文件管理培训 PPT
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文件管理控制培训PPT
分管领导 管理类文件可由分管领导批准/总经理批准；体系类文件及
/
总经理
技术类文件由总经理批准；
DCC
管理类、体系类文到企业办备案；技术类文件到知识产权
/
部备案；受控文件需盖受控印章后下发；
编制部门
文件备案后，编制部门将批准后文件下发到相关联部门； 《文件分发回收记录》 有作废文件的，同时收回作废文件；
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文件管理控制培训PPT
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文件发行、修订、作废、遗失处理流程
流程图
职责权限
相关说明
工作表单
各部门
各职责部门编制文件
文件编制表格
DCC
管理类文件向企业办索取编码，技术类文件向知识产权部
/
索取编码
分管领导 管理类文件提交分管领导审核，体系类文件提交管代审核，
/
技术类文件提交技术部/知识产权部审核
/
知识产权 部
企管部
知识产权 部
企管部
企管部 编制部门
企管部 编制部门
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文件管理控制培训PPT
文件编号原则
第一、二级文件编码规则
NO. 文件类型
公司代码 文件类型
顺序号
例如/参考
1
方针、目标、 手册文件
TP
2 程序文件
TP
MA
001-999
TP-MA-001 质量手册
TP-PR-001
PR
001-999
TP-EP-014 文件控制程序
化学品管理程序
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文件管理控制培训PPT
文件编号原则
第三级文件编码规则（公司级）
NO. 文件类型
《文件管理》课件
03
保持文件名的格式统一，如全部使用小写字母或数字，方便识
别和管理。
06
文件管理工具与软件
Windows资源管理器
01
文件和文件夹的创建、 重命名、移动、复制和 删除等基本操作。
02
文件搜索功能，可以快 速找到需要的文件。
03
文件属性查看，如只读 、隐藏和系统等。
04
磁盘管理功能，可以对 磁盘进行格式化、清理 等操作。
数据加密
使用加密软件
使用专业的加密软件对重要文件进行加密，确保 即使文件被非法获取也无法轻易解密。
加密传输
在传输敏感文件时，应使用加密协议进行传输， 以确保数据在传输过程中的安全。
加密存储
对于存储在云端或其他远程位置的文件，应使用 加密技术进行存储，防止未经授权的访问。
05
文件查找与整理
文件搜索技巧
关键字搜索
使用关键字进行搜索，如文件名、内容、日期等，能够快速定位 到目标文件。
高级搜索
通过设置搜索条件，如文件类型、大小、修改时间等，缩小搜索范 围，提高搜索效率。
文件属性搜索
利用文件属性，如文件名长度、创建日期、修改日期等进行搜索， 满足特定需求。
文件分类整理
文件夹分类
将文件按照类别放入不同的文件夹中，方便管理和查找。
03
文件存储与备份
本地存储
优点
速度快，安全性较高，可靠性强 。
缺点
存储容量有限，无法实现数据共 享和远程访问。
网络存储
优点
可实现数据共享，容量大，便于远程 访问。
缺点
速度较慢，安全性较低，需要稳定的 网络连接。
云存储
要点一
优点
容量大，可实现数据共享和远程访问，方便备份和恢复数 据。
文件管理培训-PPT
受控 文件
非受控 文件
WI：指技术文件、质量计划、作业指导书、工艺文件等
• Level1 质量手册
• Level2 程序文件
• Level3作业指导书，测试手段，表格，备案记录
3
Number QP-0000-INT-GEN
2级-程序文件是什么 Document Title
Management review
数前缀+后缀1+后缀2+后缀3
b. Prefix: fixed code WI- stands for Work Instruction WI是作业指导书英文字母第一个字母的缩写
