服务档案管理规定
档案服务管理制度
第一章总则第一条为加强档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高档案服务质量和效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案资料的收集、整理、保管、利用、销毁等工作。
第三条本制度旨在规范档案服务行为，提高档案管理水平，为领导和职工提供优质、高效的档案服务。
第二章档案收集第四条档案收集工作应遵循全面、准确、及时、系统的原则。
第五条档案收集范围包括：（一）文书档案：包括单位内部形成的各类文件、报告、请示、批复、通知、会议纪要等。
（二）科技档案：包括科研、生产、技术改造、设备购置等过程中的技术文件、图纸、数据、资料等。
（三）声像档案：包括照片、录音、录像、电子文档等。
（四）实物档案：包括奖杯、奖状、锦旗、纪念品等。
第六条档案收集方式：（一）主动收集：档案管理部门应主动与各部门、单位沟通，及时收集各类档案资料。
（二）被动收集：档案管理部门应接受各部门、单位送交的档案资料。
第七条档案收集要求：（一）档案资料应真实、准确、完整。
（二）档案资料应按照档案分类标准进行分类、编目。
（三）档案资料应具备一定的保存价值。
第三章档案整理第八条档案整理工作应遵循科学、规范、系统、实用的原则。
第九条档案整理流程：（一）收集：按照档案收集范围和标准，收集各类档案资料。
（二）分类：根据档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类。
（三）编目：对分类后的档案资料进行编目，建立档案目录。
（四）装订：将整理好的档案资料进行装订，确保档案资料的完整性和便于查阅。
第十条档案整理要求：（一）档案资料应按照档案分类标准进行分类、编目。
（二）档案资料应按照档案保管期限进行保管。
（三）档案资料应保持原貌，不得随意涂改、删减。
第四章档案保管第十一条档案保管工作应遵循安全、规范、科学、高效的原则。
第十二条档案保管要求：（一）档案库房应具备防潮、防霉、防虫、防火、防盗等设施。
政务服务中心档案管理制度
一、总则为了规范政务服务中心档案管理工作，保障档案资料的真实、完整、安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本中心实际情况，制定本制度。
二、档案管理范围1. 本中心形成的各类文件、资料、图片、音频、视频等档案资料；2. 中心各部门、各窗口形成的业务档案；3. 中心参与的其他单位或个人委托管理的档案资料。
三、档案管理制度1. 档案收集：各部门、各窗口应按照档案收集范围，及时收集、整理、归档各类档案资料。
档案收集工作应遵循“统一领导、分级管理、归口负责”的原则。
2. 档案整理：档案整理应按照《档案著录规则》和《档案分类与编码规则》进行。
档案整理工作应遵循“集中管理、统一编号、分类存放”的原则。
3. 档案保管：档案保管应按照《档案库房管理规范》进行。
档案库房应保持通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠、防火、防盗等措施。
4. 档案利用：档案利用应按照《档案查阅利用办法》进行。
档案查阅利用工作应遵循“合法、合理、便民、高效”的原则。
5. 档案销毁：档案销毁应按照《档案销毁办法》进行。
档案销毁工作应遵循“依法、合规、保密、安全”的原则。
6. 档案信息化管理：中心应积极推进档案信息化建设，实现档案的数字化、网络化、智能化管理。
四、档案管理职责1. 中心档案管理部门负责档案工作的统筹规划、组织实施、监督检查和业务指导。
2. 各部门、各窗口负责人对本部门、本窗口的档案管理工作负直接责任。
3. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。
五、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度，造成档案丢失、损毁、泄密等行为的单位和个人，依法依规追究责任。
六、附则本制度自发布之日起施行。
如有未尽事宜，由中心档案管理部门负责解释。
服务中心业务档案管理制度
服务中心业务档案管理制度第一章总则第一条为规范服务中心业务档案管理，提高档案管理的规范性和效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于服务中心的业务档案管理工作，包括档案的建立、整理、借阅、归档等工作。
第三条服务中心业务档案管理应符合国家档案管理相关法律法规和标准，严格执行档案管理制度，做到规范管理、便利使用、安全保管。
第四条服务中心业务档案管理工作应坚持“便民、创新、廉政、高效”的原则，提供优质的服务。
第五条服务中心业务档案管理应树立以人为本的理念，以提高服务水平和服务效率为宗旨，充分满足用户的需求。
第二章档案建立第六条服务中心业务档案应当按照业务流程和操作规程进行建立，并确定档案的分类、装订、编号等基本信息。
