文件归档登记表
电子文件登记
硬件系统： 系统软件： 应用软件： 存储载体：
硬件系统： 系统软件： 应用软件： 存储载体：
被迁移归档 电子文件情况
记录数： 迁移时间： 操作者：
字节数：
填表人(签名) 审核人(签名) 单 位(盖章)
年月 日 年月 日 年月 日
形成部门
文件 特征
完成日期 载体编号
通讯地址
电话
硬件环境 (主机、网络服务器型 号、制造厂 商等)
设备环 境特征
操作系统
软件环境 (型号、版本等)
数据库系统
相关软件 (文字处理工具、文字 浏览器、压缩或解密 软件等)
记录结构 (物理、逻辑)
文件记 记录字符及图形音 录特征 频、视频文件格式
文件载体
文件 交接
载体 编号
保管 期限
备注
表 A．3 归档电子文件移交、接收检验登记表
检验项目
单位名称 移交单位：
接收单位：
载体外观检验
病毒检验
真实性检验
完整性检验
有效性检验
技术方法与相关软件说明 登记表、软件、说明资料检验
填表人(签名) 审核人(签名) 单位(印章)
年 月日
年月日
年 月日
年月日
年月日
年月日
表 A．4 归档电子文件登记表(首页)
录特征 式
文件载体
型号： 数量： 备份数：
记录 类型
载体类型 联系人
口定长 记录总数 口可变长 口其他 总字节数
口一件一盘 口一件多盘
口多件一盘 口多件多盘
填表人(签名)
制表 审核
审核人(签名)
年月日 年月日
表 A．2 电子文件登记表【续页】
第页
归档电子文件登记表
第三章 保证电子文件信息安全的 技术措施
电子文件是高科技的产物，信息安全技术 对于维护电子文件的原始性、真实性至关重 要。目前这方面的技术主要有：
1.签署技术。
对电子文件进行签署的目的在于证实该份文件 确实出自作者，其内容没有被他人进行任何改动。 电子文件的签署技术一般包括证书式数字签名和 手写式数字签名。证书式数字签名的原理是，发 方利用自己的不公开的密钥对发出文件进行加密 处理，生成一个字母数字串，与文件一起发出， 同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用 发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验数 字签名，是将专门的软件模块嵌入文字处理软件 中，作者使用光笔在计算机屏幕上签名，或使用 一种压敏笔在手写输入板上签名，显示出来的 “笔迹”如同在纸质文件上的亲笔签名一样。计 算机数字转换器来捕获手写签名，同时对电子文 件的内容、结构等进行打包处理。
电子档案管理应遵循档案收集、整理、 保管、利用、鉴定、统计等管理原则。但它 与纸质等载体档案确有很大区别，它的记录 形式是数字化系列。任何电子档案，当使用 技术和设备将信息内容记录在磁性材料或光 盘等载体后，就永远离不开这种技术和设备， 它不能离开这种生成环境和设备而单独存在， 人们只有采用这种记录档案信息内容的技术 和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别 它的信息内容。
4、电子文件物理结构与逻辑结构的复杂 性及对元数据和背景信息的依赖性。
文件的物理结构是指其信息存诸于载体上 的位置及分布情况，例如文件的正文、图形、 批示、附件等部分各自在载体上的存诸位置。 文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如 文件中的文字排列、章节构成、各页的先后 顺序、插图、标号等。
5、电子文件信息与载体的可分离性。
电子档案的长期保存，却是非常困难， 需要有不断更新的技术和设备作保障。电 子文件归档及电子档案管理需要有技术和 设备，电子档案的生命周期是由电子档案 内容而定，而保证电子档案生命周期的存 在，取决于载体的寿命、电子计算机软硬 件的生存周期和载体所载档案与电子计算 机软硬件平台的一致性。所以说，电子档 案管理是一项极其复杂的技术工程，从这 个意义上说，也可把电子档案管理称为 “电子档案技术工程”。
(整理)电子文件归档与管理表格集0313
西安市电子文件归档与电子档案管理细则附表
20120214
201400313修改表3、6
表1
电子文件登记表（首页）
电子文件登记表（续页）
第页
电子文件移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交机构名称、移交文件年度、批次等描述