fixed code QF-stands for Quality Form
QF是记录表格英文字母第一个字母的缩写
c. 4-digit number:
程序文件贯穿整个生产前、生产中、生产后全过程
QP-0201-INT-GEN
Colour development
ERA and Cleaner validation
QP-0202-INT-IS
procedure
Requalification testing in Interior
QP-0204-CN-IS
我们如何做？ 标尺-标准、统一、 无差异
7
3级-记录表单是什么
来源：由作业标准派生的各种表单
我们做了的证据呢？ 客户：看-问-听
8
3级-记录表单是什么
记录使用
分类与检索、贮存管理、更改、作废
更改
• 各部门需增加、 删减或变更记录表格， 需经各部门经理批准
有效期内
1 按月整理成册 2 贴上封面 2.1记录名称 2.2记录时间 2.3保存期限 2.4保管责任人 3 按规定编号标识 4 保存期内收集
《文件管理》PPT课件
第六章 文件管理
h
1
本章要点（1/9）
• 目标：掌握文件系统的基本概念和实现过程 • 顺序文件、索引文件和索引顺序文件
– 顺序文件：什么是顺序文件？如何对定长记录的顺序文件进行读/ 写操作？这种文件形式有何优缺点，它主要用于何种场合？
– 索引文件：什么是索引文件？为什么要引入索引文件？索引文件采 用何种文件组织形式？索引文件的优缺点是什么？
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9
本章要点（9/9）
• 文件系统的数据一致性
– 链接计数的一致性检查：为什么要引入链接计数的一致性检查？一 致性检查软件是通过什么和文件索引结点中的链接计数字段的比较 来进行一致性检查的？在检查过程中可能会出现哪些异常现象，分 别应如何解决？
h
10
本章内容
6.1 文件和文件系统 6.2 文件的逻辑结构 6.3 外存分配方式 6.4 目录管理 6.5 文件存储空间的管理 6.6 文件共享与文件保护 6.7 数据一致性控制
库文件：指由系统提供给用户调用的各种标准过程，函数和应用程序。
用户文件：由用户的信息所组成的文件。
按存取控制属性分类
只读文件：仅允许对其进行读操作的文件。
读写文件：有控制地允许不同用户对其进行读或写操作的文件。
只执行文件：只允许被核准的用户调用执行。
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22
1、文件系统
按文件中的数据形式分类
源文件：是指从终端或输入设备输入的源程序和数据，以及作为处理结果的输出数 据的文件。
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6
h
7
h
8
本章要点（8/9）
• 文件系统的数据一致性
– 事务：事务的概念。事务是如何保证数据的一致性的？事务操作和 原语操作之间存在着什么区别？在事物操作中引入检查点主要是为 了解决什么问题？为什么多个事务的执行具有顺序性？如何实现事 务的顺序性？
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1
本章要点（1/9）
• 目标：掌握文件系统的基本概念和实现过程 • 顺序文件、索引文件和索引顺序文件
– 顺序文件：什么是顺序文件？如何对定长记录的顺序文件进行读/ 写操作？这种文件形式有何优缺点，它主要用于何种场合？
– 索引文件：什么是索引文件？为什么要引入索引文件？索引文件采 用何种文件组织形式？索引文件的优缺点是什么？
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9
本章要点（9/9）
• 文件系统的数据一致性
– 链接计数的一致性检查：为什么要引入链接计数的一致性检查？一 致性检查软件是通过什么和文件索引结点中的链接计数字段的比较 来进行一致性检查的？在检查过程中可能会出现哪些异常现象，分 别应如何解决？
