重庆财经职业学院档案管理办法
中职学校学生档案管理制度
一、总则为了加强中职学校学生档案管理工作，确保学生档案的完整、准确、安全，维护学生合法权益，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 学生档案管理范围包括学生学籍档案、学生成绩档案、学生奖惩档案、学生就业档案等。
2. 学生档案管理对象为我校在籍学生。
三、档案管理职责1. 学校档案管理部门负责学生档案的收集、整理、归档、保管、查询、利用等工作。
2. 学院（系）负责学生档案的日常管理工作，包括学生档案的接收、转出、归档等。
3. 教师和学生本人负责学生档案的填写、修改和补充。
四、档案管理流程1. 学生入学时，由招生部门负责收集学生档案，包括身份证、户口簿、准考证、毕业证书等。
2. 学生入学后，由学院（系）对学生档案进行整理、归档，并将档案资料录入电子管理系统。
3. 学生在校期间，如需修改档案资料，需由本人提出申请，经学院（系）审核后，由档案管理部门进行修改。
4. 学生毕业或离校时，由档案管理部门对学生档案进行审核、整理，并按照规定转出或销毁。
五、档案保管与安全1. 学生档案实行集中保管，由档案管理部门负责。
2. 档案库房应保持干燥、通风，防止档案霉变、虫蛀。
3. 档案管理人员应严格执行保密制度，未经批准，不得泄露学生档案内容。
4. 学生档案的查阅、复制、借阅等，应按规定程序办理，确保档案安全。
六、档案利用与查询1. 学生本人、学校教职工及其他有关部门因工作需要，可查阅、复制学生档案。
2. 学生查阅本人档案，需提供有效证件，经批准后方可查阅。
3. 查阅、复制学生档案，应按规定缴纳费用。
七、档案销毁1. 学生毕业或离校后，其档案可按照规定销毁。
2. 销毁档案前，应进行严格审核，确保档案内容准确无误。
3. 销毁档案时，应采取安全、环保的方式进行。
八、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由学校档案管理部门负责解释。
3. 本制度如有未尽事宜，由学校档案管理部门根据实际情况予以补充和完善。
职业学院档案管理体系
职业学院档案管理体系1. 档案管理体系概述本手册旨在阐述职业学院档案管理体系（以下简称“体系”）的运作方式，以保证档案的完整性、准确性和可追溯性。
该体系遵循国家及地方相关法律法规，结合学院的实际情况，为各类档案的管理提供了一套全面的指导原则。
2. 档案分类与编号2.1 档案分类根据档案的内容和形式，将其分为以下几类：- 教学档案：包括课程设置、教学计划、教学大纲、教案、试卷、学生成绩等。
- 行政档案：包括人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。
- 学生档案：包括入学档案、在校档案、毕业档案等。
- 科研档案：包括科研项目申请、科研成果、论文发表等。
- 党务档案：包括党组织建设、党员管理等。
2.2 档案编号按照分类，采用字母和数字组合的方式进行编号，具体规则如下：- 教学档案：以“JX”开头，后接四位数字。
- 行政档案：以“XZ”开头，后接四位数字。
- 学生档案：以“XS”开头，后接四位数字。
- 科研档案：以“KY”开头，后接四位数字。
- 党务档案：以“DJ”开头，后接四位数字。
3. 档案管理流程3.1 档案的收集与整理- 各部门负责人负责本部门档案的收集和初步整理工作。
- 确保档案的原始性、完整性和准确性。
3.2 档案的归档与移交- 各部门将整理好的档案提交给档案管理部门。
- 档案管理部门对归档的档案进行审核，确保归档材料齐全、完整。
- 审核通过后，档案管理部门负责将档案归入相应编号的档案柜。
3.3 档案的查询与借阅- 院内师生如需查询或借阅档案，需向档案管理部门提交申请。
- 档案管理部门在核实申请人的身份和查询目的后，决定是否同意查询或借阅。
- 同意查询或借阅的，需按照规定的流程进行，并在规定时间内归还。
3.4 档案的销毁与保密- 档案销毁需按照国家的相关法律法规进行，并有专人负责。
- 涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，需严格按照保密规定进行管理。
4. 档案管理人员的职责- 负责档案的收集、整理、归档、查询、借阅、销毁等工作。
专科学校的档案管理制度
第一章总则第一条为了规范我校档案管理工作，提高档案管理水平，保证档案的真实性、完整性和安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于我校各部门、各单位及全体教职工。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家档案法律法规和标准，确保档案管理的合法性。
（二）统一领导：实行校领导统一领导，各部门、各单位分工负责的管理体制。
（三）科学管理：运用现代管理手段，提高档案管理效率和水平。