第七条服务中心应当建立完整的档案管理制度和相关文件，保证档案的可追溯性和可考证性。
第八条服务中心应当设立档案管理部门，并配备专业的档案管理人员。
第九条服务中心应根据业务特点建立档案检索系统和档案库房，确保档案的安全和便捷的检索。
第十条服务中心应当定期对档案库房进行检查和清理，保证档案的整齐，防止损坏和丢失。
第三章档案整理第十一条档案管理人员应当认真整理档案，确保档案的准确性和完整性。
第十二条档案管理人员应按照规定的程序对档案进行分类、编目、装订和标识，确保档案的有序性和可追溯性。
第十三条档案管理人员应当对档案进行及时清洗、防潮、防蛀等保养工作，确保档案的耐用性和稳定性。
第十四条档案管理人员应当对档案进行定期的检查和整理，确保档案的准确性和完整性。
第四章档案借阅第十五条服务中心应当建立完善的档案借阅制度和程序，规范档案借阅的申请、审批、使用和归还等流程。
第十六条用户在借阅档案前，必须提供有效的证明文件，并经过档案管理人员审核和签字同意。
第十七条用户在借阅档案时，应当正确使用和妥善保管档案，严禁私自涂改、移动和损坏档案。
第十八条档案管理人员应当根据用户的实际需求，提供及时的档案借阅服务，并对用户借阅的档案进行登记和跟踪。
服务档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司服务档案管理工作，确保服务档案的完整、准确、安全和有效利用，提高服务档案管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各服务窗口及所有涉及服务档案管理的工作人员。
第三条本制度依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规制定。
第二章档案管理职责第四条公司档案管理部门负责公司服务档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条各部门、各服务窗口应指定专人负责本部门、本窗口的服务档案管理工作。
第六条各部门、各服务窗口负责人应加强对本部门、本窗口服务档案管理工作的领导和监督。
第三章档案收集与整理第七条服务档案收集范围包括：（一）服务协议、合同、委托书等法律文件；（二）服务项目、服务流程、服务规范等文件；（三）服务过程中产生的各类工作记录、报告、报表、图片、录音、录像等资料；（四）客户反馈、投诉、表扬等意见建议；（五）其他与公司服务相关的资料。
第八条服务档案整理要求：（一）按照档案分类、编号、装订等规范进行整理；（二）档案资料应齐全、完整，不得缺页、破损；（三）档案资料应按照时间顺序排列，便于查阅；（四）档案资料应进行编号、登记，建立档案目录。
第四章档案保管与利用第九条服务档案保管要求：（一）档案库房应保持清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗；（二）档案资料应按照类别、年代、重要程度等进行分类存放；（三）档案资料应定期进行检查、清理，确保档案资料完好无损；（四）档案资料借阅应办理借阅手续，按时归还。
第十条服务档案利用要求：（一）查阅服务档案应遵循“先查阅、后复制”的原则；（二）查阅档案时，应爱护档案资料，不得擅自涂改、损毁；（三）查阅档案应填写《档案查阅登记表》，登记查阅内容、时间、查阅人等信息。
第五章档案销毁第十一条服务档案销毁应符合以下条件：（一）档案资料已过保管期限；（二）档案资料无保存价值；（三）档案资料涉及国家秘密、商业秘密等，经相关部门批准。
第十二条服务档案销毁程序：（一）提出销毁申请，经档案管理部门负责人审批；（二）销毁前，应进行核实，确认无误；（三）销毁档案资料时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案资料无法恢复；（四）销毁档案资料后，应做好销毁记录，并存档备查。
档案服务机构规章制度
档案服务机构规章制度第一章总则第一条根据国家有关法律法规，规范档案服务机构的管理和运作，保障档案工作的正常开展，维护档案资源的安全和完整，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于档案服务机构的所有工作人员，须严格遵守并执行相关规定。
第三条档案服务机构的管理责任单位为机构的院长，负责全面监督和管理档案服务机构的工作。
第四条每位档案服务机构的工作人员都应遵守法律法规及机构规定，维护档案资源的安全和完整，尊重用户的权利和隐私。
第二章机构管理规定第五条档案服务机构应建立规范的管理体系，制定明确的管理制度和工作流程，确保工作的顺利运行。
第六条档案服务机构应定期开展员工培训和考核，提高员工的专业素质和工作技能。
第七条档案服务机构应建立健全的安全保障措施，确保档案资源的安全可靠，防止信息泄霧和遗失。
第八条档案服务机构应遵守保密法律法规，严格保护用户档案信息的安全，不得擅自泄露用户的隐私信息。
