银行归档文件整理方法

3. 为设计合理的电子文件整理方法 打下基础
目前机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计 算机等电子设备形成、办理、传输、和存储的文字、图表、图像、音 频、视频等不同形式的信息记录越来越多，产生了大量的电子文件。 电子文件在存在形态和利用方式上与纸质文件不同，具有自己的特点。 由于其占用载体空间小，一张普通的3寸磁盘就可以记载成百上千个 电子文件，因此整理电子文件时不可能依照传统做法，从物理上按不 同检索单位（卷）将文件分隔开。同时由于电子文件利用必须依靠计 算机进行，具有了检索方式高效、灵活的特点，与纸质文件相比较， 不必进行过多复杂的组织就能满足利用需求。这些特点使电子文件整 理方法可以大大简化。《规则》从简化、高效出发提出的文件级整理 思路，即满足了现阶段归档文件整理工作的需要，与电子文件整理在 目的、原则等方面具有许多共同之处。因而为制订、规范电子文件整 理方法奠定了良好的基础。《电子公文归档管理暂行办法》2003年9 月1日国家档案局第6号令发布施行。电子文件是以数码形式记录存 储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理， 并可在通信网络上传输的文件。
3.灵活
〈不同机关由于工作职能、文件形成数量和种类、归档环 节不同，因此具体的做法可以有所不同，各地档案行政管 理部门可以因地制宜地选择适宜的整理方式。如分类上的 灵活，可以按年度——期限，也可以按年度——机构—期 限等等；还有装订方法上的灵活，可以是包角、可以是不 锈钢订、可以用线装等，都体现了它的灵活性。
（一）对档案管理现代化的意义
当今社会，人们对获取信息的要求是全面、准确、 迅速，仍然以传统的、手工业式的、小生产式的 方法管理档案的状况，已不能适应机关工作发展 的需要。全面地实现档案管理现代化，是档案界 迫在眉睫的任务。《规则》的出台，是国家档案 行政管理部门的重要举措，具有重要的意义。
Hale Waihona Puke 1.为以计算机技术为中心的现代科学技术在档 案管理工作中的有效应用奠定基础。
（二）《归档文件整理规则》的特点
从“简化整理、深化检索”思路出发，对 归档文件整理工作的许多环节进行了调整 或简化，使〈规则〉体现出了鲜明的特点。
1.简化
（1）取消案卷，实行文件级管理免除了繁琐、复杂的组卷过程。 （2）分类方法固定为年度——保管期限——机构（问题）３种， 并允许各单位视本单位的具体情况组合及简化分类层次。 （3）装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只 要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。 （4）文件的排列方法强调按事由排列，时间、重要程度作为参 考因素，可根据实际情况选用。 （5）取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归 档文件目录。 （6）无需编页号，目录上的页号改为页数。 （7）归档文件直接盖归档章装盒保管。无需拟定案卷目录和填 写案卷封面，只需在档案盒上填写全宗名称、年度、期限、 件号、盒号。可见简化立卷的了一系列程序。减轻了档案 员的工作量。
（三）归档文件的概念
〈规则〉对归档文件作如下的定义： 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作 为文书档案保存的各种纸质文件材料。其中，“办理完毕” 是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身 在实际工作中是否还在发挥作用。比如请示与批复，在复 文发出或收到以后，在文书处理上就算是办理完毕，本机 关的发文，文件印发后也就算办理完毕。就算是有的计划、 规划、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或文 件传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。 归档文件的整理：就是将归档文件以件为单位进行装订、 分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档文件整理方法
一、《归档文件整理规则》的制定
2000年12月6日国家档案局发布了中华人民共和 国档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规 则》，并于2001年1月1日实施。这个标准的出台， 是我国机关档案工作改革的一项重要举措。传统 的档案整理方法是以“卷”为单位进行分类整理 的，而《规则》从我国机关档案工作的现状出发， 适应档案管理现代化的需要，为新形势下规范、 高效地进行归档文件整理工作提供了依据，因此 对我国机关档案工作的持续发展具有重要的意义。
先进技术手段引入给档案工作提供了许多新的发展契机。电子文件已 成为信息记录和历史记录的重要形式，计算机一次输入多次输出，随 机生成各类目录，强大的文件级检索功能，全文扫描，网络检索，复 印、缩微等提供利用的技术手段带来了种种便利，衬托出一些传统档 案管理手段的落后，也使得原有的部分规范要求、包括立卷变得不再 必要。 以卷为单位整理的档案，进行计算机条目输入时，要人为增加检索层 次，我们要输入案卷目录，再在案卷目录下面输入文件目录。档案案 卷繁琐、复杂的组织形式，增加计算机软件的研制难度，此外案卷的 集合装订方式，也给通过扫描、缩微等方式实现档案的数字化、信息 化，以及更好地开发档案信息资源这一工作设置了障碍，影响了计算 机技术的有效应用。 而《规则》以文件级思路，就从根本上避免了 这些弊端。
2.促进机关文档一体化管理的实现
文书处理和档案管理是相互衔接的机关工作的两个流程， 具有许多共同之处。文档一体化的目的，充分利用文书处 理取得的成果，简化文件整理归档工作，提高工作效率。 在实行计算机辅助管理的条件下可以轻松地实现。其实现 方式是：调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集 中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入 档案整理环节，“随办随归”，从而使归档文件整理变成 一项日常工作。同时，应尽量以文书处理环节生成的项目 来组织检索条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的 工作实际，免除档案管理环节中再做大量的重复的数据准 备工作。如输入案卷目录并重新组织文件目录等，节省档 案员的时间，推动文档一体化的最终实现。
2.兼容
新方法的一个重要原则，就是兼顾了计算机和手工两种管 理方式。计算机技术的引入，对档案管理现代化有着重要 意义。但目前根据我国的国情，机关档案工作目前还是处 在手工和计算机两种管理方式衔接阶段，因此从实用性出 发考虑，在立足适应现代化管理需要的前提下，兼顾手工 管理的方式，例如，从计算机高效、快捷的检索能力出发， 取消了传统的案卷、文件两级管理模式，实行文件级管理， 同时保留了分类、排列等工作环节。