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10
本章内容
6.1 文件和文件系统 6.2 文件的逻辑结构 6.3 外存分配方式 6.4 目录管理 6.5 文件存储空间的管理 6.6 文件共享与文件保护 6.7 数据一致性控制
库文件：指由系统提供给用户调用的各种标准过程，函数和应用程序。
用户文件：由用户的信息所组成的文件。
按存取控制属性分类
只读文件：仅允许对其进行读操作的文件。
读写文件：有控制地允许不同用户对其进行读或写操作的文件。
只执行文件：只允许被核准的用户调用执行。
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22
1、文件系统
按文件中的数据形式分类
源文件：是指从终端或输入设备输入的源程序和数据，以及作为处理结果的输出数 据的文件。
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7
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本章要点（8/9）
• 文件系统的数据一致性
– 事务：事务的概念。事务是如何保证数据的一致性的？事务操作和 原语操作之间存在着什么区别？在事物操作中引入检查点主要是为 了解决什么问题？为什么多个事务的执行具有顺序性？如何实现事 务的顺序性？
文件管理PPT课件
元数据检索
利用文件的元数据（如作者、创建时间、修改时 间等）进行检索，缩小检索范围。
全文检索
对文件内容进行全文扫描，找出包含特定词汇或 短语的文件。
文件利用技巧
批量操作
对多个文件进行批量处理，如批量重命名、批量转换格式等，提 高工作效率。
文件预览
在不打开文件的情况下，预览文件内容，快速了解文件信息。
文件管理的目标与原则
目标 实现文件的高效、有序存储和访问
保障文件的安全性和完整性
文件管理的目标与原则
• 提高用户对文件的操作便捷性
文件管理的目标与原则
分类存储
根据文件的性质、内容和使用者等因素进行分类存储，便于 查找和使用。
标准化命名
采用统一的命名规则和标准，使文件名具有描述性和辨识度 。
文件管理的目标与原则
防止数据泄露措施
数据脱敏
对敏感数据进行变形、修改或删 除，以减少数据泄露风险。
数据备份与恢复
定期备份重要数据，并制定详细的 数据恢复计划，确保数据安全。
监控与审计
实时监控文件访问行为，并对异常 操作进行记录和报警。
05 文件检索与利用
文件检索方法
关键词检索
通过输入与文件内容相关的关键词，快速定位到 目标文件。
持续改进方向和目标
监控与评估
建立流程监控机制，定期评估流程执行情况和改进效果。
持续改进
根据评估结果和反馈，不断优化流程，提高文件管理效率和质量。
目标设定
设定明确的改进目标，如缩短文件处理周期、降低文件丢失率等， 以量化指标衡量改进成果。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
完全备份
对所有文件进行完整备份，提 供最全面的数据保护，但备份
利用文件的元数据（如作者、创建时间、修改时 间等）进行检索，缩小检索范围。
全文检索
对文件内容进行全文扫描，找出包含特定词汇或 短语的文件。
文件利用技巧
批量操作
对多个文件进行批量处理，如批量重命名、批量转换格式等，提 高工作效率。
文件预览
在不打开文件的情况下，预览文件内容，快速了解文件信息。
文件管理的目标与原则
目标 实现文件的高效、有序存储和访问
保障文件的安全性和完整性
文件管理的目标与原则
• 提高用户对文件的操作便捷性
文件管理的目标与原则
分类存储
根据文件的性质、内容和使用者等因素进行分类存储，便于 查找和使用。
标准化命名
采用统一的命名规则和标准，使文件名具有描述性和辨识度 。
文件管理的目标与原则
防止数据泄露措施
数据脱敏
对敏感数据进行变形、修改或删 除，以减少数据泄露风险。
数据备份与恢复
定期备份重要数据，并制定详细的 数据恢复计划，确保数据安全。
监控与审计
实时监控文件访问行为，并对异常 操作进行记录和报警。