第三章服务规定第九条档案服务机构应提供规范、高效、便捷的档案服务，为用户提供全面的档案检索和查询服务。
第十条档案服务机构应根据用户的需求和要求提供及时有效的服务，确保用户的权益得到尊重和保护。
第十一条档案服务机构应遵守档案管理相关规定，妥善保管和管理档案资源，确保档案信息的准确性和完整性。
第十二条档案服务机构应根据用户的要求提供数字化档案服务，为用户提供便捷的档案检索和复制服务。
第四章处罚规定第十三条对于违反本规章制度的行为，档案服务机构有权采取相应措施进行处理，包括口头警告、书面警告、记过、降级或辞退等处罚。
第十四条对于严重违法违规行为或者导致档案资源严重损失的行为，档案服务机构有权向有关部门报告并追究法律责任。
第五章附则第十五条本规章制度由档案服务机构负责编制和更新，必须经管理责任单位审查批准后方可生效。
第十六条对于本规章制度中未尽事宜，可由档案服务机构负责人根据实际情况进行补充完善，但须经管理责任单位审查批准后生效。
第十七条本规章制度于颁布之日起正式生效。
行政服务中心档案管理制度
一、总则为加强行政服务中心档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我中心实际，特制定本制度。
二、归档范围1. 服务中心及其工作人员在履行职责过程中形成的文件、资料、图表、声像等。
2. 服务中心各部门、窗口办理业务形成的文件、资料、图表、声像等。
3. 服务中心举办的重要会议、活动、培训等形成的文件、资料、图表、声像等。
4. 服务中心与其他单位、个人往来文件、资料、图表、声像等。
5. 服务中心内部管理制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等。
三、档案管理职责1. 服务中心档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用和鉴定工作。
2. 各部门、窗口负责人负责本部门、窗口档案的收集、整理和归档工作。
3. 服务中心工作人员应按照档案管理要求，做好个人档案的收集、整理和归档工作。
四、档案管理流程1. 档案收集：各部门、窗口按照归档范围，及时收集应归档的文件、资料、图表、声像等。
2. 档案整理：按照档案分类、编号、装订等要求，对收集的档案进行整理。
3. 档案归档：整理好的档案及时移交档案管理部门，办理归档手续。
4. 档案保管：档案管理部门负责档案的保管，确保档案的完整、准确、系统和安全。
5. 档案利用：档案管理部门根据档案利用规定，提供档案查阅、复制等服务。
五、档案安全1. 服务中心应建立健全档案安全管理制度，确保档案实体和信息安全。
2. 档案管理部门应配备必要的档案保管设施，防止档案受潮、霉变、虫蛀、火灾等损害。
3. 档案管理人员应严格执行档案保密制度，确保档案信息安全。
六、档案鉴定与销毁1. 档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。
2. 鉴定为具有保存价值的档案，应继续保存；鉴定为不再保存的档案，应按照规定程序进行销毁。
3. 销毁档案前，应经服务中心领导批准，并做好记录。
七、奖惩1. 对在档案管理工作中做出突出贡献的个人或集体，给予表彰和奖励。
办事服务中心档案管理制度
一、总则为了规范办事服务中心档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我中心实际，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 中心内部产生的各类文件、资料、照片、录音、录像等。
2. 中心与其他单位、个人之间签订的合同、协议、备忘录等。
3. 中心举办的各类活动、培训、会议等形成的文件、资料。
4. 中心工作人员在公务活动中形成的文件、资料。
5. 其他需要归档的资料。
三、档案管理职责1. 中心档案管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 各部门、科室应积极配合档案管理部门，按照规定及时归档相关文件、资料。
3. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，严格执行档案管理制度。
四、档案收集与归档1. 收集范围：按照档案管理范围，及时收集各类文件、资料。
2. 归档要求：按照档案类别、时间、顺序等要求，将文件、资料分类整理，并填写归档目录。
3. 归档时间：各部门、科室应在次月内将上个月形成的文件、资料归档。
五、档案保管与利用1. 保管要求：档案管理部门应确保档案安全，采取防火、防盗、防潮、防蛀等措施。
2. 利用规定：档案利用者应遵守档案利用规定，不得擅自复制、借阅、泄露档案内容。
3. 档案借阅：需借阅档案者，应填写借阅申请，经档案管理部门批准后方可借阅。
六、档案销毁1. 档案销毁应严格按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规执行。
