顺德区档案馆城建竣工档案整理办法
建设工程档案归档整理管理规定
建设工程档案归档整理管理规定一、背景介绍随着建设工程的不断推进，工程档案的管理变得越来越重要。
为了保障工程档案的有效整理和归档，规范管理流程，制定建设工程档案归档整理管理规定势在必行。
二、目的和适用范围1.目的：为了确保建设工程档案的准确、完整、安全存档，并能够及时提供相关信息，便于工程的审查、验收、维护和日后的使用与查询。
2.适用范围：本规定适用于所有建设工程项目的档案归档整理管理工作。
三、档案归档整理责任部门和人员1.档案归档整理责任部门：建设单位或者委托的第三方机构负责建设工程档案的归档整理工作。
2.档案归档整理责任人员：由建设单位或委托方安排专门人员负责档案归档整理工作，确保工作的顺利进行。
四、档案归档整理管理流程1.档案材料准备：建设单位或者委托方应提供完整、准确的档案材料，并按照统一的标准进行分类与打包。
2.档案清点与验收：档案归档责任人员在收到档案材料后，对其进行清点与验收，确保档案完整，并填制相应的档案清单。
3.档案整理与编目：归档责任人员应依据建设工程的各阶段，进行档案的整理与编目工作，确保档案的组织结构清晰、文件目录完善。
4.档案装订与封存：档案归档责任人员按照规定的装订和封存标准，将整理编目后的档案材料进行装订与封存，保证档案材料的完整性和安全性。
5.档案标识与标签：归档责任人员应为每个档案进行标识与标签的贴附，确保档案的快速查找与定位。
6.档案存储与保管：建设单位或委托方应提供安全、防潮、防火等合适的档案存储设施，确保档案的长期保存与安全保管。
7.档案查询与借阅：建设单位或委托方应为需要查询与借阅档案的人员提供便捷的服务，并确保借阅档案的安全性与准确性。
8.档案销毁与移交：档案归档责任人员应在档案保管期满或者建设工程结束后，按照规定的流程进行档案销毁与归档移交工作，确保档案的完整性与安全性。
五、档案归档整理管理的责任和义务1.建设单位或者委托方：应负责档案归档整理工作，并提供必要的人力、资金和设备保障。
工程竣工资料的归档整理措施
工程竣工资料的归档整理措施工程竣工资料的归档整理，哎呀，说起来这事儿可是大有讲究的。
别看它是个“归档”二字，其实这其中的学问多了去了，没点儿耐心和细心可真不行。
工程竣工后，大家都忙着庆祝，想着拿到竣工验收合格证，然后拍拍屁股就走人。
可等到以后回头翻资料的时候，你会发现，哎呦，怎么这么乱？各种文件、图纸、合同、验收单，一大堆一大堆，堆得都快把人埋了。
想想看，假如你是那个负责整理这些资料的人，你心里是不是会犯嘀咕？什么都丢、什么都找不到，简直像是大海捞针。
归档整理这个事儿，首先得让它有个明确的“头绪”。
啥意思呢？就是得知道整理这些资料的标准和要求，不能随便丢丢捡捡。
工程竣工资料不是随便的文件，它可是以后你查修、验收、维保的关键，差错可大了。
你说，要是某个重要文件丢了，等到以后找的时候，哎哟，估计都要急疯了。
就像你存钱，得放进保险柜里；资料整理，也是得有个“保险柜”的。
这个“保险柜”指的就是一个清晰的归档系统，分门别类，能快速查找。
先说图纸。
这个得单独拿出来说说。
工程项目的图纸，真的是比宝贝还宝贝，丢了一个都能让你心跳加速。
想当年，图纸就是“指路明灯”，没有图纸你连个方向都没有。
所以图纸一定得有个单独的文件夹或箱子，标明项目名称、图纸编号、版本号啥的。
要是当时有修改，还得把旧版和新版区分开，不然以后出了啥问题，查不到就麻烦了。
说白了，图纸没整理好，项目真的是“空中楼阁”，随时可能倒塌。
然后是合同。
别小看这个纸，合同可不是随随便便放到一旁的那种东西。
这玩意儿，关乎钱，关乎责任，关乎成败！你看，工人没按时完成任务，材料没按约定交货，合同里都有明确写明，处理起来就不会那么麻烦。
都归档好了，问题一查便能找出解决办法，不至于到时候双方各自拿出一张纸，然后“这上面没写”“那个上面没提”地争论个不停。
