用户手册编写规范
产品用户手册设计规范及编写技巧
产品用户手册设计规范及编写技巧在当今的产品市场中，一份清晰、准确且易于理解的用户手册对于产品的成功推广和用户的满意度起着至关重要的作用。
用户手册不仅是用户了解产品功能和操作方法的重要指南，也是企业与用户进行有效沟通的重要桥梁。
然而，要编写一份优秀的产品用户手册并非易事，需要遵循一定的设计规范和掌握相关的编写技巧。
接下来，我们将详细探讨产品用户手册的设计规范及编写技巧。
一、设计规范（一）明确目标受众在开始编写用户手册之前，首先要明确目标受众。
不同的产品可能有不同的用户群体，例如，专业人士、普通消费者、老年人或儿童等。
了解目标受众的特点、知识水平和需求，有助于确定手册的语言风格、内容深度和组织结构。
（二）简洁明了的布局用户手册的布局应该简洁、清晰，易于阅读和查找信息。
可以采用以下几种常见的布局方式：1、目录：提供手册的整体结构和内容大纲，方便用户快速定位所需信息。
2、章节划分：根据产品的功能或操作流程将手册分为不同的章节，每个章节专注于一个主题。
3、图表和图片：适当使用图表、图片和示意图来辅助说明复杂的概念和操作步骤，增强视觉效果，提高用户的理解度。
（三）统一的格式和风格保持用户手册在格式和风格上的一致性，有助于提高可读性和专业性。
包括字体、字号、颜色、段落间距、标题样式等都应该统一规范。
同时，语言表达也要简洁、准确、一致，避免使用模棱两可或含糊不清的词汇。
（四）准确性和完整性用户手册中的信息必须准确无误，完整涵盖产品的所有功能和操作细节。
任何错误或遗漏都可能导致用户在使用产品时遇到困难或误解。
在编写完成后，要进行严格的校对和审核，确保信息的准确性和完整性。
（五）更新和维护随着产品的不断更新和改进，用户手册也需要及时进行更新和维护。
确保用户能够获取到最新的、最准确的信息，以适应产品的变化。
二、编写技巧（一）以用户为中心始终从用户的角度出发，思考他们在使用产品时可能会遇到的问题和需求。
采用用户熟悉的语言和术语，避免使用专业的技术词汇和行话。
软件产品用户手册编写指导规范
软件产品用户手册编写指导规范一、引言软件产品用户手册是为了帮助用户快速了解和使用软件产品而编写的重要文档。
良好的用户手册能够使用户轻松上手，减少用户对技术支持的需求，提升用户满意度。
本文将从整体结构、语言规范、内容要点等方面为编写软件产品用户手册提供指导规范。
二、整体结构1. 标题页在用户手册的开头添加标题页，包括软件名称、版本号、日期和版权信息，以便用户准确标识和识别。
2. 目录为了方便用户查找和快速定位所需信息，编写用户手册时应包含详细的目录，并准确标识每个章节的页码。
3. 简介简介部分应包括软件产品的背景介绍、主要特点和功能以及适用范围等内容，帮助用户快速了解软件产品的概况。
4. 安装与配置在此部分中，需要提供清晰、详细的安装步骤和配置指导，包括软件的系统要求、安装前准备、安装步骤、常见问题解答等相关信息。
5. 使用说明使用说明是用户手册的核心内容，需要通过简洁明了的语言，逐步介绍软件的使用方法、操作步骤和功能说明。
可以结合图文并茂的方式，提供示意图和操作界面截图，以便用户更好地理解和使用。
6. 常见问题与故障排除在用户手册中添加常见问题与故障排除的章节，列举常见问题及解决方法，帮助用户自行排查故障和解决常见问题。
7. 版权和免责声明在用户手册的结尾部分，添加版权和免责声明，明确软件产品的知识产权归属和免责条款，保护软件开发方的合法权益。
三、语言规范1. 使用简洁明了的语言用户手册的语言应尽量简洁明了，避免使用过于专业的术语或太过晦涩的词汇，保持与用户的沟通顺畅。
