会务组工作分工安排表
会务组工作分工安排表
公关组
（外事组）
组长：
成员：
会议场地的落实和报备工作，外请老师的接待工作。
保证会议准时安全合格的进行。
监察组
组长：
成员：
负责会议进行中会场秩序的维护，包括：响闹装置、讲话、抽烟、走动、带小孩等。
保证会议进行中的安静和气氛。
财务组
组长：
成员：
负责管理会议门票、资料等收入的账目工作。
准确无误的记录每场会议的经营情况。
导座组
组长：
成员：
负责会议开始前安排参会人员进场入座
保证进场有序、安全
检票组
组长：
成员：
负责会议开始前参会人员的检票工作
保证参会人员凭票入场
后勤组
组长：
成员：
负责食、宿安排工作
保证参会人员吃饭、住宿有序完好，让与会者满意
会务组工作分工安排表
会务分工安排（）
组别
成员
主要职责
备注
迎宾组
（礼仪组）
组长：
组员：
负责导引观众入场（引位）、入口礼仪工作、献花+席卡的摆放等。
请注意献花时间，主讲嘉宾上场时献花，服装整齐。
主持组
组长：
会议主持工作（包括会前暖场、正式会议开始的主持工作），负责整个会议的节奏控制、气氛调整等。
主持词提前写好，做最充分的准备，服装整齐。
物资组
组长：
成员：
奖品，会议物资，杂志及辅销资料，产品摆放，
影音组
组长：
成员：
负责会议现场话筒、音乐、幻灯的调试和播放，会议灯光的配合，现场照片拍摄和会议摄像等工作。
提前备好要播放的所有材料，准确及时的做好播放工作，照片拍摄后配合专业组人员及时制作软文等宣传资料上传系统和公司。
会议安排分工表
10、
工作职责简述
发型要求
着何种 形式外
装
外装 颜色
着何种 形式内
装
内装 颜色
着何 种形 式鞋
鞋子 颜色
袜子 颜色
是否 佩戴 胸牌
佩戴于 左胸或 右胸
具体佩戴 位置说明
会议所需 物料名称
所需物料单价 要求
所需物料数量
所需筹备 人
要求物料到 位时间
物料保管 人
会议名称
会议形 式（圆 桌会议 或条桌 会议）
会议安排及人员分工表
宣传口号
会议时间
会议地 点
客户 总人
数
会议负 责人
会议 总调 度
备用 备用 金申 金保 领人 管人
结帐 负责 人
备用 金报 销人
第一次 会前会 时间
第一次会 前会地点
会务组成 员姓名
要求到位时间
1、 2、
3、 4、
5、
6、 7、
8、 9、
5、
4、
6、
5、
7、
订餐负责 人
用餐所在楼层
每桌就 餐标准
客户就 餐桌数
酒店能够提 供的就餐服
务项目
每桌就餐 就餐开 人数 始时间
就餐 结束 时间
餐厅布 置项目
1、
餐桌需要 摆放的物
料项目
物料摆放数量
物料上 桌位置
物料摆 放时间
物料摆放负 责人
物料回收 时间
物料回 收负责
人
物料 保管
人
2、
1、
3、
数量
开始 布置 布置 负责 时间 人
布置 要求 说明
回收 时间
回收负 责人
保管人
会务工作安排表
管琳瑶
5月21日到网点现场预习
17—4.准备电网销、传统险确认出单的客户资料
电网销二个、传统险二个的客户资料，用于现场操作演示
徐晖
徐晖
5月21日
17—5.与人保确定现场操作对接人员
与人保确定当日电网销、传统险人保对接人员（含手机号），确保当日对接人员的及时响应
徐晖
徐晖
5月20日前
17—6.无线麦克风
9.绿洲国际酒店签到的准备工作（签到桌、签到簿、签到牌、签到笔）
邮政（徐健）
10.绿洲国际酒店会议报到、接待工作（10:00开始）
邮政（徐健） 人保（杨伟）人保、邮政
各2名接待人员负责签到、文件袋、宣传品、房卡、中午餐券等发放
11.邮政、人保引导车陈桥收费站10点就位
邮政（黄建新）人保
12.茶叶、开水、矿泉水1人1瓶、瓷杯安排、会场设备调试（13时前到位）
邮保战略合作现场推进会
会务工作安排表
会务组
会务组