验收单、竣工报告这些更是必不可少的。
你想啊，如果以后有人问你这个工程的质量怎么样？有没有达到标准？你怎么回答？资料在，标准明，验收报告清晰，答案自然就有了。
建设工程档案整理工作方案
建设工程档案整理工作方案一、总论建设工程档案是一个项目的重要组成部分，它涵盖了工程设计、施工、验收和运营等各个阶段的所有文档资料，是反映工程实施过程和成果的重要依据。
建设工程档案的整理工作，对于加强工程管理、保障工程质量、提高运营效率具有重要意义。
因此，建设工程档案的整理工作必须重视起来，细致认真地开展。
本方案旨在通过对建设工程档案整理工作的详细规划，明确工作目标、工作内容和工作程序等，以规范整理工作流程，提高整理效率，确保整理工作的质量和效果。
二、整理工作目标（一）基本目标1. 整理齐全：将各阶段的建设工程档案进行全面梳理和整理，确保所有文件资料的齐全性和完整性；2. 整理规范：按照相关管理规范和标准，对档案进行分类归档，清晰明确，方便查找；3. 整理完备：对所有档案文件进行登记、编码、质量检查等工作，形成完备的档案整理资料。
（二）具体目标1. 组织整理的工作人员按时按质完成整理任务，确保整理周期内各项工作按时完成；2. 形成规范、标准的档案整理制度和程序，为今后的档案管理工作提供依据；3. 在整理之后，形成规范齐全的建设工程档案，供相关部门使用，方便查找。
三、整理工作内容1. 梳理建设工程档案原始资料（1）对建设工程各个阶段的原始资料进行梳理，包括设计文件、施工图纸、验收记录、报告和相关手续等。
（2）对各个环节产生的业务档案进行分类整理，包括合同文件、施工进度报告、技术变更申请、工程质量检测报告等。
2. 制定档案整理计划（1）确定整理工作的时间节点，制定整理工作的详细计划，明确整理责任部门和专人负责，确保整理工作按时完成。
（2）根据档案整理工作的具体情况，制定档案整理的具体措施和方法，明确整理的工作程序。
3. 清理、整理和归档（1）对原始资料进行清理，剔除无效资料，确保整理的档案资料干净整齐。
（2）对原始资料进行分类整理，建立规范的档案文件夹，并按照相关标准进行编码。
（3）对规范分类的档案文件进行登记和归档，确保档案资料的关联性和完整性。
浅谈建筑工程竣工文件档案的整编与整理
浅谈建筑工程竣工文件档案的整编与整理【摘要】建筑工程竣工文件档案是建筑工程管理中至关重要的资料，整编与整理能够提高档案管理效率。
本文首先介绍了建筑工程竣工文件档案的重要性和整编与整理的背景意义。
接着详细讨论了竣工文件档案的内容和组成，整编与整理的方法和步骤，文档分类与归档技巧，数字化管理的优势以及保密与权限管理等问题。
最后强调了提高建筑工程档案管理效率的重要性，并探讨了未来建筑工程档案管理的发展方向。
通过本文的阐述，读者可以深入了解建筑工程竣工文件档案的管理重要性及方法，为实践中的工程档案管理提供参考和指导。
【关键词】建筑工程竣工文件档案、整编、整理、内容、组成、方法、步骤、文档分类、归档技巧、数字化管理、保密、权限管理、管理效率、发展方向。
1. 引言1.1 建筑工程竣工文件档案的重要性建筑工程竣工文件档案是记录建筑工程全过程的重要文件，包括设计文件、施工监理文件、竣工验收文件等内容。
这些档案记录了工程的设计、施工、验收等环节的信息，对于工程质量的保障和后期的维护管理都具有重要意义。
通过对竣工文件档案的整理和整编，可以使工程信息更加清晰、完整，方便后续的查阅和利用。
规范的档案管理可以提高建筑工程的质量和安全水平，保障工程的长期运行。
建筑工程竣工文件档案也是建筑单位的重要资产，对于建筑单位的发展和管理具有重要意义。
通过精心整理和整编建筑工程竣工文件档案，可以为建筑单位提供参考和借鉴，促进工程管理的规范化和科学化。
建筑工程竣工文件档案的重要性不容忽视，需要加强对其整理与管理工作，确保工程信息的完整性和准确性。
1.2 整编与整理的背景意义整编与整理建筑工程竣工文件档案是一项非常重要的工作。
