浅谈电子档案的管理和利用
浅谈加强电子档案的管理与利用
变。 ２ ＿ ３ 直接 利 用 直接 利 用 指 的 是 利 用 档 案部 门或 另 一 检 索机 构 的 电脑 ． 在 档 案 部 门的 网络 上 直 接 查 询 直 接 利 用 的 特 点 是 可 为 利 用 者 提 供
１ ． １ 加 强 电子 档 案 管 理 ． 有 利 于 节 省 人 力物 力 在传 统档 案管 理 中 ． 由 于档 案 ＿ Ｉ 二 作的特殊性 ． 特 别 是 一 些 易 破碎的档案资料 ． 一 般 需 要 大量 的人 财 物 力 才 能 够 更 好 地 保 管 ． 而且 还 不 可 避 免 地 存 在 损 坏 的 风 险 然 而 ． 档 案 管 理 工作 实 现 电
于 电子 档 案 提 供 利 用 方 式 的 多 样 化 与 所 依 赖 技 术 的 多 样 化． 导致 利 用 工 作 的 复 杂 性 因 此 ． 加 强 电 子 档 案 的 利用 管 理 是
十分 重 要 的工 作 ． 需要 多 方 面 的 密 切 配 合 ． 并 从 多 个 角度 展 开 ＿ ｒ
服 务 质量 １ ． ３ 加 强 电 子 档 案管 理 ． 有 利 于满 足 多样 化 需 求 随 着 社 会 的进 步 ．越 来 越 多 的 使 用 者 对 档 案 的 多样 性 提 出
时． 必须 获 得 档 案 主 管 领导 的审 批 。 还要 建 立 档 案 利 用 管理 制 度 ， 档 案 收 藏 部 门 可利 用 网络 技 术 进 行 档案 收集 管 理 活 动 ． 使 档 案 收 集更 为及 时 ． 保 证 电 子 档 案 的 及 时 更 新 更 好 地 满 足 电 子 档 案 利 用 者 的需 求 ． 并 做 到 电子 档 案 利 用 和纸 质 档 案 利 用 互 补 ． 整 合 档
浅谈如何做好档案利用工作
浅谈如何做好档案利用工作档案利用是档案服务的重要方面，是实现档案价值的重要途径。
如何做好档案利用工作，是档案工作人员需要掌握的重要技能。
本文就浅谈如何做好档案利用工作。
一、加强档案利用宣传档案利用宣传是档案服务的前奏，只有充分的宣传，才能让用户了解到档案的存在、价值和利用方式。
因此，档案工作人员需要加强宣传，将档案服务宣传到社会的各个角落。
具体来说，档案工作人员可以通过展览、讲座、媒体宣传等形式，向公众详细介绍档案的种类、内容、保存方式、利用方法，以及档案服务的具体流程等。
通过这些方式，可以让公众了解到档案的存在和价值，并主动利用档案服务。
二、建立完善的档案查阅制度建立完善的档案查阅制度是做好档案利用工作的保障。
一个完善的档案查阅制度需要考虑到以下几个方面：1.档案查阅制度要规范。
规范的档案查阅制度既可以保护档案的安全，又能方便用户使用。
因此，档案查阅制度需要详细规定档案查阅的具体流程、时间、范围等。
2.档案查阅申请方式要多元化。
档案利用者的需求因人而异，不同的档案查阅申请方式可以满足不同的需求。
因此，档案管理人员需要考虑到利用者的实际需求，建立多元化的档案查阅申请方式，让利用者能够便捷地申请档案查阅或利用服务。
3.档案查阅要限制。
档案集合了历史的信息和财富，必须加强保护，防止被不法分子窃取或破坏。
因此，档案管理人员应该在档案查阅时限制起来，只允许特定人员或具有一定身份的人员进行查阅。
三、加强档案电子化工作随着新技术的发展，信息化档案管理也成为了一种趋势。
电子化档案具有容易保存、易于检索、加强档案安全等优势。
因此，档案管理人员可以通过加强档案电子化工作，提高档案的利用效率。
电子化档案需要进行数字化处理，包括扫描、录入、建立档案信息库等流程。
档案管理人员需要根据实际情况，制定数字化档案管理的规范和标准。
同时，为了保证电子化档案的安全，需要对电子档案进行备份和加密，以免电子档案丢失或遭到恶意攻击。
四、完善档案服务体系档案利用服务是档案管理工作的重要内容，利用档案可以满足社会各界人员的研究、学习、生产和生活等需求，提高档案的利用率和价值。
浅谈如何做好档案信息的电子化管理
【 关键词 】 档案信息 自 动化 电 化 的出 柜 、一架 架 码放 整齐 的纸 质档 案 ，而 算 机操 作 ，仍不能 充分 发挥 作 用 ，也
现 ，使档案的生成方式发生了很大变 照 片 、底片 、录音 、录像 、磁 盘 、光 就 谈不 上档 案信息 电子化 了 。 化 ，决定 了档案的前身必须 以机读文 盘等 载体 的档案 却寥寥无几 。据 了 件为主要形态。这种变化预 示着诸多 解 ，纸质档案与非纸质档案在馆藏中 二 、 推 进 档 案 信 息 电 子 化 管 信息可能来 自不同的机读形式的档案 的数量比是５ ０ ０ ： １ 到１ ０ ０ ： １ 之间，也就 理 的 益处 ０ 万卷 纸 质 档 案 的 档 中，所 以，信息 电子化是档案管理工 是 说 一 个拥 有 １ （ 一 ） 推进档 案信 息 电子化 管
浅谈如 何做好档 案信息 的电子化 管理
口 王 丽 莎
【 摘
要 】当前，电子档案的数量呈现逐年递 增的现象 加 强和做好档案信 息 电子化管理 ，就是 为了更有 效地利 用好
