事件策划与执行内部培训资料

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踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就 未来。2 0.11.2 620.11 .26Thu rsday, November 26, 2020
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弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。0 8:29:2 608:29 :2608: 2911/2 6/2020 8:29:26 AM
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安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20. 11.260 8:29:2 608:29 Nov-20 26-Nov -20
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重于泰山，轻于鸿毛。08:29:2608:29 :2608: 29Thur sday, November 26, 2020
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不可麻痹大意，要防微杜渐。20.11.2 620.11 .2608: 29:260 8:29:2 6Novem ber 26, 2020
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加强自身建设，增强个人的休养。202 0年11 月26日 上午8时 29分20 .11.26 20.11. 26
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其他事项
• 活动付款明细表
– 供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期
• 现场指挥文件---根据确定流程
– AV、音响（上场音乐/出车音乐）、灯光配合 – 摄影摄像预定位置和要求 – 重要环节时的前后衔接、人员补位 – 现场提问时的媒介人员位置 – 主持人台本
• 活动（专访）结束后
– 汇集活动摄影摄像资料（速录文字？） – 挑选图片或整理速录文字，客户确认后上传网络 – 统计媒体对视频资料的数量
可能出错的就一定会出错！
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团队构成和时间表－工作说明书
• 活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等） • 活动物料汇总 • 部门工作（接待）流程和要求 • 活动现场具体分工（人员位置和要求） • 文案准备
– 新闻稿 – 主持人台本 – 领导讲话稿 – 重要领导的现场文件夹内容资料
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好的事情马上就会到来，一切都是最 好的安 排。上 午8时29 分26秒 上午8 时29分0 8:29:2 620.11 .26
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每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11 .2620. 11.260 8:2908 :29:26 08:29: 26Nov- 20
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务实，奋斗，成就，成功。2020年11 月26日 星期四8 时29分 26秒Th ursday , November 26, 2020
满足客户要求
① 3个前提：
产品同质化 ➢ 传播策划
媒体资源有限化 ➢ 议题策划
传播手段重复化 ➢ 主题策划
公关策 划 321 法则
② 2个关键点
符合定位 ➢ 支持品牌/产品定 位
结果导向 ➢ 方案的可行性 ➢ 符合客户要求
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前期准备－目的
判断一： 采取何种方式
判断二： 在活动中体现什么内容
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追求卓越，让自己更好，向上而生。2 020年1 1月26 日星期 四上午8 时29分 26秒08 :29:26 20.11. 26
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严格把控质量关，让生产更加有保障 。2020 年11月 上午8时 29分20 .11.26 08:29N ovembe r 26, 2020
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重规矩，严要求，少危险。29:26 26 November 2020
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现场布置
• 舞台布置
–保障上场及下场通道畅通 –后台有方便快捷且安全的物品存放处 –来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可
能 –舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线 –确保来宾无法进入后台
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现场布置
• 来宾区域
–贵宾席如何布置（座位安排图）？是否需要 名签或椅背签？
–为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位 –来宾的通道是否畅通？ –是否要准备同传？规格？现场翻译？ –预留摄影摄像位置，是否需要架高？ –来宾取用饮料位置是否方便？ –当来宾退场时是否可能发生拥挤？
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来宾接待
• 当来宾进入酒店房间休息：
–准备小型欢迎卡 –确保来宾能够迅速联络接待人员 –是否需要提前清空房间内的收费物品？ –房间内是否需要准备鲜花及水果？ –房间内应准备当地旅游手册及地图
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现场布置
• 来宾行走线路现场勘察：
–场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进 入？
务经验？ ....• .场地是否有存放杂物或资料的地方？
车辆安排－停车场
• 停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要 多长时间？通过哪些线路？
• 停车场的开放和关闭时间？ • 停车场需要什么凭证？ • 是否可以专辟停车场？ • 是否有VIP专用停车场？ • 是否有“停车已满”标志牌？ • 停车场是否有保安管理？ • 工作用车停在哪里？是否需付费？
确定资源
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列出所需资源 检查已有资源 寻求可调用资源
前期准备－预算
先确定预算， 再确定计划是 稳妥的方法
