案 卷 整 理 要 求

案卷整理要求

A、整理

一、文件的整理

首先对文件要有明确的了解，才能有正确的认识和整理。

每条目录对应的文件，基本有以下几种形式：

1、正本与定稿为一件

2、正件与附件为一件

3、正文与文件处理单为一件。处理单包括：收文处理单、拟办

单、发文稿头纸及领导批示的签批条等

4、原件与复印件为一件

5、转发件与被转发件为一件

6、批复与请示及其他相关文件为一件

7、报表、名册、图册、刊物等每册为一件

（一）顺序号

1、根据文件的相关内容进行编码和排序。

2、按照文件的合理排列，要求一份文件对应一条目录，一条目录对应一个顺序号。

3、一条目录中如有几个文件，其中有重要的不属于该目录文件附

件的文件，需在目录页的最后加写目录，顺序号按文件所在页次依序进行调整，页码按文件实际所在页次编写。

4、凡目录有增减，顺序号必须依次进行调整。

（二）、文号

1、目录中的文件编号一般有三个要素：字号、年度、数字号，要写全，要与文件完全相符，不能随意删减、省略、落字。如有明显错字，注意改正。

2、文号中的年度要用[ ]或者（）括起。

3、少数文号中出现无字号、无年度而只有数字号的情况，注意有则有，无则无。

4、一页目录上，文号中相同的字号和年度可打点代示,但数据修改时一定不能省略。同时，要切实注意其中会出现略有不同的字号，不能一点到底。

（三）、题名

1、目录中的文件题名要写全，不能随意删减、省略，要做到一字不落。明显的错字，注意改正。

2、目录题名中如漏了《》和“”的，要增补。

3、目录题名中的单位名称不能省略，必须以公章为准，做到一字不落。

4、凡目录题名中只写了“通知”、“委托书”、“支持信”、“承诺书”、“确认函”、“抵押书”、“公证书”、“协议书”、“申请书”字样的，必须拟写一条简捷

的题名反映文件的内容，用[ ]或者（）括起；只写了“工作动态”、“情况反映”、“简报”、“会议纪要”、等字样的，必须补录齐全文件上的实际题名。

5、凡综合题名，要注意核对文件内容。

6、会议文件中的领导人讲话材料，正、副标题最好录齐。

（四）、责任者

1、目录责任者必须是文件的制发单位，即文头或印章所指的单位。

2、目录责任者可通用简称。原目录中正确的简称不需改动。但明显错误的要改正。

3、如有多个责任者，可写前三个，后加“等”字。

4、注意区分“珠海市”和“珠海经济特区”，二者不能混为一谈。

5、如一页目录中的责任者全部相同，可打点代示。但数据修改时不能省略。

（五）、日期

1、目录日期必须是印章所盖处或文件形成时的日期。

2、目录日期必须写全年、月、日，格式如下：

XXXX年XX月XX日，或者XXXX.XX.XX

3、若多条目录同一年度，则每页目录的第一条写全“年月日”，

其它可省略“年”。“月”、“日”照录。但数据修改时不能省略。

4、若多条目录的日期相同，则每页目录的第一条写全“年月日”，其它可以点代示。但数据修改时不能省略。

5、如果一份文件上有几个日期，则以责任者制发文件的日期为准；若指向不明，则以原目录中的日期为准。

（六）、页号

1、中间任意两页之间的空白页需以“X—1”、“X—2”补编页码，如：P7与P8之间有四页未编码，则应依次编为“7—1”、“7—2”、“7—3”、“7—4”。

2、若空号为一份文件的首页，则将该页编为正码，其它依次编为副码，如：P7与P8之间有一页未编码，而该页正好是P8所在文件的首页，则将该页码编为“8”，而原P8编为“8—1”。

3、出现跳号，若前后两张文件内容完整且连贯，而第一页和第二页分别编码为“1”和“4”，则需在错误登记表和目录备注处注明“P2、P3为页码跳号、无内容”的字样。

4、若有内容的文件反面漏打页码，需加编副码；若反面是文件首页，则需编正码。原来的正码改为副码，依次类推。

5、如果空白纸上有编码，需在目录备注中注明“第X页为空白页，无内容”。

6、文件的最后一页必须是正码，不能编副码。

7、如两张文件粘贴重叠而只编了一个页码的，应在被覆盖的上面编副码。

8、正、反面均有内容的文件，若其中一面需扫描的内容被折叠装订，该面应增加一个副码。

9、凡页码写在折叠处的，应展开文件写上相同的页码，必须保证文件页码在扫描的图片上。

10、卷内目录的每一条目录都必须写页号（文件首页页号），目录每页最后一条要写全起止号，止号要与文件最后页的页码相符。

11、大于A3的文件或图纸，只编一个页码。

（七）备注

1、文件中的漏页、跳页和作废页次，需在备注中注明。

2、有重复的文件需在备注中注明。

3、传真件需在备注中注明。

4、文件有破损，影响了文件内容的需在备注中注明。

5、文件秘级应在备注中注明。

（八）、封面

1、案卷封面上的全综号、目录号、案卷号、日期、保管期限、件数和页数，均需填明，要求与文件完全一致。

2、每整理完一盒案卷，要求统计页数，并在盒背上用铅笔注明“已查、拆”的字样。

（九）文件内容

1、正式文件若为复印件或传真件的，需在首页的右上角加盖蓝色“F”字样。

2、文件字迹模糊或褪色的，要在目录备注和错误登记表上注明。

3、文件中不认识或看不清的字，需问明后再作处理。若需改动，只能改动目录，不能改动文件。

4、传阅签或送审单未编码的，一律编该附着文件的首页的副码。

5、文档中有替换的文件，应按原装相同的文件编码将原来的文件换下。

6、文件内容如有破损，需及时修补，并在目录备注、卷内备考表和错误登记表上注明破损情况。

（十）复查

1、认真、严格地按照：档案对错误登记、错误登记对卷内目录、卷内目录对红色档案目录的程序进行复查，三者必须一致。

2、复查出错误和问题及时登记。

3、复查出错误和问题，立即与文件整理人通气，认真改正。

4、在目录修改过程中发现问题，随时、及时与扫描组协调处理。责任者负责改正。

5、复查完后，应用铅笔在盒背上注明“已检”的字样。

二、花名册、介绍信及其它类型文件的整理

（一）、花名册

1、该责任者一律为名册上印章所指的批准单位。无批准单位印章的以