随着建筑工程项目不断增多，档案资料的数量也在逐渐增加，如果不及时整编整理，就会导致档案管理混乱，影响到工程的正常运转和管理。
整编与整理的背景意义主要体现在以下几个方面：整编与整理可以帮助建筑工程单位更好地管理和利用档案资料。
工程部竣工档案整理办法与归档要求
工程部竣工档案整理办法与归档要求工程部竣工档案是一个重要的方面，它包含了工程部竣工过程中的所有关键信息和数据。
这些信息和数据对于未来的工程设计和建设过程至关重要，因此工程部竣工档案整理办法和归档要求变得非常重要。
在本文中，我们将着重讨论如何整理竣工工程档案以满足其真实性、准确性和实用性。
一、整理竣工工程档案的办法1、确定档案的内容和文档对于竣工工程档案而言，内容的决定对整理而言非常重要。
在整理之前，我们需要确定哪些信息和数据应该被包含在竣工工程档案中。
对于每一个项目，这些决定可能会有所不同，但是以下信息和文档通常被包括在竣工工程档案中：- 项目的初稿和详细的设计文件；- 施工合同；- 工期表；- 工程计划；- 工程变更文件；- 工程验收文件；- 施工单位的培训和安全文件；- 竣工图纸和配置方案。
2、建立档案文件夹竣工工程档案是由多个文件组成的，这些文件需要整齐地排列在一起。
为了满足这一要求，我们需要建立一个档案文件夹，把所有的文档都放在其中。
文件夹中应该有类似于目录的组织方式，以便于文件的检索和查找。
3、归档工程文件要归档一个竣工工程文件，我们需要先对文件进行检查和整理，将其整理成一个完整的方案。
归档文件的时候，我们需要注意以下几点：- 确保文件具有清晰的名称和文档编号，并且这些编号是独一无二的；- 文件应该按时间顺序排列，以便于查找；- 确保文件归档的时间、归档者以及存档地点都有明确记录。
4、建立归档清单在归档所有的文件之后，我们应该建立一个归档清单。
归档清单应该包含所有归档文件和文件夹的清单，需要附带每个文件的名称、编号和存档地点。
这样的话，整个归档过程就更加清晰和安全。
二、竣工工程档案的归档要求1、确保档案的真实性和准确性我们需要确保所有的档案在归档之前是真实和准确的。
档案内容和信息应该一一对应，而且所有的文件都需要经过严格的审核和检查才能被确认保存。
为了减少数据错误和不同版本的文件的混淆，应该对文件进行整理、归档和归档清单的建立。
工程竣工档案资料的整理及管理措施
工程竣工档案资料的整理及管理措施1、竣工资料编制的主要措施（1）项目经理部技术负责人组织相关人员按有关规定和公司《施工档案管理办法》进行竣工验收资料的收集，汇总组卷工作。
（2）在进场前，项目经理组织项目经理部人员学习和掌握国家、天津市有关工程竣工档案资料收集整理的规定的规范。
（3）施工技术资料随施工进度及时汇集整理。
（4）按施工技术文件、施工材料质量保证文件、施工管理文件、设计变更依据文件等四个方面，落实收集计划、编制收集情况登记表，明确责任人。
2、工程资料管理要求（1）工程资料随施工进度同步编制、签认和汇集整理，确保资料真实、有效、完整和齐全，并同工程主体同步验收。
（2）做好分包单位的资料收集工作。
（3）做好甲方、监理方、设计方有关文件的收到和发放工作，并保留原件存档。
（4）根据施工进度和施工情况，工程资料的收集与工程进度同步进行，保存有关原始资料。
（5）根据建设单位需要，随时拍摄有关工程照片或录像。
（6）施工过程中穿插绘制工程竣工文件，如收集工程竣工报告、工程决算签证、编制全套竣工图，并根据建设单位需要，收集拍摄建筑有关照片、录像。
（7）严格按竣工文件资料、竣工图以及重要的工程声像档案和本工程所涉及的工程资料的整理和编制要求工作。
（8）全部施工技术资料要在竣工后，按合同要求规定的时间和份数，移交给总包单位。
3、各类资料管理流程4、施工过程中的档案资料的收集（1）做好甲方、设计、监理有关文件的收到和发放工作，并保留原件存档。
（2）根据施工进度和施工情况，联系有关部门收集有关原始资料。