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确定必须成本 ➢ 来宾交通及接待 ➢ 场地施工和装饰 ➢ 工作人员费用
纳入非必须成本 ➢ 表演和娱乐 ➢ 主持人等
其他
前期准备－构思
• 摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的 全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想 象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补 充：
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抓住每一次机会不能轻易流失，这样 我们才 能真正 强大。2 0.11.2 62020 年11月2 6日星 期四8时 29分26 秒20.1 1.26
确定你的目标--意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路
判断三： 抛弃一切非目标必须的
华丽想法
判断四： 不做无法改变事实的努力
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前期准备－确立目标的程序
定位准确
与客户共同陈述项目的目的 与客户反复讨论达成一致 尽快让项目组成员参与讨论
定义清楚
如何衡量项目效果? 怎样使项目效果可量化评估? 公布项目的评估标准
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场地选择－询问
• 是否有档期？ • 是否有足够的布展时间？ • 场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？ • 场地清扫需要特别安排吗？ • 场地可容纳多少人？ • 使用该场地是否需要办理特别手续？ • 是否有噪音及安全、清洁方面的要求？ • 场地能够提供什么设施？它们是否收费？ • 现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？ • 场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？ • 是否有供贵宾和工作人员休息的地方？ • 场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服
–每个环节可能出现问题的地方 –每个环节所需用到的物料 –每个环节是否可以再优化 –每个环节是否给人惊喜
• 在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？ • 在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？
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团队构成和时间表－团队
确定你的工作团队
▪ 项目负责人 ▪ 参与部门 ▪ 项目所必须的人员配备
• 通讯录
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工作说明书的主要目的－－－确定活动基本要素/相互关系及检查点
• 明确活动基本要素利于活动掌控 –参与人员的工作指导，提升工作效率 –新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）
• 相互关系的确认 –部门之间的配合和各自负责人； –哪些事情可以同时进行； –完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查 可以使你找到最好的方法；
住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完 成后交酒店总台 –在接待区预备休息区 –如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李 寄存处，并有专人管理，预备存衣牌
• 突发情况处理：
.... .–因交通原因突然导致来宾人数剧增
来宾接待
• 来宾登记时应了解什么？
–活动的日程安排 –活动所需佩戴证件及使用要求 –活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置 –何时可以离开？离开机票领取的时间和方式 –来程时的费用报销时间、地点、方式 –离开时是否有班车接送？ –用餐时间、地点？用餐凭证？
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来宾接待
• 当来宾走下飞机后：
–确保第一时间知道接站人位置 –在班车等候时间不能超过30分钟 –在班车行程中为来宾播放轻松音乐
• 突发情况处理：
–班车损坏 –部分来宾延误 –班车迷路
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来宾接待
• 当来宾抵达接待区时：
–确保第一时间看到接待人员和接待指示牌 –预估每批来宾人数，保障足够的接待人力 –如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入
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后勤安排
• 安排专门工作人员负责用餐预订及送达 • 指定工作人员用车和司机 • 文件打印 • 资料装袋、运输和存放 • 物品领取登记 • 视频、图片资料
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媒体接待基础文件
• 媒体接待基础文件
–邀请媒体名单 –新闻夹内容 –航班时刻表（接、送车辆安排） –住房登记表 –媒介分工（活动现场位置） –接待物料 –专访安排（名单、Q&A、陪同媒介、速录）
• 检查点可为我们提供补救的机会 –定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一 起检查项目进展，并对意外情况作出补救。
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场地选择－列出要求
• 需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 • 来宾人数：测算最小面积要求 • 活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊
设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？ • 周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 • 气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间 • 费用限制：能够用于场地租赁的最高限额
• 必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？
– 场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地 – 重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 – 其他不可控因素
• 预定的检查时间通报:
– 向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享 别人的完成快乐
– 使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么? – 应付意外情况、赢得补救机会