（四）保密原则：严格执行档案保密制度，确保档案安全。
第二章档案管理机构及职责第四条学校设立档案室，负责全校档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案室的主要职责：（一）贯彻执行国家档案法律法规和标准，制定学校档案管理制度；（二）负责全校档案的收集、整理、立卷、归档工作；（三）负责全校档案的保管、维护和修复工作；（四）负责全校档案的查询、借阅、复制、摘抄等服务工作；（五）负责全校档案的鉴定、销毁工作；（六）负责全校档案的安全保密工作；（七）组织开展档案管理培训和业务交流。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：（一）学校组织机构、职能职责、内部规章制度等方面的文件材料；（二）学校教育教学、科研、行政管理、后勤保障等方面的文件材料；（三）学校教职工人事档案、学生学籍档案、财务档案、设备档案等；（四）学校对外交流、合作、科研成果等方面的文件材料。
第七条档案整理要求：（一）按照国家档案分类和编号标准，对收集的档案进行分类、编目、立卷；（二）确保档案的完整、准确、规范，便于查阅和利用；（三）对档案进行数字化处理，提高档案的利用效率。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：（一）建立健全档案保管制度，确保档案安全；（二）采取有效措施，防止档案损坏、丢失、泄露；（三）定期对档案进行清洁、消毒、防虫、防霉等工作。
第九条档案利用要求：（一）严格执行档案借阅制度，确保档案安全；（二）提供档案查询、借阅、复制、摘抄等服务；（三）加强对档案利用者的教育和培训，提高档案利用水平。
学院档案管理实施细则(三篇)
学院档案管理实施细则第一章总则第一条为了规范学院档案管理工作，提高档案管理水平，保护和利用学院档案资源，制定本细则。
第二条本细则适用于学院档案管理工作，包括学院各类档案的收集、整理、保管、利用等一系列工作。
第三条学院档案管理工作应遵循法律法规的要求，坚持科学、规范、安全、高效的原则。
第二章档案收集与整理第四条学院档案管理员应负责学院档案的收集与整理工作，确保档案的完整性和准确性。
第五条学院档案收集范围应涵盖学院各个部门和单位的档案，包括学院行政档案、教学档案、科研档案、人事档案等。
收集工作要定期进行，确保档案的及时更新和补充。
第六条学院档案应按照文件形式和内容进行分类整理，并建立相应的分类档案目录。
第七条档案整理工作应注重保密措施，涉及涉密档案的应进行加密处理，确保档案的机密性。
第三章档案保管与利用第八条学院档案应统一保管在专门的档案室或者档案库中，保管环境应满足档案的安全、防火、防水、防虫等要求。
档案保管区域应划分为公开区、限制区和机密区，严格控制档案的访问权限。
第九条学院档案保管要建立完善的档案管理制度，明确档案的存放、借阅、归还等流程。
第十条学院档案可以以纸质形式或电子形式保存，但在电子保存时应注意数据的安全和备份。
第十一条学院档案的利用应遵循学院相关规定，在保证档案安全性的前提下提供给需要使用的部门或者个人。
档案利用包括档案查阅、档案复制、档案借阅等。
第四章档案销毁与留存第十二条学院档案应依据相关规定进行定期的销毁和留存。
对于已经完成使命和无继续利用价值的档案，应及时进行销毁。
对于有价值的档案，应按照相关规定进行留存。
第十三条档案销毁应严格按照规定程序进行，销毁操作要做好记录，销毁的档案应做好注销处理。
第十四条档案留存应根据档案的重要性和价值确定留存期限，留存档案要进行定期检查和整理。
第五章档案管理制度第十五条学院应建立完善的档案管理制度，明确档案管理的职责和权限。
第十六条学院档案管理制度应包括档案的收集、整理、保管、利用、销毁等内容，确保档案管理工作的规范化和有序进行。
2024职业技术学院教学档案管理办法
2024职业技术学院教学档案管理办法第一章总则第一条为了规范教学档案管理工作，提高教学质量，保障教学工作的顺利进行，根据国家有关法律法规及教育部门的要求，制定本办法。
第二条本办法适用于职业技术学院所有教学档案的管理。
第三条教学档案是指学院教师的教学工作记录、教学评价材料、课程教材、教学计划等教学相关资料的集合。
第四条教学档案管理应当遵循科学、规范、公正、保密的原则。
第二章教学档案的组成与归档第五条教学档案由以下几部分组成：1. 教师个人档案：包括教师的个人信息、工作经历、学历证书、职称证书等相关资料。
2. 教学计划：教师所教授的课程教学计划及年度教学计划。
3. 教学材料：包括课程教材、教案、讲义、试卷等相关资料。
4. 学生评价：学生对教师教学的评价材料。
5. 教学实绩：教师的教学实践报告、教育教学研究成果等相关资料。
第六条教学档案应当按照一定的文件目录进行归档，并按照教师个人信息进行分类存放。
第七条教学档案应当在教师离职或者调离学院时予以封存和保管，确保档案的完整性和安全性。