2. 避免歧义和模棱两可的表述用户手册应尽量避免歧义和模棱两可的表述，确保用户可以准确理解，正确操作软件。
3. 使用一致的术语和格式为了用户能够更好地理解和识别，用户手册中所使用的术语和格式应保持一致，避免混淆和困惑。
四、内容要点1. 首次使用向导提供软件产品的首次使用向导，引导用户进行软件的首次安装和初始化设置。
2. 主要功能说明逐一介绍软件产品的主要功能和使用方法，包括核心模块、操作界面、常用功能操作等。
产品用户手册编写技巧及设计规范
产品用户手册编写技巧及设计规范在当今科技飞速发展的时代，各种产品层出不穷，而一份清晰、准确、易于理解的产品用户手册对于用户来说至关重要。
它不仅能够帮助用户快速上手使用产品，还能提高用户的满意度和忠诚度。
那么，如何编写一份优秀的产品用户手册呢？这就需要掌握一定的技巧和遵循相应的设计规范。
一、明确用户手册的目标和受众在编写用户手册之前，首先要明确其目标和受众。
用户手册的目标通常是为了帮助用户了解产品的功能、操作方法、注意事项等，从而能够正确、安全、有效地使用产品。
而受众则可能包括初次使用者、有一定经验的用户、技术人员等。
不同的受众对于手册的需求和理解程度是不同的，因此在编写时需要根据受众的特点进行有针对性的设计。
例如，对于初次使用者，手册应该尽可能详细、直观，采用简单易懂的语言和大量的图示；而对于有一定经验的用户，可以重点介绍一些高级功能和技巧；对于技术人员，则可以提供更深入的技术参数和故障排除方法。
二、组织清晰的结构和目录一个良好的结构和目录能够让用户快速找到所需的信息。
用户手册通常可以分为以下几个部分：1、简介：包括产品的概述、主要特点和适用范围等。
2、安装与设置：指导用户如何正确安装和设置产品，包括硬件连接、软件安装、初始配置等。
3、操作指南：详细介绍产品的各项功能和操作方法，按照功能模块或操作流程进行分类。
4、维护与保养：提供产品的日常维护、清洁、存储等方面的建议。
5、故障排除：列举常见的故障现象和解决方法，帮助用户在遇到问题时能够自行解决。
6、技术规格：包括产品的技术参数、性能指标、尺寸重量等。
7、附录：如术语表、参考资料、保修信息等。
在目录中，要清晰地列出各个章节的标题和页码，以便用户快速浏览和定位。
三、使用简洁明了的语言用户手册的语言应该简洁、准确、通俗易懂，避免使用过于复杂的句子和专业术语。
如果必须使用专业术语，要在首次出现时进行解释。
同时，要注意语言的规范性和一致性，避免出现错别字、语病和歧义。
用户操作手册编写规范
编号：版本号：发放号：文件名称：用户操作手册编写规范变更记录注：对该文件内容增加、删除或修改均需填写此变更记录，详细记载变更信息，以保证其可追溯性。
用户操作手册编写规范用户操作手册旨在告诉软件的使用者在使用本软件时所应采用的方法与程序，并提供有关的信息，如系统结构、软件功能、操作流程等，以协助软件的使用。
用户操作手册的重点章节是‘第四章功能概述与操作说明’。
操作说明必须尽量地详尽，以便使用者易于掌握。
目录用户操作手册编写规范模板 (1)第一章简介 (4)1、手册目的 (4)2、手册范围 (4)3、名词定义 (4)4、参考文件 (4)第二章系统概述 (6)1、系统目标 (6)2、系统范围 (6)3、系统结构 (6)4、软件环境 (6)第三章公共操作 (7)1、开机/关机 (7)2、注册 (7)3、主菜单操作 (7)4、退出 (8)5、屏幕画面的布局 (8)6、公共画面属性 (8)7、提示窗 (8)8、按钮定义 (8)9、键盘定义 (8)第四章功能概述与操作说明 (9)1、功能概述 (9)2、操作规程 (9)3、操作说明 (9)第一章简介本章将简要地说明用户操作手册(以下简称本手册)的目的、范围、名词定义和参考文件。
