高校数字化档案与信息化建设的关联性研究
高职院校数字档案馆建设模式的研究与实践
２ １ １月 １ 年 ２ ０
广 东 交 通 职 业 技 术 学 院 学 报
Ｊｏ Ｕ ＲＮ ＡＬ Ｏ Ｆ Ｇ ＵＡＮＧ Ｏ １ Ｇ Ｄ ， ４ ＣＯ Ｍ Ｍ ＵＮ Ｉ ＣＡＴＩ ＮＳ ｏ ＰＯ Ｌ ＹＴＥＣＨ ＮＩ Ｃ
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知 识 的创 新 。数 字档 案馆 的建 设要 结 合 自身 实 际 情况 ， 因地 制宜 ，切不 可盲 目地投 入 。数 字档 案 馆 的建 设需 要 高新 技术 手 段 的支撑 ，通过 网络化 建 设 ，整合 网络 信 息 资 源 ，优 化 网络 运 行环 境 ，
２ 高 职 院 校 建 设 数 字 档 案 馆 要 把 握 的 重 点
案部 门应 有 的理解 和支持 。
点 ，通 过 总体 的 战略规 划 ，带 动 电子 文件 工作 整
体发 展 ，进 而摆 脱 目前 各 自为 战 、信息 孤 岛和 信
息不 能顺 畅共 享 的难 题 。 （） 字 档 案 馆 的建 设 要 涵 盖 电子 文 件 中心 ３数 建设 。做好 电子 文 件 的收集 归档 工 作是 数 字档 案 馆建 设 的重 要前 提 和步 骤 ，这不 仅 为建 设数 字 档
案馆是高校信息资源的聚集地 ，集 中了教学 、科 研 、设 备 、财 务 、外事 、党政 、管 理 、基本 建 设
等 各 种 门类 的信息 ，是 学 校活 动 的原始 记 录 ，详
尽 、完 整 、准 确 地 记 载 着 学 校 教 育 发 展 的 全 过 程 。随着数 字 化技 术 和 网络技 术 的迅猛 发展 和广 泛 应用 ，办公 自动 化水 平 的不 断提 高 ，大 量 电子 文 档 与有 用 的数字 信息 应运 而 生 ，如何 有效 地 管 理 与 利 用 电子 文 档 ，以数 字 化 形 式存 储 与利 用 ，
档案信息化建设探究
档案信息化建设探究作者：高艺宁来源：《办公室业务》 2016年第2期文/河北省沧州市城建档案馆高艺宁【摘要】本文论述了档案信息化的重要性和紧迫性，档案信息化建设中存在的问题。
并对如何推进档案信息化建设进行了探讨。
【关键词】档案；信息化；建设；研究档案信息化建设是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。
档案信息化主要包括以下内容：一是档案信息的数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，按照规范性、安全性、效益性的原则系统组织成具有有序结构的档案信息库。
二是档案网站建设，是指档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。
档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口，其功能包括服务功能、宣传功能、交流功能；主要内容包括档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。
三是数字档案馆建设，是指利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。
一、档案信息化的重要性和紧迫性档案信息化就是指档案本身的资料信息化或者档案的信息和社会经济、政治、文化等进行融合处理的信息化。
其建设目标就是让档案里的信息进入到社会的交流系统，在最大范围内传播，并将档案中的信息和社会各类信息进行渗透和融合，更好地服务于社会。
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月，国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：“十五”期间，我国将加快数字化档案馆的建设。
由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了社会的关注，并且某些地区档案部门已经开始尝试投资建设。
信息化对高校数字化校园影响探讨
信息成为数 据本 身会 存在闪失 的情况 ， 其受表达 能力和表