05 文件检索与利用
文件检索方法
关键词检索
通过输入与文件内容相关的关键词，快速定位到 目标文件。
持续改进方向和目标
监控与评估
建立流程监控机制，定期评估流程执行情况和改进效果。
持续改进
根据评估结果和反馈，不断优化流程，提高文件管理效率和质量。
目标设定
设定明确的改进目标，如缩短文件处理周期、降低文件丢失率等， 以量化指标衡量改进成果。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
完全备份
对所有文件进行完整备份，提 供最全面的数据保护，但备份
文件管理 PPT课件
12
LOGO 正文 . 第二章
文
件
第六节
的
文 件
控的
制
废 止
流
和 销
程毁
文件的废止： 1、文件完全不适用或不符合实际业 务程序时，由该文件主管部门召集相 关人员评议后，由原制订单位依《文 件修改／废止申请单》办理相关作业 ，并经核准后方可废止。 2、体系管理员负责回收废止文件并 加盖蓝色“作废”章后，记录于《文 件发放/回收记录》中。
11
LOGO 正文 . 第二章
第* 页
文
件
第五节
的
文 件
控的
制
变 更
流
和 修
程订
体系文件的修订，文件号不必更改，但必须更改修订次数(版本号)。版本号A0代表首版第0次 修改；A1代表首版第一次修改；B0代表第二版第0次修改；B1代表第二版第一次修改。每一版 本修订次数不超过4次，如再修改需变更为下个版号。文件封面注明生效日期。
文
件
第七节
的
控
非 管
制
制
流
文 件
程
非管制文件的管理
1、客户或有关部门需要的体系文件 ，由其业务接洽部门负责填写《文 件申领单》，在申领说明栏注明"客 户或部门名称"及注明不作回收管制 ，经管代批准方为有效。 2、体系管理员将此类不需作回收或 版本变更管制的文件，列为非管制 文件，且在文件上盖上“非管制” 章。
第* 页
➢作业指导书、管理制度 ➢编号
➢部门代码
注：外来文件不执行编号规则，仅保持发放和回 收的记录。
6
LOGO
第二章
文件的控制流程
第* 页
7
LOGO 正文 . 第二章
文件管理培训课件
文件管理的重要性
01
02
03
遵守法规要求
许多法规和标准要求组织 对文件进行严格管理，以 确保证明的义务得到履行 。
提高组织效率
通过对文件的合理规划和 管理，可以提高组织的整 体效率。
保护组织记忆
文件是组织记忆和知识库 的重要组成部分，良好的 文件管理有助于保护和传 承这些知识。
文件管理的原则和最佳实践
文件管理培训课件
目 录
• 文件管理概述 • 文件类型和存储方式 • 文件管理工具和技术 • 文件安全和隐私保护 • 高效文件管理的技巧和方法 • 案例分析与实践操作
01
文件管理概述
什么是文件管理
文件管理定义
文件管理是对电子文件和纸质文 件进行规划、控制和提供支持的 过程。
文件管理意义
有效的文件管理对于组织的成功 至关重要，它能够确保文件的完 整性、准确性和可访问性，降低 风险，提高工作效率。
XYplorer
一个高级的文件管理工具 ，具有多标签页、批量重 命名、文件比较等功能， 适合高级用户使用。
文件同步和备份技术
实时同步
通过使用同步软件，如FreeFileSync，可以在多个文件夹之间进行实时同步， 确保文件的一致性。
定期备份
定期对重要文件进行备份，可以使用第三方备份软件，如Acronis True Image ，进行定时备份。
音频文件
包括MP3、WAV等，用于记录和 播放声音。
安装文件
包括EXE、MSI等，用于安装软件 。
压缩文件
包括ZIP、RAR等，用于将多个文 件压缩为一个文件。
视频文件
包括MP4、AVI等，用于记录和 播放动态影像。
文件存储方式的选择
文件管理培训ppt课件
: 文件是否可以借给外面的人呢?
4.14 文件的补发
◆ 补发时机 A.文件遗失. B.增加需求. C.文件损坏.
◆ 补发申请:需求者向文控中心申请. ◆ 补发批准:需求部门负责人或批准人. ◆ 登记发放:文件进行登记发放.
提问:文件补发与发行有什么区别呢 ?
4.15 外来文件管理
♂ 定义:是指由第三方制订的, 但公司必须参照执行 的文件.