1、手册目的本手册的目的在于告诉某某系统软件的使用者，本系统软件提供了哪些功能，以及如何正确地、有效地来使用这些功能。
2、手册范围☞本手册首先简要地介绍本系统软件的结构以及软件环境，然后说明本系统软件为使用者提供的各项功能及其详细的操作步骤。
☞本手册的使用者包括：{在此罗列使用者……}☞本手册各章节内容安排如下：∙第一章简介：简单说明本手册的目的、范围、名词定义和参考文件。
∙第二章系统概述：简单说明本系统的结构及其执行环境。
∙第三章公共操作：介绍开机、系统注册与退出、关机等公共操作，并指明为系统中各项操作所共有的屏幕属性、按钮定义及键盘定义。
∙第四章功能概述与操作说明：逐一说明各项功能及其详细的操作步骤。
用户操作手册编写规范
编号：版本号：发放号：文件名称：用户操作手册编写规范变更记录注：对该文件内容增加、删除或修改均需填写此变更记录，详细记载变更信息，以保证其可追溯性。
用户操作手册编写规范用户操作手册旨在告诉软件的使用者在使用本软件时所应采用的方法与程序，并提供有关的信息，如系统结构、软件功能、操作流程等，以协助软件的使用。
用户操作手册的重点章节是‘第四章功能概述与操作说明’。
操作说明必须尽量地详尽，以便使用者易于掌握。
目录第一章简介本章将简要地说明用户操作手册(以下简称本手册)的目的、范围、名词定义和参考文件。
1、手册目的本手册的目的在于告诉某某系统软件的使用者，本系统软件提供了哪些功能，以及如何正确地、有效地来使用这些功能。
2、手册范围本手册首先简要地介绍本系统软件的结构以及软件环境，然后说明本系统软件为使用者提供的各项功能及其详细的操作步骤。
本手册的使用者包括：{在此罗列使用者……}本手册各章节内容安排如下：第一章简介：简单说明本手册的目的、范围、名词定义和参考文件。
第二章系统概述：简单说明本系统的结构及其执行环境。
第三章公共操作：介绍开机、系统注册与退出、关机等公共操作，并指明为系统中各项操作所共有的屏幕属性、按钮定义及键盘定义。
第四章功能概述与操作说明：逐一说明各项功能及其详细的操作步骤。
其中“第四章功能概述与操作说明”为本手册之重点, 希望使用者能深入了解。
3、名词定义这里定义为了准确地解释本手册所需要的字头词和缩写词。
这些信息也可以由手册的附录提供，或引用别的文档。
4、参考文件参考文件清单。
每个参考文件的标题、索引号或文件号、发布或发表日期、出版单位等。
每个参考文件的来源。
这些信息也可以由手册的附录提供，或引用别的文档。
用户操作手册的参考文件至少应包括本系统的“软件需求分析报告”。
第二章系统概述本章将简要说明本系统之目标、范围、结构、及软件环境。
1、系统目标说明本系统主要目标。
2、系统范围说明本系统之主要范围。
软件用户手册编制规范
§2.2用户手册的内容2-4
§2.2.1封面2-4
§2.2.2二封2-4
§2.2.3版权声明2-4
§2.2.4前言2-4
§2.2.5阅读指南2-5
§2.2.6目录2-5
§2.2.7基础知识介绍〖条件〗2-5
§2.2.8系统安装及启动2-6
§2.2.9系统操作说明2-7
§2.2.9 1 CAD软件2-7
在章、节、小节、小小节里面均可以含有项目符号和编号。
1.编号
1)编号序列相对于与之对应的标题向右缩进0.74CM。
2)编号的格式是“n.”，其中n为阿拉伯数字。
