档案著录规则
档案著录规则比较
档案著录规则比较国际档案理事会中关于档案的著录规则一共有四个标准，分别为ISAD、ISAAR、ISDF和ISDIAH即《档案著录国际常规标准》（2000）、《国际（法人团体、个人和家族）档案的规范记录的标准》（2004）、《（文件制作者）职能著录的国际标准》（2007）和《（对）档案保存机构（进行）著录的国际标准》（2008）。
ISAD标准为档案著录的准备和为著录全宗及全宗的组成部分提供指南；ISAAR为有关档案制作者的规范记录信息的创建提供指导即提供了著录档案生成者信息的标准；ISDF为著录文件制作者的职能和为与档案的形成和维护相关的法人团体的职能著录提供指南。
对于一个一致的档案信息系统来说，对诸如档案生成者或保管者这样相同实体的著录需要用不同的方法和不同的著录元素，这即是制订ISIAH 的初衷。
ISDIAH是促进以保管并向公众提供利用档案为初始目的的档案机构的著录，该标准或其中的部分元素也可用于档案机构之外的其他实体的著录。
ISAD所包含的著录元素分别为身份、背景、内容和结构、利用条件、相关材料、注释和著录控制；ISAAR所包含的著录元素分为四个著录大项：身份项；著录项；关联项；控制项。
在规则所包含的所有要素中以下四项最为重要：实体类型；名称的标准化形式；存在时间；规范记录标识符。
ISDF的著录内容由四个信息区组成：1.身份区（其中传达唯一标识职能和定义标准化检索点的信息）；2.背景区（其中传达关于职能的性质和背景的信息）；3.关系区（其中记录和描述与其他职能的关系）；4 .控制区（其中唯一标识职能著录以及记录关于如何、何时以及由哪个档案机构来形成和维护著录）。
ISDIAH标准中的每项信息元素由以下四部分构成，著录元素名称、著录目的、著录规则和适当的用以说明规则使用的例子。
档案馆藏机构著录的元素可分为六部分：一、身份（确定所著录档案机构的唯一标识符和检索项）；二、联系（提供如何与所著录的档案机构联系的信息）；三、著录（档案机构的历史、现构成和利用政策）；四、利用（档案机构的利用信息如开放时间，无偿还是限制利用等）；五、服务（著录档案机构提供的技术服务）；六、控制（记录著录由哪个机构，何时，如何生成及维护）。
档案著录规则与标准
档案著录规则与标准档案是一种重要的信息载体，它记录了人类社会各个方面的历史和现实。
为了便于管理和利用档案，制定了一系列的档案著录规则与标准。
本文将探讨档案著录规则与标准的重要性以及其在档案管理中的应用。
首先，档案著录规则与标准的重要性不言而喻。
它们是档案管理的基础，可以确保档案的准确性和完整性。
在档案著录过程中，按照规则与标准进行著录可以使档案信息的存储和检索更加方便和高效。
同时，规则与标准的制定也有利于保护档案的安全性和可信度，防止档案信息被篡改或滥用。
其次，档案著录规则与标准在档案管理中起到了重要的作用。
通过统一的著录规则，可以使不同档案馆或机构之间的档案信息具有一致性和可比性。
这样，不同机构之间可以更加方便地共享和交流档案信息，促进了档案资源的共享和利用。
同时，规则与标准的制定也有助于提高档案管理的效率和质量，减少档案管理中的错误和疏漏。
在实际应用中，档案著录规则与标准通常包括以下几个方面的内容。
首先是档案的标识与描述。
这包括档案的名称、编号、日期、产生单位等信息。
通过这些标识与描述，可以方便地确定档案的身份和归属，确保档案的准确性和可信度。
其次是档案的分类与归档。
这包括将档案按照一定的分类体系进行整理和归档，以便于档案的存储和检索。
同时，还包括对档案的保管和维护，确保档案的安全性和完整性。
最后是档案的利用与传播。
这包括对档案信息的提供和传播，以便于各种利用需求的满足。
然而，档案著录规则与标准的制定也面临一些挑战和问题。
首先是档案形式的多样性。
随着信息技术的发展，电子档案和数字档案的出现使档案的形式更加多样化。
这就对档案著录规则与标准提出了新的要求。
其次是档案的跨机构管理。
在现实中，档案往往涉及多个机构和部门，这就需要制定统一的著录规则与标准，以便于档案信息的共享和交流。
最后是档案的长期保存和利用。
档案的保存和利用是一个长期的过程，需要制定长期有效的著录规则与标准，以确保档案信息的可持续利用。
中华人民共和国行业标准档案著录规则
档案著录规则DA／T 18一1999（中华人民共和国行业标准）档案著录规则是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。
档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作，为建立健全我国统一的案检索体系，广泛开展档案的报道与交流，深入开发档案信息资源，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用而制定本标准。
1 范围本标准规定了单份或一一组文件、一一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文，本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB 3792.1一1983 文献著录总则GB 7156一1987 文献保密等级代码GB 9704一1988 国家机关公文格式GB／T 15418一1994 档案分类标引规则GB／T 3860一1995 文献叙词标引规则DA/T 1—1992 档案工作基本术语DA/T 19—1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA／T 1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项人才间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
档案著录规则总结 (3)
档案著录规则总结引言档案著录规则是管理和组织档案的重要指南，它确保档案被正确地标识、描述和分类。
本文将总结档案著录规则的基本原则和常见规范，旨在帮助读者理解和运用这些规则。
著录规则原则1. 准确性档案著录规则的首要原则是准确性。
每个著录项都应当真实地反映所描述的档案或文件的实际情况。
对于名称、日期、地点等重要信息，尤其要确保准确性。
2. 完整性档案著录规则要求尽可能提供完整的信息，以充分描述档案或文件的特征和属性。
对于多元素著录项，要注意完整地列出各个要素，并按照一定规定的顺序排列。
3. 一致性为了使档案著录信息具备一致性，应当在整个档案库或组织中遵循相同的规范和标准。
该原则还要求对于同一档案或文件的不同版本或副本，著录信息要保持一致。
