归档文件整理规范
归档文件整理规范
06
归档文件整理案例研究
企业档案整理案例
总结词：高效有序
详细描述：某大型企业对其历年来的业务档案进行了系统性的整理，按照年份、 项目、部门等进行了分类，并采用电子化管理，提高了档案查询和使用效率。
政府机关档案整理案例
档案利用规范
档案借阅程序
01
建立档案借阅制度，规定借阅程序，确保档案的完整性和安全
性。
档案使用方式
02
档案使用应遵循相关规定，不得涂改、损坏、丢失档案，使用
后应及时归还。
档案复制管理
03
对档案复制应进行严格管理，确保复制件与原件一致，防止失
密。
档案销毁规范
档案鉴定
定期对档案进行鉴定，确定无保存价值的档案进行销毁。
归档文件的重要性
历史记录
归档文件是记录历史事件、人物 和发展的重要资料，对于研究历 史和文化具有重要意义。
法律凭证
归档文件可作为法律凭证，用于 证明事实和权益，如合同、协议、 产权证明等。
行政管理
归档文件是行政管理的重要依据， 对于决策、规划、执行等方面具 有指导作用。
归档文件的分类
按内容分类
根据文件内容进行分类，如人 事档案、财务档案、项目档案
等。
按时间分类
根据文件的形成时间进行分类 ，便于对文件的形成过程进行 追溯和管理。
按部门分类
根据文件的形成部门进行分类 ，便于对各部门的工作进行管 理和监督。
按重要性分类
根据文件的重要性程度进行分 类，便于对重要文件进行重点
管理和保护。
02
归档文件整理流程
收集与鉴定
归档文件整理规范2024
引言:归档文件整理规范是一个组织和管理文件的过程，旨在确保文件能够被方便查找和使用。
有效的归档文件整理规范可以提高工作效率，减少文件丢失和混乱的风险。
在本文中，将介绍归档文件整理规范的重要性以及一些具体的方法和技巧来实施这些规范。
概述:归档文件整理规范对于任何组织或个人来说都非常重要。
一个良好的归档系统可以使文件更容易找到，减少重复工作，提高工作效率。
归档文件整理规范还有助于保护敏感和重要文件的安全，确保符合法规和合规要求。
正文内容:1.建立一个有效的文件分类系统确定文件的分类标准，如按日期、主题或项目进行分类。
为每个类别设置特定的文件夹或标签，方便将文件归档到正确的位置。
使用清晰的命名规则来命名文件和文件夹，以便快速识别和检索。
2.创建一个一致的文件命名约定确定一种统一的文件命名约定，比如使用日期和描述性关键词。
避免使用模糊和重复的文件名，以减少混乱和错误的发生。
命名约定应易于理解和遵循，以确保所有人都能轻松使用。
3.确定文件保留期限和销毁策略根据法规和组织的需求，确定文件保留期限，如工作文件保留1年，合同文件保留5年等。
制定文件销毁策略，包括安全地销毁文件的方法和程序。
定期审查和更新文件保留期限和销毁策略，以适应法规和组织的变化。
4.使用专业的归档软件或工具确保归档软件具有良好的搜索和检索功能，以便快速找到所需的文件。
培训员工使用归档软件或工具，确保他们了解和遵循归档文件整理规范。
5.建立文件访问和权限控制机制确立谁有权访问和修改文件的机制，以保护机密和重要文件的安全性。
设定文件的访问权限，限制对某些文件或文件夹的访问，以防止未经授权的访问。
定期审查和更新访问和权限控制机制，以确保只有授权人员可以访问和修改文件。
总结:归档文件整理规范是任何组织或个人管理文件的重要一环。
通过建立一个有效的文件分类系统、一致的文件命名约定、明确的文件保留期限和销毁策略、使用专业的归档软件或工具以及建立文件访问和权限控制机制，可以实施归档文件整理规范。
文件归档模版规范文件整理和归档便于查阅
文件归档模版规范文件整理和归档便于查阅文件归档模板规范文件整理和归档便于查阅随着信息技术的快速发展，各种文件和资料的数量不断增加，如何高效地整理和归档这些文件成为了一个重要的问题。
文件归档模板规范文件整理和归档便于查阅，是一种有效的解决方案。
本文将介绍文件归档模板的规范和使用方法，以便于大家更好地管理和查阅文件。
一、文件归档模板的规范1. 文件分类：首先，我们需要将文件按照不同的类别进行分类。
常见的分类包括合同文件、财务文件、人事文件、项目文件等。
每个类别下可以再进行细分，以便于更加清晰地管理文件。
2. 文件编号：为了方便查找和追踪文件，每个文件都需要有一个唯一的编号。
编号可以采用数字、字母或者组合的形式，但需要保证唯一性。
可以根据文件的类别和时间进行编号，例如合同文件可以以“HT-2022-001”这样的形式进行编号。
3. 文件命名：文件的命名也是非常重要的。
文件名应该简洁明了，能够准确地反映文件的内容。
可以采用关键词的方式进行命名，避免使用过长或者含糊不清的文件名。
4. 文件存储：文件的存储也需要规范。
可以将文件存储在电脑的特定文件夹中，或者使用云存储服务进行存储。
无论采用何种方式，都需要保证文件的安全性和可靠性。
二、文件归档模板的使用方法1. 创建文件夹：首先，根据文件的类别创建相应的文件夹。
可以按照部门、项目或者时间进行分类，以便于更好地管理文件。
2. 文件分类：将文件按照类别进行分类，放入相应的文件夹中。
可以使用文件夹的子文件夹进行细分，以便于更好地组织文件。
3. 文件编号：为每个文件进行编号，并在文件名中体现出来。
可以在文件名的开头或者结尾加上编号，以便于快速查找和追踪文件。
4. 文件命名：为每个文件进行简洁明了的命名。
文件名应该能够准确地反映文件的内容，避免使用过长或者含糊不清的文件名。
5. 文件存储：将文件存储在相应的文件夹中，并定期进行备份。
可以使用云存储服务进行文件的备份，以保证文件的安全性和可靠性。
文件归档规范