达 环境 的影 响 。这 个 表 达 能 力 可 能 是 一 种 规 则 ， 也 可 能 是 一 种
技术水平或者一种环境 。所 以在 信息化 的过程 中， 数 据 的归 纳
要有统一的 、 科 学 的规 范 。这 个 统 一 是全 局 的 ， 只 要 涉 及 到 相 同
不 同记 录 时 间 的差 异 性 。
可能是信息复用的最佳 例子 。在信息化的过程中产生了大量 数
据 。信息化建设的 目的是利用大 量信息 中有用的部分 ， 进行 关 联、 分析 、 统计完成相关 的业务 。例 如 ， 学校 贫 困生 的判断 与助 学金 的发放就是一个常见 的应用 。学校 的消费数据 、 校 内活动 数据 、 家庭 收入 信息 、 勤 工俭学信息等 ， 所有数据按照 一定 的规 则进行 汇总 ， 并相互 验证 ， 能够准确地判断 出 目前 的 、 真实 的贫 困程度 ， 并通过信 息化平 台以人性化 的方式完成助学金 的发送 。 高校信息化 的过程可 以用细节决定 成败来形容 ， 信息 化的 每个 环节都很重要 。在全 民信息化 的当下 ， 在相 对的全局 内统
同的人可能有不同的手段 、 方法 ， 从不 同的维度去描述 。但 是都 要遵循一定的规范 ， 这个 规范就是 信息化建设 的通用 规则。信
信息化建设的 目的是信 息应用 。信息化 建设的过 程中 ， 应
用 系统需 要完成信息 的分拣 、 归类 、 权 限控制等 ， 并应用 于相关 系统 。学生管理部 门的学生基本信息可 以只读的权限给教务部 门， 而教务部 门的成绩 也可以相 同的方式和学生管理部 门共享 。 不 同渠道 的信息 ， 可能传递 给不 同的对象 。同时信息 流又 需要从不 同的方 向去 收集。信息流 的传递和收集 方向 的定 义 ，
档案信息化建设与档案管理的研究
2024年3月第27卷第5期中国管理信息化China Management InformationizationMar.,2024Vol.27,No.5档案信息化建设与档案管理的研究张梦娜（河北省廊坊水文勘测研究中心，河北 廊坊 065000）［摘 要］采用信息化手段进行档案管理已成为现代社会发展的必然趋势，是档案工作适应新形势、满足人民群众日益增长的精神文化需求的客观需要。
然而，我国目前档案管理信息化建设仍存在着许多问题，如：管理理念滞后、缺乏统一规划和统一部署、缺少必要的基础设施支撑、信息资源分散且利用率低、专业人才匮乏等。
基于此，本文重点探讨档案信息化建设与档案管理研究，从档案管理信息化概念入手，分析了当前档案信息化建设的必要性和可行性，并提出优化策略。
［关键词］档案信息化管理；建设路径；档案管理策略doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.05.050［中图分类号］G270.7；TP391 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）05-0166-040 引 言做好档案信息化建设是档案管理工作的一项重要内容，也是实现档案信息资源共享和服务社会发展的重要途径。
档案管理工作者必须要充分认识到这一问题，并采取切实有效的措施来提高其自身素质与水平，不断推进档案管理工作现代化进程，从多个角度、多个层面上加强对档案信息化建设工作的重视，从而为我国档案管理事业的进一步发展奠定良好基础。
1 档案信息化建设对档案管理的价值1.1 有利于增加档案信息储存量，提升档案管理水平当前，在档案信息化建设管理大背景下，档案管理部门能借助计算机网络技术实现对各类信息的收集、整理和保存，为社会各方面提供服务［1］。
同时，通过加强档案管理信息化建设能有效提升我国整体档案管理水平，实现对档案资源的开发、利用与共享。
一方面，有助于提高档案管理工作效率，另一方面，对于促进档案管理现代化发展具有重要的现实意义。
档案信息化建设中数字化档案管理的应用与实践
档案信息化建设中数字化档案管理的应用与实践2准格尔旗民政局内蒙古鄂尔多斯010300摘要：随着信息技术的不断发展，数字化档案管理在档案信息化建设中的应用和实践也愈发重要。
数字化档案管理是将传统的纸质档案转化为电子档案，并通过信息技术手段进行存储、检索、维护和共享。
它有效地提高了档案管理的效率和准确性，减少了纸质档案的占用空间和维护成本，同时也提供了便捷的档案查询和共享平台。
