试论我国《档案著录规则》新版本颁布的迫切性
我国文献著录规则国家标准(GB／T3792)修订的新进展
致 性 、 实用性 和协 调性 的修 订 原 则 。新的
修订 版 （ 稿） 吸 收 了国 外编 目领域 的最新 研
究成 果 ，继承 了我 国编 目工作 的优 良传 统 ， 更 新 了体 系结 构和 内容 ，更 加 适 应 当前 编
目工 作 的 需 要 。
种的文献信息编 目。
这一 系列 文 献 著 录规 则 国家 标 准 的发 布 与 实 施 ， 开 创 了我 国编 目史 上 的新 纪 元 。我 国 的 图 书馆 与 文献 信息 机 构 ，大 都依 据 它们 来 制定 本 部 门 的具 体 编 目规 则 ，在 编 目业 务工 作 中也 普 遍 遵 循 了其 原 则 与 规 定 。
另一方面注重发扬目录学的优良传统针对中文文献的特点和我国用户检索文献的习惯规定一些具有中国特色的条款以便于在编目实践中具有更强的实用性与可操作性满足我国编目工作的具体要求进而也可为大陆之外的中国地区乃至于全球的中文文献编目的标准化提供范例
图 书馆 理 论 与 实 践
学术 探讨 ・ 工作 研 Fra bibliotek ●荆、 更新 ，江 志新 （汉 学信 管 学 武 ４０） 武 大 息 理 院， 汉 ３７ ０２
我国文献著录规则国家标准 （ ＢＴ ３ ９ ） Ｇ ／ ７２
修 订 的 新 进 展
［ 关键 词］ 文献 著 录 ；著 录规 则 ；著 录 规则 国家 标准 ；《 文献著 录 总则》 ［ 摘 要 ］ 随着 编 目工作 形 态 和客 观 环
境 的 变化 ，颁 布 于 ２ ０世 纪 ８ 代 的 《 ０年 文献 １ 修 订背 景
著 录 总 则》 等 一 系列 文 献 著 录 规 则 国 家标
准 （ Ｂ Ｔ ３ ９ ） 陆 续 重新修 订 、发 布 。修 Ｇ ／ ７２ 订 工作 经 历 了曲折 的 过程 ，遵 循 了继 承 性 、
档案著录规则与标准
档案著录规则与标准档案是一种重要的信息载体，它记录了人类社会各个方面的历史和现实。
为了便于管理和利用档案，制定了一系列的档案著录规则与标准。
本文将探讨档案著录规则与标准的重要性以及其在档案管理中的应用。
首先，档案著录规则与标准的重要性不言而喻。
它们是档案管理的基础，可以确保档案的准确性和完整性。
在档案著录过程中，按照规则与标准进行著录可以使档案信息的存储和检索更加方便和高效。
同时，规则与标准的制定也有利于保护档案的安全性和可信度，防止档案信息被篡改或滥用。
其次，档案著录规则与标准在档案管理中起到了重要的作用。
通过统一的著录规则，可以使不同档案馆或机构之间的档案信息具有一致性和可比性。
这样，不同机构之间可以更加方便地共享和交流档案信息，促进了档案资源的共享和利用。
同时，规则与标准的制定也有助于提高档案管理的效率和质量，减少档案管理中的错误和疏漏。
在实际应用中，档案著录规则与标准通常包括以下几个方面的内容。
首先是档案的标识与描述。
这包括档案的名称、编号、日期、产生单位等信息。
通过这些标识与描述，可以方便地确定档案的身份和归属，确保档案的准确性和可信度。
其次是档案的分类与归档。
这包括将档案按照一定的分类体系进行整理和归档，以便于档案的存储和检索。
同时，还包括对档案的保管和维护，确保档案的安全性和完整性。
最后是档案的利用与传播。
这包括对档案信息的提供和传播，以便于各种利用需求的满足。
然而，档案著录规则与标准的制定也面临一些挑战和问题。
首先是档案形式的多样性。
随着信息技术的发展，电子档案和数字档案的出现使档案的形式更加多样化。
这就对档案著录规则与标准提出了新的要求。
其次是档案的跨机构管理。
在现实中，档案往往涉及多个机构和部门，这就需要制定统一的著录规则与标准，以便于档案信息的共享和交流。
最后是档案的长期保存和利用。
档案的保存和利用是一个长期的过程，需要制定长期有效的著录规则与标准，以确保档案信息的可持续利用。
中华人民共和国行业标准档案著录规则
档案著录规则DA／T 18一1999（中华人民共和国行业标准）档案著录规则是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。
档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作，为建立健全我国统一的案检索体系，广泛开展档案的报道与交流，深入开发档案信息资源，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用而制定本标准。