组长：崔益平
副组长：邱郡
成员：韩玉梅徐健晁健东杨伟 高弘刚
负责统筹、布置工作
接待组
葛江 顾金晶韩力 刘静
负责会议代表的签到、接待，宣传品发放
礼仪组
葛江 顾金晶 成玲冯锐
负责签约仪式的引导及服务工作
5月21日-22日
邮政
1.分配住宿房间（21日定）（增加两个会务组用房）
徐晖
徐晖
5月18日
17—9.网点人员的培训
对长桥、人民东路营业员作车险知识的培训
徐晖
张林楠、管琳瑶
5月20日
邮政（韩玉梅）、人保
17．邮政参观网点安排
邮政（1、2号车徐健、3号车徐晖）（人保提供宣传、理赔等折页，邮政提前安排好停车场地）
最新会务岗位职责表
会务岗位职责表【场外负责人：】1、协调、配合好与其他各组的工作2、妥善快速处理好突发事件3、协助、督促各组组长安排工作4、随时掌握场外各组人员、工作动向、进展5、严格执行会务标准和纪律6、安排好所属各位组训练、岗位工作内容，把我标准【物资组：】会前：1、提前列出本次会务物质的清单，并分类、装箱、封口后通知会务负责人2、联系好物质运送车，并通知其到达时间3、到财务领取会务备用金4、列出需要临时购买的物质清单，并做好登记会中：5、协调、配合其他各组的工作；6、做好物质的排放、看管、出入库登记，参加人员的水果、咖啡的准备7、安排客户茶点时抽出两人负责茶点组工作8、时刻有一人值班9、做好物质的损耗使用登记、采购登记，并存档10、做好餐点的订购、登记、发放会后：11、列出本次会务已使用的物质清单，并交给会务负责人12、将会务物质分类、装箱、封口后装车回公司13、将购买的物资票据及剩余的备用金拿给公司财务报账【签到组：】会前：1、提前做好参会客户的相关证件会中：2、组长分配好每个人的工作，严格按所分工作进行，组员不得私自更改；提前备好所有特殊物质3、非本组工作人员，未经负责人许可，不得进入签到组周围2米，违者双方都重罚4、签到物资专箱专放，专人专管，所发物资和剩余物质必须能对上会后：1、提交一份整理完的客户签到表给会务负责人2、相关负责的资料使用清单及剩余物资须分类组装交给物资组【讲师接待：】会前：1、提前与师资组沟通讲师的行程、安排时间，准备好讲师接待车辆、安排好老师食宿，特别是布置好老师房间；2、随时和师资组联系，确定讲师是否临时有安排并及时通知相关人员会中：3、提前与师资组沟通讲师是否与客户用餐，若与客户用餐是什么形式？4、若老师针对会务有特殊要求（如：视频、音乐、开场形式等），及时与会务负责人沟通会后：5、与师资组沟通负责老师返程事宜（如：航班时间、送机车辆、送机时间等）【迎宾组：】1、提早站好岗迎宾，迎宾完毕撤回到场内，准备下步工作【守门组：】1、提前上岗，入场前和会议中，一人值班上岗，两班轮换2、入场前5分钟全部上岗，到主持人上场时开始两班轮换3、会务期间必须有一人值班4、严格查证件【场内负责人：】工作内容:1、督促场内各组，按标准做好工作，安排好各组工作配合的实际、切换，掌握好所属各组工作、人员动向2、安排DJ组播放宣传视频的时机、内容3、随时和签到组联系，掌握参加者签到的情况，并随时调整工作计划4、和会务负责人、主持人、经理提前沟通会议事宜，以及是他相关活动5、随时和讲师接待沟通联系，计算好讲师从出发点到会场所用时间，通知相关部门做好护送讲师、演讲准备6、安排好会议工作、人员分配【主持人：】1、提前和总负责人、场内负责人沟通好相关串词事宜，讲师有什么特别安排就以讲师的计划为准，迅速做出调整并及时通知以上相关人员【DJ组：】1、按最高标准连接、播放音响、投影设备，DJ台除DJ组、主持人外，严禁他人进入。
会务组工作方案
会务组工作方案1. 引言会务组是一个负责组织和协调各类会议活动的团队。
在活动策划的过程中，会务组发挥着关键的作用。