文件归档规范文件归档是组织和管理文件的重要方式，它能够确保文件的安全性、可访问性和可持续性。
为了有效地实施文件归档工作，以下是文件归档的基本规范。
一、文件分类与标识1.1 文件分类根据文件的性质和用途，将文件进行分类。
常见的分类方式包括：行政文件、财务文件、人事文件、工作汇报等。
根据实际情况，可以进一步细分分类。
1.2 文件标识每个文件都应该有清晰明确的标识，以便于快速定位和检索。
文件标识应包括文件名称、日期、作者、相关部门等信息。
可以使用标签、封面或附加文件进行标识。
二、文件保存期限2.1 文件保存期限的确定根据文件的价值和法律法规的要求，确定文件的保存期限。
不同类型的文件保存期限可能存在差异，例如，合同文件通常需要长期保存，而日常行政文件可以根据需要适时清理。
2.2 文件销毁到达文件保存期限后，应按照相关规定进行及时销毁。
销毁文件时应做好记录，并确保文件内容的安全不受泄露。
三、文件整理与存放3.1 文件整理将同一类别的文件进行整理，确保文件的有序性和易查性。
可以根据文件编号、时间顺序或其他标准进行整理。
3.2 文件存放文件应该存放在干燥、通风和安全的地方，远离火源和湿度较高的地方。
存放时可以使用文件柜、密封袋或文件夹等工具，避免文件的损坏或丢失。
四、文件备份与恢复4.1 文件备份为了防止文件丢失或损坏，必须定期进行文件备份。
可以使用云存储、硬盘或光盘等手段进行备份，确保文件的多重备份。
4.2 文件恢复当文件损坏或丢失时，应及时进行恢复。
通过备份文件或其他手段，恢复原始文件的内容和格式。
五、文件权限管理5.1 访问权限根据岗位职责和需要，对文件的访问权限进行分级管理。
确保只有经过授权的人员可以访问敏感文件，防止文件泄露和滥用。
5.2 修改权限只有经过授权的人员才能进行文件的修改和编辑。
对于重要文件，应设置修改记录，以备查看和审计。
六、文件检索与借阅6.1 文件检索为了快速检索文件，可以建立文件索引和目录，便于使用者根据关键词或内容查找所需文件。
归档文件整理规则
归档文件整理规则
文件归档整理规则可以根据个人或组织的需求进行调整，
下面是一些通用的规则可以供参考：
1. 分类标准：根据文件内容、类型或者其他特定属性进行
分类，例如按照主题、日期、文件类型、部门等进行分类。
2. 文件命名规范：确保文件名清晰、简洁、易于理解，避
免使用过长或复杂的文件名。
可以考虑使用日期或其他关
键词作为一部分文件名。
3. 文件夹结构：建立清晰的文件夹结构，使得文件能够有
层次地整理归档。
可以根据分类标准在根目录下建立各个
分类的文件夹，然后在每个分类文件夹内进一步细分子文
件夹。
4. 标签或关键字：为文件添加标签或关键字，以便于搜索
和查找。
可以使用文件管理软件或操作系统提供的标签功能。
5. 删除过期文件：定期审查文件，删除不再需要的文件或
者将其归档到较低访问级别的存储设备中。
6. 文件备份：定期进行文件备份，以防止数据丢失。
可以
使用云存储或外部硬盘等媒体进行备份。
7. 文件保密性：对于需要保密的文件，可以进行加密处理，以确保文件安全。
8. 文件操作记录：在归档过程中，可以建立文件操作记录，包括文件的移动、复制和删除等操作，以便追踪文件的变
动历史。
以上是一些常用的文件归档整理规则，具体的规则可以根
据个人或组织的需求进行调整和拓展。
《归档文件整理规则》实施细则
归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。
本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。
2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。
3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。
3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。
3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。
3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。
4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。
4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。
4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。
4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。
5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。
5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。
5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。
5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。
6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。
6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。