（3）所有资料必须符合要求，做到齐全。
（4）根据建设单位需要，随时拍摄有关工程照片或录像。
5、施工过程后档案资料的收集整理（1）根据竣工资料收集整理办法，作好归档、整理工作。
（2）施工中、施工后阶段穿插绘制工程竣工文件，如收集工程竣工报告、工程决算签证、编制全套竣工图，并根据建设单位需要，收集拍摄建筑有关照片、录像。
竣工档案的整理方法
竣工档案的整理方法分类对属于归档范围的工程文件进行分类，确定归入案卷的文件材料。
原则1、组卷遵循工程文件自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，形成案卷目录。
2、按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段文件一监理文件一施工文件一竣工图一竣工验收文件分别进行组卷。
二、排序文字资料应按事项、专业顺序排列；图纸按专业排列。
具体参见《建设工程文件必备资料及性质附表》（详见太原市城乡建设档案馆网站办事指南一栏）要求：1、按文字材料在前，图纸在后的顺序排列；2、同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不应分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。
3、图纸先按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
4、案卷内重复文件需剔除。
5、卷内若存在多类工程文件时，同类文件按自然形成的顺序和时间排列。
三、分册将各自形成的文字材料和图纸组在一起并进行分册。
要求：1、文字材料为A4纸，不足A4纸的要粘贴于A4纸上。
2、文字材料每册的厚度不超过20m（约150-200页）。
3、图纸的厚度不超过40m。
4、单位工程案卷总册数超过20册的应当编制总目录。
5、分册后不装订，每册用夹子夹成一卷。
四、竣工图的折叠1、图纸折叠前，沿图纸的外框线将线外部分裁掉。
2、图纸先横向按手风琴折叠，再竖向按顺时针方向向内折叠，最后折叠成4＃幅面（297mmx210m），图标栏及竣工图章应当露在外面3、图纸折叠好后放在文字材料的后面，用工程线将文字材料和图纸捆在一起。
五、编写页码编写页码以独立册为单位，在案卷内文件材料及图纸材料排列顺序确定后均以有书写内容的页面编写页码。
要求：1、每册从阿拉伯数字“1”开始，用HB型及B型铅笔依次逐张编写页码，字号以3号为宜。
2、编写页码的具体位置在距离下边右（左）边5－10m处（注单面书写的文件在右下角双面书写的文件正面在右下角，背面在左下角）如发现漏编页码，应当在这一页的右下角或左下角编上前一页的页码＋1，漏2页＋2，如“10＋1”、“10＋2”予以标志。
顺德区档案馆城建竣工档案整理办法
附件1顺德区档案馆城建竣工档案整理办法一、城建竣工档案分类方案为进一步加强我馆城建竣工档案的管理，统一城建竣工档案实体的分类，实现分类、排列、管理、检索编目的标准化和规范化，提高城建竣工档案的管理水平，更好地为我区建设服务，特制定本方案。
1、主体内容和适应范围：本分类方案规定了本馆接收的城建竣工档案分类的依据、原则，分类的方法及类目设置、编号方法。
适用于本馆接收的城建竣工档案的分类及编号。
2、引用方法：本分类方案是根据建设部办公厅一九九三年颁布的《城市建设档案分类大纲》（修订稿）建办档[1993]103号文的标准要求，结合我区的实际情况而制订。
3、分类原则：3.1本馆的城建竣工档案分类原则是以本馆接收的城建竣工档案为对象，依据《城市建设档案分类大纲》要求，结合本区实际情况，便于科学管理和利用。
3.2分类后的档案，分别用英文字母按序编大类代字。
3.3本分类方案适用本馆接收的城建竣工档案进行实体分类、组卷和排架管理，有类设类，无类空类。