3)对于有名编号序列名称采用五号黑体汉字，其后面的内容采用五号宋体汉字；对于无名编号序列中的内容字体同有名编号序列。
4)编号序列里还允许采用二级编号序列，其格式规定如下：“n)”，其中n为阿拉伯数字。
§2.2.9 2其它软件2-9
§2.2.10系统及数据维护2-9
§2.2.11例题〖条件〗2-10
§2.2.12各种附录2-10
§2.3用户手册的风格2-11
第1章用户手册格式的规定
§1.1标题及编号
一般情况下，用户手册用章、节来划分其内容，必要时还可引入小节、小小节的概念。
§1.1.1章标题的设置
每章的编号用阿拉伯数字表示，采用“第1章”、“第2章”、……的形式表示章的编号，章的编号后面空一个半角的格，然后是这一章的标题。
1.章必须另起一页开始打印。
2.章的编号和标题采用左对齐的格式放在行的左边，左缩进为0。
3.章的编号和标题中汉字采用黑体小三号字，章的编号和标题总长度不能超过一行。
4.章的编号和标题行距取最小值、12磅，段前、段后分别取24磅。
用户手册管理制度
用户手册管理制度第一章绪论为了规范用户手册的管理，提高用户手册的编写质量，并保障用户手册的合理使用，制定本制度。
第二章用户手册编写1. 编写目的用户手册是为了向用户介绍产品的使用方法、保养须知和维修注意事项，帮助用户充分了解和正确使用产品。
因此，用户手册编写的目的是为了提供给用户清晰的指导和帮助。
2. 编写责任用户手册的编写由产品开发部门负责，他们需要收集产品使用中的常见问题和疑问，然后整理成文档并不断完善。
3. 编写内容用户手册需要包括产品的使用方法、功能说明、维护保养、故障排除等内容，并且需要使用简洁明了的语言和配以图片说明，以便用户更好地理解。
4. 编写流程用户手册的编写流程包括需求收集、文档撰写、审批修改、最终定稿等环节。
需要建立一个严谨的流程，确保用户手册内容的准确和完整。
第三章用户手册审核和发布1. 审核责任用户手册的审核由产品质量部门负责，他们负责对用户手册的内容进行详细的检查和审核，确保用户手册的准确和可靠。
2. 审核流程用户手册的审核流程包括初步审核、技术审查、语言审查、样张审查等环节，需要建立一个严格的审核流程。
3. 发布方式经过审核的用户手册可以采用电子版和纸质版的方式发布，用户可以根据自己的需要选择合适的方式获取用户手册。
第四章用户手册更新和维护1. 更新责任产品开发部门负责用户手册的更新和维护工作，他们需要不断收集用户反馈意见，并及时对用户手册进行更新和完善。
2. 更新内容用户手册需要根据产品的更新和升级不断进行更新，保障用户手册的实效性和有效性。
3. 更新流程用户手册的更新流程需要包括需求收集、文档修改、审核发布等环节，确保用户手册的更新流程清晰顺畅。
第五章用户手册管理1. 数字化管理用户手册需要进行数字化管理，建立用户手册的文档库，并根据产品型号和版本进行分类管理。
2. 存档备份用户手册需要进行定期存档备份，以防止文件丢失或损坏，保障用户手册的长期可用性。
3. 使用管理用户手册需要建立使用管理制度，明确规定谁可以使用、如何使用、何时使用用户手册，避免用户手册被滥用。
用户操作手册编写规范
编号：版本号：发放号：文件名称：用户操作手册编写规范变更记录注：对该文件内容增加、删除或修改均需填写此变更记录，详细记载变更信息，以保证其可追溯性。
用户操作手册编写规范用户操作手册旨在告诉软件的使用者在使用本软件时所应采用的方法与程序，并提供有关的信息，如系统结构、软件功能、操作流程等，以协助软件的使用。