6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。
(完整版)归档文件整理规范
归档文件整理规范(DB36/T 380—2016)1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于江西省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 22-2015 归档文件整理规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件 archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2件 item归档文件的整理单位。
3.3整理 arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.4档号 archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求5.1 组件（件的组织）件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分开独立成件。
归档文件整理规则
德州市档案局业务指导科
LOREM IPSUM DOLOR
为满足归档电子文件整理的特殊要求，有些单位使用子件号的概念。建议 档号的基本结构为：
全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号·子件号 子件号是件内文件的排序号，用三位阿拉伯数字标识
德州市档案局业务指导科
另外：
（1）会议记录应按照时先后排序； （2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； （3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序； （4）行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其他材料依工
作流程顺序排列在后。
德州市档案局业务指导科
件的修整与装订
修整： 破损的需要修裱 字迹模糊或不耐久的要复制 去除对文件长期保存有损害的原装订物 规整页面到A4大小
同一全宗保持分类方案的稳定性和一致性 1、明白分类方法 2、制定分类方案 3、具体划分归档文件
年度分类法： 正确判断文件的归档年度 1、文件有多个时间特征 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日 期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期（即 落款日期）为准，据以判定文件所属年度。例如1995年形成的《1996——2000年工 作规划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997 年；1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入1998年
德州市档案局业务指导科
制定分类方案
一般采取： 年度----保管期限----机构（问题） 年度 ----机构（问题）----保管期限
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2.文书档案
反映党务、行政 管理等活动的档 案。它包括命令、 指示、决定、布 告、请示、报告、 批复、通知、信 函、简报、 会议 记录、计划和总 结等。这类档案 在其产生、内容 和形式上有一定 的共性。
实用文档
3.件：归档文件的整理单位。 归档文件一般以每份文件为一件。 件是归档文件整理的最小单位。“为一件”是指实体装 订在一起，编目时也只体现为一条条目。 4.整理 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、 编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、 排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数 据包组织、存储等），使之有序化的过程。
务文件，中长期规划、纲要等文件材料； ⑹本单位的请示与上级机关的批复、批示； ⑺同级机关、下级机关的来函、请示与本单位的
复函、批复等文件材料；
实用文档
⑻本单位联合行文的文件材料； ⑼本单位编辑、编写的大事记、组织沿革、简报、情况反
实用文档
《规范》的演变
2000年，国家档案局颁布《归档文件整理规 则》（DA/T 22-2000）,在全国范围内开展以件 为单位整理文书档案。 2002年，江西省档案局根据《规则》，结合 江西省实际制定《江西省归档文件整理规范》 （DB36/T 380-2002）,经省质监局发布后在全 省范围内实施。 2015年，国家档案局颁布《归档文件整理规 则》（DA/T 22-2015）。 2016年，江西省档案局修订《归档文件整理 规范》（DB36/T 380-2016），经省质监局发 布后，于2016年12月1实日用文起档 实施。
实用文档
1.应归档的上级机关文件材料
①上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件 材料；
②上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料；
