【秘书基础】秘书实务案例及答案
《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第九章)(编辑定稿)
第九章谈判事务思考题及参考答案1.为什么说“谈判事务已经成为当代秘书工作的一项常规业务”？答：在市场经济环境下,谈判是各级各类组织经常性的公务活动。
在频繁的对外对内经济来往中,既需要经常运用谈判这一手段来推销商品,采购原材料,引进人才、资金、技术、设备,广泛开展经济技术协作,也要经常运用谈判来解决越来越多的利益冲突和经济纠纷,谈判在企业经营活动中的作用越来越重要。
谈判是市场经济条件下普遍存在的社会行为,是现代领导一项经常性的公务活动。
作为领导的参谋和助手，秘书要为领导的谈判提供良好的服务,承担谈判的具体事务，经常直接参加领导的谈判活动。
有时秘书还在领导的授权下作为本方的主要代表直接参加谈判。
谈判事务已经成为当代秘书工作的一项常规业务。
因此秘书有必要掌握谈判的基本知识，熟悉谈判的一般程序，以便更好地发挥秘书在谈判中的作用。
2.谈判应该坚持哪些原则？说说这些原则的具体含义。
答：（1）客观性原则，即参加谈判的各方应该尊重客观事实,服从客观真理,而不能凭自己的意志和好恶而主观用事。
谈判各方都应该以诚相待,摆事实,讲道理,不弄虚作假欺骗对方。
（2）求同存异原则，即谈判各方应该努力寻求各方意见或利益的共同点或相容点,并就已经取得一致或谅解的内容达成协议,允许保留无法弥合的分歧。
如果坚持一定要在讨论的所有事项上都取得一致,许多谈判就很难达成协议。
（3）公平竞争原则，即参加谈判的各方在谈判中的地位应该平等,讨论问题应遵循公平合理的标准,不得以强凌弱,不得强加于人。
（4）互利原则，即任何谈判都应追求双赢结果,谈判的任何一方在维护本方利益的同时,必须考虑其他各方的利益。
3.一次正规商务谈判的大致程序如何？各阶段有哪些秘书工作？答：第一阶段：谈判前的准备阶段。
主要工作有：收集谈判信息、确定谈判目标、安排和审议谈判议程、设计谈判对策、组织谈判班子、选择和安排谈判地点。
第二阶段：谈判进行阶段。
主要工作有：开局、摸底、磋商（主要活动有报价、讨价还价和议价）以及让步。
秘书实务练习案例分析
秘书实务练习案例分析一、背景这天早晨老总眉头紧锁，一言不发地进了自己的办公室，秘书于雪跟他打招呼“早上好!”他也爱理不理的。
老总平时和蔼可亲，常常跟下属开玩笑。
于雪心想老总肯定遇到烦心的事了。
面对这种情况，于雪应该如何处理?现在于雪有这么几种选择：a、既然老总心烦，他肯定需要一个人独自呆一会，所以先不去管他。
b、心烦归心烦，工作是工作。
今天有一大堆事等他决定，所以拿上一叠文件到老总办公室去找老总批阅。
c、翻出老总的日程表，取消老总今天的一切约会安排。
d、泡上一杯浓茶送给老总，问他是不是要先休息一会。
e、马上跟着老总进去，问老总出了什么事。
二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。
三、分析本题的最佳选择是d。
如果对方不是你的上司，仅仅只是你一般的朋友，那么，选a应该说是不错的，但你现在毕竟是老总的助手，双方之间至少还有工作关系，所以，采取不闻不问的态度有些不合适。
选b肯定是不合适的，因为你一点也不体谅上司的心情。
选c也不对，因为秘书毕竟只是秘书，无权代替老总作出任何决策;c是一种典型的越俎代庖行为，是这几种选择中是最坏的一种选择。
选e也很不妥当。
老总不管是什么原因而心烦，他没有义务告诉秘书;虽然秘书的热情值得赞许，但她忘了自己仅仅是个秘书。
选择d表现出秘书恰到好处地把握了分寸。
作为秘书，对自己上司的烦恼不可能不闻不问，因此给他泡上一杯浓茶体现了自己的热情;但在送茶时又仅仅是只问上司需不需要休息，既没有去探究上司的隐私，更没有自作主张自行来安排上司的工作。
在这种情况下，一个优秀的秘书应该能凭直觉知道老总为什么闷闷不乐：也许工作压力太大?也许是为孩子的事操心?也许久等的客户没来?也许是昨晚与太太吵架了……知道老总为什么心烦，就可以作好相应的准备。
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《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第六章)(编辑定稿)
