浅谈无纸化办公给档案管理带来的新挑战
浅析无纸化办公运用到传统档案的问题及对策
浅析无纸化办公运用到传统档案的问题及对策摘要：针对科技的不断进步和发展，加速了无纸化办公的进程，而传统档案在无纸化办公的冲击下，不断进行自身的缩减，而大量无纸化的档案存在，也对档案管理存在一定的冲击。
本文浅析了无纸化办公运用到传统档案的问题及对策，阐述了无纸化办公对传统档案的冲击作用，对无纸化办公存在的现实状况做出分析，无纸化办公档案便利利用做出分析，希望对我国无纸化办公有所帮助。
关键词：无纸化办公；档案；对策无纸化办公的档案管理是各行各业实现高速发展的必然趋势，在社会主义经济发展的新时期，无纸化办公条件顺应了时代的发展，已经成为各行各业实现有效管理的重要举措，所以，在进行档案管理时，要加强档案管理人员的整体素质，加大对档案现代化管理的资金投入，加强对档案管理的技术研发，实现档案的科学化与合理化管理。
无纸化办公已经成为现代办公的主流模式，它改变了传统的办公方式，并促进了办公效率的快速提高，但也带来文件底稿收集、档案长期保存等困难。
针对这些困难，可以实施文件和档案的一体化管理、制定并实行双套管理机制等措施予以解决。
随着计算机科学的迅速发展，以及网络技术的不断普及，打印机、复印机等设备的日趋完备，不断加速了无纸化办公的进程，传统形式下以纸质载体为主的各种载体文件逐渐递减的趋势，取而代之的是大量的电子文件。
由于社会信息的不断增加，信息记录载体形式多样化，人们对信息的需求的多样化，促使档案工作实现数字化、网络化和信息化管理。
如何利用新技术做好电子档案的管理，做好电子文件的归档、维护电子档案的法律效力和保证档案的安全性，为拥护提供更加优质的服务，对档案工作部门来说既是机遇也是挑战。
解决现实状况需要对无纸化档案管理存在的问题进行有效的分析，并针对档案管理工作中障碍出具有解决措施。
一、无纸化办公对传统档案的冲击随着我国经济的发展，计算机技术的发展已经促使无纸化办公成为现代公司的实施方式，而这对传统办公过程中的档案产生巨大变革。
浅析无纸化档案管理面对的新挑战
・２ ０１・ 来自浅 析无纸化档 案管理 面对 的新挑 战
李 力力 （ 泰 来县人 民医院 ， 黑龙 江 泰来 １ ６ ２ ４ ０ ０ ） 摘 要： 无纸化档案是 未来档案发展 的模式 ， 其简单方便得到 了档案 管理 部 门的一致认 可 ， 其 存储 的方 式与传 统的纸质档案相 比优 势非 常突出 ， 不 必 占有 大量的空间 ， 其检 索速 度也会非 常快 ， 但无纸化档案 管理都却 面临着一 些问题 ， 比如安 全性 问题 ， 无纸化档案通 常 存储在计算机 中， 但是如 果计 算机 中毒或者 出现其他异 常状 态， 其档案信 息可以就会 消失不见 ， 会 造成 严重的损 失。主要通过对无纸化 档 案管理 面对的新挑战的介绍 ， 进 而针对挑战探讨 了解 决措施 ， 希望能够为无纸化 档案 的发展提供参考。
关键词 ： 无 纸化 档 案 ； 档案管理 ； 新挑 战 ； 措 施
对 大多数人们来 说还是一件新 鲜事物 ， 对 这样 的新鲜 事物只 我 国 目前很多 的档案管理部 门对无纸化 档案管理 的认识水 平 事情 ， 不足， 受 到传统纸质 档案管理 的思想 的影 响 ， 从 内心 深处抵触无 纸 有通过宣传 和开 发利用 ， 才能提高人们的认识 。档案部 门要加大宣 化档 案 ， 认 为其并不 是真正 的档案 ， 这 给我 国无纸化 档案 的发 展带 传力度 ， 强化依法治档意识。尤其是提高直接形成 电子文件 的部 门 来 了一定 的困难 。 有些档案管理部 门倒是充分 的利用 了无纸化档案 领导及其工作人 员的档案意识 。 只有各部 门、 单位通力配合 ， 齐抓共 的优 势 ， 但 是 因为对 其过度依赖 也产生 了不少 问题 ， 因此无纸 化档 管 ， 才能搞好 电子文件的及时归档和无 纸化档案 的安全管理。 ２ ． ２ 研究无 纸化档案 的特性 ， 制定切 实可行 的措施 ， 保证 无纸 案要想真 正的发展起来 ， 摆正态度很关键。 １无纸化档案管理面对的新挑战 化档案的安全与完整 。无纸化档案具有信息 的非人工识别 性 、 对系 信息与载体的可分离性 、 信息的易改性等特点 。 