档 案 。本 文从 档 案 管 理 入 手 ，分 析 了档 案信 息 电子 化 管理 的 重要 性 和 必要 性 ，指 出 了做 好 档 案 信 息 电 子 化
只 能被 埋 没 。
以 ，鼓 励 和 支持 先进 单 位 提 高 水 理 之 中 ，实行集 中统 一管理 ，不 能
（ 四 ） 推进 档案信 息 电子化管 平 ，在一些单 位进行 较高水平 的试 各行 其是 白建系统 ，造 成信息分 割 理 ，可使档案信息Ｊ Ｉ ｂ ￣， Ｊ 地与最新技术 点 ，以取得值得推广的经验 ，对整个 和资源浪 费。建立集 中统 一管理 下 接轨 。虽然 “ 信息高速公路 ”在我 国 系统是有利的 ，只有少数先进节点不 的分 散式 系统 ，是较理 想的模式 ，
浅谈企业管理中电子档案管理方法和途径
浅谈企业管理中电子档案管理方法和途径随着信息化时代的来临，企业管理中的电子档案管理变得日益重要。
传统的纸质档案管理方式已经无法满足企业信息化和数字化管理的需求，电子档案管理成为了管理者们的首要选择。
如何有效地管理电子档案，已成为企业管理者们亟需解决的问题。
本文将对企业管理中电子档案管理的方法和途径进行浅谈，希望可以为广大管理者们提供一些参考和帮助。
一、电子档案管理的方法1.建立完善的档案管理制度建立完善的电子档案管理制度是管理电子档案的基础。
制度要求规范且具体，包括档案的归档要求、检索规则、保密措施等内容。
这样可以帮助建立电子档案管理的基本框架，使得电子档案的管理有章可循，并能够更好地保护企业的信息资产。
2.选择合适的电子档案管理系统选择合适的电子档案管理系统对于企业来说至关重要。
合适的电子档案管理系统可以帮助企业更好地管理和利用电子档案，提高工作效率和信息安全性。
在选择管理系统时，应该根据企业的实际情况和需求，选择性价比高、功能齐全的系统。
3.规范档案的建立和归档在电子档案管理中，规范档案的建立和归档是非常重要的。
建立规范的档案可以帮助企业更好地保存和利用电子档案，提高档案的检索效率和使用效果。
规范的归档可以使得企业的电子档案更加有序，更加易于管理。
4.加强对电子档案的安全保护在电子档案管理中，安全保护是一项十分重要的工作。
企业应该加强对电子档案的安全保护措施，确保档案不受损坏、丢失或泄露。
建立完善的电子档案备份制度也是非常必要的，以应对可能出现的各种意外情况。
5.培训与监督管理人员电子档案管理需要专门的人员来进行管理，因此企业应该加强对管理人员的培训与监督。
只有管理人员具备了专业的知识和技能，才能更好地进行电子档案管理工作，防止发生档案管理错误和事故。
建立专门的电子档案管理部门是企业进行电子档案管理的重要途径之一。
专门的档案管理部门可以将相关的管理资源集中起来，更好地统筹和管理电子档案，提高管理效率和档案利用价值。
浅谈电子档案的重要作用和保障技术
浅谈电子档案的重要作用和保障技术电子档案指的是通过电子方式进行存储、管理和传递的各类档案资料。
近年来，随着信息技术的迅猛发展，电子档案在各个领域得到了广泛应用。
本文将从两个方面分别探讨电子档案的重要作用和保障技术。
电子档案的重要作用体现在以下几个方面。
电子档案提高了档案的存储和管理效率。
以传统纸质档案为例，档案存储需要大量的空间，档案的查询和检索也需要翻阅大量的文件。
而电子档案通过数字化技术将档案内容转化为电子数据，不仅大大减少了存储空间的需求，而且提供了高效的检索和查询方式，提高了档案处理的效率。
电子档案提供了可靠的数据保护手段。
纸质档案容易遭受自然灾害（如火灾、洪水等）和人为破坏的威胁，一旦损毁，档案数据将难以恢复。
而电子档案通过数据备份和加密技术，可以有效地防止档案数据的损失和泄露，保证了档案数据的安全性和完整性。
电子档案为政府和企事业单位的决策提供了重要参考。
电子档案所记录的数据可以通过数据分析和挖掘等手段，帮助决策者了解相关情况和发展趋势，为决策提供科学依据。
电子档案还可以提供历史数据的查询和比对功能，帮助决策者更好地把握历史经验和教训。
电子档案促进了信息资源的共享和开放。
传统纸质档案的信息只能在特定场所和时段内被访问，信息的分享和利用受到一定的限制。
而电子档案通过网络等方式，实现了信息的无障碍传递和共享，方便了用户的获取和利用，提高了信息资源的利用效率。
数据备份和恢复技术。
数据备份是指将电子档案存储在多个不同的地点，以防止一处存储点发生故障。
数据恢复则是指一旦发生数据丢失或损坏，可以通过备份数据进行快速恢复。
数据备份和恢复技术可以有效地保障电子档案数据的安全性和完整性。
数据加密和权限管理技术。
数据加密技术是通过对电子档案数据进行加密，使得非授权者无法解读和使用数据。
权限管理技术是指对电子档案的访问和操作权限进行控制，确保只有授权人员才能对档案进行操作和查阅。
数据加密和权限管理技术可以有效地保护电子档案数据的隐私性和机密性。
浅谈电子档案的特点和管理措施
源共 享。虽然 传统 的纸 质会 计 档案 具有 直观 可 签署 技 术 。一 般包 括证 书式 数字签 名 和手 写式