为了确保会议的顺利进行，并取得预期的效果，制定一个完善的会务组工作方案至关重要。
本文档旨在提供一个详细的会务组工作方案，以确保会议活动的顺利进行。
在此方案中，将包括会务组成员的职责分工、会议筹备工作的流程和时间安排、会务组与其他相关团队的协作等内容。
2. 会务组成员职责分工为了高效协作和分工合作，会务组成员需要明确各自的职责和工作范围。
以下是会务组成员的职责分工：•会议主持人：负责主持会议，引导讨论，确保会议的秩序和效果。
•会议秘书：负责会议的记录和整理工作，包括会议纪要的撰写和会议文件的归档。
•会议策划：负责会议的整体策划、议题安排和流程设计。
•场地布置：负责会议场地的布置和装饰，确保会议场地的舒适和整洁。
•邀请函发放：负责发送会议邀请函，并跟踪邀请函的回复和确认。
•嘉宾接待：负责嘉宾的接待工作，包括接机、安排住宿和提供必要的支持。
•现场协调：负责会议现场的协调工作，包括会议设备的安装和调试。
3. 会议筹备工作流程会议筹备工作的流程是确保会议顺利进行的关键。
以下是一个典型的会议筹备工作流程：1.确定会议主题和内容：会议策划根据会议目标确定会议主题和议题，制定会议议程和演讲人安排。
2.确定会议日期和地点：根据会议规模和预算确定会议举办的日期和地点。
3.邀请嘉宾和演讲人：发送邀请函给嘉宾和演讲人，并跟踪邀请函的回复和确认。
4.确定会议流程和时间安排：根据会议目标和议题安排会议流程和时间安排。
5.筹备会议材料：包括会议宣传材料、会议手册、演讲人资料等。
6.布置会议场地：根据会议主题和风格布置会议场地，包括舞台布置、座位安排等。
7.确保会议设备正常运行：检查和调试会议设备，确保投影仪、音响设备等正常运行。
8.嘉宾接待和安排住宿：安排嘉宾的接待和住宿，提供必要的接待和支持。
9.会议现场协调：在会议现场进行现场协调工作，包括安排座位、引导嘉宾等。
会务分工方案
会务分工方案一、背景介绍随着经济发展和全球化的加速，各类会议、展览、论坛等大型活动在日益增多。
会务组织工作也越来越重要和复杂。
一个高质量的会议离不开各部门之间的密切协作和科学细致的分工合作。
因此，为确保会议的成功举办，本文特别制定了一份会务分工方案。
二、会务组成部分1、财务部门负责会议的经费支出和收入，包括会议的筹备费用、场地租用费、行政费用等，同时跟进现场设施、音响灯光等费用的花费安排、会议期间的费用以及会议后的结算等。
2、宣传部门负责会议的宣传工作及相关服务，包括会议前的签到工作、会务资料的发放、现场信息发布等，利用各种媒体平台进行宣传推广。
3、后勤保障部门负责会议的现场布置、环境整洁、物资供应等后勤工作，包括会场的布置设置、餐饮服务、会场保洁和安全保卫等。
4、服务接待部门负责来宾和参会人员的接待工作。
包括到达机场、车站等的接待工作、住宿安排、会议期间的接待服务，以及活动结束后的相关工作。
三、1、策划与组织策划工作由宣传部门、后勤保障部门和服务接待部门联合完成。
宣传部门需要提前制定会议宣传计划，并负责宣传推广。
后勤保障部门需要根据会议的主题特点，做好现场布置及物资供应。
服务接待部门需要协同安排好会议期间的接待服务，包括会议资料的发放、场地的管理等。
2、经费管理经费管理由财务部门负责，需要提前编制经费预算方案，并安排好各项费用的支出计划。
财务部门需要在会议后完成经费结算工作，并撰写分析报告，对会议经费进行核算，并提出相应的建议。
3、会务服务会务服务由宣传部门、后勤保障部门和服务接待部门联合完成。
宣传部门需要提前做好分工安排，明确各项工作内容和任务。
后勤保障部门需要根据会议的不同特点将会场布置得更加美观、整洁，且物资供应更加到位。
服务接待部门需要提供周到的接待服务，包括住宿安排、交通接送等。
四、总结和反思会议分工方案的制定是一个很实际的问题。