1 范围本标准规定了单份或一一组文件、一一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文，本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB 3792.1一1983 文献著录总则GB 7156一1987 文献保密等级代码GB 9704一1988 国家机关公文格式GB／T 15418一1994 档案分类标引规则GB／T 3860一1995 文献叙词标引规则DA/T 1—1992 档案工作基本术语DA/T 19—1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA／T 1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项人才间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
浅论新《档案法》的特征与价值
浅论新《档案法》的特征与价值摘要：目前，我国的社会建设的发展迅速，各行各业发展也有了提高。
《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，到目前为止进行了四次修订，每一次修订对档案管理人员都提出了新标准、新要求，特别是2020年新修订的《档案法》对档案管理人员应该具备的基本素质提出了更明确、更具体的要求。
作为档案管理人员，要学懂、弄通《档案法》新标准，准确把握《档案法》对档案管理人员的新要求，这是搞好档案管理工作的首要条件与关键所在。
关键词：新《档案法》；特征；价值引言2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》，于2021年1月1日起正式施行。
新修订档案法是我国档案法治建设进程中的新的里程碑，是档案工作适应国家治理体系和治理能力现代化要求，走向依法治理、依法开放、走向现代化的重要标志，也是完善档案治理体系、提升档案治理能力的重要表现。
档案治理重在制度安排，良好的制度安排可以提高治理效能，并实现公共利益最大化，而档案法则是档案制度中最为关键的一环。
新修订档案法为全面推进档案治理体系建设提供了强有力的法律保障，充分体现了国家治理背景下档案治理的理念与要素。
本文对新修订档案法进行分析，具体探讨新修订档案法中呈现出来的档案治理理念与要素等内容。
1新《档案法》的特征紧密结合国家大政方针、建设发展实际以及档案事业发展趋势，本着服务中国特色社会主义事业，国家有关部门经过十多年研讨、修订，《档案法》已于2020年6月20日修订完成。
较之旧《档案法》，新《档案法》具有以下显著特征。
1.1创新性比较新旧《档案法》，可以看到新《档案法》在指导思想、职称评审、行为方式、工作内容、监督检查等方面都具有创新性特征。
在指导思想上，新《档案法》第1条加入了“提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化”的内容。
在职称评审上，新《档案法》第11条增加规定了“档案专业人员可以按照国家有关规定评定专业技术职称”。
档案著录规则
中华人民共和国档案行业标准档案著录规则Bibliographical description for archives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85)中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施________________________________________1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T3792.1-1983 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA/T1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
档案著录规则
档案著录规则Bibliographical description for archives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施________________________________________1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/ 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA/T1中5]著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