视性 ，电子档案 要在 特定 的计算 机 硬件 与软 件 数字 签名 。对 电子 文件进 行 签署 的 目的在 于证 系统 环境 中才 可视 ，但 有关 资 料经计 算 机分 类 实该 份 文件 确实 出 自作者 ，其 内容 没 有被 他人
阅读 和传 输都 需要 依靠 电子计算 机等技 术设 备 人 群授予 不 同的权 限 ，每 个人 只能 按 照 自己的 及相 关软 件 ，电子 文件 的载 体是 磁性材 料或 光 权 限和密 码查 阅相应 的档案 ，这有 利 于分级 管
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ收 稿 日期 ：Ｏ Ｏ Ｏ — ３ ２ Ｌ－ ８ ２
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处理 后存 档 ， 可以非 常方 便 、 捷地 在 电脑上 对 进行 任何 改 动 。（ ） 密技 术 。 快 ２加 给计 算 机及 文档
档案 资料 进行查 询检 索 和下 载 打印 ，还 能 比较 设置 密码 ，使 用 者 没有密 码无 法对 电子 文件 进
方便 地 对各 种 数据 进 行 分 析 、 预测 、 研究 ， 以 可
行操 作 。（ ） 份验 证 。为了 防止无 关人 员进 入 ３身
对决策 和 管理提供 较 好 的帮 助 。 时 ， 用局域 系统对 文 件或 数据 访 问 ，有 些 系统需 要对 用 户 同 利 网或英 特 网 ，存储 于 网络 服务 器 的 电子档 案 资 进 行 身份 验证 。 如果 验证不 合格 ， 该用 户 就会 被 料， 不再 受 时间和 距 离的影 响 ， 以按 照一定 的 可 授 权机 制进行 有序 的访 问 ， 现资 源共 享 ， 实 提高 资源利 用率 。
浅谈如何做好企业的电子档案管理
６ ０
矗
・０２ ２ １ 年第３ 期
一
当前 企 业 电子 档 案 管理 档 案的管理 只停 留于基本 的建档 与 案等。文书档案的来源与保存相对稳 检 索 ，而未能积极 主动地 利用 电子 定 ；声像档案尤其需要资金与技术的 的现状
、
（ ） 一 与纸质档案长期互相并存 档 案信 息集成 ，分析与 开发电子档 支持 ，而当前部分企业对声像档案不 纸质档 案具 有载体 性能 相对 稳 案信息 资源 ，为企 业领导 者决策 和 够重视 ，涉及企业重大活动与事项的
２ １ 年 第３ ・０ ０２ 期
５ ９
好 ，首先应取得企业领导的重视 ，方 电子档案的无缝链接，同时提升 电子 三 、企 业 电子 档 案 管 理 中应 能获得各项资金 与技术的支持。获得 档案的内部共享面与使用率。 注意的 （ ） 重 加 强 对 硬 件 系 统 的 四 注
（ ） 三 研发功能完善的企业电子
软件系统 为中心的综合管理方法。对 段 发生根本性的改变， 档案需要高素 过程中 ，应遵循有关规定标准 ， 统筹 于有条件开发电子档案管理系统 的企 质的人才队伍以适应档案信息化进程 协调各部 门意见 ，尽力使在保证电子
业 ，可通过 自主研发或请专业公司开 的发 展 。 因此 ， 业需加大 力度加 强对 档案安全 的基础上 ，实现 电子档案的 企 发 功能 完善的企业 电子档 案管理系 档案管理 队伍 的业务技能培训 ， 以提 信息资源的有效开发与共建共享。
（ ） 一 保持电子档案标准化 ，规
范化
案作用的宣传 ，而且更应该在电子档 管理 案管理工作方面有所作为 ，使企业领 通过机 电管理部 门来选 择性能
电子档 案 的标 准化 、规范化 管
浅谈如何做好企业电子档案管理
【 关键词 】 企业
电子档案
管理
随着信息化时代的到来 ，档案管 索缓慢 、整理耗时以及制造速度慢等 发及使用信息资源。由于电子档案管 理也进入 了电子管理的进程中，通过 缺点 ，这些问题随着电子档案的推进 理人员多从 以往文档管理人员转移过 电子档案更加便于对档案进行归档处 已被逐渐替代 ，但在未来很长一段时 来 ，他们对 网络资源及计算机等方面 理 ，更加利于进行资料的增补 ，同时 期 内无法彻底解决 。这种电子档案与 的知识非常缺乏，对档案的管理也还 还具备传递方便 、信息容量大、库存 文本档案共存的情况 ，在较多的企业 停留在 以往 的模式中，无法运用先进 占有量小的特性 ，能够有效促进档案 都较为常见 ，又由于较多企业对电子 的现代 手法 。
档案等信息。运用文本档案进行管理 的文本及电子版都有相同的档号及信 对存档的文件 ， 别是重要的文件进 特
相对而言也较为稳定 ，而声像档案对 息。在提取资料时以电子版为主，尽 行备份与更新 ，还要加强身份验证、 资金与技术的要求更加严格 ，需要大 可能地避免使用文本档案 ，若在必须 数字签名、网络防火墙等 ，利用这些 量的资金对软硬件进行改装 ，但由于 使 用 的情 况下 ，可 通过 电 子检 索找到 手段 来 提升 设备 的 安全性 ， 大 限度 最