2.内容描述：按文件内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子文件数量：按文件总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
电子档案登记表（首页）
电子档案登记表（续页）
表6
电子档案移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交单位或全宗号、移交档案年度、批次等描述
2.内容描述：按档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子档案数量：按档案总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
表7
电子档案管理登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表8
电子档案迁移登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表9：
光盘盒封面标签图示例
注：长121mm，高121mm。
表10：
光盘盒封底标签图示例
精品文档
注：长151mm,高118mm;两边“光盘编号”栏宽各为7mm。
表11：
光盘盘面示例
精品文档
表12
电子档案机读目录
精品文档
精品文档。
文件材料归档范围及保管期限表
投资企业董事会、股东会文件材料、投资企业的财务报告、红利分配文件材料，股权证、转让协议等股权管理文件材料
永久
4.4.2
本企业在并购、参股、股权受让、基金业务及债权型投资等投资业务中形成的其他文件材料
4.4.2.1
重要的
永久
4.4.2.2
一般的
30年
5
本企业总经理办公会、党政联席会会议文件材料
永久
2
本企业董事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文件材料
2.1
本企业董事会、监事会、股东会构成及变更文件材料，发起人协议
永久
2.2
董事会、监事会、股东代表大会会议形成的文件材料
2.2.1
会议通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料、参加人员名单
永久
永久
3.3
本企业证券和股票发行、增资扩股、股权变更等文件材料
3.3.1
上市辅导和准备阶段形成的文件材料
3.3.1.1
评估报告、审计报告、承销商出具的核查意见，股票发行上市辅导汇总报告、发行人律师意见书，律师工作报告、股东大会决议、董事会通过的资金运用方案决议、固定资产投资项目建议书、招股说明书及发行公告（含财务报告、盈利预测报告）
5.1
通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料，参加人员名单
永久
5.2
讨论未通过的文件材料
10年
6
本企业召开的工作会议、专题会议的文件材料
6.1
请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、媒体宣传报道、录音录像
6.1.1
重要的（公司年度会议、年中会议）
文件管理记录表格模板汇总
文件管理记录表格
目录
1.质量记录清单
2.外来文件清单
3.受控文件清单
4.文件发放/回收登记表
5.文件借/调阅登记表
6.文件更改单
7.文件作废申请单
8.文件销毁申请表
9.文件销毁清单
10.文件归档登记表
版号/修订号：表号：
质量记录清单
版号/修订号：表号：
外来文件清单
版号/修订号：表号：
受控文件清单
版号/修订号：表号：
文件发放/回收登记表
版号/修订号：表号：
文件借/调阅登记表
版号/修订号：表号：
文件更改单
编制：审核：批准：
注：更改内容若填写不下可另行附页。
版号/修订号：表号：
文件作废申请单
编号：
注：此表编制、审核、批准由原文件编制审核批准人员或接替其岗位的人签名。
文件销毁申请表
编号：
文件销毁清单
版号/修订号：表号：
文件归档登记表
编号：。
档案归档督办表
档案归档督办表
一、督办事项
此列应详细列出需要归档的具体事项，包括文件名称、归档范围、归档要求等。
二、责任人
此列应明确列出负责该事项归档的人员姓名，以便于跟踪和督办。
三、完成时间
此列应明确列出该事项的完成时间，以便于对进度进行监控。
四、进度状态
此列应实时更新该事项的完成进度，以便于了解和掌握归档工作的实际情况。