本文将探讨数字化档案管理的应用与实践，并展望其在档案信息化建设中的未来发展。
关键词：档案信息化；数字化档案管理；应用；实践引言数字化档案管理的应用与实践已经为档案信息化建设带来了巨大的变革和进步。
通过数字化技术，纸质档案得以转化为电子档案，实现了档案信息的集约化和统一化管理。
数字化档案管理不仅提高了档案管理的效率和准确性，也为用户提供了更加便捷的档案查询和共享体验。
未来需要进一步加强信息安全保护，完善数字化档案管理系统的技术和应用标准，推动数字化档案管理向更加可靠和智能化的方向发展。
1数字化档案管理概述数字化档案是指将传统纸质档案通过数字化技术转化为电子文件形式的过程和结果。
数字化档案利用扫描、图像处理、OCR（光学字符识别）等技术，将纸质档案转换为数字图像或可编辑的电子文件。
数字化档案包括了档案的全文、图片、声音、视频等多种类型的信息。
通过数字化档案，档案文献得以数字化存储、检索、传播和共享，实现了档案信息的便捷和高效利用。
数字化档案不仅能够节省大量的纸质存储空间和维护成本，还使得档案信息可以实现远程访问和备份。
数字化档案的建立不仅是档案管理的重要环节，也是实现档案信息化、智能化管理的基础和关键手段。
2档案信息化建设中数字化档案管理的应用优势2.1提高档案管理效率数字化档案管理的应用可以极大地提高档案管理的效率。
传统的纸质档案需要人工整理、分类和存储，需要花费大量的时间和人力资源。
而数字化档案管理通过将档案转化为电子形式，实现了档案的快速扫描、存储和检索。
现代化转型现实下的高校档案馆功能建设研究
１ 高校档 案馆 的现代 化转 型与功 能定 位
在管理体制上 ， 高校档案馆 隶属 于高校 ， 具有与机关档案部
门不 同的永久保存 档案的特性 ，相对独立 的管 理体 系保 持至今
没变 ， 然 而信息技术在高校活动 中的广泛应用 、 高校改革的深入 开展 ， 在改变高校档案馆生存环境 的同时对其提出转型要求。这 个转型是 以网络和信息技术 为基 础的发展 ，有 的将 数字档案馆
心的高校档案馆可持续发展 的重要建设 内容 。
关档案部 门， 高校档案馆相对独立的管理特殊性 ， 使其并 未实施
向社会开放档案 ， 体现 出管理制度的不完善 、 不科学 。而从修 改 前 和修改后 的《 高校档案管理 办法》 中， 可 以清楚地看到对 高校 档案馆 向社会开放的要 求 ，这成 为其功能定位 的制度依据 和原 则支撑 ， 因此其特殊性也不能成为放弃开放档案的理 由。 正 因为信息化 、高校改革等 因素 渗透 化为高校 档案馆发展
密切相关 ， 其在 功能定位上仍 以对 内为主 ， 社 会价值体现有 限 。
ห้องสมุดไป่ตู้
从可持续发展来讲 ， 偏安一隅式的封闭发展 ， 一 方面是传统功能 的沿袭 ， 不适应 信息化背景下高校改革发展 ， 另一方面是高校丰 富档 案信 息资源 的浪费 ，因此高校档案馆要对 自身 的发展现实
刘昆鹏 ， 王玉武
进其功能 的深化。 其二 ， 社会价值 的适度开掘 。 高校在文化传播 、 道德 培养 、科技开发和人才培养等的作用 ，铸就了其社会影响
转型 。信息技术 的应用 ， 促使高校档案管理理念 、 管理方式和利 用方式发生变化 ， 数字化 和网络化成为重要特征 。高校在教学 、 科研 、 管理 活动 中， 形成 了大量 的数字化信息 ， 档案来 源方式呈 现多样化 。与此相适应 ， 实体档案管理和利用 的固定模式得到调 整， 在时间 、 空间上体现 出数字化 的灵活性 、 网络 应用 的便 捷性 ， 尤其是 数字档 案馆 的建设全 方位变 革 了传 统档案 馆 的管理模
面向数字化校园的高校档案馆建设研究
，
因此 面 对 数
。
数字 化 校 园 的 公共 服 务 体 系
、
字 化 校 园建设带 来 的新 的档案 管理 领 域 档 案馆 不 能袖 手 旁观
目
度 上 实 现 计算 机 化 网络 化 和 智 能 化 其 对 高 校 教 育 教 学 活 动 至 少
带 来 两 方 面 的影 响
，
前 档案 共 享 呼 声 日甚
“
”
各个 门类 的 档案实 体凭证
。
；
建 立 了 与档 案实 体相 关联 的各 类 信息
，
，
，
资源 库 学 校 各类资 源 的数 字化 给 传统 的各 门类档案实体提 供 了