信 １ ． １从业人员对无纸化档案管理认识水平不到位 。很多档案从 统设备的依赖性 、 业 人员受传统 档案模式 的束缚 ， 在他们看来 ， 只有 纸质的档案 才算 息非人工识 别性 ， 是指 电子文件是 由计算机处理和生成 的数字化 的 是 真正 的档 案 ， 而不接收无纸化 的档案 ； 有些档案部 门只是将 无纸 信息形态 ， 人工无 法直接识别 ， 必须 由相应 的计 算机软硬件设 备将 化档 案当作是 档案的补充资料或者是副本来管理 ， 也并未将其视为 载体上的编码序列读 取出来 ， 然后转换成人工能识别的形式 。所谓 是指电子文件的生成 、 传输 、 存储都是通过 电 真正的档案来 管理。如果这是认 识一直存在 ， 那 么等到档案完全进 对系统设备的依 赖性 ， 行无 纸化时代 时 ，有些档案管理部门将不会接收到任何档案信 息。 子计算机实现的。所谓信 息与载体 的可分离性 ， 是指 电子文件 内容 档案管理人员对无纸化档案管理存在两种极端 的现象 ， 一是 因为无 存储的位置可以从一个载体转换 到另一个 载体上 ， 其 内容却不发生 是指对 电子文件 内容进行修改非 常 纸化档案生 成速度非 常快 ， 其 管理也非常 容易 ， 档案管理人 员就过 任何变化。所谓信息的易改性 ， 分的依赖计 算机等设备 ， 对 一些 重要 的信 息没有进行复 印 ， 如果计 容易 ， 而且改后不 留任何痕迹。 算机中毒或者出现其他故障 ，很可能的所有 的档案信息都会 消失 ， ２ ． ３针对电子文件的特点 ， 制定采取保证 电子文 件“ 物理生命 ” 造成严重的损失 ； 另一是有些档案管理部 门虽然利用计算机来管理 与 “ 信息生命 ” 的安全Ｊ Ｉ 生 保 护措施 。 保护 电子文件的“ 物理生命” 主要 档案 ， 但是几乎 每份档案都要 复印打 印一 份 ， 这 完全失去 了计 算机 包括 以下几点 ： 一是防磁 ， 二是控制 调节 环境 的温湿度 ， 三是 防止机 管理档案 的价值 ， 既产生 了浪费 ， 又不会给档案 管理人员增 加 了工 械损伤 ， 四是注意环境卫生 。对 电子文件“ 信 息生命 ” 的保护 主要包 作量 ， 尤其是归档管理 。 括 以下几点 ： 一是保证 电子文件的持续可读性 ， 二是防电脑病毒 ， 三 １ ． ２ 无纸 化档 案信 息无 法保证可读性 。无纸化档 案信息不 同于 是控制 网络 中电子文件系统的安全 ， 四是备份处理 ， 异处保存 。 传统 的纸质 档案信息 ， 虽然 方便 了管理 ， 但是有 些因为硬件 或者软 ２ ． ４ 制定一 系列配套 的法律法规 、 规章制度 、 技术标准 。为了保 件 的 问 题 出 现 不 可 读 的 现 象 。 通 常 纸 质 档 案 如 果 外 表 出现 问题 ， 档 证无纸化档案的完整 、 准确 、 安全 和电子文件 管理的高效和科学 ， 必 案信息有 时并未受 到任何影响 ， 但是无纸 化档案却不 同 ， 装 有档案 须有相关的法律法规和各 种标 准来 支持 ， 其 中包括与 电子文件和 网 信息 的磁盘 表面完好 无损 ， 但 是可能 因为硬件 、 软件或者程 序发生 络相关 的法律 、 制度 ， 网络系统保 密论证 和验 收要 求 ， 以及各种密级 了变化 ， 而 出现 不可读 的现 象。近些年来 ， 信息技 术的发展 有 目共 电子文 件的计算机著 录 、 管理 、 传输 的规定 ， 另外 ， 还包括 计算机 和 睹， 相关人员不 断发展新编码来 替换传统 的编码 ， 为档案 多使 用编 应用软件的兼容性标 准等。 码相对要滞 后一些 ， 再加之 ， 这种更 新换代 的速 度也 以超 高过 了档 综上所述 ， 可知无 纸化档案管理 在发展的过程 中 ， 的确存在着 案所使用的计算机的运行速度 ， 这就产生 了很多 的矛盾 。 很多 问题 ， 其 中最重要 的是解 除无 纸化档案原始性 的问题 ， 因为档 １ ． ３难 以判断档案是否具有原始性 。档案的价值 主要集 中在原 案只有具有原始性 ， 才拥有法律效力 ， 否则就失去价值 ， 而无纸化档 始性上 ， 也就是 说只有档案 是原始 的档案 ， 在法 律上才会 承认 其真 案在生成以及使用的过程 中 ， 都很容易被更改 ， 破 损其 原始性 。 