用户操作手册的重点章节是‘第四章功能概述与操作说明’。
操作说明必须尽量地详尽，以便使用者易于掌握。
目录用户操作手册编写规范模板 (1)第一章简介 (4)1、手册目的 (4)2、手册范围 (4)3、名词定义 (4)4、参考文件 (4)第二章系统概述 (6)1、系统目标 (6)2、系统范围 (6)3、系统结构 (6)4、软件环境 (6)第三章公共操作 (7)1、开机/关机 (7)2、注册 (7)3、主菜单操作 (7)4、退出 (8)5、屏幕画面的布局 (8)6、公共画面属性 (8)7、提示窗 (8)8、按钮定义 (8)9、键盘定义 (8)第四章功能概述与操作说明 (9)1、功能概述 (9)2、操作规程 (9)3、操作说明 (9)第一章简介本章将简要地说明用户操作手册(以下简称本手册)的目的、范围、名词定义和参考文件。
1、手册目的本手册的目的在于告诉某某系统软件的使用者，本系统软件提供了哪些功能，以及如何正确地、有效地来使用这些功能。
2、手册范围☞本手册首先简要地介绍本系统软件的结构以及软件环境，然后说明本系统软件为使用者提供的各项功能及其详细的操作步骤。
☞本手册的使用者包括：{在此罗列使用者……}☞本手册各章节内容安排如下：•第一章简介：简单说明本手册的目的、范围、名词定义和参考文件。
•第二章系统概述：简单说明本系统的结构及其执行环境。
•第三章公共操作：介绍开机、系统注册与退出、关机等公共操作，并指明为系统中各项操作所共有的屏幕属性、按钮定义及键盘定义。
•第四章功能概述与操作说明：逐一说明各项功能及其详细的操作步骤。
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用户手册编写规范
密级：机密用户手册编制规范 V
1.01999 年10 月20 日浪潮集团山东通用软件有限公司浪潮通软公司用户手册编写规范1 目录文档类别使用对象 .21.引言 .31.1 目的31.2 范围31.3 术语定义31.4 参考资料31.5 版序控制记录31.6 版本更新记录4
2.编制大纲 .52.1 编写要求52.2 文档分类62.3 用户使用手册编制大纲62.
3.1 前
言 .72.3.2 功能 .72.3.3 附录 .82.4 用户安装手册编制大纲82.4.1 前言 .92.4.2 单机版的安装及配制 .92.4.3 网络版的安装及配制 .92.4.3 附录 .102.5 系统管理员手册编制大纲103.编写原则 .114.审核鉴定 .11 浪潮通软公司用户手册编写规范2 文档类别使用对象文档类别该文档是为浪潮通用软件公司的产品提供一个用户手册编写规范。
使用对象该文档使用对象为浪潮通用软件公司参与文档编制工作的人员,包括设计人员.编程人员.文档编制人员以及其他参与文档工作的成员。
浪潮通软公司用户手册编写规范31.引言1.1 目的本文档是为公司产品的文档编写提供规范说明，其目的是：1.为用户提供各种类型的文档，以供用户参阅和培训之用。
2.提供相应的配套资料，辅助软件推向市场。
1.2 范围本文档提供公司产品用户手册的编制类型.编制大纲.编制风格.编制顺序以及用于编制人员最后进行的审核。
1.3 术语定义1.4 参考资料国强财务软件6.0 产品用户手册编写指南 V
1.31.5 版序控制记录版序状态拟稿审核批准发布日期1.0 管理过程改善部浪潮通软公司用户手册编写规范41.6 版本更新记录 *A 修改 Dmail 地址；2）目录用 WORD97 自动生成，采用正式格式，显示三级标题，页码右对齐，字体用小四号宋体；目录起始页第一行正中为“目录”二字，字体为四号加黑宋体。