视 野 更 为 广 阔 深 入 的 信 息 源 形 成 了 以 档案实体 为 主 干 延 伸 到
、
共享 的重 要 数字资 源 进
，
、
种有 形 的 实体并不 会 消 失 它 仍
， ，
环 境 下 利 用 者需 求 呈 现 出差 异 性 和 个 性 化趋势 而 开 展 的 以 满 足 利
然 有 具 体 的馆 舍 有档案 文 件实体 区 别 只 是 馆舍 中内部 设施 的 不
用 者需 求 为 目的 的 信 息 服务 简 单 的 说 数字 档 案馆 的个 陛化 服务
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档案数字化思考
刍议档案数字化的思考研究摘要：在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。
加强档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路，势在必行。
为更好地适应形势发展的要求，我们着眼未来，运用数字化、信息化技术，对档案数字化进行了有益的实践与探索。
关键词：档案管理；数字化；建设一、明确档案信息资源数字化的指导思想。
以优化理论为指导，以用户需求为导向，以利用档案为目的，充分应用计算机软硬件功能，最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力，兼顾保护档案原件的要求，保证数字化档案的真实可靠，更好地发挥档案信息资源的作用。
档案信息资源数字化的目标，一是解决传统档案的存储问题，二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能，三是提高信息传递速度，提供更大范围内的利用。
所以说档案信息资源数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其后网上资源共享打下坚实有效的物质基础。
二、档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。
1、档案数字化建设应从标准建设和安全管理两个方面着手。
档案馆数字化建设的最终目标是实现档案信息资源最大的共享，而档案信息共享的前提是包括档案业务流程、管理系统、网络技术、信息交换等方面的标准化与规范化。
但长期以来，各地建设数字化档案采用的方式方法不尽相同，档案信息系统没有具体的标准可遵循，数据库的结构不统一，数据不规范，都给实现资源共享带来很大的困难。
因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案数字化建设高质量的坚实基础，也是数字化档案馆能否实现最大范围共享的重要前提。
标准化的规范体系包括业务规范、技术标准和管理规则三个层面，数字化档案馆建设中确定标准的原则是优先采用国际通用和适用范围尽可能广泛的标准，以提高系统和数据等软硬件环境的兼容性。
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高校数字化档案与信息化建设的关联性研究
作者：李梅
来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第3期
【摘要】高校档案信息化建设随教育信息化逐步推进已受众多研究者关注，一方面由于信
息化技术在现代办公应用的普及提高了档案管理的效率，并扩大了获取档案的渠道，另一方面
档案管理信息化能发挥更有效便捷服务于民众和社会的价值。
本文主要通过三个方面对高校数
字化档案与信息化建设的关联性进行了分析研究。
【关键词】高校档案；信息化；关联性
随着科学技术在各行业的深入应用，档案信息化研究在国家有关档案政策和数字化档案建
设标准出台的新形势下步入新的阶段，本文将将从高校数字化档案与信息化建设在依存度和相
互影响程度上做研究分析，以便解决档案实践中相关问题。
一、数字档案与现行实体档案的依存关系
从信息化发展的现阶段分析两者并不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。
能将
一所大学自身的人文传统与精神血脉传递给一代代学子，实现最有意义的“入学教育”的方法，就是以新技术的数字档案形式将每一份鲜活历史档案展示在这些新生力量的面前，这既能使新