第六章参谋咨询思考题及参考答案1.为什么说参谋咨询是秘书工作的重要内容？答：（1）就秘书和领导的关系而言，秘书是领导的助手，参谋咨询自古以来就是秘书的职责。
参谋咨询可能渗透在信息工作、调查研究、信访工作等其他工作之中,也可能在平时单独出现。
为领导决策事项提供可行性备选方案是最典型的参谋工作。
（2）就秘书的职权范围而言，由于秘书在日常工作中全面协助领导处理各种事务，因而秘书具备为领导提供参谋咨询服务的的主观条件：一是熟悉领导的责权范围、工作内容、组织交流，对于各个工作渠道和各方面信息了如指掌；二是熟悉领导的工作习惯、思想脉络和各个时期的工作重点；三是熟悉所在组织的具体情况，对上级部门的政策、理念和下级部门的工作情况都有所把握。
（3）就秘书和领导的关系而言，由于秘书经常和领导一起工作，因而具有更多提供参谋咨询服务的机会。
领导通过倾听和交流征求秘书机构的意见，拓宽自己的思路、强化自己的想法、（4）就秘书工作本身特点而言，工作的非权力支配性和非职责限定性，掌握的信息不受职能管理的局限，因此秘书的参谋咨询对领导具有更加特殊的意义。
2.简述在领导决策过程各个环节中秘书机构的参谋作用。
答：（1）在发现存在问题中的参谋咨询，秘书机构应该协助领导分析问题的性质和特点，划定它在空间和时间上的界限，并准确地加以说明，按照严格的逻辑推断来寻求问题产生的原因。
（2）在确定决策目标中的参谋咨询，秘书机构要依据领导解决问题的意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，发现和分析工作中的问题，提供领导在确定决策目标时参考。
（3）在拟订备选方案中的参谋咨询，秘书机构要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映。
与此同时，秘书机构要协助领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别，将其结果加以综合分析，并可提出自己的建议，报告领导供决策参考。
（4）在选择决策方案中的参谋咨询，秘书机构要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便于领导在民主讨论的基础上实行正确的集中。
《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第八章)(编辑定稿)
第八章信访工作思考题及参考答案1.什么是信访？信访工作或信访活动的六个基本要素是什么？答：信访“是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式,向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况,提出建议、意见或者投诉请求,依法由有关行政机关处理的活动”。
信访工作或信访活动包括六个基本要素：一是信访者或信访人。
二是信访事项或信访内容。
三是信访形式或信访方式。
四是信访受理者。
五是信访处理者。
六是信访结果。
2.简述信访工作机构的基本任务和职责。
“信访工作机构”与“有权处理信访事项部门”有何联系与区别？答：《信访条例》规定,县级以上各级政府信访工作机构是本级政府负责信访工作的行政机构。
各级党组织、工青妇等群众组织和人大、政协、法院、检察院以及各企事业等单位都设立了专门的机构和专、兼职人员负责处理来信来访工作。
信访机构主要任务是“接访(信)转办、联络协调、督促解决”。
各级政府信访工作机构具体履行下列职责：(1)受理、交办、转送信访人提出的信访事项，(2)承办上级和本级人民政府交由处理的信访事项，(3)组织协调有关方面处理重要问题和疑难复杂信访事项，(4)督促检查信访事项的处理和各项措施的落实，(5)开展调查研究,及时向本级人民政府提出完善政策和改进工作的建议，(6)对政府部门和信访工作机构进行业务指导,总结交流信访工作经验，(7)为信访人反映和查询问题提供便利条件,引导信访人依法信访。
信访工作机构只是接待受理信访事项的机构,不是解决处理信访事项的机构,信访工作机构以外的职能性工作部门或政府工作部门才是处理解决信访问题的部门。