③上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行 的文件材料；
④上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任 免、人员编制等文件材料；
⑤本机关代上级机关草拟并被采用的重要法规性文 件、专项业务文件的最后草稿和印本；
⑥上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关 工作时形成的文件材料；
⑦上级机关转发本机关的文件。
实用文档
2.应归档的本单位文件材料
⑴本单位党组（党委）会议和行政办公会议的纪 要、会议记录；
⑵本单位召开的工作会议、专题会议的文件材料； ⑶单位联合召开会议的文件材料； ⑷本单位承办的展览会、博览会的文件材料； ⑸本单位制定的方针政策性、法规性、普发性业
归档文件整理规范
（DB36/T 380－2016代替DB36/T 380— 2002） 2016年9月28日发布 2016年12月1日实施
实用文档
主
1
内
3 文件材料收集归档和鉴定
容
4 纸质归档文件整理
5 归档电子文件整理
实用文档
1 Part
《规范》主要修订内容
实用文档
（一）文件材料归档范围： 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对 本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值 的文件材料；（反映本单位职能的） 2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公 民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（有凭 证作用的） 3.需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材 料；下级机关报送的重要文件材料；（重要的收 文） 4.其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。 （其他有查考价值的材料）
实用文档
2 Part
基本概念
实用文档
1.归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书 档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 办理完毕 是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不是指文件本 身在实际工作是否还在发挥作用。比如请示与批复，在批 复发出或收到以后，文书处理程序就算完成了；一份通知 收到后经相关人员传阅，也算是办理完毕；本机关的发文， 文件印发后也就算办理完毕；有的文件，如计划、规划、 指示、规定等，在贯彻执行中需要很长时间，但印发或收 到传阅后，其文书处理程序已经完成， 也算是办理完毕。
增加档 号内容
确定档号结构，明确编制方法。与国家档案局已发布《数字 档案室建设指南》保持一致。编目项目作相应调整
明确装 订方式
根据保管期限不同，确定装订方式，装订方式、材料应满足 保管期限要求
增加编 页要求
编制为原则，以不编为例外。与页数呼应对照
实用文档
《规范》的贯彻要求
《规范》自2016年12月1日起实施。 原则上，各单位2016年的归档文件应按照新 《规范》要求整理。
实用文档
二、收集原则
以我 为主
重点收集反映本单位职能活动、历史面貌、重要产权关系 和经济利益的文件材料。
以人 为本本
重点收集反映本单位、本部门人员情况的文件材料。
突出重大 活动、重
大事件
重点收集本单位重大活动、重大事件中形成的文件材料。
实用文档
三、归档范围
确定文件材料归档范围，能避免具有保存价 值的文件漏归，保证档案的齐全完整； 能避免无价值的文件转化为档案，保证档案 的精炼； 能简化归档工作，提高归档工作的质量与效 率。
各机关依据8号令制定、 并经同级档案行政管理 部门审查同意的本机关 文件材料归档范围和文 书档案保管期限实施细 则。
《企业文件材料归档范 围和档案保管期限规定》 （国家档案局令第10号）
各国有企业依据10号令 制定、并经同级档案行 政管理部门审查同意的 本企业文件材料归档范 围和档案保管期限实施 细则。非公企业可参照 执行。
主要修订内容
扩大适 用范围
将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料
优化整 理流程
增加“件的组成(件的构成、排序)、 修整、装订、编页、装 盒、排架；格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储”
统一件 号编制
将室编件号、馆编件号统一为件号，同时对归档章、档案盒 项目进行调整。
实用文档
主要修订内容
实用文档
•5.档号 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码， 以体现归档文件的类别和排列顺序。 字符代码一般由字母和阿拉伯数字构成，不包括 汉字。 特点：唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单 性
实用文档
3 Part 2
文件材料收集归档
实用文档
一、收集依据
《机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限 规定》（国家档案局令 第8号）