生全方位了解学校历史和文化，增强其对学校的认同感和归属感，还能将传统的文化历史记忆
重塑，形成与当下接续生生不息的“活的存在”。
高校建设数字档案馆就是利用电子网络远程
获取档案文件信息进行展示的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户利用档案信息
资源的便利性。
近年来各高校分别展开以档案便捷利用为主题的数字档案资源建设活动。
通过活动开展加
强了数字档案资源建设，推进档案信息化服务进程。
实践中将利用率较高的信息如学生录取名
册和教学科研等相关材料逐步建立档案目录全录入、档案内容全文扫描工作，资源存在的方式
实现了存取档案信息的网络化，是一种无形的利用环境和信息组织。
想要完成数字化档案建设
就需要对现在的实体馆藏实行新的管理方式和建立新的服务机制。
数字化档案资源的形成是建
立在实体馆藏信息的基础之上，从而改变了实体档案的展现形式。
二、高校数字化档案馆建设对档案信息化的影响
高校数字档案馆是信息化条件下档案馆的“升级版”，它是高校教育信息化档案建设连接
现代需求与历史存在的关键一环。
档案管理部门在信息化条件下运用现代化信息技术将实体档
案进行信息采集、加工整理储存。
并通过不同类型的网络资源为数字化档案信息提供管理服务
平台。
随着档案信息化建设的不断普及，传统高校档案工作对档案数字化建设、办公自动化应
用和用户的多样化需求也越来越高。
高校数字化档案馆是档案信息化建设中的重要节点。
高校数字档案的建设不仅符合了国家
和社会对信息化发展的趋势，还推动了档案的信息化建设，提升了行政机关的公共服务能力、
办事效率、以及档案管理者的工作水平，为高校的核心信息资源建以及对增加信息资源总量、
提高工作质量和优化结构方面都起到了促进的作用，从而更好地推动了高校档案信息化的发展，真正实现了全面、均衡、健康的发展。
三、高校档案信息化发展推动数字档案馆的建设
在高校档案信息化管理与网络相连时，数字档案馆具有提供资料的存取和服务能力，可以
为社会广大用户以及高校内部及提供各种文献数据库的信息、咨询和检索等服务，了解教育教
学以及档案最新信息动态，适时进行学术交流，实现档案信息资源共享。
不难看出当今档案管
理尤其是档案信息化管理面临着一场大的革新，实现自动化、信息化管理模式的时代潮流势不
可挡。
高校档案信息化管理工作是高校教学改革发展的需要。
国家教育信息化发展报告强调，
推进教育信息化基础设施和网络环境建设，在现代化的管理理念下，高校的管理工作早已经步
入了信息化、自动化与数字化管理阶段。
加强教育大数据建设和应用，借助国家和省际教育管
理信息系统之力，完善教育基础数据库，推进教育信息数据的融合汇聚与共享应用要求，实现
教育综合服务平台规模化应用。
对于档案管理工作而言，管理服务平台有了发展的良好环境，
同样也应该结合时代发展的需要，将信息化档案管理作为数字化校园建设的重要内容，建立高
校档案管理工作的标准与规范，实现高校信息资源网络体系的健全。
高校档案信息资源随微课堂、MOOC在线开放课程应用与管理以及翻转课堂等教学方法的创新和行政办公OA系统的深入
应用，为数字档案馆建设提供了丰富的内容，扩大了馆藏资源。
四、结束语
综上所述，信息化建设与高校数字化档案二者密不可分，有着很强的关联性。
高校信息化
建设是数字化档案的前提和基础，而高校数字化档案是信息化建设发展的必然结果。
如今已是
数字化时代，知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实，档案的现代化、信息化也对数字化档
案馆提出了新的要求。
高校数字化档案的建立不管是从从建成以后所带来的巨大经济效益和社
会效益还是对当今社会的发展需要、科技发展需要等各个方面来看，都是一项功在当下利在千
秋的伟大事业。
高校的工作者也应不断加强学习信息化知识、更新传统的思想观念，不断掌握
新的档案工作业务知识，更快更好地适应数字档案馆建设，共同促进高校数字化档案的新发展。
【参考文献】
[1]杨桂明.数字档案馆及其应对实施方案[Ｊ].档案学通讯,2004(3):89.
[2]张清莲.论高校数字化档案馆建设[J].太原师范学院学报,2009(1):171-172．
[3]倪佳.数字档案馆环境下的档案信息服务模式研究[Ｊ].黑龙江档案,2010(2):12.。