信访工作机构主要负责登记、受理、转送、协调、督办信访事项,并提出改进建议等,与有权进行实质性处理的职能性工作部门或政府工作部门主要负责登记、受理、办理和答复的职能不同。
3.信访工作必须遵循哪些原则？这些原则对秘书提出了哪些要求？答：信访工作的原则：(1)按法规和政策办事的原则，(2)实事求是,重证据、重调查研究的原则，(3)属地管理、分级负责,谁主管、谁负责的原则，(4)坚持处理实际问题与疏导教育相结合的原则，(5)件件有着落、事事有结果的原则。
《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第一章)(编辑定稿)
第一章文字工作思考题及参考答案1.与其他人员的文字工作相比,秘书的文字工作有何特点？答：可以概括为“四性”：写作活动的受动性、思维形式的抽象性、表达方式的综合性、成文过程的程序性。
2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？答：(1)各种法定公文。
(2)其他通用文书：包括信息简报类的政务简报、情况反映、信访动态等；规章制度类的章程、办法、细则、规则、公约；工作计划类的月、季、年工作计划,以及专项工作计划如调查提纲、会议预案、某项中心工作实施方案等；工作总结类的年终工作总结、专项工作总结、调查研究总结等。
这些文书除信息简报类外,大多只用于组织内部。
(3)商务文书和公关礼仪类文书：包括谈判协议书、商务合同、商务信函以及外贸业务中的各种单证等。
公关礼仪文书主要指贺信(电)、喜报、慰问信、表扬信、感谢信、开(闭)幕词等。
(4)上司讲话稿，主要有：法定会议的工作报告(如政府工作报告、公司经营状况的报告)、部署工作的讲话、总结表彰大会上的讲话、纪念庆祝大会上的演讲、宣传动员教育辅导性会议上的演讲、各种礼仪性讲话(如祝酒词、欢迎词、答谢词、悼词)等。
(5)媒体署名文章：供报刊发表的文章（通常署本单位领导的名或直接署单位名)。
(6)新闻报道。
3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？答：(1)准确反映上司意图。
(2)内容符合法律政策。
(3)观点明确、逻辑严密。
(4)内容实在、篇幅简短。
(5)语言规范、行文得体。
4.简述文稿撰拟的一般过程。
答：(1)文稿起草前的准备（包括思想准备、材料准备、拟定提纲）。
(2)初稿的撰拟。
(3)文本的校核、检查和修改。
(4)文稿的审核、签发和定稿。
5.秘书的文字记录工作包括哪些种类？有何具体要求？答：文字记录工作主要包括：电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。
具体要求有：（1）备好记录工具，准备随时记录，（2）培养倾听和判断能力，快速做出记录，（3）及时补充和修改，认真整理记录，（4）科学地制作表格。
秘书案例分析及答案（通用3篇）
秘书案例分析及答案（通用3篇）秘书案例分析及答案篇1最近，局里要进行一次分房，解决一些符合条件的人的住房困难问题。
据说这是最后一批福利分房，以后国家要调整国有单位的住房政策。
听到这个消息，局里议论纷纷，那些住房困难的人，都想找找关系，托托门子，以便赶上这最后一趟分房的末班车。
所以，这些天找局长的人和电话特别多，局长烦不胜烦，特别头疼，就叮嘱秘书郭静遇到此类的人和电话一律挡驾。
这下可难为坏了郭秘书，来找局长说情的人大都死缠烂打，摆出见不着局长誓不罢休的样子，闹的郭秘书一个头两个大，什么事情也做不了。
还不能对他们发火耍态度，否则更是火上浇油。
又不能直截了当地说局长不想见他们，只能态度坚决地推托局长不在到市里开会去了或说局长到下属单位视察去了等。
由此，得罪了很多人，他们都在背后骂郭秘书：“狐假虎威，瞎神气。
”有人偷偷告诉郭秘书背后的闲言闲语，郭秘书也只能苦笑作罢。
有一天，财政局经常和他们局打交道的刘科长来了，要见局长。
这时候来，明摆着也是来说情的，为在他们局里上班的妹妹家分房子的事来找局长走走后门。
郭秘书来到局长办公室跟局长一说，局长也不想见他，因为见了答应也不是，不能一碗水端平，后患无穷;不答应也不是，得罪了财神爷，将来不好办事。
所以也让郭秘书挡驾。
郭秘书还没来得及出去，刘科长已经敲门自己走了进来，问道：“怎么，李局长，连我也不想见啊。