4. 可读性档案著录规则强调可读性，即要求著录信息能够被普通用户理解和应用。
避免使用晦涩的缩写词或术语，应当使用简明扼要、容易理解的语言。
常见著录规则1. 档案标识号档案标识号是档案著录中最重要的要素之一。
它通常由一系列字符或数字组成，用于唯一地标识一个档案或文件。
档案标识号的形式和规则应当根据具体情况进行制定，以便于检索和管理。
2. 档案标题档案标题用于简要描述档案或文件的内容。
它应当准确地概括档案的主题和关键信息，避免使用模糊或含糊不清的词汇。
对于长篇档案或文件，可以使用副标题进行具体细化。
3. 制作日期制作日期是指档案或文件创建、编制或修订的日期。
它对于确定档案的时效性和历史背景具有重要意义。
在著录时，应当提供制作日期的具体年、月、日等信息。
4. 责任者责任者是指与档案或文件相关的主要个人或组织。
著录规则要求提供责任者的姓名、职位、机构等信息，以便于定位和辨认相关的责任和权责。
5. 档案媒介档案媒介是指档案或文件所采用的物理形式，如纸质文件、电子文件等。
著录规则要求明确指出档案媒介，以保证正确的保存和处理方式。
6. 主题词主题词用于描述档案或文件的主题和内容。
档案著录规则
档案著录规则
《档案著录》是档案馆、室编制检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，是获取档案中所含情报信息的主要途径，决定档案检索工具质量的重要因素。
规则的制定为建立健全全国统一的档案检索体系，建立地方和全国的目录中心，逐步实现电子计算机检索创造条件。
规则主要内容：
1、引言，指明制定的目的，依据的原则和适用范围。
2、名词术语，对所涉及的基本名词术语的概念予以确切定义。
3、著录项目，规定了10个大项，如：题名与责任者、文本项、密级与保管期限、时间、载体形态、排检与编号等，以及若干小项。
4、标识符号，对著录项目和内容各规定了6种标识符。
5、著录格式，对著录项目在条目中的排列顺序及表达方式做了具体规定和说明。
6、著录项目细则，对著录项目中的各项逐一予以解释、详细规定并举例说明。
此外，规则对著录项目的详简级次、所用文字、载体类型标识及著录来源等也做了若干规定。
档案著录规则比较
我们应该做什么？
国际档案著录标准也是经过不断修改不断完善和扩充而达到今天的这种效果。 档案著录标准化是实现档案工作现代化的基础之一。所以我们应该不断完善 档案著录标准，吸取人家的优点，进行修订，最终形成一个完善严谨科学的 档案著录规则。使其能够适应档案事业的发展和现代社会的科学技术的发展。
谢谢观赏！
ISDF的著录内容由四个信息区组成：1.身份区（其中传达唯一标识职能和定义标准化检索
点的信息）；2.背景区（其中传达关于职能的性质和背景的信息）；3.关系区（其中记录和 描述与其他职能的关系）；4 .控制区 （其中唯一标识职能著录以及记录关于如何、何时以 及由哪个档案机构来形成和维护著录）。
ISDIAH标准中的每项信息元素由以下四部分构成，著录元素名称、著录目的、著录规则和
关于多级著录
我国档案著录标准（DA/T18-199）在开始的著录范围中明确指出本标准规 定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录。国际档案著录标准明确提 出多级著录。如果要求著录一个全宗，就应该按该标准中第三部分所述的 著下载文档到电脑，查找使用更方便1下载券 13人已下载下载还剩2页未 读，继续阅读录元素将其著录在一个条目中；如果要求著录全宗的各个组 成部分，也要按著录元素中合适的元素来分别著录。这样就得到了所有的 著录，把他们以层级形式连接起来，就会反映出全宗和其构成部分著录的 关系。鉴于此规则的目的，这种著录方法被称为多级著录。要求要著录从 一般到特殊、著录信息与著录级密切相关、著录关联和信息不重复著录。
适当的用以说明规则使用的例子。档案馆藏机构著录的元素可分为六部分： 一、身份（确 定所著录档案机构的唯一标识符和检索项）；二、联系（提供如何与所著录的档案机构联系 的信息）；三、著录（档案机构的历史、现构成和利用政策）；四、利用（档案机构的利用 信息如开放时间，无偿还是限制利用等）；五、服务（著录档案机构提供的技术服务）；六、 控制（记录著录由哪个机构，何时，如何生成及维护）。其所包含的所有元素都是可用的， 但下列元素是必须的：标识符、名称的规范形式、地址。
档案著录规则
档案著录规则Bibliographical description for archives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施________________________________________1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/ 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA/T1中5]著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
题名与责任说明项正题名并列题名＊副题名及说明题名文字＊文件编号＊责任者附件＊稿本与文种项稿本＊文种＊密级与保管期限项密级＊保管期限＊时间项载体形态项载体类型＊数量及单位＊规格＊附注与提要项附注＊提要＊排检与编号项分类号档案馆代号＊档号电子文档号缩微号主题词或关键词～中有“＊”号者为选择著录项目或单元(小项)。
城市建设档案著录规范
中华人民共和国国家标准城市建设档案著录规范GB/T 50323—2001关于发布国家标准《城市建设档案著录规范》的通知建标[2001]67号根据建设部建标标[2000]25号的要求，由建设部会同有关部门共同制订的《城市建设档案著录规范》，经有关部门会审，批准为国家标准，编号为GB/T 50323—2001，自2001年7月1日起施行。
本标准由建设部负责管理，建设部城建档案工作办公室负责具体解释工作，建设部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行。
中华人民共和国建设部2001年3月5日前言本标准是根据建设部建标标[2000]25号文的要求，由建设部城建档案工作办公室会同有关城建档案馆共同编制而成的。
在编制过程中，规范编制组天展了专题研究，进行了比较广泛的调查研究，总结了多年来城建档案著录工作的经验，参考中华人民共和国档案行业标准DA/T 18—1999《档案著录规则》，并以多种方式广泛征求了全国有关单位的意见，对主要问题进行了反复修改，最后经审定定稿。