文件管理基础知识培训
目录
1、文件的定义 2、质量管理体系文件简介 3、质量管理体系文件类型 4、文件的控制 5、文件编写基础知识 6、文件的5S管理 7、文控的职责
讲演：龙景庭
2012-10-12
1.1 文件:信息及其承载的媒体 1) 信息可以是文字,符号,图片,声音等 2) 媒体可以是纸张,磁盘,光盘, 其它电子媒 介,实物或其组合体等.
我如何知道文件需要修改呢?
4.12 文件的作废
★ 作废的时机 A. 新版文件发行时,旧版文件自动作废. B. 文件取消时,申请作废.
★ 文件的取消由文件编写部门申请. ★ 文件作废时作废版必须全部门收回. ★ 作废文件需进行标识 ,如盖作废章. ★ 作废版之副本可以销毁,但正本需保存.
作废文件需要保存多久呢 ? ?
◎ 保持文件干净/完整/可辩识。 6.4 文件清洁
㊣ 经常进行整理/整顿/清扫,并进行到底 ㊣ 保持其成果,并养成习惯.
提问:文件的清扫要注意哪些事项?
7.1 文控员的职责:
▲ 参与文件控制程序的制订. ▲ 公司文件的分类及文件格式标准化. ▲ 文件受控/更改申请的受理. ▲ 文件格式的确定. ▲ 文件编号与登记. ▲ 文件复印/分发/旧版回收/作废/销毁. ▲ 文件原稿的保存. ▲ 文件使用情况的定期审查.
4.14 文件的补发
◆ 补发时机 A.文件遗失. B.增加需求. C.文件损坏.
◆ 补发申请:需求者向文控中心申请. ◆ 补发批准:需求部门负责人或批准人. ◆ 登记发放:文件进行登记发放.
提问:文件补发与发行有什么区别呢 ?
4.15 外来文件管理
♂ 定义:是指由第三方制订的, 但公司必须参照执行 的文件.
文件管理基础知识培训
目录
1、文件的定义 2、质量管理体系文件简介 3、质量管理体系文件类型 4、文件的控制 5、文件编写基础知识 6、文件的5S管理 7、文控的职责
讲演：龙景庭
2012-10-12
1.1 文件:信息及其承载的媒体 1) 信息可以是文字,符号,图片,声音等 2) 媒体可以是纸张,磁盘,光盘, 其它电子媒 介,实物或其组合体等.
我如何知道文件需要修改呢?
4.12 文件的作废
★ 作废的时机 A. 新版文件发行时,旧版文件自动作废. B. 文件取消时,申请作废.
★ 文件的取消由文件编写部门申请. ★ 文件作废时作废版必须全部门收回. ★ 作废文件需进行标识 ,如盖作废章. ★ 作废版之副本可以销毁,但正本需保存.
作废文件需要保存多久呢 ? ?
◎ 保持文件干净/完整/可辩识。 6.4 文件清洁
㊣ 经常进行整理/整顿/清扫,并进行到底 ㊣ 保持其成果,并养成习惯.
提问:文件的清扫要注意哪些事项?
7.1 文控员的职责:
▲ 参与文件控制程序的制订. ▲ 公司文件的分类及文件格式标准化. ▲ 文件受控/更改申请的受理. ▲ 文件格式的确定. ▲ 文件编号与登记. ▲ 文件复印/分发/旧版回收/作废/销毁. ▲ 文件原稿的保存. ▲ 文件使用情况的定期审查.