”李局长很尴尬，马上说：“哪里，哪里，欢迎，欢迎，很忙啊。
‘这时，郭秘书见状，急中生智对李局长说：“对不起，局长，我是来提醒您，您该出发了，自来水厂的问题还急等着您去现场处理呢。
”李局长一听，马上接过来说：“对，对，你看我都忙糊涂了。
对不起啊，老刘，那边的事情很棘手，你的事要是不急，咱们改天再谈，或者你跟郭秘书先谈一下，我有急事先走一步。
”局长说完，如释重负地走了。
郭秘书请刘科长坐，捧上热茶，对刘科长说：“刘科长请喝茶，您有事请说吧，等局长回来，我替您转达。
”刘科长淡淡地说：“也没什么大事，改天再说吧。
《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第二章)(编辑定稿)
第二章文档管理思考题及参考答案1.简述收文和发文的办理程序。
答：如下图，左为发文办理程序，右为收文办理程序。
2.哪些文书需要立卷并归档？答：一个单位公务活动中形成的下列文件材料应当归档：(1)反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
(2)单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
(3)本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料。
(4)其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。
3.机关档案工作的基本任务有哪些？答：根据《机关档案工作条例》的规定,机关档案部门的基本任务是：(1)对本机关文书部门或业务部门的文书归档工作进行指导和监督。
(2)负责管理本机关的全部档案,积极提供利用,为机关各项工作服务,并为党和国家积累档案史料。
(3)根据本地区、本系统、本单位的管理体制,制定相应的档案工作制度、条例,并负责对所属地区或下级单位的档案工作进行指导、监督和检查。
机关档案部门必须贯彻执行保卫、保密制度,确保档案和档案机密的安全。
4.怎样进行归档文件整理?答：归档文件的整理主要包括：装订、分类、排列、编号、编目、装盒及编制归档文件说明等一系列工作。
归档文件以“件”装订，固定页次。
装订时，“件”内文件的顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.电子文档的保管有什么要求?答：对电子文档的保管，档案管理部门应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案特点等综合条件。
（1）对电子档案物质载体的保管，保管环境要求较高，除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：一是归档载体应进行防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。
二是单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
三是存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
四是环境温度选定范围为17℃度至20℃；相对湿度选定范围为35%至45%。
秘书实务案例分析答案
秘书实务案例分析答案早晨整理上司的办公室琳达是施露化妆品(上海)公司财务总监的秘书，她每天早晨都要在上司上班之前整理好上司的办公室。
下面是她整理上司办公室时做的一些工作：a、检查上司写字台旁边的垃圾箱是否清空了。
b、检察窗前花盆里植物叶子是否枯萎，需不需要浇水。
c、检查上司写字台抽屉的物品摆放是否方便工作。
d、检查写字台桌面上的物品摆放是否整齐。
e、检查上司的记事用纸、铅笔等日常用品是否足够，需要添加。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。
本题答案c写字台的抽屉属于上司的私人空间，是否方便使用也只有上司本人才能知道，所以，在上司没有指示的情况下，即使是秘书，去整理上司的抽屉也是不合适的。
上司感觉身体不适琳达是莫尔食品(成都)公司总经理的秘书。
这天总经理上班后不久，就对琳达说自己的头有点胀，身体不舒服，需要休息一会。