因此 实有效 ， 如果在 这期间 出现 了改动 的现象 ， 档案 也就失去 了法律效 如何保护其原始性成为无 纸化档案管理 的重点。 率， 不具备任何价值 。 这也正是无纸化档案面临的一大挑战 ， 因为无 参 考 文献 纸化档案都是存在计算机中 ，在使用的过程 中极容易将其更改 ， 再 【 １ 博 匡勇． 档案文化的力量——读《 档案文化“ 成果观” 和“ 规则观” 》 加之 ， 无纸化档 案本身信息 与载体就相互 分离 ， 这种特征使其 在生 有感［ Ｊ ］ ． 档案学通讯 ， ２ ０ １ ２ （ ５ ） ． 成 与 传 输 时 都 会 出现 更 改 的 现 象 ， 对 于无 纸 化 档 案 来 说 ， 我 们 没 有 ［ ２ 】 李 玉 民． 档案科 技 工作要 服 务档 案 文化 建设［ Ｊ 】 ． 中国档 案 ， ２ ０ １ ２ 办法像 纸质文件一样利用一定的标准来保证其原始 Ｉ 生。 因此如何保 （ ９ ） ． 证无 纸化档案的原始性 是 目前有关人 士需要解决 的主要 问题 。 ［ ３ 】 李海啸． 档案文化 建设 市场化运作 实践『 Ｊ ］ ． 浙江档案 ， ２ ０ １ ２ （ ８ ） ． １ － ４ 逻辑档 案与实体 档案归档 存在 问题 。无 纸化 档案生 成之 ［ ４ 】 郑 小春 ． 把握特 性 增强“ 五 力” —— 抢 占档案 文化建设 的制 高点 后， 对 其进行实 体归案还是逻辑 归档这是需要 慎重选择 的 ， 如果是 ［ Ｊ 】 ． 浙 江 档案 ， ２ ０ １ ２ （ ８ ） ． 实体档案归 档 ，就是将保 存档案 的磁 盘或者其他硬 件交 给有 关部 门， 这种归档方式相对谁来 比较麻烦 ， 但是具有一定 的安全性 ； 如果 选 择逻辑归档 ， 就是 将保存档案 的告诉相关部 门 ， 这 样就不用 改变 原来 的档 案存 放的位置 ， 虽然如果按照这种方式 归档 ， 档案 、 归档者 以及 接受 档案的部 门距 离相差会 非常远 ， 但是 只要通 过简单的操作 即可 ， 非常简单方便 ， 但 是却 没有 办法 完全保证无纸化档案 的安全 。 ２ 解决无纸化档案管理挑战的措施 ２ ． １更新 观念 ， 迎接挑 战。无纸化档案 的出现也就是 近几 年的
无纸化办案背景下人民法院档案管理面临的挑战与对策
2024年第4期秘书之友无纸化办案背景下人民法院档案管理面临的挑战与对策□刘定近年来，全国法院不断推动“智慧法院”建设，很多法院实现了“全流程无纸化办案”，推动审判、执行工作模式深入变革，有力提高了办案质效。
这对人民法院档案管理带来了一系列挑战。
一、无纸化办案背景下人民法院档案管理面临的挑战（一）对档案人员配备和专业素质的挑战近年来随着社会主义市场经济的发展和人民法律意识的提高，越来越多的人选择通过法律诉讼维护自己的合法权益。
新的人民法院《诉讼费用交纳办法》的实施，很大程度上降低了诉讼成本，在新技术支持下电子诉讼得到全面推广，甚至互联网法院的诞生让打官司开始模糊了空间和距离的概念，当事人起诉的时间、空间和经济成本都显著降低。
在这种情况下，基层法院受理案件数剧增，由此带来诉讼档案数量同步骤增。
无纸化办案一方面推动了在线立案、在线庭审等司法改革，另一方面对档案人员的配备和专业素质提出了新的要求。
依据《人民法院档案管理办法》，保存档案一万卷（件）应该设专职档案干部一名，每超过一万五千卷再增配一人，而实际工作中人民法院更多的是仅有1～2名在编人员承担全院档案工作，且大都是其他部门退居二线的老同志，有档案或者计算机类专业背景的较少，承担全院诉讼档案的接收和案卷借阅、查档、上架、催还等工作。
同时一站式诉讼服务中心的建设对档案开放利用、服务群众提出了更高要求，不少法院在诉讼服务大厅开设专门的档案查询窗口，配备相应的软硬件设备，司法为民服务要求进一步提升。
实行无纸化办案后，档案团队要承担或者协助进行立案材料和过程材料的扫描、检查，归档前纸质材料的管理，结案后电子卷宗的接收归档和核验入库等工作，对于在岗人员专业素养和沟通、管理、协调能力要求更高，传统的守着档案库房、保管纸质档案的时代已成为过去。
人民法院档案信息化水平的不断提升，对档案人员的职业能力提出了更高要求。
因此，需要加强对档案管理工作人员的日常培训，提高其责任意识和专业能力素质，确保其满足新时代档案管理的要求［1］。