4、类别设置：4.1本馆接收的城建竣工档案原则上分为十八大类，即：（1）综合类（代字：A）；（2）城市勘测类（代字：B）（3）城市规划类（代字：C）；（4）城市建设管理类（代字：D）；（5）市政工程类（代字：E）；（6）公用设施类（代字：F）；（7）交通运输工程类（代字：G）；（8）工业建筑类（代字：H）；（9）民用建筑类（代字：I）；（10）名胜古迹、园林绿化类（代字：J）；（11）环境保护类（代字：K）；（12）城市建设科学研究类（代字：L）；（13）县（村）镇建设类（代字：M）；（14）人防、军事工程类（代字：N）；（15）水利、防灾类（代字：O）；（16）工程设计类（代字：P）；（17）地下管线类（代字：Q）；（18）声像类（代字：R）。
5、分类方法：城建竣工档案的三级属类，按建设项目设置，即按大类、属类、小类划分。
6、编号方法：城建竣工档案的编号方法按工程类别、属类、小类号（区、镇代号或项目）、案卷顺序号组成，其结构模式为大类代字+属类+小类号+案卷顺序号。
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附件1顺德区档案馆城建竣工档案整理办法一、城建竣工档案分类方案为进一步加强我馆城建竣工档案的管理，统一城建竣工档案实体的分类，实现分类、排列、管理、检索编目的标准化和规范化，提高城建竣工档案的管理水平，更好地为我区建设服务，特制定本方案。
1、主体内容和适应范围：本分类方案规定了本馆接收的城建竣工档案分类的依据、原则，分类的方法及类目设置、编号方法。
适用于本馆接收的城建竣工档案的分类及编号。
2、引用方法：本分类方案是根据建设部办公厅一九九三年颁布的《城市建设档案分类大纲》（修订稿）建办档[1993]103号文的标准要求，结合我区的实际情况而制订。
3、分类原则：3.1本馆的城建竣工档案分类原则是以本馆接收的城建竣工档案为对象，依据《城市建设档案分类大纲》要求，结合本区实际情况，便于科学管理和利用。
3.2分类后的档案，分别用英文字母按序编大类代字。
3.3本分类方案适用本馆接收的城建竣工档案进行实体分类、组卷和排架管理，有类设类，无类空类。
4、类别设置：4.1本馆接收的城建竣工档案原则上分为十八大类，即：（1）综合类（代字：A）；（2）城市勘测类（代字：B）（3）城市规划类（代字：C）；（4）城市建设管理类（代字：D）；（5）市政工程类（代字：E）；（6）公用设施类（代字：F）；（7）交通运输工程类（代字：G）；（8）工业建筑类（代字：H）；（9）民用建筑类（代字：I）；（10）名胜古迹、园林绿化类（代字：J）；（11）环境保护类（代字：K）；（12）城市建设科学研究类（代字：L）；（13）县（村）镇建设类（代字：M）；（14）人防、军事工程类（代字：N）；（15）水利、防灾类（代字：O）；（16）工程设计类（代字：P）；（17）地下管线类（代字：Q）；（18）声像类（代字：R）。
5、分类方法：城建竣工档案的三级属类，按建设项目设置，即按大类、属类、小类划分。
6、编号方法：城建竣工档案的编号方法按工程类别、属类、小类号（区、镇代号或项目）、案卷顺序号组成，其结构模式为大类代字+属类+小类号+案卷顺序号。
H 1· 1－ 1| | | ∟﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣案卷号| | ∟﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣小类号（镇、区代号）| ∟﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣属类（动力）∟﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣﹣大类（工业建设类）7、镇（区）代号大良：1 容桂：2 伦教：3 北滘：4陈村：5 乐从：6 龙江：7 勒流：8杏坛：9 均安：10注：城建竣工档案分类编号见附件一。