第八条学院教务处负责教学档案的管理工作，制定具体实施细则，并组织档案的归档、封存和保管工作。
第三章教学档案的保密与使用第九条教学档案的内容涉及到教师个人隐私和学院的教学秘密，须严格保密，不得随意泄露。
第十条教学档案的使用应当遵循合理合法的原则，只能由教务处及相关部门根据教学工作的需要进行查阅和使用。
第十一条教师有权查阅和使用自己的教学档案，但不得私自篡改档案内容。
第四章教学档案的维护与整理第十二条教学档案的维护应当定期进行，确保档案的完整性和可读性。
第十三条教学档案的整理应当按照一定的规范和程序进行，包括文件整理、归档、封存和保管等环节。
第十四条教学档案的损坏或丢失应当及时报告教务处，并进行相应的补充和修复工作。
第五章附则第十五条对于教学档案管理中的其他事项，由学院教务处负责解释和实施。
第十六条本办法自发布之日起正式执行，原有相关规定自行废止。
职业培训学校档案管理制度规定
第一条为了加强我校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我校所有部门和教职工在开展职业培训、教学、科研、管理等活动过程中形成的各类档案。
第三条档案管理工作的基本原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、真实、准确，不得遗漏、伪造、篡改。
2. 系统性原则：按照档案的种类、内容、形式等进行分类、编号、整理，便于查询和使用。
3. 安全性原则：加强档案的保密、防盗、防火、防潮、防虫等工作，确保档案安全。
第四条档案管理部门及职责：1. 成立档案管理领导小组，负责我校档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。
2. 设立档案室，配备专职档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。
3. 各部门指定专人负责本部门档案管理工作，协助档案室完成档案的收集、整理、归档等工作。
第五条档案收集与整理：1. 各部门在开展职业培训、教学、科研、管理等活动过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、照片等，应及时收集并报送档案室。
2. 档案收集应做到全面、准确、及时，确保档案的完整性和连续性。
3. 档案整理应按照档案的种类、内容、形式等进行分类、编号、装订，确保档案的系统性。
第六条档案保管与利用：1. 档案保管应遵循“集中管理、分级保管”的原则，确保档案的安全、完整、可利用。
2. 档案室应配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火防盗设施等。
3. 档案查阅应严格审批制度，查阅者须持有效证件，填写查阅登记表。
4. 档案利用应遵守国家保密法律法规，不得泄露档案内容。
第七条档案销毁：1. 档案销毁应按照国家档案管理部门的规定执行。
2. 档案销毁前，应经档案管理领导小组审批，并做好销毁记录。
3. 销毁档案时应采用安全、环保的方法，确保档案内容不被泄露。
第八条档案管理考核与奖惩：1. 学校对档案管理工作进行定期考核，考核结果纳入各部门年度考核。
学校财务档案管理制度
一、总则为了加强学校财务档案管理，确保财务档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于学校各级财务部门、各院（系、部）及其他涉及财务档案管理的部门和人员。
三、管理职责1. 财务部门负责学校财务档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等全过程的管理工作。
2. 各院（系、部）及其他涉及财务档案管理的部门和人员应积极配合财务部门做好财务档案管理工作。
3. 财务档案管理人员应具备较高的政治素质、业务能力和职业道德，严格遵守国家档案法律法规和学校财务档案管理制度。
四、财务档案管理内容1. 会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。
2. 会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。
3. 财务报告：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明等。
4. 其他财务档案：包括银行存款余额调节表、银行对账单、税务申报表、合同协议等。
五、财务档案管理要求1. 财务档案的收集、整理、归档工作应在当月完成，确保财务档案的及时性和准确性。
2. 财务档案的整理应按照会计档案管理办法的要求，对会计凭证、会计账簿、财务报告等进行分类、编号、装订。
3. 财务档案的保管应选择安全、干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防盗的场所，并配备必要的档案保管设施。