本标准主要规定的内容有：城建档案著录的项目、符号、文字、信息来源，以及著录的格式要求。
本标准将来可能需要进行局部修订，有关局部修订的信息和条文内容将刊登在《工程建设标准化》杂志上。
为了提高规范质量，请各单位在执行本标准的过程中，注意总结经验，积累资料，随时将有关的意见和建设寄给建设部城建档案工作办公室，以供今后修订时参考。
本标准主编单位：建设部城建档案工作办公室。
本标准参编单位：南京市城建档案馆、北京市城建档案馆、广州市城建档案馆。
本标准主要起草人：王淑珍、姜中桥、周健民、郑向阳、欧阳志宏、杨晓明、胡士刚。
1 总则1.0.1 为建立健全全国统一的城建档案检索体系，提高全国城建档案的管理水平，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，制定本规范。
1.0.2 本规范适用于各类城建档案的著录工作，不适宜用作城建档案目录的组织方法。
1.0.3 城建档案著录除执行本规范外，尚应执行有关标准规范的规定。
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中华人民共和国档案行业标准档案著录规则Bibliographical description for archives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85)中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施________________________________________1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T3792.1-1983 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA/T1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
4.1 题名与责任说明项4.1.1 正题名4.1.2 并列题名＊4.1.3 副题名及说明题名文字＊4.1.4 文件编号＊4.1.5 责任者4.1.6 附件＊4.2 稿本与文种项4.2.1 稿本＊4.2.2 文种＊4.3 密级与保管期限项4.3.1 密级＊4.3.2 保管期限＊4.4 时间项4.5 载体形态项4.5.1 载体类型＊4.5.2 数量及单位＊4.5.3 规格＊4.6 附注与提要项4.6.1 附注＊4.6.2 提要＊4.7 排检与编号项4.7.1 分类号4.7.2 档案馆代号＊4.7.3 档号4.7.4 电子文档号4.7.5 缩微号4.7.6 主题词或关键词4.8 4.1～4.7中有“＊”号者为选择著录项目或单元(小项)。
5 著录用标识符5.1 为识别各著录项目、单元(小顶）及其内容，添加如下规定的标识符。
－置于下列各著录项目之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。
＝置于并列题名之前。
：置于下列各著录单元之前：副题名及说明题名文字，文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。
／置于第一个责任者之前。
；置干多个文件编号之间、多个责任者之间。
，用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。
＋置于每一个附件之前。
[] 置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。
() 置于下列著录内容的两端：责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。
？用于不能确定的著录内容，一般与“[]”号配合使用。
- 用于下列著录内容之间：日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。
…用于节略内容。
□用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。
未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。
5.2 著录用标识符使用说明5.2.1 除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠“．—”。
如遏回行，不可省略该标识符。
但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。
5.2.2 “．—”符占两格，在回行时不应拆开；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格。
5.2.3 如某个项目缺少第一个单元(小项）时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“．—”。
5.2.4 凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。
5.2.5 不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。
6 著录条目格式6.1 段落符号式条目格式分类号档案馆代号档号电子文档号缩微号正题名＝并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号／责任者+附件.—稿本：文种.—密级：保管期限.—时间.—载体类型：数量及单位：规格.—附往提要主题词或关键词段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。
第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电于文档号置于第二行的中间位置。
第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。
第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。
第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。
6.2 表格式条目格式实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与6.1相同，其排列顺序可参照6.1。