要使电子档案管理工作更好 ，首 电子 档案 管理 系统 分享 到 网络 中 ，成 档 案信 息化 也是 对服 务 方式 、服 务手 先企业领导就应 当非常重视其工作 ， 功实现了电子档案与部 门电子档案的 段的转变 ，因此，一支高素质 、高水 并投入更多的资金及给予管理支持。
对接 。
当前 企业 电子 档 案 管理 档案还处在初级阶段 ，主要表现为： 性有较好的效果。但由于多数企业未 方 面 ，对 电子档 案 进行 管理 的 工作 安装 电子 档案 管理 软件 ，因此 ，无法 的现 状
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浅谈电子档案的管理和利用
概要：为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。
加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。
本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。
一、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。
然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。
当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
二、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。
作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。
下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。
然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。
档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2.加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。
3.加强电子档案管理，有利于满足多样化需求
电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。
档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
三、做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。
因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
1.建立档案利用制度，整合各类档案资源
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
2.规范档案利用方式，避免不可挽回损失
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。
一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。
采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3.建立“双套制”模式，确保重要信息完整
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。
“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。
另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。
只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
4.加强工作人员管理，提高档案保护意识
电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。
因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。
总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
四、小结
现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。
电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。
为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
参考文献：
[1]余慧玲.试论电子档案的归档、保管与利用[J].韶关学院学报·社会科学，2009，30（7）.
[2]江微.浅谈电子档案的保管与利用[J].办公自动化，2010，（6）.。