4. 财务档案的借阅、查询、复制等，应按照规定程序办理，确保档案的安全和保密。
5. 财务档案的鉴定、销毁工作应严格按照国家档案法律法规和学校财务档案管理制度执行。
六、奖惩措施1. 对在财务档案管理工作中表现突出、成绩显著的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反财务档案管理制度，造成财务档案丢失、损坏、泄密等后果的个人，依法依规追究责任。
七、附则1. 本制度由财务部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
原有制度与本制度不一致的，以本制度为准。
毕业生档案管理制度全文
第一章总则第一条为加强毕业生档案管理，保障毕业生档案的完整、准确、安全和高效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我校所有毕业生档案的管理工作。
第三条毕业生档案是反映毕业生在校期间学习、生活、工作等情况的重要记录，是学校教育教学、学生管理、就业服务等工作的重要依据。
第二章档案管理职责第四条学校档案管理部门负责毕业生档案的收集、整理、归档、保管、利用和移交等工作。
第五条学校教务处、学生处、就业指导中心等相关职能部门应按照职责分工，配合档案管理部门做好毕业生档案的管理工作。
第六条毕业生本人应积极配合档案管理部门，按照规定提供相关材料。
第三章档案收集与整理第七条毕业生档案的收集应遵循全面性、真实性、规范性的原则。
第八条毕业生档案主要包括以下内容：（一）学生入学登记表、学籍登记表、成绩单、毕业证书、学位证书等证明材料；（二）学生政治思想表现、品德作风、奖惩情况等材料；（三）学生社团活动、志愿者服务、实习实训、就业等情况的材料；（四）其他有关材料。
第九条毕业生档案的整理应按照档案管理规范要求，实行分类、编目、装订等操作。
第四章档案保管与利用第十条毕业生档案的保管应遵循安全、保密、方便利用的原则。
第十一条档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案的完整、准确、安全和保密。
第十二条毕业生档案的利用应遵循合法、合理、有序的原则。
第十三条毕业生本人、用人单位、教育行政部门及其他有关单位，在符合国家法律法规和政策规定的前提下，可以查阅、复制或利用毕业生档案。
第五章档案转递与移交第十四条毕业生档案的转递应按照规定程序进行。
第十五条毕业生离校时，档案管理部门应将档案及时转递至接收单位或毕业生指定的接收地点。
第十六条毕业生档案的移交应遵循以下程序：（一）档案管理部门与接收单位或毕业生本人签订移交协议；（二）档案管理部门对档案进行整理、清点，确保档案完整、准确；（三）档案管理部门与接收单位或毕业生本人办理移交手续，并做好交接记录。
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重庆财经职业学院档案管理办法第一章总则第一条为了加强学院档案工作，实现档案管理的标准化、规范化、科学化和现代化，进一步提高档案管理水平，充分发挥档案作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》、以及《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理规范》、《重庆市机关归档文件整理实施细则》等档案法规，结合本院实际，制定本管理办法。
第二条本办法所称的档案是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体形式的历史记录。
第三条学院档案工作是办好学院的重要基础工作之一，是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志，是评估学院教学水平的重要内容，是学院教学、科研、生产、党政管理的重要组成部分，是维护学院历史真实面貌的重要事业。
第四条学院档案是全校师生员工辛勤劳动和智慧结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证，是党和国家的宝贵财富。
学院各门类、不同载体的档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全。
第二章管理体制和职责第五条学院档案工作由一位副院长分管，学院图书馆馆长主管。
设综合档案室统一管理全院档案工作。
第六条各部门（处级建制）由一名负责人分管本部门的档案工作。
并配备一名兼职档案员，负责本部门的档案收集、整理、归档工作。
第七条档案工作实行岗位责任制，列入干部考核内容。
一、分管档案工作的院领导职责1．认真贯彻国家关于档案工作法律、法规，结合本校实际，提出指导性意见。
2．负责将档案工作纳入学院的发展规划和年度计划，使档案工作与其他工作同步发展。
3．审批学院有关档案工作的规章制度。