3）正文的章.节格式用 MS WORD*的标题格式，段内的字体应保持字体统一，用小四号宋体。
但特殊强调的需引起读者注意的条目，可用其它字体。
4）正文的页眉用五号宋体，格式如下：章节名称正文页码设置：位置为页面底端（页脚），对齐方式为外侧。
浪潮通软公司用户手册编写规范62.2 文档分类名称说明用户使用手册1.目的：用户认真阅读本手册,可以快速.方便的使用本系统的功能。
2.作用：培训和参考的作用。
3.使用对象：使用本产品的用户以及培训本产品的市场.服
务人员。
安装手册1.目的：用户能正确地安装软件。
2.作用：帮助用户正确地安装使用软件。
3.使用对象：用户。
系统管理员手册1.目的：对系统管理员提供的使用说明。
2.作用：使系统管理员对系统有一个大概的了解，提高系统
管理员的工作效率，减少系统出错机率；减少服务人员的工作
量。
3.使用对象：用户2.3 用户使用手册编制大纲
目录
第一章前言1.1 内容简介1.2 主要功能1.3 操作流程1.4 基本概念
第二章功能12.1 使用流程2.2 具体描述2.2.1 进行此功能的业务介绍2.2.2 操作步骤2.2.3 功能键.以及项目说明2.2.4 举例2.2.5 特殊提示及注意事项。
浪潮通软公司用户手册编写规范7第 N 章功能 n 附录：
附录1 常用功能介绍附录2 技术支持2.3.1 前言提供手册的概述,在此可以说明编写这份手册的目的.指出本书适用的读者。
1.内容简介简单地介绍编写的背景，系统适用的用户。
2.主要功能是对该系统软件进行的简单讲解，所完成的功能介绍。
3.操作流程操作流程的说明：应全面模拟用户操作，从安装.进入.初始化.到用户具体操作的整个流程进行描述。
4.基本概念基本概念：说明定义的术语在本手册的含义。
步骤说明：针对操作流程的每一步进行说明。
如果在使用说明中有相应的解释，应指明用户查找的位置。
2.3.2 功能这部分包括用户使用的所有功能,这是用户使用手册的最大最重要的部分，要详细的描述。
1.使用流程描述具体功能的使用顺序。
如果功能之中有分类，比如，有些功能用户用不到，有些用得到，就要分开写流程。
2.具体描述描述顺序是按照使用流程的每一步进行的。
1）进行此功能的业务介绍：对此功能进行简单的介绍,说明所能完成的功能。
2）操作步骤：用鼠标选择相应的功能,进入相应的界面,进行功能键以及栏浪潮通软公司用户手册编写规范8 目的介绍。
3）举例：针对某一功能,对于一些比较难的问题,应该进行举例说明。
4）特殊提示及注意事项在使用说明中，每一部分都会归纳一些问题,需要提示用户或者让用户注意，应按照以下规定的格式进行编写：格式：字体采用仿宋字，字号采用五号字举例如下: 注意：凭证制作人和凭证复核人不能是同一个人2.3.3 附录对一些在正文中描述不够详尽的地方，可在附录中进行补充；或是用户经常遇到的问题及问题解答也可放在附录中。
2.4 用户安装手册编制大纲
目录
第一章前言1.1 内容简介1.2 使用约定
第二章单机版的安装及配置2.1 运行环境2.2 系统软件的安装2.3 安装后的系统配置
第三章网络版的安装及配置2.1 运行环境2.2 系统软件的安装2.3 安装后的系统配置附录附录1 安装过程提供的技术支持附录2 参考资料浪潮通软公司用户手册编写规范92.4.1 前言指明编制该手册的目的，指明预期的读者，简介该系统软件的操作系统，数据库，c/s 体系结构，界面特点，以及技术特色。
1.内容简介：介绍本书提供的几个部分：简单介绍几个部分的大概内容。