题名与责任说明项正题名并列题名＊副题名及说明题名文字＊文件编号＊责任者附件＊稿本与文种项稿本＊文种＊密级与保管期限项密级＊保管期限＊时间项载体形态项载体类型＊数量及单位＊规格＊附注与提要项附注＊提要＊排检与编号项分类号档案馆代号＊档号电子文档号缩微号主题词或关键词～中有“＊”号者为选择著录项目或单元(小项)。
新《中华人民共和国档案法》背景下档案信息化发展新形势
新《中华人民共和国档案法》背景下档案信息化发展新形势
新《中华人民共和国档案法》的颁布实施，标志着我国档案管理和档案信息化建设进入了一个新的发展阶段。
根据新《档案法》和国家档案局的相关规定，未来档案信息化建设将呈现以下新形势：
1. 全面推进电子化档案管理。
新《档案法》明确规定，电子档案与纸质档案具有同等法律效力。
这将加速各级档案机构电子化档案管理的进程，加快数字化转型步伐。
2. 加强档案信息共享。
新《档案法》强调档案信息的共享和交流，促进各部门之间的信息共享。
以往不同档案馆之间的信息难以交流、共享，未来将通过互联网信息平台实现互联互通。
3. 重视网络和信息安全。
档案信息化建设过程中，安全问题是一个重要的考虑因素。
新《档案法》明确规定保护和管理档案信息安全。
档案管理机构将采取各种有效措施，确保各种档案信息在传输、存储、利用等方面的安全性。
4. 注重档案数字化开发和利用。
新《档案法》规定，档案管理机构应当抓紧建设档案数字化资源，实现档案信息与社会信息的深度融合。
档案数字化开发和利用将成为未来档案信息化工作的主要方向和重点。
综上所述，新《中华人民共和国档案法》颁布实施，将对档案信息化建设产生重要的推动作用。
未来，各级档案管理机构将在新的政策指导下，不断推进档案信息化建设，为社会提供更加丰富、便利的档案知识资源。
《档案著录规则》（GBT18—1999）的对比研究和修订建议
《档案著录规则》（GB/T18—1999）的对比研究和修订建议作者：孙洋洋来源：《北京档案》2020年第08期摘要：档案著录规则是推动档案著录工作标准化发展和档案事业全面发展的基础环节，也是彰显档案信息资源价值的重要前提。
本文从我国现行档案著录标准《档案著录规则》的发展脉络和内容介绍切入，在对国际档案著录标准概况进行简介的基础上，通过对比研究的方式，从逻辑起点、理论原则和著录项目三方面查找《规则》存在的不足，并提出有针对性的修订建议。
关键词：档案著录规则差异修订建议标准化是各项工作获得良好秩序和提质增效的重要过程，而标准的制定和实施则是工作标准化的关键环节，标准的重要性因此可见一斑。
档案著录工作中的主要标准是著录规则，不仅直接关乎档案著录工作开展，对档案的保管、检索、共享和开发活动等也有重要影响。
我国的《档案著录规则》（以下简称“规则”）自实施以来，有力推动了我国的档案标准化工作和档案事业的发展，但也暴露出许多问题，加之迄今未经修订，呈现出正向效益递减的现象，表现出较于国际标准的差异性以及与实践要求的不适应性。
为此，对《规则》的现存问题和修订建议进行研究十分具有价值和现实意义。
（一）《规则》发展脉络改革开放之后，我国经济社会各项事业发展迅速，各行业对档案的查询利用需求不断加大，与当时档案检索效率较低、手段滞后的客观情况形成鲜明矛盾。
1979年国务院颁布实施《中华人民共和国标准化管理条例》，国家档案局于当年12月提出档案检索标准化的建议，后于1982年成立全国档案工作标准化领导小组，下设档案著录小组研究制定《档案著录规则》。
1985年5月国家标准局批准发布《中华人民共和国档案著录标准（GB/T3792.5—85）》，可谓档案著录工作标准化的开端。
[1]该标准以《文献著录总则》为原则依据，内容包含引言、名词术语、著录项目、标识符号、著录格式等，著录项目含有10个大项和若干小项，有效提高了档案检索的规范性和实用性。
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订版 ， 颁布《 案著录规则》 档 新版本的建议。本文在此基础上
概述为以下两点 ：
项， 共计约 １ Ｏ项。由于它是依据 国家标准《 ３ 文献著录总则》
的 原 则 制定 的 ， 而标 准 化 程 度 较 高 。 发布 的时 间较 早 ， 因 其 同
（ ） 一 时代的要求需要完善修订 版 ， 颁布新版本
事业中的作 用” ，由档案工作标准化领 导小组 《 档案著录规
案工作标准化主力军 的《 案著 录规则》 档 也应与 时俱进 ， 得到
完善与修正。 数量可观的学术论文就《 档案著录规则》 修订版 中存在 的不足作 了深入研究 、 ： ， 深讨 并据此提 出尽快 完善修
则》 起草 小组起草 。该《 规则》 １ 由 ０个大项组成 即 ：、 １ 引言 ，
、
我国《 档案著录规则》 两个版本概述
（ ）档案著录规则》 ～ 《 第一版 （ ３ ９ ． ５） ＧＢ ７ ２５ —８
国 家标 准局 １ ８ ９ ５年 ５月 １ Ｏ日发 布 ，９ ６年 １月 １ 日 １８