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
QP-0209-CN-GEN
特殊特性管理程序
Guidelines for Specification sheets for
QP-0211-CN-GEN
fixtures
Guidelines on reception of raw
materials (chemicals and non-
chemicals) and NoC's (Notes of
的基本格式:4位数前缀+后缀1+后缀2+后缀3
b. Prefix: fixed code WI- stands for Work Instruction WI是作业指导书英文字母第一个字母的
缩写
fixed code QF-stands for Quality Form
QF是记录表格英文字母第一个字母的
我们要做什么？
镜子-查漏补 缺！
Complaint) to suppliers原材料（化工
及非化工）入库管理程序以及供应商
QP-0300-CN-GEN 投诉（NOC）管理程序
发起人
Y 文件管
理员
各部门 经理审
核 Y
文件发布
审批流程 文件编号&版本修订：对于编号系统，， 请参看这个程序的§ 2b 部分；版本修订 的编号由系统自动生成。
Solutions
QP-0205-INT-IS Tooling and Substrate Development QP-0206-CN-GEN FMEA-失效模式和后果分析管理程序
采购
运输 设计/生产 销售 经销商
MSA - Measurement System
QP-0207-CN-GEN
Analysis 测量系统分析
•
－02** Design & Development processes 设计\研发作业文件
•
－03** Logistic processes 物流作业文件
•
－04** Production processes 生产作业文件
•
－05** Industrial & technical management processes 工艺技术管理作业文件
程序文件贯穿整个生产前、生产中、生产后全过程
QP-0201-INT-GEN
Colour development
ERA and Cleaner validation
QP-0202-INT-IS
procedure
Requalification testing in Interior
QP-0204-CN-IS
QP-0001-INT-IS
Escalation management
QP-0102-CN-GEN Customer Satisfaction Monitoring
QP-0200-INT-IS
Projectmanagement (APQP) including relocation of projects
MSA - Measurement System
Analysis For Attributive Data计数型
QP-0207b-CN-GEN
MSA分析
QP-0208-CN-IS
Run at Rate试生产控制程序
Guidelines on special characteristics
物流部
质量部… 生产部
3级-作业标准是什么
作业标准来源与构成：
▪ 来源：由程序文件派生的 ▪ 包括：技术文件、质量检验计划、工艺文件等
我们如何做？ 标尺-标准、 统一、无差异
3级-记录表单是什么
来源：由作业标准派生的各种表单
我们做了的证据呢？ 客户：看-问-听
3级-记录表单是什么
记录使用
分类与检索、贮存管理、更改、作废
－10** F&A processes 财务\行政作业文件
• è last 2 numbers are numerically consecutive numbers per area, whereby following rules apply 后2位数字按以下的规则在涉及领域内顺序编号:
– － numbers 11--99: are free of use to the country, 数字11到99 在各自国家范围内自行定义使
N
文件变更部分需要用蓝色斜体做标识
发起人部门经理
N
文件批的程序开始实施的时间计划
指文件编写负责人员&上级经理对未做改动 的程序文件的正确性进行复查的间隔时间 （除非特殊说明，所有程序文件的复审周期 为1年）
编号规则
• a. General format of the numbering system: prefix-[4 digit number]-suffix1-suffix2-suffix3 编号系统
文件管理培训
目的及意义
1-文件一致并有效 2-记录及时并正确
有章可依，标准规范 有迹可循，客观证据
适用范围：适用于所有与管理体系有关的文件和记录控制。
文件和记录是什么
按级别分：公司的文件可分为以下3类
1级 2级 3级
质量手册 程序文件QP 作业标准WI 表单/记录QR
按控制分：公司的文件可分为以下2类
受控 文件
非受控 文件
WI：指技术文件、质量计划、作业指导书、工艺文件等
• Level1 质量手册 • Level2 程序文件
Number QP-0000-INT-GEN
2级-程序文件是什么 Document Title
Management review
QP-0001-CN-CRA
Process ownership
缩写
c. 4-digit number:
è first 2 numbers are related to the ‘area’, as specified below:
• 前2位数代表涉及所涉及的领域,说明如下:
•
－01** Sales & Marketing processes 销售\市场作业文件
•
－06** Quality management processes 质量管理作业文件
•
－07** Purchasing processes 采购作业文件
•
－08** Human Resources processes 人力资源管理作业文件
•
－09** IT processes 网络管理作业文件
•