二、城建竣工档案整理原则、要求1、整理原则：城建竣工档案整理工作的原则是：依照工程建设程序、遵循城建文件材料的形成规律、保持案卷内城建文件材料的系统联系，结合保管期限划分，适当将永久、长期、短期分开，以便于安全保管和提供利用。
2、组卷要求：（1）不同工程项目要求分开组卷，例如在《城建竣工档案整编方案》中写有“华宝精细化工厂车间、电房，8卷”，整理时要求将车间与电房分两个工程整理。
（2）施工日志及竣工图纸均应单独组卷。
（3）其余材料按工程建设程序组卷。
（4）所有案卷厚度控制在1.5~4cm范围之内。
三、城建竣工档案整理方法城建竣工档案整理的全过程是紧紧围绕着“整理工作单”（详见附件二）进行的，其内容在整理过程中需要逐项填写。
整理工作单应置于重新组卷后的案卷首页，作为对原案卷拆分的标记及下一步电脑录入的依据。
下面以城建竣工档案的整理流程为次序进行解释。
城建竣工档案整理的流程为：1、重新组卷，2、编排档号，3、拟写案卷题名，4、确定编制单位、编制日期，5、鉴定保管期限，6、折叠图纸，7、重新打印页号，8、电脑录入及打印，9、装订，10、印盒、装盒，11、入库、上架，12、编制检索工具。
每一环节完成之后，都要求在“城建档案整理登记表”（详见附件三）上对应栏签名1、重新组卷重新组卷是以工程项目为单位，依照城建竣工档案的整理原则及要求而进行的。
在组卷的过程当中，应注意卷内文件的排列顺序。
（1）建设工程文件材料大体按建设程序依次排列，即按依据性文件材料、基础性文件材料、设计、施工、竣工验收的顺序排列。
（2）竣工验收及备案材料均放至本项工程档案第一卷的末尾。
（3）竣工图按建筑、结构、水、暖、电等不同专业排列，同一专业图纸按图号顺序排列。
（4）既有文字材料又有图纸的案卷，应文字材料排前、图纸排后。
（5）各种文字材料排列应印本在前、定稿在后，审批文件在前、申请文件在后。
2、编排档号前面，在城建竣工档案分类方案中讲到，馆藏竣工档案的编号（即档号）的结构模式为大类代字+属类+小类号+案卷顺序号。
其中大类代字+属类+小类号=分类号，馆藏每项竣工档案均已编好分类号，详见《城建竣工档案整编方案》。
整理过程中，需要编排的是案卷顺序号（案卷号）。
（1）按《城建竣工档案整编方案》中工程项目顺序依次编排档号，档号=分类号+案卷号，案卷号为所整理案卷在其所属小类中的顺序号。
（2）同一项工程，其案卷号可按如下顺序依次排列：土建竣工资料、水工程资料、电工程资料、监理资料、施工日志、竣工图纸。
整理过程当中，大体可按原来各案卷顺序排列。
（3）同一小类，其案卷号从“1”开始，当中不能断开、不能重复、不能跳号。
一个工程项目案卷号编排完成后，下一个工程项目第1卷案卷号应紧接上项工程的最后案卷号。
一个小类完成，下一小类案卷号再从“1”开始。
（4）一项工程档号编排完后，需在原卷盒正面写上档号，并在《城建竣工档案整编方案》对应的工程项目旁边加注案卷号及重新组卷后的案卷数。
3、拟写案卷题名（1）案卷题名应简明、准确揭示卷内文件的内容。
案卷题名应包括区域名称、工程名称、卷内主要文件材料内容，一般为“顺德区”+“工程名称”+“主要材料名称”，总字数（包括标点符号）不超过五十字。
例如：顺德区华宝精细化工厂车间地质资料、工程合同、施工方案、桩基础施工记录、工程检验资料、质量评定表、材料试验、竣工验收证明（2）工程名称按卷内“工程合同”中的工程名称填写，如果所整理的工程项目没有工程合同，则按原案卷卷盒封面上所题写工程名称拟写。
（3）案卷题名一般包含如下几项关键词：“地质资料”、“工程合同”、“许可证”、“施工方案”、“桩基础施工记录”、“工程检验资料”、“验收记录”、“质量评定表”、“材料试验”、“施工日志”、“竣工验收证明”、“备案表”等。
4、确定编制单位、编制日期（1）编制单位编制单位应填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。