2. 档案销毁前，应经档案管理部门审核，并报中心领导批准。
3. 档案销毁后，应填写销毁清单，并由档案管理部门存档备查。
七、档案安全责任1. 中心档案管理部门负责档案安全工作，定期对档案库房进行检查，确保档案安全。
2. 各部门、科室应加强档案安全管理，落实档案安全责任制。
3. 档案管理人员应严格遵守档案管理制度，确保档案安全。
八、附则1. 本制度由中心档案管理部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
通过实施本制度，办事服务中心将有效规范档案管理工作，提高档案管理水平，为服务中心各项工作提供有力保障。
服务部运行档案管理制度
第一章总则第一条为规范服务部运行档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用率，促进服务部工作的高效运行，特制定本制度。
第二条本制度适用于服务部所有运行档案的管理工作，包括但不限于客户档案、业务档案、项目管理档案、员工档案等。
第三条服务部运行档案管理应遵循真实性、完整性、安全性、可用性、保密性原则。
第二章职责与分工第四条服务部经理负责组织、协调、监督和指导档案管理工作，确保档案管理制度的有效实施。
第五条档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等具体工作。
第六条各部门负责人对本部门产生的档案负有责任，确保档案的及时、准确、完整收集和归档。
第七条人力资源部负责员工档案的管理，包括员工入职、离职、调岗等档案的收集、整理、归档。
第三章档案收集与整理第八条档案收集应遵循全面、准确、及时的原则，确保档案的完整性。
第九条档案收集范围包括：客户档案、业务档案、项目管理档案、员工档案等。
第十条档案整理应按照档案类别、时间顺序、重要程度等进行分类、排序、装订。
第十一条档案整理应遵循以下要求：1. 分类标准明确，便于查找；2. 文件内容真实、准确、完整；3. 装订整齐、牢固；4. 标签清晰，便于识别。
第四章档案保管与使用第十二条档案保管应遵循以下要求：1. 档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防霉等措施；2. 档案库房内应保持整洁、通风、干燥；3. 档案应按类别、时间顺序、重要程度等进行分类存放；4. 档案管理员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
第十三条档案使用应遵循以下要求：1. 借阅档案需填写《档案借阅登记表》，经档案管理员批准后方可借阅；2. 借阅者应爱护档案，不得擅自涂改、撕毁、损毁档案；3. 借阅档案后，应在规定时间内归还，如有特殊情况，需向档案管理员说明；4. 档案管理员应定期统计档案借阅情况，确保档案的利用率。
第五章档案销毁第十四条档案销毁应遵循以下要求：1. 档案销毁前，需经档案管理员审核，确认无保存价值后方可销毁；2. 档案销毁需由档案管理员和监销人员共同监督；3. 档案销毁后，监销人员应填写《档案销毁记录表》，并妥善保管。
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服务档案填报的管理规定
服务档案是客户服务部考核服务人员工作业绩的指标，是工厂制定持续改进的重要依据。
为保证产品外部故障信息的准确性，维护档案的严肃性，服务人员在填报服务档案时必须严格执行如下规定
一、填写要求：
1、档案必须采用蓝或黑色笔迹填写，字迹书写清晰、工整。
服务档
案上所有项目栏必须实事求是的严格按要求填写，不得漏项。
2、故障部位、故障现象、原因分析、修理过程等所有项目栏，必须
实事求是、详细、认真、全面准确的予以量化叙述（或加草图辅助说明），因果关系必须相互对应。
服务过程中如需更换零部件，必须说明其损坏程度及原因，必须注明更换件名称、型号、生产厂家及数量（制造件有标识）。
二、管理与处罚办法：
1、服务人员的《服务完工单》填完必须立即报一次。
并作为绩效考
核的主要依据，逾期不报的，其工作量不予记载，期间的服务费用不予报销。
2、服务室调度对返回的《服务完工单》逐一审查，对于没按要求填
写的档案，将视为无效档案，其工作量不予记载，发生的服务费用不予报销。
3、加大电话回访力度，以考核服务质量并监督《服务完工单》（要
件传真）的真实性。
4、对因未注明或未写明外购件厂家等原因，造成质量保证部处罚的，
责任将由其全部承担。
5、对因《服务完工单》填报中编造故障问题，造成重复服务的将予
以严肃处罚。
6、《服务完工单》验收合格归档后，将作为本人的服务台份记入台帐，
作为考核其工作业绩的依据。
7、客户服务部不定期向各片区通报档案返回及处罚情况。
填写服务档案是一件极其严肃的工作，若发生商业纠纷，《服务完工单》将发挥关键作用，因此各服务员必须高度重视，决不能弄虚作假、任意编造或伪造用户签字，若胡编乱造档案引起严重后果，将按工厂的相关规定调离本岗位，严重者予以下岗处理。
本管理规定从即日起执行。