4．主持全院性档案工作会议，决定档案工作经费和档案(室)发展中的重大问题，决定奖惩事项。
5．动员和督促学院中层干部重视支持档案工作，并监督和检查“三纳入”、“四同步”制度的落实。
6．创造条件积极支持档案人员参加各类有关会议、业务培训和学术交流。
二、分管档案工作的部门领导职责1．组织本部门人员学习档案法规，执行本校档案工作规章制度。
2．本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作应纳入本部门议事日程，纳入有关科室、项目业务范围和工作程序，纳入有关人员的岗位职责。
3．配备兼职或专职档案员，并保持队伍相对稳定。
4．本部门各类档案的归档率、完整率和合格率要符合规定要求。
三、兼职档案员职责1．负责本部门文件材料的形成、积累和保管，坚持平时立卷。
根据本部门不同种类的文件材料编制预立卷类目，合理存放，妥善保管。
2．每年应在规定的时间内，将应归档的文件材料整理立卷后向院档案室移交，并保证归档文件材料的完整、准确、系统。
3．努力学习档案业务知识，积极参加档案业务培训，主动接受综合档案室的业务指导、监督和检查。
4．注意文件材料的安全和保密工作。
四、综合档案室职责1．贯彻执行上级有关档案工作的法令、政策和规定，完成上级主管机关和档案行政管理部门下达的有关档案业务工作。
2．制订学院有关档案工作各项规章制度，经院领导批准后组织实施。
不断提高档案工作的规范化、标准化和现代化管理水平。
3.负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关资料。
4．建立健全全院档案网络，指导、监督、检查和协助各部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷和按时归档工作。
5．参加信息工作的整体化建设，做好档案检索工具的编制，积极开发档案信息资源，为学院教育、科研和管理工作提供服务。
6．按规定向上级档案馆移交档案。
7．对超过保管期限的档案，在分管院长领导下进行鉴定，提出存毁意见，销毁档案要登记造册，经院领导批准，两人监销。
8．贯彻执行《中华人民共和国保护国家秘密法》及其规定，做到不失密、不泄密。
9．做好“八防”工作，确保档案的完整、安全。
10．每年年终对档案进行一次全面清点、检查，对档案的收进、移出、库存量、鉴定、利用等情况进行统计，编制年报，及时上报。
11．组织全院专兼职档案员业务培训。
开展档案理论和业务的学术研究，组织和参加校内外档案研讨、交流和协作活动。
12．做好院领导交办的其他方面的档案工作。
第三章档案队伍的建设第九条本院档案工作人员列入学院事业编制，根据学院规模和档案数量匹配专兼职人员，并保持人员相对稳定，适应学院总体发展要求。
第十条档案工作人员要努力学习建设有中国特色的社会主义理论，坚持四项基本原则和改革开发，认真执行党和国家方针、政策和规定，遵守纪律，保持党和国家机密，热爱档案事业，忠于职守，钻研业务，具有档案专业上岗证书和一定的科学文化知识。
第十一条各级领导应为档案人员（含专职和兼职档案员）提高政治、业务素质和生活待遇创造条件，关心他们的思想、工作和生活。
第十二条档案工作人员实行专业技术或职员职务聘任制。
第四章经费、库房和设备第十三条学院要确保档案工作所需的经费，单独列项，列入学院预算。
第十四条学院必须为档案部门提供专用的符合不同载体档案管理要求的档案库房和适应工作需要的办公、阅览用房。
第十五条学院要有计划地配齐必须的档案设备，逐步实现计算机管理与档案信息化管理。
第五章文件材料的立卷和归档第十六条建立和完善归档制度，并纳入教学、科研的管理人员的职责范围内，每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料保存。
第十七条各部门应做到各项工作与建档工作实行“四同步”管理。
第十八条实行文件材料形成部门及课题组立卷制度，一般由立卷人按文件材料的自然形成过程，加以系统整理组卷，编排页号，填写卷内目录，交档案工作人员检查，装订后向档案室移交。
档案室工作人员要认真指导立卷工作，以保证归档案卷的质量。
第十九条科研成果、基建项目、新型产品、大型设备（五万元以上）进行鉴定、验收、开箱时，应分别有科研、基建、产品、设备部门的兼职档案员参加，对应当归档的文件材料进行审查验收并签署意见。
科研项目、基建项目、设备、产品等类档案分别由科研处、总务处、负责收集、立卷、归档。
第二十条本院与其他单位合作的项目，由主办单位立卷归档，保存一套完整的档案。
协作单位应将自己形成的文件材料归档，还应复制一套副本，送交主办单位保存。
第二十一条对学院个人在其从事教学、科研党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种载体、形式的文件材料，必须按规定向档案室移交。
任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