工程准备阶段文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位（工程合同中的甲方），勘察、设计文件的编制单位一般为工程的勘察、设计单位，监理文件的编制单位一般为监理单位，施工文件编制单位一般为施工单位（工程合同中的乙方）。
（2）编制日期案卷的编制日期为卷内全部文件材料形成起止日期。
为方便以后检索，一般需保证同一工程项目编制日期相同。
竣工图的编制起始日期为设计日期，终止日期为“竣工图章”上的加盖日期；若水、电工程资料单独组卷，则其起止日期一般为“开工报告”日期和“水、电工程验收”日期；其余案卷材料起止日期一般与本项工程第一卷起止日期相同，即：起始时间一般为“工程合同”的签订日期，如果有“地质资料”、“许可证”等，则为其中最早时间，终止时间一般为竣工验收日期或备案日期。
5、鉴定保管期限保管期限分为永久、长期、短期三种。
永久是指工程档案需永久保存，长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命，短期是指工程档案保存20年以下。
同一案卷的保存期限为卷内文件材料最高保管期限。
如：含有“土建工程合同”、“地质资料”、“竣工验收证明”、“备案表”、“竣工图纸”及有关“地基与基础”施工文件的案卷，其保管期限为永久；材料试验保管期限为长期；施工日志保管期限为短期。
卷内各种文件材料的保管期限将在第五部分详细说明。
6、折叠图纸（1）不同幅面的工程图纸应折叠成A4幅面的尺寸（297×210）标准，折叠采用手风琴式，图标栏露在外面。
（2）竣工图纸需加盖“档号章”，档号章为红色，加盖的档号及序号为黑色。
档号章包含两个内容：档号、序号。
①档号为案卷题名时所编写的号码，即：分类号+案卷号。
②序号是以一份文件为单位，如果整卷都是图纸，则“序号”与图纸页号相同，用阿拉伯数字从“1”开始标注；如果本卷除图纸之外，还有其他文件材料，则对其他文件材料以份为单位进行判别、归类，确定其份数，份数加“1”则为第一张图纸的序号，其余图纸序号依次递增。
（3）折叠后的图纸一律在其右下角订页号，页号为黑色。
图纸目录及备考表不需订号。
7、重新打印页号在组卷的过程中，如果某些案卷卷内文件材料位置发生变动，其页号需要重新打印。
打印页号需遵循如下规则：（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始，页号颜色为黑色；案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
例如，施工日志另组一卷，页号从“1”开始。
（2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角、背面在左下角。
（3）对卷内页号发生改变的，要求重新打印页号。
因为在重新组卷时，将某卷的文件材料重新归至另一卷，则需从页号发生变更处开始重新订页号，页数紧接发生变更前的最后一页。
（4）号码机使用：①刻度调至“0”表示订号时号码不变，如：125，125，125……在订图纸的档号用到，因为同一卷，图纸的档号相同。
②刻度调至“1”表示订号时号码递增，如：1，2，3……在订卷内文件页号时用到。
③刻度调至“2”表示订号时号码重复一次，即每个号码出现两次后再递增，如：1，1，2，2，3，3……在订竣工图纸的序号及页号时用到，因为两者一般相同。
8、电脑录入及打印电脑录入主要是将前期整理过程中所题写的内容输入电脑，录入的同时要认真检查“整理工作单”内容的正确性，确保录入的信息准确，并无错别字句。
电脑录入及打印的内容主要有：卷内目录编辑及打印、分类目录编辑及打印。
城建档案卷内目录：指卷内文件目录，在每一卷文件的最前面，都必须有卷内文件目录，用以介绍卷内文件的内容和成分。