2.使用约定提示：提供安装过程的一些好的方法。
注意：安装过程中特殊注意的地方。
警告：指出危险动作或状态，不注意这些，会对你的安装造成破坏。
2.4.2 单机版的安装及配制1.运行环境1）硬件环境：列出运行本软件所要求的硬设备的最小配制。
微机要求包括型号，内存，硬盘。
显示器要求：以及一些其他的设备：I/O 设备2）软件环境：列出运行本软件所需要的支持软件操作系统程序语言以及数据库管理系统2.安装单机版的系统软件1）简单介绍单机版打包光盘定义以及内容。
2）介绍该软件单机版的安装步骤：3.安装后的系统配置介绍该软件安装完之后对配置信息的查看，以确定是否需要改动.是否是最优配置；介绍系统配置的路径.以及在何处可以用得上系统配置。
另外，运行软件的时候，有时会出现数据库联结不成功。
在这部分介绍会有几种原因，并分别简述。
2.4.3 网络版的安装及配制1.运行环境除了对硬件环境提出要求外，对软件环境的要求应列出运行本软件所需的操作系统.与操作系统兼容的网络环境.程序语言以及数据库管理系统。
浪潮通软公司用户手册编写规范10 另外，还应简单介绍一下安装网络和数据库所需注意事项和可参考的工具书。
2.安装网络版的系统软件1）介绍该软件单机版的安装步骤：2）如何进行系统环境配置；3）数据库的默认用户及口令等。
3.安装后的系统配置2.
4.3 附录附录1 安装过程提供的技术支持。
在此说明技术支持的几种方式，及常见安装疑难解答。
附录2 参考资料，应写上书名.作者.出版社2.5 系统管理员手册编制大纲目录前言
第一章硬件知识概述1.1 网卡的安装与配置1.2 网络问题的诊断1.3 站点增加时的操作1.4 。
第二章网络操作系统1.1 网络操作系统的操作1.2 网络操作系统的维护1.3 网络操作系统的配置1.4 。
第三章数据库管理1.1 数据库的安装及维护1.2 数据库的配置1.3 。
第四章系统软件的配置4.1 。
4.2 。
前言部分概述系统管理员应该完成的任务，系统管理员应具备的知识，一浪潮通软公司用户手册编写规范11 个称职的系统管理员的所具有的素质。
参考资料：应注明都参考了那些资料，写上书名.作者及出版社。
3.编写原则编写原则是指是参与文档编写工作的人员如何编写文档，编写需具备的过程。
软件的形成过程是经过需求分析.软件设计阶段.编程阶段.测试阶段. 运行与维护阶段，各个阶段都必须有相应的文档编制。
用户手册是最终提供给用户的参考资料，必须结合需求分析以及软件的生命周期的各个过程来进行编写。
首先，文档编写主管应在文档编制需求提出后编写文档计划(文档编制需求)并把它分发给全体相关人员，作为文档重要性的具体依据和管理部门文档工作责任的备忘录。
文档计划一般包括以下几方面内容：1）列出应编制文档的目录；2）提示编制文档应参考的标准；3）指定文档管理员；4）提供编制文档所需要的条件，落实文档编写人员.主管和所需经费以及编制工具等；5）明确保证文档质量的方法，为了确保文档内容的正确性.合理性，
应采取一定的措施，如评审.审稿.鉴定等；6）绘制进度表，以图表形式列出各阶段应产生的文档.编制人员.编制主管.编制日期.完成日期.评审日期等。
其次文档编写人员应有一定的文字表达能力，而且应明确用户的真正需求，真正从用户的角度考虑问题；文档编写人员还应与程序员有相应的交流，弄清程序员的编写步骤，各个功能的使用顺序，弄清各个功能对应的业务。
最后，文档编写人员应按照编写大纲认真编写文档。
4.审核鉴定保证文档的质量以及文档内容的正确性.合理性，应对用户手册进行评审和鉴定工作，提出改进意见，以利整个文档质量的提高。