无纸化办公给档案管理带来的新挑战
无纸化办公给档案管理带来的新挑战摘要信息技术在上世纪末到本世纪初的迅猛发展，颠覆性地改变了人们的生活与工作方式，传统的办公和档案管理方式也都受到了严峻的挑战。
在我国，办公无纸化尽管起步较晚，但也取得了一定的成果，档案管理也随之面临着越来越高的工作难度和越来越复杂的工作流程。
本文对这一背景进行了阐述，在介绍无纸化办公的概念和档案管理的概念之后，分析了我国档案管理在目前形势下的现状，接着分析了无纸化办公下事业单位档案管理面临的挑战，并就上述问题提出了无纸化背景下事业单位档案管理的优化措施。
关键词：无纸化办公；档案管理；事业单位1我国档案管理在目前形势下的现状1.1 一些原始凭证仍多以纸质形式存在首先，一些原始资料、原始凭证是证明已经发生的业务，明确责任的原始资料，所以使用纸质的方式，可保证其完整、可靠、真实及合法性。
基准是纸质的凭证，不容易被攥改，具有一定的稳定性；最后多数企业、单位、政府部门在档案管理中未说明可运用数字形式保存资料。
基于上述原因，当前很多档案管理的原始资料仍是以纸质作主要媒介。
1.2 档案管理仍沿用传统模式目前许多企业或事业单位的档案管理仍然沿用传统的管理模式，主要将一些纸质的文件及档案各类资料向档案资料室进行传统档案接收、移交，档案管理人员通过一开始归档顺序，记录、保存有关信息，并且在日常管理中，以人工手段，对资料进行管理，如借阅、保存、查询、销毁等等。
1.3 档案的信息共享受阻第一，原始资料以纸质载体存在，计算机数字化管理仍示实现，均未实现共享；第二，许多档案资料都具有一定的保密性，例如人事档案必须保护员工的个人隐私、会计档案必须保证企业的客户和经销商资料避免泄密等等，这使得许多档案在利用的过程中或多或少地存在过分强调保密，其凭证、参考作用无法真正发挥。
2无纸化办公下事业单位档案管理面临的挑战2.1对档案管理方式的挑战档案的管理体系确保了档案管理的有效性，但是，现在很多事业单位没有开设档案管理部门，档案的管理比较混乱，档案的管理没有实现分级的管理，事业单位没有采取有效的措施进行档案的分级化管理，事业单位的档案管理体系不完善，很多管理规章没有在审查的基础上落实，没有建立有效的档案管理评价机制，档案的管理和控制具有不彻底性。
浅析无纸化档案管理面对的新挑战
．
统的纸 质档 案有着本 质区别 ， 无需要 占用大量 空间、 归档效率也 比传 统 易将 其更改 ， 再加 之 ， 无 纸化 档案本 身信息与 载体 就相 互分离 ， 这 种特 档 案管 理快 ， 因此这一档 案管 理模 式成 为当今业 界关心重 点。 但 就无 纸 征使 其在生成 与传输时都 会出现更改的现象 。 档案管 理 现状而言 ， 其 中仍 然存在 一些 问题 ， 比如 安全 、 操作 技术等 方 面。 因此， 我们这里有必 要对无纸化档 案管理要 点作分析。 １ 无纸档 案概 念 进入 新 世 纪以后 ， 随着 计 算机 技术 、 信 息技术 和 数字 技术 的进 一 步普及与应用 ， 电子文档 以及视 频、 录 像等格 式的 内容逐 渐进 入 到档案 领域， 尽管 目前这 些档 案形 式还 没有动 摇 传统 纸 质档 案 的地 位 ， 但我 们可 以预计， 它 在未来 发展 中必 然会 给纸 质档 案造成 冲击， 最 终取而代
它应 用之初是 为了更好解 决 办公系统 中不 断增 加的业务量 和提 升 业 生 产效率 的综 合性技 术 ， 它 自出现 以来 给世界企 业管理工作开展 做出了 重 要贡献 ， 极大 转变了传 统 的企 业管 理与办公方 式， 提 高了企业 管理工 作 效率 。 同时， 灵 活、 科学 、 快 速 的运 用这种 档 案管理 方 式代替 传统手 工档 案管理 方式 ， 使得 各种 需要应用 的档 案资源及 时、 准确的被 提取 出 来， 有效 的节约了办公 经费、 减少 人 力 资源投入 。 二 无纸化档案管理现状 过去， 有专家曾经 预言： 后工 业社 会必然进 入无 纸化办 公 时代 。 时 至今 日这一预 言早 已成 真 ， 现 有 的纸 质档 案 管理 方 式不管 是 收集 、 整
浅析无纸化档案管理面对的新挑战
浅析无纸化档案管理 面对 的新挑 战