分工合作的好坏，直接影响到会议的成功与否，也间接反映了组织者的素质水平。
3、会议会务组分工一览表(模板)
带动活跃现场气氛。
1、所有的物料筹备需要一个具体的清单跟筹备排期； 2、做好相关的会前筹备沟通酒店的工作尽快落实住宿酒 店，如果需要增加另外的酒店住宿，要考虑地点转移带来 的交通不便，要协调车辆现场辅助转移人群。
序号 组别 负责人 手机号码 组员名单
1 布展组
2 行政组
XXXX会议会务组分
会务组长：XXX（手机号：节目组
7 物料组
XXXX会议会务组分工一览表
会务组长：XXX（手机号：XXXX）
执行组长：XXX（手机号：XXXX）
主要职责
1、负责会议现场的氛围打造及建设，产品地堆，广告物料等等； 2、负责会场外围环境的布置。 1、会议报到当天负责签到、发放参会证等会议资料，告知会议期间需注意的事项； 2、建立并提醒参会人员加入会务公告微信群； 3、会议期间做好会议记录，原则上纪要初稿当天整理出来。 1、检查会场安全、熟悉现场安全通道，确保会议期间安全； 2、关注会议开始前后的开、关门；茶歇结束，及时提醒领导进入会场； 3、会场纪律的维护：会议期间（非特殊情况）不允许随时进出会场，接打电话等等。 4、传递话筒、播放视频时需要及时开灯or关灯，要随时和设备组保持沟通，了解熟悉哪个时候会有 视频播放。熟悉会议室灯光开关和空调开关的位置及使用； 5、会议照片的拍摄：全景、中景、特写一应俱全，重要环节、领导讲话等各个环节必须拍照。 6、在茶歇时间支援后勤组，包括牛奶的发放、茶水的添加、水果零食的增补等。 1、负责会议期间的住宿及交通安排； 2、负责会议期间的餐饮安排，确定就餐人数、形式、菜品以及餐券发放； 3、负责会议前茶歇的采买，会议期间茶歇安排，在每轮茶歇结束后及时补充。（牛奶的发放、茶水 的添加、水果零食的增补等）。 1、会议议程需放映的PPT收集与检查； 2、现场设备调试，测试话筒音效、视频播放、暖场音乐等效果； 3、根据议程制作主流程PPT准备，报执行组长审核； 4、准备倒计时器程序以及倒计时提醒牌； 5、若有需要视频参会等特殊要求，自行准备相关设备。 1、与会务执行组长沟通节目形式； 2、负责筹备会议期间暖场节目（活动）和正式演出。 1、负责会前财务预算和款项的借出； 2、基础物料准备：根据物料清单准备如桌牌、横幅制作、雨具、天气情况、手机收纳盒、药品、会 务服装等等常规基础的会议物料；现场会议的牛奶使用安排等等； 3、各种纸质资料：参会人员名单，集团及草根参会领导名单，各参会人员抵达的航班及时间点，会 议议程及H5制作； 4、在各位参会领导、同事来成都开会之前，给大家发短信或者微信进行温馨提示；会议期间，各种 用餐时间、地点的提醒；临时重要事件的通知等等，可以协调公司信息部，用系统进行统一发送。 但是需要提前准备好相关内容； 5、负责会后财务决算和款项的结算报销。
会议统筹分工明细表
蒂花之秀会议统筹表注意：会议来宾6日在酒店下榻，7日会议，8日旅游会务总指挥: 余建平会务组统筹：沈鹏生副组长：陈松苞宋美鑫会务总策划、导演：周文斌采购组组长：XXX（酒店、大巴、会场物料、订餐）；邀约组组长：XXX（短信、微信、电话）；组员：接待组组长：XXX（酒店签到、会务酒店签到、资料派发、安排房间、催促和引领入场、催促和引领就餐）；组员：场务组组长1：XXX（外场布置、会场布置、会场后勤），组员：礼仪模特组组长2：XXX（会场布置、会场后勤，引领嘉宾、鲜花、传递话筒、听导演组现场调令），组员：主持人：待定分类项目截止时间内容执行负责人辅助资料至11月15日进度责任人会前造势微信端推送11.7-11.25 公众平台，朋友圈发活动相关内容侯歌未见进展候歌行业媒体集中报道11.7-11.25 