面对这种情况，琳达应该怎么办?下面有5个选项：a、知道总经理的老毛病又犯了，马上到柜子里把备用药找了出来。
b、向总经理建议：“您太疲劳了，回家休息吧!”c、马上与公司里的有关人员打招呼，作个简要说明，今天没有急事就不要来找总经理了。
d、马上调整总经理的工作日程，取消一切约会。
e、请原来做过大夫的刘经理过来给总经理检查一下。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。
本题d秘书发现上司身体有些不舒服因而有些担心是很正常和自然的。
但是，不能表现得过份了，因为上司不仅事很多，有些也相当重要，作为秘书你可以表示自己的担心，但你不能替上司发号施令。
上司的身体再怎么不舒服，秘书都不能越权。
在上司上班之前琳达是施朗化工仪器(北京)公司总经理的秘书。
下面是琳达这天早上在上司上班之前做的工作：a、上司来电话说他临时有点事，要十点后才能到办公室，所以，琳达通知了各部门的经理秘书。
b、因为上司来电话说要晚一会儿到办公室，所以，琳达比平时多花些时间清扫上司的办公室。
c、查看上司当天的日程表，发现上司当天的日程安排要变更，马上打电话与有关人员确认。
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秘书实务案例及答案
秘书实务案例介绍，怎样对这个案例进行分析，给出答案，下面第一范文网给大家介绍关于秘书实务案例及答案的相关资料，希望对您有所帮助。
琳达是普天制药(中国)公司副总经理的秘书，她的男朋友是公司市场部杰克。
他俩准备在今年国庆节结婚，但由于公司不允许员工之间谈恋爱，所以他俩的关系在公司内部至今尚无人知晓。
这天上午公司开司务会，讨论人事问题，琳达来到会议室为大家添茶。
“最近香港分公司的刘勇病得很厉害，那里的经理来电话让我们赶紧派人去顶替他……”人力资源部的胡经理说。
“派市场部杰克去如何?他还没有结婚。
”公司一位副总这样提议。
“我看可以。
”公司总经理说：“那就这样定了吧，这个月底就发调令，让他过去。
”
人力资源部的胡经理马上回答：“行!我们在月底前给杰克办好调令。
”于是杰克去香港工作的事就这样定下来了。
这天下班后，琳达和胡毅又在那家幽静的小酒吧里约会。
“我想蜜月旅行最好还是去新马泰……”克杰说着，递给琳达一本精致的新马泰旅游小册子。
现在琳达感到十分苦恼。
不仅下半岸结婚的计划可能泡汤，即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬。
面对这种情况，琳达应该怎么办?下面有5个选项：
a、你下个月就要调到香港分公司去了，我们的婚期可能得推迟。
b、到时候再说吧!
c、默默无语。
d、胡毅，听说你们部又新来了一个漂亮的MM，是吗?
e、好，我俩就去新马泰旅游。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。
答案是e
只要琳达的态度有些不自然，就有可能引起杰克的怀疑;他肯定会追问，如果琳达不说出真相，则有可能影响双方的感情;如果说出真相，则有可能泄密。
的确，对于像琳达这样的女性来说，爱情的地位仅仅次于生命，如果在这种时候还不把实情告诉自己的未婚夫，就可以说它是一种欺骗。
但是，秘书的“秘”就是秘密的“秘”，无论哪家公司都不能容忍秘书泄密，而在所有的公司机密中，人事是秘密中的秘密!
秘书的日常工作
琳达是罗格精密仪器(北京)公司销售部经理的秘书。
她是秘书新人。
下面是她平时做的工作：
a、由于不了解上司的一些工作习惯，所以经常向自己的前任请教。
b、上司外出办事回到公司的时候，即使他自己不说，也给他沏茶或泡咖啡。
c、每天上班之后，计算好上司到办公室的时间，提前为他整理好办公室。
d、上司什么都不说准备外出时的候，问上司去什么地方。
e、因为上司容易忘事，所以，经常根据日程表口头提醒上司。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。
答案是d
作为秘书，最好知道上司去什么地方，这样就便于日程管理。
但是，有时上司并不希望秘书知道自己去什么地方了。
这的确让秘书为难，不过，作为助手，秘书只能自己去观察和分折，直接问上司去什么地方是不合适的。