五、存在问题
此列应详细列出归档工作中存在的问题，包括技术问题、管理问题等，以便于及时解决和改进。
六、督办部门
此列应明确列出负责对该事项进行督办的部门，以便于对归档工作进行全面监控。
七、督办要求
此列应详细列出对督办事项的具体要求，包括督办方式、督办频次等，以便于对归档工作进行有效的督促和指导。
八、备注
此列可以用于填写其他需要特别说明的事项，例如重要提示、注
意事项等。
工程项目资料归档管理表
深圳市三鑫科技发展有限公司
工程项目资料归档登记表
年份 :项目名称 :项目负责人 :
资料存档
存档部门
序号资料名称
要求
份数归档人1★动工报告原件
2★施工图、电子版施工图原件
3★技术交底（要求施工人员真实署名）
4现场来往文件 ( 联系函、更改、签证等 )原件
5资料进场报审单原件
要求供应商供应的资料 :
61、材质证明、合格证、检验报告（如：石材放射
性试验报告）原件2、入口资料报关单、入口资料商检报告
7
8★9★
10★11★
12★13 14★15 16施工日记
四性试验报告（三性试验报告）
项目部资料复检资料：
1、玻璃节能检测报告
2、铝板检测报告
3、石材检测报告
4、石材背栓拉拔检测报告
5、铝材检测报告
6、钢材检测报告
7、防火棉燃烧性能检测报告
8、保温棉检测报告
1、结构胶与相关资料的相容性试验报告
2、结构胶23℃拉伸粘接性试验、邵氏硬度等物理
性能检测报告
1、密封胶与相关资料的相容性试验报告
2、密封胶惯例物理性能检测报告
3、密封胶与石材的污染性能检测
锚固栓拉拨试验报告
吻合设计强度的正确计算书
署名手续齐全、图纸完好的完工图纸
工程已交付使用证明，业主建议
工程隐蔽工程记录和检测报告
原件
原件
原件
原件
原件
原件
原件
17消防查收报告
18★完工查收证明原件19★结算书原件20获奖证书原件21★整套完工查收资料移交书原件22★项目章原件23加盖项目章的文件台帐归档
24★施工组织设计方案原件25★安全专项方案设计原件。
成果文件资料归档表格实用的模板
附表1（咨询企业名称）武汉市XX造价咨询有限公司（造价咨询业务类别）B类（应明确为具体的咨询业务类别）附表2卷内目录附表3建设工程造价咨询相关资料交接单委托单位：武汉XX集团（公司）工程名称：XX建设工程项目类别：结算审核委托方于2007年X月X日将下列资料交给咨询人:附表4工程造价咨询项目实施方案咨询操作过程中重点、难点的具体实施措施附表5施工现场勘查记录附表6建设工程预算结算协调会议记录会议议题：关于XX建设工程有关事项须协调1. XX2. XX会议确认意见：最终意见:1. XX2. XX建设单位签字盖章：XX施工单位签字盖章：XX审核单位签字盖章：XX 附表7建设工程预结算材料价格签证单施工单位签字盖章：XX审核单位签字盖章：余XX 建设单位签字盖章：XX附表8建设工程造价咨询报告书武造字[2000 ]xxx号关于XX建设工程造价咨询报告xxxx：受贵单位咨询委托，对XX工程XXXX竣工结算进行审核。
我公司遵循客观、公正、公平的原则，依法维护建设、施工单位的合法权益，如实确定建设工程造价。
参与本次咨询工作的造价工程郑重声明：1. 我们在本咨询报告中陈述的事实是真实的和准确的；2. 本咨询报告中的分析、意见和结论是我们自己公正的专业分析、意见和结论；3. 建设工程造价存在固有的不确定性，本咨询报告的结果仅依据《建设工程造价咨询合同》约定的工作内容负责，对合同范围外的材价等市场变动因素造成的造价变化不予承担责任；4. 我们与本咨询报告中的编审对象没有利害关系，也与有关当事人没有个人利害关系或偏见。
造价工程师（签章）：执业资格证号：执业资格证号：一、建设单位名称：二、施工单位名称：三、建设工程名称：四、建设时间：五、建设规模：六、建设地点：七、审核责任：八、编制依据：九、审核方法：十、审核作业日期：十一、咨询说明：十二、咨询结论：项目负责人（签章）：造价工程师执业资格证号: 造价工程师执业资格证号: 造价工程师执业资格证号: 造价员执业资格证号：造价员执业资格证号：xxx程造价咨询有限公司（工程造价咨询执业印章）附表9造价咨询业务成果文件扉页格式（可与公司发文制度相结合）项目名称：造价咨询成果文件名称：项目编号造价咨询单位负责人：造价咨询单位技术总负责人:项目负责人：项目专业造价工程师：项目专业造价员：本成果文件签发人:日期：造价咨询单位名称:造价咨询单位资质等级:资质证书编号：注：项目负责人（造价工程师担任）为成果文件签发人。