刊登广告、软文报道会议侯歌未见进展候歌网络媒体集中报道11.7-11.25 通过网站发稿增加曝光率侯歌未见进展候歌微博、QQ推送11.7-11.25 通过自媒体平台增加曝光率侯歌未见进展候歌会前邀约邀约11.08-12.01微信：阶段性发(以微信H5邀请函为主) 侯歌侯歌负责制作，终端部负责宣传、邀约已完成制作，终端部未开始发出短信：阶段性发终端部沈鹏生/陈松苞电话：两次终端部重要嘉宾邀约，马娅、任志强、桂绍元、彭维军、优秀经销商等侯歌未见进展侯歌邀约嘉宾，王总确认经销商，并安排提前邀约、沟通会前准备企业宣传片12.01 侯歌终端部提供相关素材—宋美鑫。
侯歌蒂花之秀广告片12.01 侯歌终端部提供相关素材—宋美鑫已提供，但未见脚本侯歌会议音乐12.01 暖场、进场、退场、上台、颁奖等音乐侯歌侯歌会场视频12.013D特效过场视频，要求震撼有视觉冲击力侯歌终端部提供相关素材—宋美鑫已提供素材，第一次脚本已通知修改，第二次脚本未出颁奖视频12.01 特效+素材侯歌终端部11.15日提供获奖经销商企业名称、领奖人姓名、人生格言、工作照片；每个奖项需提供4个经销商对企业及品牌的祝福、寄望视频—王总选出重点经销商，陈助理负责通知市场，杜文菁收集汇总素材收集中，预计16日可交侯歌，但侯歌未出脚本宋美鑫、侯歌论坛主背景12.01 平面设计侯歌终端部提供相关素材—宋美鑫15日已交背景稿完成设计员工节目编剧音乐、台词、布景、编排侯歌未见进展侯歌会议酒店11.11 酒店预订，交付订金公司会务组OK 会议主题11.21《荣耀·凝聚·再出发》蒂花之秀终端品牌荣耀五周年博鳌论坛暨新品战略发布会OKOK 会议亮点11.21 四大华章，五大乐章完美演绎海天盛宴OK OK会议议程初定11.15乘风顺进篇，荣耀辉煌篇，再谱华章篇，感恩载情篇OKOK 团队培训12.01 团队节目排练，增强企业信心侯歌终端部12.1全天配合节目内容未见脚本，团队士气展示中有一段VCR，未见进展侯歌会场节目预约11.28企业员工节目，互动节目，高质量专业节目。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
组长：
成员：
奖品，会议物资，杂志及辅销资料，产品摆放，
影音组
组长：
成员：
负责会议现场话筒、音乐、幻灯的调试和播放，会议灯光的配合，现场照片拍摄和会议摄像等工作。
提前准备好要播放的所有材料，准确及时的做好播放工作，照片拍摄后配合专业组人员及时制作软文等宣传资料上传系统和公司。
节目组
组长：
成员：
负责节目的收集和次序的编排，以及会议进行中的催场工作。
准确无误的记录每场会议的经营情况。
导座组
组长：
成员：
负责会议开始前安排参会人员进场入座
保证进场有序、安全
检票组
组长：
成员：
负责会议开始前参会人员的检票工作
保证参会人员凭票入场
后勤组
组长：
成员：
负责食、宿安排工作
保证参会人员吃饭、住宿有序完好，让与会者满意
保证节目演出的流畅。
公关组
（外事组）
组长：
成员：
会议场地的落实和报备工作，外请老师的接待工作。
保证会议准时安全合格的进行。
监察组
组长：
成员：
负责会议进行中会场秩序的维护，包括：响闹装置、讲话、抽烟、走动、带小孩等。
保证会议进行中的安静和气氛。
财务组
组长：
成员：
负责管理会议门票、资料等收入的账目工作。
会务组工作分工安排表
会务分工
组别
成员
主要职责
备注
迎宾组
（礼仪组）
组长：
组员：
负责导引观众入场（引位）、入口礼仪工作、献花+席卡的摆放等。
请注意献花时间，主讲嘉宾上场时献花，服装整齐。主Fra bibliotek组组长：
会议主持工作（包括会前暖场、正式会议开始的主持工作），负责整个会议的节奏控制、气氛调整等。
主持词提前写好，做最充分的准备，服装整齐。