澳门地区影片的素材亦属电影艺术档案。
第三条影片生产单位和进口发行单位，应在规定的时限以内，按以下四种类型将影片素材送缴国家电影档案馆归档。
因片种和生产工艺不同，送缴内容可以有所调整。
（一）国产影片：全新原底标准拷贝一个。
画原底，片头、片尾、唱词等各类字幕原底，片头、片尾衬景原底，十格小底片，光号卡或光号软盘等一套。
混合光学声底一个。
（二）在内地公映的我国台湾，香港及澳门地区的影片应送缴全新标准拷贝一个。
（三）译制发行的外国影片应送缴全新标准拷贝一个。
（四）与我国台湾，香港、澳门地区及外国合作（不含协拍、代拍）摄制的影片应送缴画原底或画翻正一套，光学混合声底一个，全新标准拷贝一个。
第四条影片生产单位或者进口发行单位应自影片获准公映之日起三个月内将标准拷贝送缴国家电影档案馆；在两年内将素材送缴国家电影档案馆西安素材库，特殊情况可以延期到三年。
第五条送缴素材要严格履行以下手续：（一）应填写《送缴影片素材档案清单》一式四份。
送缴者自留底一份，送西安素材库三份（库验收后签退一份，送国家电影档案馆影片管理部一份）。
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公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。
为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
2.管理职责
2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。
2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。
同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。
2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：
2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。
2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。
2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。
2.3.4总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。
3.归档资料的范围、内容
3.1计划性文件资料
包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。
3.2批示性文件材料
包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。
3.3法规性文件
包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部制定的各类规章制度。
3.4公司的重大决议
包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。
3.5总结性文件
包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。
3.6凭证性材料
包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。
如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。
3.7汇报性材料
包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等
3.8劳资人事资料
包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。
3.9调研性资料
包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。
3.10声像制品资料
包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。
3.11证件性文书资料
包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。
3.12馈赠行资料
包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
4.文件资料的立卷归档
4.1档案的收集
4.1.1凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。
4.1.2银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。
4.1.3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。
4.1.4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。
4.1.5公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。
4.2立卷归档的时间
4.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。
4.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
4.3立卷归档的要求
4.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。
4.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。
4.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。
4.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。
4.3.5填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
4.3.6立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
4.3.7立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
4.3.8立卷应把上级文件于本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。
4.3.9立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
4.3.10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
4.3.11各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有条件，并保持其完好无损。
4.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘档案的借阅
5.1文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。
如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。
5.2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。
如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。
5.3文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。
5.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。
复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。
复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。
如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。
5.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加
盖档案室印章后才有效。
档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。
档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。
5.6文秘档案一般不得借出档案室。
如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。
如延期借阅时间，须办理续借手续。
逾期不还者，档案管理员要及时催还。
5.7借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。
6.文秘档案保密要求
6.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
6.2档案分一般档案和有密级档案两类。
档案密级分为绝密、机密、秘密三级。
6.3有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。
有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。
6.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。
6.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
6.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
6.7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
6.8企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。
档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。
7.超期档案的销毁
7.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。
7.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。
文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。