第二十二条文件材料归档范围一、党群类主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织在其活动中的文件材料。
二、行政类主要包括行政管理系统在其活动中的文件材料。
三、教学类主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
四、科研类主要包括反映学院科研管理和科研项目（课题）活动中的文件材料。
五、基建类主要包括反映学院基建管理和基建工程项目活动的文件材料（图纸）及学院房产、地产等重要文件资料。
六、设备类主要包括设备工作管理和设备请购论证、订货合同、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、报废审批等各个环节中产生的文件材料。
七、财会类主要包括学院财务管理和会计核算活动中形成的文件材料、凭证、账簿、报表等。
八、声像类主要包括学院在党群工作、行政管理、教学、科研、基建、设备、财务等各项活动中形成的照片、录音带、录像带、光盘等。
九、实物类主要包括学院在办学过程中，获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌，以及废止的各种印章等有重要保存价值的物品。
十、电子文件类主要包括学院在办学过程中形成的各类电子公文和上级下发电子文件。
第二十三条归档的文件材料，必须要求内容真实、标题简洁明确，制作和书写材料利于长期保存，格式统一、字迹工整、图像清晰、手续完备、装订牢固整齐、注明保管期限、密级（电子文件应有备份）符合有关规定和标准的要求。
第二十四条归档时间应按以下要求：一、各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档。
二、各教学部门和能按年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档。
三、财会档案，在会计年度终了后立卷，按档案管理要求整理编目、暂由财会部门保管二年，期满后的次年六月底前归档。
四、科研、基建、设备等专题性、成套性档案，应在项目竣工验收后两个月内归档。
第二十五条归档份数：文件材料一般归一份，重要或者频繁应用的适当增加副本。
第二十六条归档手续：归档时需在案卷的备考表内填写本案卷页数及备考等项，部门立卷人和审批人签名等档案室审核验收。
归档部门打印“案卷移交目录”一式两份，经交接双方清点核对、签字后，各执一份，归档完毕。
第六章档案的管理第二十七条遵循“保持档案之间的有机联系，便于管理与利用”的原则，依据本单位管理职能，结合档案内容及形成特点，对档案进行科学分类、编号。
任何个人或部门都不得长期留存或拒绝归档，更不能占为己有。
必须定期按规定向档案室移交，全校师生员工都有保护档案的义务。
第二十八条配备适应需要的档案库房和橱具等设施，做到防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等标准要求;存放声像等特殊载体档案，应有专门库房和相应的设备，确保档案安全。
第二十九条档案应存放在档案柜内，涉密档案应单独登记，专箱存放。
档案按档号顺序排放。
第三十条已归档的档案需要补充、更改时，必须由有关部门的负责人审签意见，交综合档案室归档。
第三十一条综合档案室必须定期检查档案情况，发现破损、霉变的档案，应及时修补和复制，并做出记录。
第七章档案的利用第三十二条档案工作人员要熟悉库藏档案分布情况，建立健全档案利用制度，确保档案安全。
学院内部人员利用档案，应填写《利用档案登记表》，部分有关材料需按审批权限领导审批，档案室方可接待。
第三十四条校外人员利用档案，须持单位正式介绍信及个人证件，填写《利用档案登记表》档案室方可接待。
第三十五条学院设置档案阅览室，只限在阅览室内阅档，不得将档案带出阅览室。
确因工作需要外借，需填写“借档备查卡”并经学院领导审批，方可外借。
借期为二周，延长借期需要另办理续借手续。
对借出的档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，报学院按规定严肃处理。
第三十六条综合档案室要编制必要的档案检索工具和参考资料，实现计算机检索，努力利用校园网，开发档案信息资源。
第三十七条未经分管院长批准，任何组织或个人无权公布档案，重要、珍贵的档案只提供备件及复制件。
第三十八条利用者要求复印档案，须在内容允许的前提下，由档案室负责复印或监督复印。
档案利用完后，应填写《档案利用效果登记表》留档案室查存。
第三十九条为落实房、地、财产、债务、学历、工龄和解决纠纷、生产建设、盈利性商业、汇编出版等有经济收益的单位或个人查阅、证明、复印均应按上级有关规定收费。
第八章档案的鉴定和统计第四十条建立档案鉴定制度。
档案鉴定工作在分管院长领导下，由院综合档案室与档案形成部门的负责人组成鉴定小组，准确判定档案存毁，对超过保管期限地档案进行认真审定，提出存毁的意见，写出鉴定情况报告。