6.3 无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按6.1或6.2格式依次著录。
6.4 著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。
7 著录用文字7.1 著录用文字必须规范化。
7.2 汉字应使用规范化的简化汉字。
外文与少数民族文字应依照其文字规则书写。
7.3 文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。
7.4 图形及符号应照录，无法照录的可改为其它形式的相应内容，并加“[]”号。
8 著录信息源8.1 著录信息来源于被著录的档案。
8.2 单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾。
8.3 一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。
8.4 被著录档案本身信息不足时，参考其它有关的档案资料。
9 著录项目细则9.1 题名与责任说明项9.1.1 题名题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。
9.1.1.1 正题名a)正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。
正题名照原文著录。
b)单份文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。
示例见附录A1。
c)单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，井根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”号。
例：通知[共青团中央关于纪念一.二九的通知]示例又见附录A9。
d)单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部份，节略内容用“……”号表示。
e)案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。
9.1.1.2 并列题名并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时井列题名与正题名一并著录，并列题名前加“＝”号。
示例见附录A14。
9.1.1.3 副题名及说明题名文字副题名是解释或从属于正题名的另一题名。
副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。
说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。
必要时说明题名文字照原文著录。
副题名及说明题名文字前加“：”号。
例：国家机关公文格式：中华人民共和国国家标准示例又见附录A5、A6、A16、A17。
9.1.2 文件编号9.1.2.1 文件编号是文件制发过程中由制发机关，团体或个人赋予文件的顺序号。
文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。
9.1.2.2 文件编号除年度用“[]”号外，其余照原文字符号抄录，其前加“：”号。
例1：：中发[1980]16号例2：：GB／T 13968一929.1.2.3 联合发文或档案上有多个文件编号时，一般只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。
若著录多个文件编号，中间用“；”号隔开。
9.1.2.4 档案室一般应著录文件编号。
9.1.3 责任说明责任说明著录责任者，必要时著录职责或身份(职务、职称等)。
责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
9.1.3.1 责任者只有一个时，照原文著录，其前加“/”号。
9.1.3.2 责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。
被省略的责任者用“[等]”表示。
第一个责任者之前加“/”号，责任者之间以“；”号相隔。
多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的“（）”号中，责任者之间以“，”号相隔。
同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身份置于责任者后的“()”中，职责或身份之间以“，”相隔。
例 1：/国家计委；国家科委；国家档案局例 2：/徐昌霖(编剧，导演)；舒适，项堃，上官云珠(主演) 陈歌辛(作曲)9.1.3.3 机关团体责任者a)机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。
例1：／中国共产党中央委员会／中共中央例2：／中华人民共和国外交部／外交部例3：／中华人民共和国科学技术部／科技部例4：／河北省人民政治协商会议／河北省政协以上不应简称为“中央”、本部”、科委”、省政协”。
b)历代政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“( )”号。
例1：／(清)内阁例2：／(民国)外交部9.1.3.4 个人责任者a)个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其它职责，并加“( )”号。
例：／陈毅(外交部长)b)文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务。
例：／毛泽东(中共中央主席)／毛泽东(国家主席)／毛泽东(中央军委主席)c)清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称，并加“( )”号。
例：／(清)李鸿章d)少数民族个人责任者称谓各民族有差异，著录时，应依照该民族的署名习惯著录。
e)外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名。
必要时著录姓氏原文和名的缩写。
国别、姓氏原文和名的缩写均加“( )”号。
例1：(苏)斯大林(CTA. ЛИН,И.В.)例2：(美)爱因斯但(Einstein，A.)9.1.3.5 文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将其真实名称附后，并加“( )”号。