１９ ９ ９年颁布 的《 案著录 现则》 档 在一定时期内是我国档
案著录工作实践的指导标尺 ， 其是纸质档案的著 录。 ： 同时，
目都做 了说 明， 关于 载体 类型标识 则对应 到“ ． ９５载体 形态
项 ” ， 其 大项 更 为精 炼 。 次 ， 第 ９大 项 中 补 充 了 “ 中 使 再 在 电子 文 档 号 、 微 号 ” ， 电子 档 案 著 录 略加 引 述 ， 时讲 解 各 缩 等 对 同 小 项 时 增 加 了 实例 。最 后 ， 订 版 是 在 继 承 第 一 版 的 基 础 上 修 的升 级 版 。 虽然 有 了一 些 变 动 ， 除 了 内容 名 称 上 的 扩 充 和 但
式通过 了《 国际标准— —档案著 录规则（ 总则 ） 第二版》 该版 ，
是 １９ ９ ４年《 国际档案著 录通Ｉ 》 １ 的升级版 ， １ ９ Ｉ Ｊ 于 ９ ９年 修订
通 过 ，０ ０年 正 式 颁 布 ， 订 周 期 ５年 。 我 国 《 案著 录 规 ２０ 修 而 档
它是 第 一 版 的升 级 版 ， 是我 国档 案 标 准 化 工作 的 重 要 组 成 部
实施 的《 档案著 录规则 》 一版 ， 第 早于《 国际档案著 录通则 》 （Ｓ Ｄ（ ，９ ４年 公布 ）是由全 国文献工作 标准技 术委 员 １Ａ Ｇ） ９ １ ， 会第六分会提 出， 旨在 “ 建立健全我 国统一的档 案检索体 系 ，
隔了 １ Ｏ多年 ， 而今距修订版颁 布又 过 了 １ Ｏ多年 ， 修订版 实 施过程 中的诸多不科学之处一一被档案学界发现 ， 有许 多论
文对此作 了研究 分析 ， 鉴于 此， 本文提 出尽快修订 、 颁布 《 档
案著录规则》 新版本迫切而必要。
一
变化外 ， 其余的项 目和内容 本质上没有太大不同。 二、档案著录规则》 《 新版本 出台的迫切性
１２ ０ 、 ０ ０年 第 １ ４界 国 际 档 案 理 事 会 著Байду номын сангаас录 标 准 委 员 会 正
时与 当时档 案工作相适应 ， 其应用中存在 的问题较 少 ， 加 再
上 １９ ９ ９年 修 订 版 及 时 出台 ， 对第 一 版 学 术 界 没 有 投 入 较 大 力 度 研 究 。 是 它作 为我 国 《 案 著 录 规 则 》 但 档 的母 版 是 其后 若 干 版 本 的基 础 ， 为第 一 个档 案 著 录 标 准 规 则 ， 的意 义 和 作 它 地 位 都 是 不 容 忽视 和 遗 忘 的 。
２ 名词 术语 ， 、 录 项 目， 、 识 符 号 ， 、 录 格 式 ， 、 录 、 ３著 ４标 ５著 ６著
详简 级次 ， 、 录用 文字 ， 、 ７著 ８ 载体 类型 标识 ，、 录来 源 ， ９著
１ 、著 录 项 目细 则 。 其 中 各 大项 又 设 有若 干 数 目不 等 的 小 ０
■嘲
务 索 探
试论我 国《 档案著录规则》 新版本颁布的迫切性
一 杨 思 郭心燕 著 录 用 标 识 等 ， 、 录 条 目格 式 ， 、 录 用 文 字 ，、 录 信 ６著 ７著 ８著
息 源 ， 、 录 项 目细 则 ， ９著 比第 一 版 少 了 一 项 但 各 大 项 下 包 含 的 小 项也 较 第 一 版 更 为 详 尽 ， 后 还 有 一 个 附录 实例 。 次 ， 最 其
摘
要： 本文试在论述修订我 国《 档案 著录规 则》 必要 性
颁布
的基础上 ， 望《 展 档案 著 录规 则 》 版 本 的 发 行 实施 。 新
关键词 ：档案著录规 则》 新版本 《
大项 名称 更为简练。 比较后不难发现修订版大项的类 目中明 我 国《 案著录规则》 档 第一版作为国家标准 出台较 早， 它 显少 了第一版 中“ 、 ６ 著录详简 级次 ， 、 ８ 载体类型标识 ” 两项 ， 但事实上这两项 内容在修订 版中却 未被取消。 在修订版中的
第 ９个 大 项 中 ， 著 录 项 目是 否 为 必要 著 录 项 目还 是选 择项 对
紧跟情 报界《 文献著 录总 则》 ＧＢ ３ ９ ．— ３） 制订 ， （ ７ ２１ ８ 而 是
我 国档 案 著 录 标 准 化 的重 要 规 则 ， 推 动 档 案 工 作 现 代 化 奠 对 定 了基 础 。 着 社 会 的 发 展 ， 不 完 善 之 处逐 渐 显 现 出 来 ， 随 其 于 是 １９ ９年 对 其 进 行 了 修订 和 完 善 。第 一 版 和修 订 版 之 间相 ９
开 展 档 案 的 报道 与交 流 ， 分发 挥 档 案 在我 国社 会主 义建 设 充
分之一 ， 它推动 了我国档案工作标准化的发展。但档案信息
化 建 设 已成 为 我 国 档 案 事 业 发 展 的 重 要 组成 部 分 ， “ 有 而 没
标准 化 ， 没有计算机 管理 ， 没有 网络 化”ｌ 因此作 为档 就 就 ， １