一 邢惠 洁
目前 ，计 算机 信息 技术 的 高速发 展 ，为档 案 管理 工
作 现代 化提 供 了广 阔 的发 展 空 间和应 用空 间 ，同 时 ，也
成 本 ，提 高 执 行 力 ，使 管 理 趋 于 完 善 。通 过信 息 化 建
１ “ 无纸化 办公 ”的特点
无 纸化 办公 是指 利用 现代 化 的 网络技 术进行 办公 。 主要传 媒 工具 是计 算机 等 现代 化办 公工 具 ，可 以实 现不
用 纸 张和 笔进 行各 种业 务 以及 事质有 所变 化 ，与纸 质介 质 不 同将 其转 变成 了电子 文 件 。档案 管理 人员 怎样 参 与归 档工 作 呢？还需 要 由档 案 管理 部 门起决 定作 用 。档 案管 理部 门档 案种 类 繁多 ，办
是能 被计 算机 系统 识 别 、处理 ，按 照一 定格 式存 储在 磁
带 、磁盘 或光 盘 等介 质上 ，并 可在 网络 上传 送 的数字 代 码序 列 。档案 管 理部 门对 电子 文件 进行 整理 归档 后 ，档 案查 询更 加方 便 快捷 ，文 件提 档更 加便 利 ，但 电子 文件 的法律效 应却 受 到 了挑 战 。怎样确 保 电子 文件 归档 后仍 然 保持 其法 律效 应 和依据 ，已经 成为 档案 管理 部 门在信 息 化管 理 中的一 个崭 新 的课题 。电子 文件 归档保 存 后 ， 应 用数 字水 印 、数字 签名 和 数据 加密 技术 能够 对 电子 原
公 自动化 产生 的文件 只是 档案 部 门文 书档案 整理 归档 来
开 始 ，在 本 世 纪 初逐 渐 增加 ，在本 世 纪头 十年 达 到 普
新时代下无纸化办公所面临的档案管理问题和对策
新时代下无纸化办公所面临的档案管理问题和对策发布时间：2021-09-26T03:33:55.805Z 来源：《论证与研究》2021年8期作者：王 洋[导读] 摘要：随着我国科技的不断发展，新时代的信息化档案管理逐渐进入人们日程生活的工作当中。
新时代无纸化档案管理工作极大的提升我国工作人员的工作效率，也方便了人们对档案的阅读和查阅，大大的提升了档案的自身价值。
无纸化档案管理在一定程度上减少了档案的磨损，以便于工作人员对其归纳整理，大大的减少了工作人员的时间成本。
本文对新时代下无纸化办公所面临的档案管理问题和对策进行了分析，旨在可以更好的进行档案管理工作。
关键词：新时代；无纸化办公；档案管理新时代下无纸化办公所面临的档案管理问题和对策王 洋（大庆油田有限责任公司第二采油厂 信息中心 163000）摘要：随着我国科技的不断发展，新时代的信息化档案管理逐渐进入人们日程生活的工作当中。
新时代无纸化档案管理工作极大的提升我国工作人员的工作效率，也方便了人们对档案的阅读和查阅，大大的提升了档案的自身价值。
无纸化档案管理在一定程度上减少了档案的磨损，以便于工作人员对其归纳整理，大大的减少了工作人员的时间成本。
本文对新时代下无纸化办公所面临的档案管理问题和对策进行了分析，旨在可以更好的进行档案管理工作。
关键词：新时代；无纸化办公；档案管理现阶段档案管理工作在我国日常的工作当中占据了主要地位。
无纸化档案管理对于人们的日常办公效率具有积极的促进作用，也更加体现了其自身价值。
但以我国目前对于无纸化档案管理工作来看，还存在着诸多问题，其对于档案资料的完整性及档案的质量具有直接的影响。
虽然无纸化档案管理工作在一定程度上方便了档案管理人员的工作，但其实际的操作过程中，还具有一定的复杂性，因此，其对于我国传统的档案工作引来了巨大的冲击，对档案工作人员的管理迎来了新的挑战。
1.新时代下无纸化办公档案管理的意义档案管理工作与一个企业、一个集团的发展前景具有紧密的联系，关乎着其的发展前景，决定了企业、集团是否可以有效的发展。
论无纸化办公为档案工作带来的利与弊
论无纸化办公为档案工作带来的利与弊作者：张琳来源：《赢未来》2018年第09期摘要：近年来，随着科学技术的不断发展，很多办公的方式都已经开始向无纸化办公方向转变，档案管理工作也是如此，无纸化办公的出现给档案管理工作带来很大的便利，与此同时也出现了一些问题，要想使得无纸化办公更好地促进档案管理事业的发展，就要解决好实际工作中的问题。
笔者通过对无纸化办公的利弊进行介绍，提出几点解决的措施，仅供参考。
关键词：无纸化办公；档案管理；利；弊由于长期在办公室工作，每次遇到阶段总结，上级检查忙着整理材料时，与同事时常开玩笑，你今天又砍了多少颗树？也时常感叹纸张的浪费、文件的繁琐和检索的困难。
一年又一年的纸质档案也占据了不少的办公室的空間，相当于当下大量的现代化办公设备、发达的通讯网络而言，传统式的纸质文件材料使用、运转实在是人力、物力的巨大浪费，同时也造成了环境的污染破坏。
科学发展、可持续发展、节能减排、提高效率的理念已在人们脑海中得到认可，我们更需要做的是把这一思想理念付诸实践—我们需要无纸化办公。
无纸化办公在办公效率与质量的提升方面的确起到了极大促进作用。
俗话说“有利必有弊”。
虽然无纸化办公对档案工作的开展带来了诸多正面影响，但同样也存在一些负面影响，对档案工作的开展带来了诸多困难。
下面我就谈谈无纸化办公为档案工作所带来的利与弊。
一、无纸化办公为档案管理工作带来的利好第一，改变了档案的媒介方式与传递方式。
首先，从媒介方式来看，在无纸化办公环境下，磁盘、网络数据流、移动存储等载体将取代传统档案管理模式下的纸张、胶片，这样的转变无疑将对档案管理工作的所有环节带来影响。
其次，从传递方式上来看，在无纸化办公环境下，计算机网络技术将取代传统的人工传递，通过对现代计算机网络技术的利用能够跨越时间与空间的限制，实现对档案信息的实施检索与传递，将进一步推动档案管理的自动化发展。
第二，改变了档案文件的建立方式与存储方式。
在传统“单机版”的档案系统下，档案文件的建立主要是依靠键盘输入，而无纸化办公环境下的建立方式将更具多样性，如摄像、扫描等。
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浅谈无纸化办公给档案管理带来的新挑战
（公主岭市广播电视局，吉林公主岭136100）
我们现在的时代是电子信息技术飞速发展的时代，信息技术的发展和应用给政府和机关办公带来了全新型网络化办公方式。
同时也给电子文件与传统的纸质文件办公如何融合的问题带来了新的研究课题。
本文紧密结合工作实际，就网络环境下的”无纸化办公”给档案管理带来的新挑战的有关问题进行了认真研究。
标签：无纸化办公档案管理特点新挑战研究
当今计算机信息技术的飞速发展，为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。
那么如何应用现代信息技术促进档案管理的发展，如何有效地提高档案管理效率？针对上述问题，我们就“无纸化办公”给档案管理带来的新挑战的有关问题进行了研究。
一、无纸化办公的特点
办公自动化是Office Automation的缩写（简称OA系统），本意为利用技术的手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。
该系统是上世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下发展起来的一门综合性技术。
它的
产生对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。
灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，使各类文件直接通过OA办公自动化系统迅速而准确的传达到指定目标。
OA办公自动化系统节约了办公经费，减少了人力浪费。
由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到OA办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，大大减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材，既节省了人力，又节省了财力。
二、档案管理迎接的新挑战
1.档案部门参与归档工作的新挑战
办公自动化已经是无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。
相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。
档案管理人员怎样参与归档工作呢？还需要由档案管理部门起决定作用，档案管理部门档案种类繁多，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小部分。
档案部门如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归
档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。
如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。
同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。
所谓“无纸化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并存，并相辅相成不可分割。
2.电子文件归档法律效应的新挑战
电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。
档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。
电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。
通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。
数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。
数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。
通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。
对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。
电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。
包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。
3.电子文件档案利用的新挑战
电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。
电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。
电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。
电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。
档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。
4.电子文件保管的新挑战
电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。
由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。
数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定
的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。
电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。
只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常利用。
三、结束语
面对网络化“无纸化办公”给档案管理带来的新挑战，档案管理部门领导要从思想上高度重视，行动上积极支持，经费上大力投资。
档案管理者要恪尽职守，精通档案管理和“无纸化办公”业务，为机关办公自动化积极工作，不懈努力。
我们相信随着电子信息技术的飞速发展，“无纸化办公”将为档案管理工作带来重大变革，同时也为档案资源的自动化管理注入新的活力和生机。
作者简介：关涛，（1979- ），女，现供职于公主岭市广播电视局。